重庆邮电学院计算机学院杨勇.ppt

2020 3 27 1 INTERNET与办公自动化 学科专业 工商管理班级 1030201 1030202主讲人 杨勇E mail yangyong BBSID yangyong总学时 40 2020 3 27 2 课程性质及教学目的 Internet与办公自动化 是工商管理专业的一门专业课程 本课程帮助学生了解办公自动化相关技术 文档管理 政府和企事业单位办公自动化的建设 电子商务和电子政务 掌握常用的办公自动化设备的工作方式和工作原理 熟悉单机 局域网和广域网环境下的办公自动化软件的应用 2020 3 27 3 课程教学安排教学参考学时 48学时其中实验学时 8学时考试形式 笔试 上机实践操作 2020 3 27 4 第一章办公自动化概述 1 1办公的基本概念办公 活动 日常事务工作的组织 领导和实施计划 最基本的办公事务包括 文字处理 报表处理 公文管理 文档管理 编辑 排版和印刷 日常管理 邮件处理 事务处理 计划安排以及通信处理等 涉及办公人员 办公机构 办公工具与设备 办公信息以及办公环境等要素 2020 3 27 5 办公活动是以处理信息流为主要业务特征的 办公活动的过程就是根据一定目标进行信息的输入 转换 输出 并将输出信息经过反馈 修正 再次作为新的输入的不对循环往复的过程 这个过程一直进行到圆满的完成预期目标为止 办公工具 传统的文房四宝 现代的打字机 电传机 传真机 电话机等 2020 3 27 6 传统的办公事务处理存在的问题 劳动强度大 工作效率低 办事周期长 决策困难 文件 材料的保存常出现问题 办公成本高 2020 3 27 7 1 2办公自动化概述 一 办公自动化的定义办公自动化 OA OfficeAutomation 是指利用信息资源 提高生产 工作效率和质量 辅助决策 求取更好的经济效益的一项综合技术 办公自动化的知识领域覆盖计算机技术 通信技术 管理科学 系统工程学 行为科学等学科 办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一 2020 3 27 8 办公自动化系统包括 信息采集 信息加工 信息传输和信息保存四个环节 其核心任务是为各个领域和各个层次的办公人员提供所需要的信息 办公自动化一般分为三个层次 事务层 管理层 决策层 事务层 基础层 包括文字处理 个人日程管理 行文管理 邮件处理 人事管理 资源管理 其他相关的事务处理 2020 3 27 9 管理层 中间层 它包括事务层 管理层系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统 决策层 最高层 它以事务层和管理层办公系统的大量数据为基础 同时又以其自身的决策模型为支持 决策层办公系统是上述系统的再结合 是具有决策和辅助决策的最高级系统 2020 3 27 10 二 办公自动化的特点先进性 信息化社会的重要标志之一实用性可扩展性 综合 扩展了各种技术设备的能力 此外系统可扩展性 通用性动态性 以数据为处理中心的传统的MIS系统 以工作流为中心的办公自动化系统 以知识管理为核心的办公自动化系统 2020 3 27 11 三 办公自动化系统的功能 内部通信平台的建立 内部邮件系统信息发表平台的建立 电子公告 电子论坛 电子刊物等工作流程自动化 实现流程过程的实时监控 跟踪 协调部门间的协同工作 文档管理的自动化 按权限进行管理辅助办公 比如会议管理 车辆管理 物品管理等 2020 3 27 12 信息集成 办公自动化系统与其他应用 业务 系统的融合 分布式办公的实现 支持多分支机构 跨地域办公 移动办公 2020 3 27 13 四 办公自动化的分类1 从系统的功能层次上分类 美国 公司级系统 决策层 事务级系统 中级管理层 部门级系统 基层管理 用户级系统 操作层 中国 事务型办公自动化 管理型办公自动化 决策型办公自动化 2020 3 27 14 2 从技术的应用范围上分类个人办公自动化 支持个人的办公 主要包括 文字处理 数据处理 电子报表处理和多媒体技术等 群体办公自动化 支持群体间动态办公的综合自动化系统 2020 3 27 15 1 3OA系统的发展与前景 OA系统的产生和发展的两个源动力 需要 技术进步我国OA系统的发展 始于20世纪80年代国外OA系统的发展 单机设备应用阶段 局域网阶段 一体化阶段 高度自动化 综合化 智能化新阶段未来的OA系统的发展方向 小型化集成化 网络集成 应用程序集成 数据集成 界面集成 2020 3 27 16 网络化智能化 手写输入 语音识别 基于自然语言的人机界面 多语互译 基于自学习的专家系统和智能设备多媒体化 2020 3 27 17 1 4信息与管理信息系统 一 信息的概念信息 事务发出的对于接受者来说是预先不知道的信息 指令 数据等 是通过一定的具体方式 如文字 语言 讯号等 表现出来的 信息的属性 事实性 真实性 时效性 不完全性 层次性 可变换性 价值性 可压缩性 2020 3 27 18 二 管理信息系统管理信息是组织在管理活动过程中采集到的 经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称 管理信息的作用 组织进行管理工作的基础和核心组织控制管理活动的重要手段 是联系各个管理环节的纽带提高组织管理效益的关键 2020 3 27 19 管理信息系统是一个人 机一体化的综合系统 进行信息的搜集 传递 存储 加工 维护和使用 能实测企业的各种运行情况 利用过去的数据预测未来 从企业全局出发辅助企业进行决策 利用信息控制企业的行为 帮组企业实现其规划的目标 管理信息系统的功能 能及时 全面的提供数据和信息 为决策者提供信息支持准备和提供统一格式的信息 简化各种统计 分析工作 使信息成为共享资源 2020 3 27 20 对不同管理层次 及时全面的提供不同要求和不同程度的信息 以便在最短时间那进行分析 及时产生正确的控制 利用数学方法和各种模型处理信息 以预测未来并协调管理者科学的进行决策 管理信息系统的基本结构 依赖于不同的应用 以医院为例 P11 2020 3 27 21 管理信息系统的主要特点 以业务信息系统为基础而建立 管理信息系统是一个开放系统 管理信息系统是人 机系统 人 设备 模型 软件 数据 2020 3 27 22 1 5办公自动化系统 一 OA系统的开发OA系统的开发是一项复杂的系统工程 涉及资金投入 技术投入 人员投入 包含很多非技术因素 从软件工程的角度 可以把OA系统的开发分为四个阶段 系统分析 系统设计 系统实施 系统运行维护 2020 3 27 23 1 OA系统分析目的 明确OA系统建设的目的 具体步骤如下 1 调查研究 任务需求调查 全面弄清本部门的信息量大小 信息类型 信息流程 内外信息需求关系 各部门具体需求等 办公环境调查 弄清本部门与外界组织机构之间的关系 了解现有设备配置和资源使用情况 工作能力等 2020 3 27 24 调查阶段使用的方法包括 资料阅读 问卷调查 个别访问 实地观察等 2 可行性分析经济可行性技术可行性社会可行性 2020 3 27 25 3 用户需求分析 完整 准确 具体的提出系统的要求 需求分析是在可行性基础上进行的 需求分析的结果是系统开发的基础 4 系统总体规划 主要内容包括办公现状分析 系统目标 阶段任务 设备选择 投资分配 管理机构 人员设置 技术培训 实施条件 实施步骤等 系统分析结束时 应以成文的材料将该阶段的成果记录下来 就时系统分析说明书 系统分析说明书包括 系统需求说明 系统目标 系统逻辑模型和软件总体方案等总体规划的内容 2020 3 27 26 2 OA系统设计系统设计阶段分为总体设计和详细设计1 总体设计 确定系统如何完成预定的任务 主要工作包括 总体结构设计以及确定系统的硬件选配 软件选配 代码设计和界面设计等 总体结构结构设计是其中的重要内容 2 详细设计 程序过程的具体算法实现 其内容是对具体任务进行算法设计和其他辅助内容设计 包括系统输入输出设计 数据库设计 代码设计 程序设计语言的选择 2020 3 27 27 3 OA系统实施OA系统的实施包括 编程和测试1 编程 注意编程过程中保存完整的资料和成果 最重要的是源程序和流程图2 测试 测试的目的是发现软件的错误并对其进行修改和纠正 测试分三个阶段 模块调试 联合调试 系统测试 测试方案的确定是测试中的关键 2020 3 27 28 4 OA系统的运行与维护OA系统的运行维护工作包括 用户培训 系统评价 系统维护等 用户培训 可以与系统开发同步系统评价 评价的目的是对系统功