第05章Access2010的基本操作.ppt

第5章Access2010的基本操作 5 1Access数据库对象 Access2010数据库中包括6种数据对象 分别是表 查询 窗体 报表 宏和模块 如下图所示 通过 创建 选项卡提供的命令完成各种数据库对象的创建 5 1 1表 表是Access数据库的基础 一个Access数据库一般包括多个表 每个表都是关于特定实体的数据集合 一般来说 表是一个关系数据库中最基本的对象 它是实际存储数据的地方 在创建数据库时 应在创建其他数据库对象前先创建表 5 1 1表 表是由字段和记录组成 一个字段就是表中的一列 一条记录就是表中的一行 一条记录包含表中的所有字段 如下图为 员工 表数据 5 1 2查询 查询是数据库处理和分析数据的工具 是在指定的 一个或多个 表或查询中 根据给定的条件从中筛选所需要的信息 供用户查看 更改和分析使用 查询的目的是从表中检索特定数据 查询是Access数据库的一个重要对象 通过查询筛选出符合条件的记录 构成一个新的数据集合 Access中的查询包括选择查询 参数查询 交叉表查询 动作查询和SQL查询 5 1 3窗体 窗体有时被称为 数据输入屏幕 是Access数据库中重要对象之一 窗体既是管理数据库的窗口 又是用户和数据库之间的桥梁 通过窗体可以方便地输入数据 编辑数据 查询 排序 筛选和显示数据 5 1 4报表 报表是数据库中的数据通过打印机输出的特有形式 通过报表把用户所要的汇总数据 统计与摘要信息呈现在纸质介质上 5 1 5宏 宏是一个或多个操作命令的集合 其中每个命令实现特定的功能 如打开某个查询 打开某个窗体或打印某个报表等 宏可以使某些普通的 需要多个命令连续执行的任务通过宏操作自动完成 因此 通过宏 用户不用编写程序代码就可以自动化地完成大量的工作 5 1 6模块 模块是以VBA VisualBasicforApplication 语言为基础编写的程序集合 模块中的每一个过程可以是一个函数 也可以是一个子过程 每个过程实现各自的特定功能 模块的主要作用是建立复杂的VBA程序以完成宏不能完成的任务 5 2创建数据库 Access提供了两种创建数据库的方法 一种是使用模板创建数据库 另一种是创建空数据库 5 2创建数据库 启动Access2010或在已打开的文件中单击 文件 选项卡 展现出Backstage视图 选择左边列表的 新建 打开 新建数据库 窗口 5 2 1利用模板创建数据库 使用模板是创建数据库的最快方式 用户只需进行一些简单操作 就可以创建一个包含了表 查询 窗体等数据库对象的数据库应用系统 然后再进行修改 使其符合要求 在Access2010中提供了样本模板和O模板两种模板 5 2 1利用模板创建数据库 样本模板 打开样本模板窗口 包括慈善捐赠Web数据库 教职员 联系人Web数据库 罗斯文等12个模板 5 2 1利用模板创建数据库 O模板 在O模板区域中 单击一个类别 出现该类别对应的模板 选择 或使用提供的搜索框搜索到所需模板后选择 5 2 1利用模板创建数据库 无论使用哪种模板 选择后 在屏幕右下方找到 文件名 框 输入数据库文件名 单击右侧按钮 打开 文件新建数据库 对话框 选择数据库的保存位置 然后单击 确定 返回 最后 单击下方的 创建 或 下载 按钮 完成Access2010数据库的创建 5 2 1利用模板创建数据库 提示 为了保证数据库安全 创建的数据库最好不要保存在Windows系统所安装的系统盘符上 可在Backstage视图单击左侧列表中的 选项 打开 Access选项 窗口 在 常规 选项中设置数据库默认文件夹 5 2 2直接创建数据库 如果没有满足要求的模板 那么最好的办法是创建空数据库 空数据库就是建立数据库的外壳 没有对象和数据的数据库 创建空数据库后 根据实际需要 添加所需要的表 查询 窗体 报表 宏和模块等对象 这种方法适合于比较复杂的数据库 且又没有合适的数据库模板的情况 5 2 2直接创建数据库 打开Backstage视图 单击 空数据库 在 文件名 框中输入数据库文件名 可根据需要单击右侧 选择文件存放目录 然后单击 创建 即可创建一个空的数据库文件 5 3操作数据库 在使用数据库之前 必须打开数据库 不使用数据库时 应该关闭数据库 从而节省系统资源 5 3 1打开数据库 1 在已启动的Access窗口中打开数据库 5 3 1打开数据库 如果Access窗口已经打开 单击 文件 选项卡 选择左侧列表中 最近所用文件 右侧窗格中就会出现 最近使用的数据库 列表 从列表中选择所需打开的数据库文件名 单击即可打开数据库 5 3 1打开数据库 单击 文件 选项卡 选择左侧列表中 打开 弹出 打开 对话框 5 3 1打开数据库 2 通过文档打开数据库找到需要打开的数据库文件的位置 然后用鼠标双击该文件图标 则可以直接启动Access 并同时打开相应的数据库文件 5 3 2关闭数据库 使用完数据库之后必须关闭数据库文件 首先将数据库窗口选定为当前工作窗口 任选下面列出的几种方法之一关闭当前数据库文件 单击 文件 选项卡 选择 关闭数据库 命令 单击 文件 选项卡 选择 退出 命令 关闭Access应用程序的同时关闭数据库文件 按单击Access应用程序窗口右上角的 关闭 按钮 效果同上 按Alt F4键 效果同上 双击快速访问工具栏左侧的按钮 效果同上 单击快速访问工具栏左侧的按钮 在弹出的快捷菜单中选择 关闭 命令 效果同上 按Alt Space组合键 在弹出的快捷菜单中选择 关闭 命令 效果同上 通过Alt键显示快捷方式操作关闭 5 3 3保存数据库 用户在编辑完成数据库之后 则需要对数据库进行保存 1 直接保存单击 文件 选项卡 选择 保存 命令 即可保存数据库 单击快速访问工具栏中的按钮 快捷键Ctrl S 5 3 3保存数据库 2 另存为另存为数据库的最大的好处是 在不改变数据库源文件的基础上 对其进行多次备份 以防止数据意外丢失 5 4维护数据库 5 4 1压缩和修复数据库如果在Access数据库中删除数据或对象 Access并不能自动地把该数据或该对象所占据的硬盘空间释放出来 这样既造成了数据库文件大小的不断增长 又造成计算机硬盘空间使用效率降低 数据库的性能下降 甚至还会出现打不开数据库的严重问题 压缩和修复Access数据库将重新组织文件在硬盘上的存储 优化Access数据库的性能 5 4 1压缩和修复数据库 以下任一种方法均可完成压缩和修复数据库 单击 数据库工具 命令选项卡中的 压缩和修复数据库 工具 5 4 1压缩和修复数据库 打开Backstage视图 选择左侧列表 信息 选项 单击 压缩和修复数据库 按钮 5 4 1压缩和修复数据库 设置关闭时自动压缩数据库 选择Backstage视图左侧列表中的 选项 弹出 Access选项 窗口 选择 当前数据库 勾中 关闭时压缩 C 复选框 5 4 2备份和恢复数据库 用户在使用数据库的过程中 需要保证数据库系统不因意外情况遭到破坏的最有效的方法是对数据库进行备份 用户最好在运行任何动作查询之前及时进行备份 尤其是在查询更改或删除大量数据时 根据数据库的更改频率 确定执行备份的频率 如果数据库是存档数据库 或者只用于参考而很少更改 则应在每次数据发生更改时执行备份 如果数据库是活动数据库 且会经常变动 则应定期备份数据库 如果数据库不包含数据 而是使用链接表 存储在已打开数据库之外的文件中的表 Access可以访问它的记录 可以对链接表中的记录进行添加 删除和编辑等操作 但不能更改其结构 则应在每次更改数据库设计时备份数据库 5 4 2备份和恢复数据库 首先压缩数据库 然后选择Backstage视图左侧列表中的 保存并发布 选项 双击 备份数据库 或选择 备份数据库 后单击 另存为 按钮 弹出 另存为 对话框 输入备份文件名 单击 保存 按钮即可 备份文件名通常保留原数据库名并在其后注上备份日期 5 4 2备份和恢复数据库 当数据库系统受到破坏后 可以使用还原方法恢复数据库 注 Access本身不能提供直接还原数据库的命令 还原数据库可以使用Windows的备份及故障恢复工具 最为常用的方法是使用Windows复制 粘贴的方法 把Access数据库的备份文件复制到数据库所在的文件夹中 5 5小结 Access2010将所有的数据库对象集中存储在一个扩展名为 accdb的物理文件中 即数据库文件 存放表 查询 窗体 报表 宏和模块6类数据库对象 利用Access2010开发一个数据库系统 相当于创建数据库文件 并向其中添加数据库对象的过程