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第六章会计账簿Books 1 第一节概述 账簿 是由一定格式和互相联系的账页所组成 用来连续 分类地记录和反映经济业务的簿籍 2 会计账簿的意义 便于会计分工 相互牵制 编制会计报表的主要依据 会计报表 会计凭证 将零散的会计资料集中化 系统化 考核经营成果 进行会计监督的重要依据 3 备查账簿 日记账 总账 明细账 序时账簿 分类账簿 账簿 账簿按用途分类 会计账簿的种类 普通账 特种账 4 含义 按照经济业务发生的时间顺序 即记账凭证的顺序 逐日逐笔登记的账簿 也称日记账 序时账簿 Journal 日记账 普通日记账 GeneralJournal 特种日记账 SpecialJournal 5 普通日记账 用来登记全部经济业务的序时账簿 对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录 予以全面 连续地登记 其内容及功能类似于记账凭证 因此 这种日记账也叫 分录簿 EntriesBook 6 特种日记账 专门用来登记某一类经济业务的序时账簿 在我国应用较广的是 现金日记账 和 银行存款日记账 此外 还有销货日记账 salesjournal 购货日记账 purchasejournal 等 7 含义 按照账户对各项经济业务进行分类登记的账簿 分类账簿 Ledger 分类账 总分类账 GeneralLedger 明细分类账 SubsidiaryLedger 8 总分类账 按照一级账户 总分类账户 分类登记经济业务的账簿 明细分类账 按照明细账户分类登记经济业务的账簿 9 含义 也称辅助账簿 它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿 如 租入固定资产登记簿 等 备查账簿 Reference 特点 它是正式账簿 日记账 分类账 的一种补充 不是真正的账簿 内容可根据需要自主设计 格式十分灵活 10 账簿 账簿按外表形式分类 卡片式账簿 也是一种明细账 一般放置在卡片箱中 特点与活页式相同 适用于不需每年更换内容的明细账 如固定资产明细帐 11 一 账簿设置的原则 第二节日记账的设置与登记 1 应能保证全面 系统地反映经济活动情况 2 应注意考虑设账成本 避免重复设账 3 账簿的格式应力求简便实用 避免繁琐 12 二 日记账格式的演进 三栏式普通日记账 专栏式普通日记账 三栏式特种日记账 多栏式特种日记账 13 三栏式普通日记账 14 登记要点 1 时间为编制会计分录的时间 2 贷方会计科目要靠右一个字符 3 过账符号应在将日记账的记录过入分类账后标记 优点 1 全面 连续记录企业的经济业务 2 保护凭证资料的安全 缺点 1 逐笔过账 重复工作 业务量大 2 不便于分工 15 专栏式普通日记账 年 月日 原始凭证 摘要 银行存款物资采购 借贷借贷 方方方方 管理费用 其他 账户名称 过账 借方 贷方 借方 贷方 16 登记要点 1 设置专栏的账户平时不需要过入分类账 而是定期根据其合计数一次性过入分类账 2 不设专栏的账户登记方法与普通日记账相同 优点 1 减轻了过账工作量 2 其他优点同三栏式普通日记账 缺点 1 专栏过多时 账页过大 2 不便于分工 17 三栏式特种日记账 18 登记要点 1 按币种设日记账 按账号设日记账 2 出纳依据审核后的收 付款凭证逐日逐笔登记 3 银行存款日记账需增设 结算凭证 一栏 4 要做到日清月结 逐日盘点 按月对账 5 相关内容不需要过入分类账 19 多栏式特种日记账 20 21 一 分类账簿的种类 第三节分类账的设置与登记 分类账 总分类账 GeneralLedger 明细分类账 SubsidiaryLedger 22 设置 所有的企业都必须设置总分类账 用以总括反映企业的会计信息 一般采用订本账 总账是编制会计报表的基本依据 格式 1 三栏式 较为常用 2 多栏式 使用较少 二 总分类账的设置与登记 23 原材料 无对应科目栏 三栏式 24 有对应科目栏 三栏式 会计科目 原材料 25 多栏式 26 设置 明细分类账是总账的详细说明和补充 一般采用活页账 格式 1 三栏式 适用于只需要反映金额信息的账户 如应收账款 应付账款等 2 数量金额式 适用于存货等既要反映金额信息 又要反映数量信息的账户 3 多栏式 适用于成本费用 收入等需要反映数据的详细构成情况的账户 三 明细分类账的设置与登记 27 三栏式明细分类账的格式及登记 应收账款明细账 明细科目 红星公司 28 数量金额式明细分类账的格式及登记 原材料明细账 材料名称 A材料 借 贷 余三栏设数量 单价 金额三栏 计量单位 千克 29 多栏式明细分类账的格式及登记 管理费用明细账 借 贷方设置专栏进行明细核算 30 第四节账簿登记规则与错账更正 新创立的企业及其他单位 应依法建账并启用账簿 持续经营的单位 在每个新的会计年度开始时 除固定资产明细账等少数明细分类账簿和备查账簿可以连续使用旧账外 其他的分类账簿和日记账均要在新年度开始时启用新账 不能跨年度使用 账簿启用时 在账簿封面上写明单位名称和账簿名称 扉页填列 账簿启用表 总账还应填列 科目索引 一 账簿启用规则 31 封面 含封底 起保护账页的作用 封面上一般写账簿的名称及单位的名称 扉页 扉页上主要用来登载 账簿启用表 和 账户目录 明确账簿启用日期 记账人员等内容 账页 账簿的主体内容 用来连续系统的进行会计核算 32 账簿启用表 单位名称 账簿名称 启用日期 账簿册数 账簿编号 账簿页数 记账人员和会计机构负责人 会计主管人员姓名 并加盖名章和单位公章 会计人员因故离职时 应办理交接手续 在 启用表 交接记录栏内 填写清楚交接日期 接办人员和监交人员姓名等内容 并由交接双方人员签名或者盖章 实行会计电算化的单位 还应当在移交清册中列明会计软件及密码 会计软件数据磁盘 磁带等 及有关资料 实物等内容 33 账户目录 科目索引 在总账和明细账的扉页上一般设有科目索引 标明每一个分类账户所在页数 以方便记账 34 二 账簿登记规则 依据审核无误的会计凭证登记账簿 内容齐全 正确 摘要清楚 登记及时 字迹工整 应将会计凭证的日期 凭证种类 编号 业务摘要 金额等逐项记入账簿内 登记完毕后 记账人员要在记账凭证上签名或盖章 并在记账凭证的 账页 栏内注明所记账簿的页数 或划 符号 表示已经登记入账 35 用黑色或蓝黑色墨水笔书写 不得使用圆珠笔或铅笔书写 红色墨水只能在下列情况使用 按照红字冲账的记账凭证 冲销错误记录 在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数 在三栏式账户的余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 按照国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 如结账 划线等 36 37 38 表示企业的亏损 5000 39 文字数字上面要留有适当空格 下方紧靠底线 一般应占格距的二分之一 没有角分的整数 小数点以下的两个 0 不得省略不写 应收账款总分类账 26732810 26732810 40 张力 张力 雷伊 雷伊 此页注销 此行注销 记账时 必须按账户页次顺序逐页 逐行连续登记 不得跳行 隔页 41 凡需结出余额的账户 应当定期结出余额 结出余额后 应在标明余额方向的 借或贷 栏内写明 借 或 贷 的字样 余额为零的账户 应在该栏内写 平 字 并在余额栏 元 位上 内用 0 表示 现金和银行存款日记账必须逐日结出余额 应收账款明细账 明细科目 红星公司 写出余额方向 余额方向代表账户的性质 计算余额 42 43 下一页的第一行应登记 承前页 的内容保证账簿登记连续性 每一页登记完毕 应 过次页 每一账页登记完毕转入下页时 需办理 转页 手续 本页注明 过次页 下页注明 承前页 44 账页不得随意撕毁与抽换 错账应按规定方法更正 45 三 错账查找 错账一般通过编制 试算平衡表 而得以发现 如果借贷发生额的合计数不相等 二者之间会有差额 根据差额的具体情况 可进一步按照以下方法查找 1 全面检查法 1 顺查法 分录 过账 结账 试算 2 逆差法 试算 结账 过账 分录 46 差数法 根据双方差额直接查找错账 例 若借方漏记400000 则借方合计295000 贷方合计695000 双方差额为400000 即可根据400000这个数字直接查找错账 除二法 以双方差额除以2 根据商数查找错账 例 若借方80000记入贷方 则借方合计615000 贷方合计775000 双方差额为160000 160000 2 80000 即可根据80000这个数字去查找错账 2 重点检查法 47 除九法 以双方差额除以9 或99 999等 根据商数特征查找错账 例 若4985颠倒为4958 则借方合计695000 贷方合计694973 双方差额为27 27 9 3 即可根据此商数判断颠倒数额为个位与十位 且相差为3 符合条件的可以是14 25 36 47 58这五个数 按此可进一步查找错账 48 四 错账更正 49 适用范围 划线更正法适用于结账前发现的 记账凭证正确 但在过账过程中发生文字或数字错误的错账 划线更正法 注意 结账后发生的此类错误不得使用划线更正法 必须使用红字更正或补充登记法 经济业务 登记 记录 50 原材料总分类账 26732810 26722810 51 适用范围 1 记账凭证中使用的会计科目发生错误 并已按错误凭证登记入账 且记账凭证和账簿记录相吻合 红字更正法 52 记账凭证中使用的应借 应贷会计科目正确 只是所记金额大于应记金额 并已登记入账 且记账凭证和账簿记录相吻合 适用范围 用红字金额登记有关账户 冲销多记金额 填制一张红字金额为正