建立OSHMS基本方法与步骤

建立建立 oshmsoshms 基本方法与步骤基本方法与步骤 实施 oshms 通常是要经过体系建立和体系审核两个基本 程序 体系建立工作属于咨询的范围 而体系审核是以审核认 证为主要工作 建立职业安全健康管理体系一般要经过 oshms 标准培训 制定计划 职业安全健康管理现状的评估 初始评审 职业安全健康管理体系设计 职业安全健康管理体系文件编写 体系运行 内审 管理性复查 或称管理评审 纠正不符合规定 的情况 外部审核等程序 按照建立 oshms 程序的先后排列顺 序概括分为 体系策划 文件编写 运行评审和通过审核四个 主要步骤 一 体系策划 一 体系策划 体系策划包括学习培训 制定计划 初始评审和体系设 计四项主要工作 1 学习与培训 学习与培训是建立 oshms 的第 步 由外部专家或技术 咨询单位对组织的管理层和专门工作班子成员以及职工进行 oshms 标准培训 是开始建立 oshms 时十分重要的工作 只 有最高管理层深入理解该标准 才能真正把建立 oshms 的工作 放在重要位置 组织最高管理层才会做出应有的承诺 只有专 门工作班子成员全面理解标准 建立 oshms 的工作才能够得以 正确规划和运作 培训工作要分层次 分阶段进行 首先要求 组织领导和管理层 必须掌握 oshms 标准的基本内容 原理 原则 理解标准的内涵 一般把学习培训工作分为两个阶段 一是 oshms 标准的 宣传贯彻简称为宣贯阶段 是以 oshms 背景知识和基本知识为 主要内容 二是内审员培训 是以体系建立文件编写 内部审 核等为主要内容 2 制定计划 制定工作计划是建立 oshms 的基础 建立职业安全健康 管理体系是一项十分复杂和涉及面很广的工作 没有详细的工 作计划是无法按期完成的 通常情况下 建立职业安全健康管 理体系需要一年以上的时间 据此 可以采用倒排时间表的办 法制定计划 例如 假定组织确定 1999 年 12 月接受外审 外 审前的所有工作必须在 1999 年 12 月前完成 依次可以排出 1998 年 10 月至 1999 年 11 月的总计划表 总计划表批准后 就可制定每项具体工作的分计划 除了排出建立职业安全健康管理体系工作总计划表和每 项具体工作的分计划表外 制定计划的另一项重要内容是提出 资源需求 报组织最高管理层批准 3 初始评审 初始评审主要是对组织的职业安全健康管理现状进行调查 和评估 主要包括以下内容 一是现状调查 如职业安全健康管 理机构 人员的职能分配与适合情况 职业安全健康管理规章 适用的国际公约 国内法规 标准 指南及其执行情况 组织 的职业安全健康管理方针 目标及其贯彻情况 近年来组织的 事故情况和原因分析等 二是对调查结果进行分析 确认存在 的问题并对照强制性规定找差距 三是最高管理层对现状 差 距和存在问题的原因给予审定 职业安全健康管理现状调查与 评估结果将作为职业安全健康管理体系设计的基础 4 oshms 设计 职业安全健康管理体系设计主要包括五个环节 第一是确定职业安全健康方针 第二是职能分析和确定机构 组织管理机构的确定是分配 职能和确定管理程序的基础 在分配职能和编写程序文件之前 必须先进行职能分析和确定机构 确定机构时 要坚持精简效 能的原则 尽量避免和减少部门职能交叉 第三是职能分配 即把 oshms 标准中各要素所涉及的职 能逐一分配到部门 进行职能分配时 要求把标准中的各要素 全面展开并转换成职能 分配到组织的各部门 确保通过职能 分配 使标准的各项要素都能得到覆盖 避免遗漏 进行职能 分配时 要坚持一项职能由一个部门主管的原则 当一项要素 必须由两个或两个以上部门负责时 要明确主要负责部门或撤 并相关部门 职能分配可以通过职能分配表进行 第四是确定体系文件层次结构 关键是确定程序文件的范 围 并提出体系文件清单 第五是体系文件的编写 审定与批准 二 二 oshms 文件的结构与编写文件的结构与编写 1 职业安全健康管理体系文件的结构 职业安全健康管理体系文件可以有多种分类方法 可根 据组织的具体情况采用简便 实用的文件结构 一般是把 oshms 文件分为三个层次 管理手册 a 层次 程序文件 b 层 次 作业文件 c 层次 2 oshms 文件的内容 1 管理手册 根据 oshms 标准及本组织职业安全健康方针 目标而全 面地描述本组织 oshms 的文件 主要供组织内的中 高层管理 人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用 集中表述本 组织的 ohs 保证能力 ohs 管理手册的内容通常包括如下内容 方针 目标 指标和管理方案 ohs 管理 运行 审核或评审工作的岗位职责 权限和相 互关系 关于程序文件的说明和查询途径 关于手册的评审 修改和控制规定 2 程序文件 根据本组织 ohs 管理手册的要求 为达到既定的职业安 全健康方针 目标所需要的程序和对策 来描述实施 oshms 要 素涉及的各个职能部门活动的文件 供各职能部门使用 3 作业文件 围绕手册和程序文件的要求 描述具体的工作岗位和工 作现场如何完成某项工作任务的具体做法 是一个详细的工作 文件 主要供个人或小组使用 这类文件有些是在体系运行时 根据需要不断产生的 可分为两类 工作指令 如工作指导书 作业指导书 检验指导书等 通常包括三个内容 指令干什么 如何干和出了问题怎么办 记录 记录是 oshms 文件最基础的部分 包括设计 检验 试验 调研 审核 复审的 ohs 记录和图表 事故 事 件记录以及用户 ohs 信息反馈记录等 这些都是证明各生产阶 段 ohs 是否达到要求和检查 oshms 运行有效性的证据 因而 它具有可追溯性的特点 三 职业安全健康管理体系 三 职业安全健康管理体系 oshms 的运行的运行 oshms 的运行具体上讲就是执行 oshms 文件 实现 oshms 目标 保持 oshms 持续有效和不断优化的过程 体系 的有效运行 是依靠体系的组织结构进行组织协调 实施监督 执行考核 开展信息反馈 并通过体系审核和管理评审实现的 1 ohs 管理体系的运行 ohs 管理手册 文件的贯彻实施和 ohs 计划的执行 实 质上就是 oshms 的运行 当 ohs 管理手册由最高管理者颁布 ohs 管理程序文件经相关领导批准实施后 应立即分层次组织 各级管理人员进行学习 贯彻执行 作为高层的管理人员 应 着重掌握 oshms 的原理 原则 功能以及控制的方法 中层管 理人员主要应掌握本部门体系要素的工作内容 一般员工应着 重对手册的支持性文件中涉及各自岗位的操作标准 规定 程 序的掌握 ohs 管理体系的运行涉及组织众多部门 组织应抓 住体系设计的要求 按照严密 协调 高效 精简 统一的原 则 调整组织内部机构 并配备能胜任工作的管理人员 同时 明确各机构的隶属关系以及协调方式 牢牢抓好体系的运行机 制 当体系运行中发现各部门 ohs 职能存在问题 要采取纠正 措施时 就要在组织领导主持下 通过 ohs 管理部门进行组织 协调工作 oshms 在运行过程中 各项活动往往不可避免地发 生偏离标准的现象 因而也必须重视实施监督 发现偏离问题 及时反馈 以便采取纠正措施 实施 ohs 监督是保证体系正常 运行的必要手段 而 ohs 信息反馈系统的功能 就在于保证 ohs 监督落实 保证体系能持续正常运行 通过信息反馈系统 对异常信息的反馈和处理 对体系运行进行动态控制 可见 信息管理与 ohs 监督 组织协调工作是紧密联系在一起的 只 有搞好三者的有机结合 才能有效地运行 2 oshms 的内部审核与管理评审 oshms 内部审核 是为了检查与确认体系各要素的实施 效果是否按照计划有效实现 它是对体系运行是否达到了规定 的目标所作的系统的 独立的检查和评价 是 oshms 的一种自 我保证手段 oshms 管理评审 是组织最高管理者亲自对体系 的现状是否有效地适应 ohs 方针要求 以及体系环境变化后确 定的新目标是否合适等所作的综合评价 它是在体系审核的基 础上进行的 但并不是每次体系内部审核后都要进行管理评审 而是视客观需要 决定对体系的全部或部分要素进行核查活动 管理评审通过年度计划安排 每年至少进行一次 管理评 审 般由总经理主持 各部门负责人和有关人员 如内审员等 参 加 ohs 管理者代表应将 oshms 现状及其变化趋势和提交研究 的问题形成书面材料 评审会议对有关提案或问题作出明确决 定 如体系内审结果 方针 目标贯彻落实情况 体系的符合 性 有效性 持续改进的承诺 有关纠正和预防措施相关方关 注的问题等 四 四 oshms 审核审核 基本概念 oshms 标准对审核定义为 判定活动和有关结果是否符 合计划的安排 以及这些安排是否得到有效实施并适用于实现 组织的方针 目标的一个系统化的 独立的验证过程 职业安全健康管理体系审核分内部审核和外部审核 这里 的体系审核主要是指外部审核 外部审核既包括对职业安全健 康管理体系文件的审查 也包括对安全健康管理体系活动和相 关结果的审查和评价 因此 审核的对象是职业安全健康管理 体系文件 职业安全健康管理体系活动及其有效性 职业安全健康管理体系审核的前提条件是被审核方已建立 和实施职业安全健康管理体系 因而它明显区别于对传统的安 全管理活动的检查 也区别于对传统的安全制度 方法和状况 的审查或检查 职业安全健康管理体系审核是指为判断职业安全健康管理 体系是否符合 oshms 标准 职业安全健康管理活动和有关结果 是否符合职业安全健康管理体系规定和计划安排 这些规定和 计划安排是否得到有效实施并适合于达到职业安全健康目标的 系统而独立的审查 职业安全健康管理体系审核的实质是对组织职业安全管 理体系文件及其活动的符合性的审查判断和对其有效性的评价 符合性审查是检查文件化的职业安全健康管理体系是否符合法 律 法规 公约 规则 指南和标准 有效性评价是在现场审 核的基础上 对实际的职业安全健康管理体系运行绩效给予判 断 因此进行 oshms 审核的基本任务是判断受审核方的 oshms 是否符合 oshms 标准的要求 以及评价其实施 oshms 的有效性 审核组通过收集审核证据 并对所有审