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酒店管理软件与财务 姓名 2011年4月26日 目录 权责发生制与收付实现制收银交班及财务收账押金与信用的处理流程如何进行账务审核财务冲调的使用对数宾客账的计算方法其他报表 权责与收付 1 权责发生制 权责与收付 2 收付实现 权责与收付 3 为什么我们推荐使用权责发生制收付制在酒店管理中的缺陷 不能正确反应某一天或某一段时间的营业收入状况 如节假日入住客人较多 而结账具有延迟性 因此收入被分散 如酒店促销 对于促销的效果 不能准确反映经理人或管理公司的能力不能准确反映销售员和协议单位的业绩不能做同期对比 无法给经营分析作为参考 收付联系到交班方式 财务按收付方式收账弊端较多 详见第二部分交班方式给账务审核带来麻烦 如客房吧今日发生数不等于今日收入数餐饮 桑拿 pos转前台处境尴尬 附图 收银交班与财务收账 1 常见的交班方式 权责 收银交班与财务收账 2 常见的交班方式 收付 收银交班与财务收账 3 其他交班方式 收房费 押金与信用的处理流程 权责制的营业总表和交班报表的关系 收付制交班的设置方法 设置成收付方式后 结账是会提醒先退全部押金 然后重新收款 如何进行账务审核 1 1 交班审核权责制交班方式下 核对交班报表打印是否正确 收银上交现金 刷卡联及其他付款凭证是否与交班报表一致 转应收 挂账 款待等是否有上交账单 并含相关人的签字 收付制交班方式下 除了以上核对 还需要重点审核挂S账的 今日未结账的 同时还需要核对收银钱箱里的未结押金数额 是否与未结押金报表能对上审核担心什么 现在使用电脑审核 首先要怕的就是操作员不输入电脑 如何防治 附图 如果都输入了电脑 如何防止收银员后期的篡改 冲调报表加单据 房费的审核 总结 权责制因其发生就上交 可以有效防止后期的篡改牟利行为 如何进行账务审核 2 2 房价审核房价异常的是否有协议 主单上有没有登记协议单位免费房有没有相关领导签字 主单上有无备注房价码与早餐券是否匹配房租夜间稽核报表 附图 报表全系支持穿透 可以直接双击打开主单 如何进行账务审核 3 3 结账 挂账 日用房 延迟退房审核宾客列表 核对本日离店 挂账等单据是否与交班上交的一致核对上日离店的需到历史宾客查询 或报表中心进行查询核对延迟退房是否加收半日租或全日租更多快捷查询请看报表中心 账务审核 附图 如何进行账务审核 4 4 单据审核客房吧 洗衣 KTV 大堂吧等可能交上来很多手工单的底联 需要审计进行核对 目的是核对单据是否连号以及电脑上有没有正确输入客房吧明细 汇总报表 分收付和权责 一般我们用权责来审核 收付只做收付对营业收入所用其他各类单据 请看向导式的财务审核 附图 如何进行账务审核 5 5 应收账审核应收账每日的变动需要审核 报表辅助 同时对今日转应收的要核对账单与签名 并作留存 应收账余额表也建议每天打印 如何进行账务审核 6 6 信用审核指的是宾客余额的审核 催账体系的建立如宾客因为续住 在其他营业点消费转前台等原因造成余额不足的情况需要及早发现并应酒店管理制度进行催费 一般酒店在押金低于当晚房费的1 5倍就视作押金不足 押金不足可能会造成逃账 因此很多酒店会有一个催账体系 我们软件中有一个催账报表 附图 对于应收账是否应该进行收款 催费等也需要信用员进行相应的审核 如何进行账务审核 7 7 冲调审核 总结 目前软件上全局的穿透报表对账务审核带来了极大的便捷 特别是权责制的做账方式 很多财务人员在营业总表上核对数字的时候直接进行双击穿透查询 账务冲调 营业数据的调整酒店营业报表和财务制度一致 无法修改上日账务 如果发现操作错误只能在本日开宾馆账进行调整 调整的原理非常简单 如果上日房费多收 付款也多了 只要输入调整房费 负 然后进行结账退款 这样两天的营业收入相加就能平衡 早餐的调整有些酒店需要根据实际早餐使用人数来调整客房和餐饮的收入 这个时候也只需要开宾馆账 输入房费 负 和早餐费 正 进行调整即可 哪些数据可以对 权责 收银员当日交班报表累加 当天交班报表所有人所有班 营业总表收入 前提是日期以夜审为界 客房吧明细 汇总权责报表 营业总表中客房吧收入总体报表中的各类客房销售分析表中的售房数 营业总表的售房数总表应收账本日发生 应收账每日报表总表宾客账本日余额 账户余额报表 宾客账 很多财务喜欢把各类报表翻来覆去的对 可能也是自己心里对账务审核没底 有很多对数是根本没有意义的 只是来检查一下软件的不同统计方式其结果是否一致而已 因此我们可以与之交流我们软件所含的账务审核的方式 引导财务人员走向正确的方向 房间数的计算方法 加收全日租 1个房间数 加收半日租 0 5房间数可以通过售房数的穿透加深理解 如果客人延迟退房 加收了半日租 那么售房数 0 5 售房数与实际的开房数量可能存在差异 宾客账的计算方式 宾客账本日发生 费用 收款 费用 收款 借方合计 贷方合计 收款合计 宾客账本日发生 应收账本日发生 宾客账上日余额截止到报表日期的上日为止 宾客账的累计余额 即酒店与客人