word排版教程-处理表格和图表的技巧

150 处理表格和图表的技巧 表格是一种简明 概要的表意方式 其结构严谨 效果直观 往往一张表格可以代 替许多说明文字 因此 在编辑排版过程中 就常常要处理到表格 文档表格还可以当作数据库 对它们执行简单的数据库功能 例如 数据的添加 检索 分类 排序等 这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便 简化了对表格 的处理工作 如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能 可以提高对表格的处理能力 从而提高工作效率 用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来 这时就可 以通过使用插入 Word 2002 中的 Graph 2002 Chart 对象来实现 5 1 表格处理技巧 Word 具有功能强大的表格制作功能 其所见即所得的工作方式使表格制作更加方 便 快捷 安全可以满足制作中式复杂表格的要求 并且能对表格中的进行较为复杂的 计算 Word 中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用 利用表格排版对于文本排 版来说 两者有许多相似之处 也各有其独特之处 表格排版功能能够处理复杂的 有 规则的文本排版 大大简化了排版操作 因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成 用户不但可以在单元格中填写文字 和插入图片 还可以用表格按列对齐数字 而且还可以对数字进行排序和计算 可见用 表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等 5 1 1 使用多种方法创建表格 在使用 Word 排版或者编辑文档的过程中 不但要修改表格 有时候 如要对一些 文本有规则地排版 也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理 可以使用下面的 5 种方法创建普通或复杂表格 1 使用 插入表格 按钮创建表格 使用 常用 工具栏上的插入表格按钮 可以快速创建一般的表格 操作步骤如下 1 将光标定位在插入表格的位置 2 单击常用工具栏上的插入表格按钮上 151 3 按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数 如图 5 1 所示 图5 1 使用 插入表格 按钮创建表格 4 松开鼠标 这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格 2 使用菜单命令创建表格 使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格 操作步骤如 下 1 将光标定位在文档中要插入表格的位置 2 单击 表格 插入 表格 命令 打开 插入表格 对话框 3 在 列数 和 行数 输入框中输入表格的行和列的数量 如图 5 2 所示 行数可以创建无限行 但列数的数量介于 1 63 之间 图 5 2 插入表格 对话框 4 单击 确定 按钮 就可以按照填写的数量来创建简单的表格了 对于新建的表格 可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字 因 此在单元格内录入文本时 和普通文档一样 可以在此单元格中按 Enter 键另起一 段 但光标仍在这一单元格中 3 使用工具创建表格 使用 绘制表格 工具可以创建不规则的复杂的表格 可以使用鼠标灵活地绘制不 同高度或每行包含不同列数的表格 其方法是 1 将插入点放到要创建表格的位置 2 单击常用工具栏上的绘图工具按钮 即可打开如图 5 3 所示的 表格与边 框 工具栏 如果屏幕上没有 表格和边框 工具栏 可以单击 视图 工具栏 152 表格与边框 来启动该对话框 图5 3 表格与边框 工具栏 3 单击工具栏上的 绘制表格 按钮 鼠标将变成笔形指针 将指针移到文 本区中 从要创建的表格的一角拖动至其对角 可以确定表格的外围边框 4 在创建的外框或已有表格中 可以利用笔形指针绘制横线 竖线 斜线 绘 制表格的单元格 4 手动添加表格 用户可以在不使用鼠标的情况下 利用键盘来手动添加表格 也就是利用 键和 键 自动套用格式来插入表格 它不使用表格的菜单或者命令按钮 这可是别出心裁的一种 办法 也足见 Word 在字处理方面具有的权威性 使用此项功能前 应确认具有 自动套用格式 中的 表格 功能 方法是单击 工具 自动更正选项 命令 切换到 键入时自动套用格式 选项卡 在 键入 时自动应用 选项组中 在 表格 复选框前打上 如图 5 4 所示 图 5 4 选中 表格 复选框 在确认上述的操作后 再按下面的方法进行 1 在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号 再连续输入负号 如下所示 正号 负号使用全角和半角均可 这有些类似用正号和负号设置制表位 其实 负 号并不是必需的 可以简化到只用正号 也就是在 号中间只用空格代替即可 如输入 2 直至到达所需的单元格宽度 然后可以照此继续输入 号 直到输入所需的列 153 数 最后输入 号表示最后单元格 3 输入完最后一个 后 按回车键 即可产生如下所示一个表格 4 以上产生的表格只有一行 要增加表格行数 可把光标移到最后一个单元格 内 按 Tab 键 即可得到如下所示的现行表格 5 利用已存在的文本转换成表格 用户可以在文档中先输入文本 并在文本中插入制表符 空格 逗号 来划分列 以段落标记 回车 来划分行 或直接利用已经存在的文本转换成表格 方法如下 1 选定要转换的文本 如图 5 5 左图所示 图 5 5 利用已存在的文本转换成表格 2 单击 表格 文本转换成表格 命令 打开 文本转换成表格 对话框 3 在 文字分隔位置 选项组中选择所需选项 从图 5 5 左图中可以看到 该 文本中的每一句都用逗号分隔开 所以在这里应选择 逗号 单选项 这里的逗号为半 角逗号 如果要使用全角的逗号 可以在 其它字符 右边的文本框中输入指定的符号 如图 5 6 所示 注意 在文本中插入的制表符 空格 逗号 是要相对应的 如果是空格 那么在 文字分隔位置 选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列 154 图5 6 文本转换成表格 对话框 4 在 自动调整 操作 选项组中 选择 根据内容调整表格 单选项 5 单击 确定 按钮 即可生成一个含有文本的表格 如图 5 5 右图所示 5 1 2 插入 删除行 列单元格 用户可以对已制作好的表格进行修改 比如在表格中增加 删除表格的行 列及单 元格 合并和拆分单元格等 要在表格中插入 删除行或者列 可以使用键盘 菜单命令或工具按钮的方法 1 使用键盘快速编辑表格 使用键盘可以快速编辑表格 1 如果要在表格的后面增加一行 对结尾行来说 首先将光标移到表格最后一 个单元格 然后按下 Tab 键 2 如果要在位于文档开始的表格前增加一行 可以将光标移到第一行的第一个 单元格 然后按下 Enter 键 3 把光标移到该表格所在的单元格的右边 然后按下 Enter 键 可以在当前的 单元格下面增加一行单元格 如图 5 7 所示 图 5 7 快速在表格中增加一行单元格 4 如果要删除表格的行或列 可以选择要删除的行或列 然后按 Ctrl X 键或回 退键 2 用菜单命令在表格中插入或删除行或列 在表格中插入行或者列的操作方法 1 将光标置于表格的要添加或删除的单元格内 2 选择 表格 中的 插入 命令 打开如图 5 8 所示的子菜单 155 图 5 8 表格 中的 插入 子菜单 3 如选择 列 在右侧 则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格 如选择 列 在左侧 侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格 4 如果在子菜单中选择 行 在上方 或 行 在下方 命令 则在光标 所在的单元格上方或下方插入一列单元格 5 如选择 单元格 子菜单 则可以打开 插入单元格 对话框 在该对话框中选择插入单元格的方式 就会以光标所在的单元格位置为准插入单元 格 行或列 对结尾列来说 要在表格的最后一列右边增加一列 可单击最右列外侧 然后单击 插入列 按钮 在表格中删除行或者列的操作方法如下 1 格不入将光标定位于表格内 2 单击 表格 删除 命令 打开如图 5 9 所示的菜单 图 5 9 表格 删除 子菜单 3 选择 列 命令 将删除光标所在的列 4 选择 行 将删除光标所在的行 5 选择 单元格 命令 就会打开如图 5 10 所示的 删除单元格 对话框 在 其中选择需要删除的单元和方式 就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列 图 5 10 删除单元格 对话框 6 如果选择 表格 命令 则将整个表格都删除掉 3 使用工具按钮添加或删除行 列或者单元格 在 表格与边框 工具栏中 单击 插入表格 按钮 可以打开如图 5 11 左图所 示的下拉菜单 如时要删除单元格 也可在 表格与边框 工具栏下找到相应的工具按 钮 156 图 5 11 插入表格 中的菜单或按钮 在此可以选择 插入表格 或 插入单元格 等 在表格中插入一行或者一列单元格是很容易 如要在一个五行五列的的表格中插入 四行表格 可以用鼠标拖曳选中四行 然后单击鼠标右键 选择菜单中的 插入行 就 可以 一举四得 了 即是一下子插入了 4 行表格 当把光标定位到表格中或者选中多行 多列的时候 快捷按钮栏中的 插入表格 按钮就变成了 插入行 或者 插入列 而且这一方法对于 插入多行 或者 插入 多列 同样的适用 5 1 3 合并和拆分表格或单元格 1 合并和拆分表格 使用合并表格可使某几个表格合并为一个 1 如要合并上下两个表格 只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以 了 2 如要将一个表格拆分为上 下两部分的表格 先将光标置于拆分后的第二个 表格上 然后选择菜单 表格 中的 拆分单元格 命令 或者按快捷键 Ctrl Shift Enter 就可以拆分表格了 如图 5 12 所示拆分表格前后的效果 图5 12 拆分单元格 2 合并和拆分单元格 1 如果要合并单元格 首先选择需要合并的单元格 然后选择 表格 菜单下 的 合并单元格 命令 或单击 表格和边框 工具栏中的合并单元格按钮 就可 以合并单元格了 157 2 要拆分单元格 先选择要拆分的单元格 然后依次选择 表格 拆分单 元格 选项 或者单击 表格和边框 工具栏中的 拆分单元格 按钮 打开 拆 分单元格 对话框 在这个对话框中选择要拆分的行与列数 按 确定 按钮 就可以 得到拆分的单元格了 如果选择多个单元格 可以在 折分单元格 对话框中 选中 拆分前合并单元格 单选项 就可以得到平均拆分的效果 如果要拆分或合并较为复杂的单元格 可以使用 表格和边框 工具栏中的 绘制 表格 按钮和 擦除 按钮 在表格中需要的位置添加或擦除表格线 同样也可 以拆分 合并单元格 5 1 4 利用表格边框拆分表格 可利用制作表格边框的办法 将一个表格拆分为如图 5 13 所示的左右两部分的表 格 图 5 13 利用表格边框拆分表格 这个办法就较为复杂 操作步骤是 1 选择表格中间的一列 如图 5 14 所示 图 5 14 选择表格中间的一列 2 单击 格式 菜单 选择 边框与底纹 子菜单 打开 边框与底纹 对话 框 切换到 边框 选项卡 3 在 设置 项目中 选中 全部 选项 再单击 预览 窗格下方的 三个按我钮 把 预览 窗口中单元格的三根横线去掉 这时在预览窗口中就 可以看到表格横线已经去掉 4 单击 确定 按钮 退出 边框与底纹 对话框设置 这时要拆分的表格就 会分为两个单元格 如果要隐藏虚线 可以单击 表格 显示虚框 命令 可以在 显示或隐藏虚线之间切换 隐藏虚线后折分表格的效果如图 5 15 所示 图 5 15 隐藏虚线后折分表格的效果 158 5 1 5 设置文字至表格线的距离 可以设置整个表格中文字至表格线的距离 也可以调整单元格中文字与表格线的距 离 其操作步骤是 1 将光标置于表格的任意单元格中 2 依次单击 表格 表格属性 命令 3 在 表格属性 对话框中选择 表格 选项卡 然后单击 选项 按钮 打 开 表格选项 对话框 4 在 默认单元格边距 区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至 表格线的距离 5 如果要单独调整某一个单元格的边框距离 可以在 表格属性 对话框中 单击 单元格 选项卡 然后再单击 选项 按钮 可以打开与图 5 16 所示的对话框 在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用 图 5 16 单击格选项 对话框 设置 默认单元格边距 是很具有实际应用意义的 比如用户在页眉上使用表格 在表格内键入文字并填充颜色 如果表格的 默认单元格边框 左 右都按默认设置有 0 19 厘米 那么在表格的左 右都会留有 0 19 厘米的空隔 使用表格要加宽 0 19 厘米 才能放下刚好宽度的文字 5 1 6 表格的表头跨页设置 在制作表格时 为了说明表格的作用或内容 经常需要有一个表头 如果一个表格 行数很多 可能横跨多页 需要在后继各页重复表格标题 虽然使用复制 粘贴的方法 可以给每一页都加上相同的表头 但显然这不是最佳选择 因为一旦调整页面设置后 粘贴的表头位置就不一定合适了 另外表头的修改也成了麻烦事 下面就介绍简单 方 便方法 能圆满地解决这一问题 因为 Word 就能够依据自动分页符分页 自动在新的一页上重复表格标题 但如果 在表格中插入了人工制表符 则 Word 无法重复表格标题 下面用 通讯录 一表来说明具体方法 1 该表的表头由 通讯录 和表的第一行 以下一律简称为表头 组成 如图 159 5 17 所示 图 5 17 表头由 通讯录 和表的第一行组成 2 使用 表格和边框 栏中的 铅笔 工具 把 通讯录 一行列入同一表格 中 也可以使用 文字转换成表格 的功能 如图 5 18 所示 图 5 18 把 通讯录 一行列入同一表格中 3 利用 边框和底纹 对话框 设置 通讯录 行单元格为如图 5 19 所示的虚 线 图 5 19 把 通讯录 行单元格设置为虚线 4 选择组成表头的全部内容后 执行 表格 标题行重复 命令 即可实现 在每页上生成一个相同表头的愿望 但值得注意的是 只有第一页上的表头才可以修改 并且第一页上的表头修改后 以后各页跟着自动改变 但如果在文档中插入了换页符 则在下一页就不会出现重复 标题 注 重复表格标题只有在 页面视图 状态下才能看到 另外 还有一个办法是 依次单击 表格 表格属性 菜单 再单击 行 选 项卡 在这个对话框中选中 在各页顶端以标题行形式重复出现 复选框 如图 5 20 所示 160 图 5 20 表格属性对话框 5 1 7 防止表格跨页断行 通常情况下 Word 允许表格行中文字的跨页拆分 这就可能导致表格内容被拆分 到不同的页面上 影响了文档的阅读效果 防止表格跨页断行的方法是 首先选定需要 处理的表格 执行 表格 菜单中的 表格属性 命令 在 表格属性 对话框中单击 行 选项卡中清除如图 5 20 所示中的 允许跨页断行 复选框 然后单击 确定 即可 此后 Word 表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况 方便了用户的阅读 5 1 8 根据内容或窗口调整表格 在向表格中输入文字的时候 可能会注意到 当输入的某行文字比较长时 最典型 的比如网站的地址等 表格的列宽会自动调整 默认状态下 这一功能是打开的 如 果发现自己的表格没有这一功能 可以在选定表格的情况下 依次选择 表格 自 动调整 根据内容调整表格 如图 5 21 所示 图 5 21 根据内容调整表格菜单 有了这一功能 无须我们手动调节 Word 就可以自动调节以文字内容为主的表格 使表格的栏宽和行高达到最佳配置 如图 5 22 所示是没有调整前的表格 如图 5 23 所 示是根据内容调整的表格 161 图 5 22 没有调整前的表格 图 5 23 根据内容调整表格 如果选择 根据窗口调整表格 菜单 则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度 当表格超出了页面宽度时 就会缩至页面一样的大小 如图 5 24 所示 图 5 24 根据窗口调整表格 如果选择 固定列宽 菜单 则可以指定表格的宽度 如果选择 平均分布各行 菜单 则会自动调整表格各行具有相同的高度 效果如 图 5 25 所示 图 5 25 平均分布各行的表格 如果选择 平均分布各列 菜单 则会自动调整表格各列单元格具有相同宽 效果 如图 5 26 所示 图 5 26 平均分布各列的表格 5 1 9 表格在页面中的对齐位置和环绕方式 表格可以象图形一样处理 可以直接使用鼠标来缩放表格 只要在表格中单击 表 格的右下角就会出现一个调整句柄 将鼠标指针指向该句柄时 鼠标指针变为斜向的双 向箭头 然后按住鼠标左键拖动 在拖动过程中 会出现一个虚框表示改变后表格的大 小 拖动到合适位置放开就可 表格也可以象图片一样让文字环绕 如果将表格拖放到段落的文字当中 文字就会 环绕表格 162 1 表格在页面中的对齐位置 表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式 从而为排版带来极大的方便 表格在页面中的对齐位置可以有三种 左对齐 居中 和 右对齐 分别 如图 5 27 图 5 28 图 5 29 所示 图 5 27 表格在页面中左对齐 图 5 28 表格在页面中居中对齐 图 5 29 表格在页面中右对齐 设置表格的对齐方法有两种 第一种方法是 1 把光标置于表格中 或者选中整个表格 2 单击 表格 表格属性 命令 选择 表格 选项卡 3 在 对齐方式 选项组下选择需要的三种对齐方式 如果要设置左对齐表格 的缩进量 可在 左缩进 微调框中输入或选择适当的数值 如图 5 30 所示 163 图 5 30 在 对齐方式 选项组下选择表格的对齐方式 另外一种办法是将整个表格选中 如图 5 28 所示 然后单击 格式 工具栏中的 居中 右对齐 等按钮 就可以像对齐文字那样对齐表格 2 表格在文档中的文字环绕 在日常文字处理工作中 难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况 表格周围绕排 文字大致有以下 4 种方法 1 在表格两边插入文本框 要绕排的文字放在文本框中 2 将原表格两边增加没有边框的列 将要绕排的文字放在两边的列中 3 将表格放在图文框中 将图文框设为 环绕 方式 这样图文框周围就能绕 排文字了 4 利用 表格属性 对话框设置环绕 方法是在图 5 30 的 表格 选项卡中 在 文字环绕 选项组中选择 环绕 选项 即可实现表格与文字绕排 如果要精确设置表格的环绕方式 以及设置表格与文字之间的距离 只有选择 文 字环绕 下边的 环绕 选项后 此时单击 定位 按钮 可以打开如图 5 31 所示的 表格定位 对话框 然后按以下步骤进行 164 图 5 31 表格定位 对话框 1 在 水平 选项组的 位置 中 可以输入一个精确的数值 也可以从列表 框中直接选择所需要的位置 另外 还可以在 相对于 列表框中设置表格相对页面左 右边界 页边距以及分栏的距离 2 在 垂直 区的 位置 中 用户可以输入一个精确的数值 也可以从列表 框中直接选择所需要的垂直位置距离 另外 还可以在 相对于 列表框中设置表格相 对页面上下边界 页边距以及段落的距离 3 在 距正文 区中 设置表格与周围正文的距离 4 单击 确定 按钮 5 1 10 表格中特殊文字的排版 表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字 这就涉及到文字在单元格中的排 列问题 这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观 在 Word 的 格式 工具栏中有 一个 水平居中 按钮 使用起来十分方便 大家对它早已很熟悉了 下面仅就 Word 表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍 1 设置文字方向 Word 表格的每个单元格 都可以单独设置文字的方向 这大大丰富了表格的表现 力 方法是选中表格中的任一单元格 然后单击鼠标右键 在快捷菜单中选择 文字方 向 打开如图 5 32 左图所示的 文字方向 表格单元格 对话框 根据需要选择一种 文字方向 可以在 预览 窗口中看到所选方向的式样 最后单击 确定 按钮 就可 以将选中的方向应用于单元格的文字 如图 5 32 右图所示 165 图 5 33 设置表格中文字的不同方向 2 表格文字居中的处理 在 Word 中 既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理 也可以 使用表格中的文本或图片所在单元格 行或列进行水平居中和垂直居中的处理 用户可 以根据不同的内容 排版不同的表格 如图 5 34 上图所示的表格就明显没有图 5 34 下 图所示的表格好看 图 5 34 表格文字居中处理的效果 要进行表格文字居中的处理的办法有多种 既可以使用 表格和边框 工具栏 又 可以使用 表格属性 对话框 更可以使用右键快捷菜单 使用它们的工具栏 对话框 和菜单如图 5 35 所示 图 5 35 设置单元格居中的各种方法 166 5 1 11 表格的边框与底纹 利用边框 底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果 以美化表格和页面 达 到对文档不同部分的兴趣和注意程度 用户可以把边框加到页面 文本 表格和表格的单元格 图形对象 图片和 Web 框架中 可以为段落和文本添加底纹 可以为图形对象应用颜色或纹理填充 要设置表格边框与底纹颜色有多种方法 但都是在选中表格的全部或部分单元格之 后进行的 一种方法是选择 格式 菜单下的 边框和底纹 命令 第二种方法是单击 鼠标右键 在快捷菜单中选择 边框和底纹 菜单命令 第三种方法是依次选择 表格 表格属性 表格 选项卡 在打开的对话框中选择 边框和底纹 按钮 无使用 哪一种方法 其道理都是殊途同归 用户可以多种方法都尝试一下 1 设置表格边框 1 选定要设置格式的表格 把鼠标移到表格的左上角 当表格左上角变成有 的标记时 单击鼠标即可选定整个表格 如果需要选定某一个单元格 可以用将鼠 标移到该单元格左边框外 当鼠标指针变成时 单击鼠标 可选择单独一个单元格 2 在选定的表格上单击鼠标右键 后弹出的快捷菜单中选择 边框和底纹 打开 边框与底纹 对话框 3 单击 边框 选项卡 在 设置 区域中有 5 个选项 可以用来设置表格四 周的边框 边框格式采用当前所选线条的 线型 颜色 和 宽度 设置 它们 是 无 方框 全部 网格 和 自定义 这 5 个选项 用户可以根据需 要选择 4 单击 线型 下边的上下按钮 可以选择边框的线型 单击 颜色 下边的 下拉列表框 可以选择表格边框的线条颜色 单击 宽度 下边的下拉列表框 用来选 择表格线的磅值大小 8 在 预览 区域下边的或 可以设置表格是否是虚实线 9 在 应用于 框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围 如要绘制全部实线 可以选择所有框线按钮 如要全部虚线 可以选择无框线 按钮 如要使表格外框线为虚线 内框线为实线 可以选中内侧框线按钮等等 也可以使用 表格和边框 工具栏中的 表格自动套用格式 命令来快速地美化表 格的设计 如果选中某部分单元格 则选择的命令按钮只对某部分单元格有效 这样可 以使任意表格中的单元格实现实线与虚线 2 设置表格底纹 同样 设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格 然后在 边框和底纹 中切换到 底纹 选项卡 在 填充 下边的颜色表中可以选择底纹单 击填充色 如果选择 无填充色 则删除底纹颜色 在 图案 区域中可以选择图案的 样式 和 颜色 选项 选择设置要在 应用于 下拉列表框中的设置确定要应用边 167 框类型或底纹格式的范围 这样 可以任意设置填充一个表格 最后会得到各式各样的 填充效果 5 1 12 绘制表格斜线表头 斜线表头是复杂表格经常用到的一种格式 除了可以使用如图所示的 表格和边框 工具栏中的来绘制斜线表头外 Word 的表格也有自动绘制斜线表头的特殊功能 表格的斜线表头一般表格的第一行的第一列 在设置表格斜线表头前 要将该斜线 表头的单元格拖动到足够大 然后执行下述的操作 1 将插入点定位在要绘制斜线表头的单元格中 2 单击 表格 绘制斜线表头 命令 3 当出现对话框后 在 表头样式 下拉列表中选择一种样式 共有 5 种可选 择 4 分别在 行标题一 右上角的项目 列标题一 左下角的项目 和 行标题二 中间格的项目 列标题二 填入表头的标题名称 如图 5 36 所示 图 5 36 输入斜线表头的标题项目 5 在 字体大小 下拉列表框中选择表头的字体 6 单击 确定 按钮退出 就会添加斜线表头 如图 5 37 所示 图 5 37 绘制斜线表头的效果 如果表头标题文字太大 则会出现一个 输入斜线表头 的提示框 这时单元 确 定 按钮 只会添加表头斜线而不添加标题文字 如果单击 取消 按钮 就会返回到 168 对话框中 由于这种方法制作的表头斜线是由绘图工具的直线 文本框等组成 因此如果要取 消制作了的斜线表头 需先单击 绘图 工具栏中的 选择对象 图标按钮 拖动鼠标 选择所有斜线及标题材内容 按 Delete 键就可以删除了 5 1 13 设置表格列宽和行高 在实际操作时 Word 把表格的每一个单元格看作一个独立的文档 而表格的每一 列可看作是一个分栏 可以根据每一栏的需要 设置栏宽 列间距与行高 1 用鼠标改变改变列宽与行高 当用 Word 编辑表格时 经常涉及到更改表格列宽的问题 下面介绍更改列宽和行 高最快速且最直接的方法 1 确认当前在 页面 视图状态下 如果不是 可以单击 视图 页面 命 令 2 将光标精确地定位于表格的列或行单元格线上 这时光标会变成两条靠近的 平行线 使鼠标指针变成 形状 此时 按住鼠标拖动网格线至想要的位置 如图 5 38 所示 4 松开鼠标按钮 网格线就被重新定位 图 5 38 按住鼠标拖动网格线至想要的位置 当使用网格线来更改列宽时 表格的总宽度保持不变 Word 会相应地增大或减小 相邻列的宽度 这与使用标尺更改列宽正好相反 但是 如果按下 Shift 键的同时拖 动 则整个表格的宽度会更改 而此时其他列宽将保持不变 如果在按下 Alt 键的同时将该列向右或左拖动 则在移动网格线时 会在标尺上看 到以英寸显示的精确列宽 这两个键同时使用时 可同时实现这两种效果 2 使用标尺更改表格列宽与行高 同样 使用文档的标尺更改列宽 操作步骤如下 1 确认在 页面 视图状态下 2 单击 视图 标尺 命令 显示 Word 的标尺 3 把光标定位在表格的内部 选中表格 4 按住鼠标拖动想要移动网格线相应的水平标尺上的暗色区 如果将光标悬停 169 于该暗色区 则会看到 移动表格列 的提示 如图 5 39 所示 图 5 39 使用标尺更改表格列宽与行高 5 继续按下鼠标按钮的同时 将暗色区 及相应的网格线 拖向期望的位置 6 松开鼠标按钮 这样网格线就被重新定位 当使用 Word 的标尺来更改列宽时 表格的总宽度会相应的扩展或是压缩 这与使 用网格线更改列宽正好相反 但是 如果在按下 Shift 键的同时拖动 则表格的整个 宽度保持不变 且 Word 仅调整与所选列相邻的列 以便再次更改 如果按下 Alt 键的 同时向右或向左拖动该列 则在移动网格时 会在标尺上以英寸显示精确的列宽 同 时按这两个键可产生这两种效果 3 使用 表格属性 对话框框设置行高与列宽 如果要精确地设置表格行高与列宽的位置 可以用 表格 表格属性 命令来 进行设置 方法如下 1 选定需调整宽度的一列或多列 如果只有一列 只需把插入点置于该列中 2 单击 表格 表格属性 命令 弹出 表格属性 对话框 再选择 行 或 列 选项卡 3 选中 指定宽度 复选框 在后面的微调框中指定行高或列宽的数值 在 列宽单位 右边的下拉列表框中选定单位 或在 行高值 右边的列表框中选择是 最小值 还是 固定值 如要设置其它列的宽度 可以单击 上一行 前一列 或 下一行 后一列 按钮 如图 5 40 所示 4 最后单击 确定 按钮完成 图 5 40 使用 表格属性 对话框框设置行高与列宽 170 4 平均分布各列表格的各列单元格 一个表格经过多次改变列宽之后 可能使表格的各列宽度不等 影响美观 这时可 以使表格的某些列的列宽相等 方法是请参看 5 1 8 节 5 1 14 制作具有单元格间距的表格 用户可以将一张如图 5 41 左图所示表格设置为如图 5 41 右图所示的具有单元格间 距的表格 图5 41 制作具有单元格间距的表格 操作方法如下 1 将光标置于表格的任意位置上 2 依次单击 表格 表格属性 表格 命令或选项卡 3 单击 选项 按钮 4 在打开的 表格选项 对话框 选中 充许调整单元格间矩 复选框 并在 右侧微调框中输入需要的数值 如 0 12 厘米 如图 5 42 所示 5 连续单击 确定 按钮 最后得出的如图 5 41 右图所示效果 图 5 42 选中 充许调整单元格间矩 复选框 171 5 1 15 数据排序 在编辑表格的文档中 经常要用到排序功能 Word 提供较强的对表格进行处理的 各种功能 包括表格的计算 排序 由表格中的数据生成各类图表等 Word 提供了列数据排序功能 但是不能对行单元格的数据进行横向排序 数据的 排序有升序和降序两种 按类型分 一般可以分为按拼音和笔画排序两种 另外 还有 一种是对表格中的 计算列 进行排序 此为特殊情况 1 简单排序 Word 可以方便地对选定的表格进行数据排序 方法是将插入光标定位到表格中欲 排序的列上 单击如图 5 43 所示的 表格和边框 工具栏上的 升序 按钮 可使 光标所在列以升序排列 单击 数据库 工具栏上的 降序 按钮 可使光标所在 列以降序排列 图 5 43 表格和边框工具栏 对于简单排序 如果表格列中的内容是纯中文 默认按笔画顺序排序 如果表格列 中的内容是中文 英文和数字相混合的 默认的排序顺序是数字 英文 中文 2 复杂排序 复杂排序灵活多变 适用面广 实用性强 简单排序简单易行 但实用性差 如果 要以一列为主索引列 再选一列或两列作为次级索引列进行排序 必须使用复杂排序 当只有一个索引列时 两种方法都可以使用 但是 如果对中文字符欲按拼音顺序排序 时 必须使用复杂排序 复杂排序操作步骤如下 1 将插入点置于要进行排序的表格中 2 单击 表格 菜单中的 排序 命令 出现如图 5 44 所示的 排序 对话框 3 在 主要关键字 下边的下拉列表框中选择第一个排序的域名 4 在 类型 列表框中 选定排序类型 如 笔画 拼音 数字 或 日期 5 选择 升序 单选项 进行升序排序 选择 降序 单选项 进行降序排序 6 在 使用 下拉列表框中选择要根据其进行排序的单词或域 默认为 段落 数 7 如果要用更多的列作为排序的依据 可以在 次要关键字 和 第三关键字 选项组中重复 3 至 6 的步骤 172 8 单击 选项 按钮 可以打开如图 5 45 所示的 排序选项 对话框 在此对话框中 分隔符 选项组 可以选择使用排序记录中的域分隔符 但不能使用段落标 记作为域分隔符 因为 Word 已将段落标记预留为记录分隔符 如果当前选择是 Word 表格 则 分隔组中的域 选项不可用 排序选项 选项组 可以指定排序是否限制在所选列中以及是否区分大小写 字母 当选中表格的中部分的列时 仅对列排序 单选按钮有效 否则默认为对不 整个表格进行排序 排序语言 可以单击要在 Word 中应用其排序规则的语言 在这里可以选 择港 澳 台和新加坡等地区语言进行排序 图 5 44 排序 对话框 图 5 45 排序选项 对话框 7 单击 确定 按钮即可进行排序 注意 如果是按 姓氏笔画 排序时 不是按 姓名笔画 的递增 或递减 排列 3 表格中计算列的排序 如果按正常步骤进行计算列排序操作 先将插入点定位于 平均分 列或选中该列 再单击工具栏上的 降序 按钮 将得不到正确结果 但同样的操作应用于其他各列 非计算列 排序结果正常 可见 对于表格的计算列进行排序 其操作较为特殊 对于表格的计算列 要使用工具栏按钮对其进行正确的排序 升序或降序 必须 设置该列各单元格计算结果的格式 最好使用格式符号 0 并保证其设置的一致性 此外要保证该列中有一个空的单元格 如果没有的话 请在表格中插入一行 其位置不 限 在排序前 将插入点定位于该列中或选中该列 如果要按升序排序 根据空单元格 位置的不同情况 直接单击 1 次或 2 次 升序 按钮 可得到正确的结果 如果空单元 格在标题行之后 该列所有数据之前 单击 1 次 升序 按钮即可 如果空单元格在标 题行之前或该列数据的中间或最后面 则要单击 2 次 升序 按钮 如果想直接单击 降序 按钮实现降序排序是行不通的 必须先单击 1 次或 2 次 升序 按钮 空单元 173 格在标题行之前单击 2 次 否则单击 1 次 再单击 1 次 降序 按钮 才能得到正确 的降序排序结果 另外 使用 表格 排序 命令 最多可指定 3 列作为排序依据 或称为关键 字 各列的排序方式可分别指定为升序或降序 其具体操作步骤如下 先选定表格中 需要进行排序的数据清单 然后选择 表格 排序 命令 在打开的 排序 对话 框中设定相应的排序依据及其类型与排序方式 再根据选中的数据清单是否包含标题行 分别选中 有标题行 或 无标题行 最后单击 确定 按钮关闭对话框 在使用过 程中可以发现 以上操作对非计算列有效 对计算列 如 平均分 无效 因此 为 使 排序 命令能对表格中的计算列进行正确排序 只要设法将计算列转换为非计算列 即可 事实上 表格的计算是以在表格中插入 域 的形式实现的 计算公式为 域代码 而计算结果则为 域结果 通过选中计算列 选择 编辑 复制 命令 再选择 编辑 选择性粘贴 命令 在打开的 选择性粘贴 对话框中选中 粘贴 无 格式文本 再单击 确定 按钮关闭对话框 此时 通过复制和选择性粘贴将平均分 列由计算列转换为非计算列 可保留 域结果 即计算结果 将 域 删除 从而使 计算列成为非计算列 即可使用 排序 命令对其实现正确的排序处理 最后再说明一点 在排序的表格中 如果含有合并单元格 不能使用 表格 工具 栏上的排序按钮进行排序 但可通过 表格 排序 命令进行 只要事先选中需要 进行排序的数据行即可 5 1 16 将表格转换为文本 在 Word 中 利用已存在的文本可以转换为表格 相反 表格中的文本也可以轻易 地转换为纯文本 1 将普通表格文字转换为文本文字 如果现在想将已有表格的文字转换为文本文字 可以使用下面的方法 1 选定要转换成文本的表格 可以是表格的一部分 也可以是整个表格 2 依次单击 表格 转换 表格转换成文本 命令 打开 表格转换为文 本 对话框 3 在 文字分隔符 区域中选定你定义的分隔符号 如果选用的符号上面没有 则在 其它字符 框中输入 Word 将以指定的分隔符来分隔表格的文字 4 单击 确定 按钮 就将文本转换为表格 相反 对于具有规则分隔符的文本也可以使用此方法来转换为表格 2 将特殊分隔符的文本转换为表格 利用 Word 表格菜单中的 将文字转换为表格 功能可以方便地将具有常规分隔符 文字转换为表格 但是 对于由某些专用程序形成的具有非常规分隔符的数据文件 如 数据之间是由若干个空格分隔的文件 则 将文字转换为表格 的功能变得无能为力 如果在数据之间采用手工加入常规分隔符 当数据很多时 工作量非常大 在这种 174 情况下 可以先用 Excel 将此种格式的数据转存具有制表符为分隔符的文本格式文件 然后在 Word 中重新打开此文件 则可方便地转换为 Word 表格 5 1 17 让表格中的文字分散对齐 分散对齐是 Word 提供的一种特殊的文字对齐方式 它主要是通过自动调整文字之 间的距离来达到各个单元格中文本对齐目的的 即让表格中的文字平均分布于每个单元 格中 采用该种文字对齐时的效果比采用其它对齐方式好得多 如在编辑一个表格时 采用常规的左对齐 右对齐或居中方式都显得不太美观 手工调整文字位置也不太方便 而采用分散对齐方式则可让表格中的文字整齐排列 效果就比采用其它对齐方式要好得 多 为此 我们只需选定相关单元格 然后单击快捷工具栏上的 分散对齐 按钮即可 非常方便 在 Word 中 除了可以将表格按内容 或窗口 相匹配 从而使表格显得既整齐又 美观 但有了这些功能还不够 在如图 5 46 所示的表格中 还可以按 按文字匹配 也就是分散对齐 设置使表格更美观 图 5 46 不美观的表格文字 1 选定需要进行匹配的列 2 单击 格式 段落 命令 或者单击 格式 工具栏中的对齐方式按钮 将将段落的对齐方式设置为 分散对齐 3 单击 表格 自动调整 根据内容调整表格 命令 最后会得到整齐的表格 如图 5 47 所示 图 5 47 设置后的整齐表格 匹配单元格中的文本还有另外一种方法 操作步骤如下 1 选中要设置的表格或单元格 2 单击 表格 表格属性 命令 3 在打开的 表格 对话框 单击 单元格 选项卡 4 单击 选项 按钮 打开如图 5 48 所示的 单元格选项 对话框 175 图 5 48 单元格选项 对话框 5 在 选项 选项组下选中 适应文字 复选框 6 单击 确定 按钮 此时就会看到在表格中缩减的字体字符大小 显示在单元格中键入的所有文字可以 适应列宽 如果表格中的文字越多 在屏幕上显示的字体就越小 当光标定位在某个单 元格中时 该单元格内的文本下边就会显示一条绿色的下划线 如图 5 49 所示 图 5 49 适应文字的单元格 但表格中的实际字号并不改变 如果单击 格式 字体 命令 切换到 字符 间距 选项卡 就会发现 实际上表格中的文字是按照单元格内排放字数多少来进行字 符的缩放 5 1 18 解决表格文字分散对齐的问题 表格中的文字分散对齐也有它的不足之处 那就是它一般都是以单元格两端的表格 线为标准 将所有文字平均分布于单元格中 这就存在一个文字距离表格线过近的问题 该问题在单元格的宽度较窄时还不太明显 而当单元格较宽时就显得尤为突出了 如将 表格拉宽之后 它就会变得很不美观 要是在采用分散对齐方式时可以让文字与两端的 表格线保持一定的距离无疑会美观得多 这一看似简单的要求却并不容易办到 甚至在 单元格中添加空格也无法解决这一问题 下面介绍利用 Word 的隐藏表格线功能解决此 问题 Word 具有一项 WPS 等文字处理软件所不具备的独特的功能 就是可以设置任意 表格线为虚线 它只是在打印时可以不打印出来 但对表格的其它各种功能却丝毫没有 影响 利用这一功能 用户可以在相关单元格的两端各自添加不打印出来的表格虚线 然后在虚线表格之间输入所需文字内容 最后将这些文字设置为两端对齐方式 这样我 176 们就可以达到相应效果了 具体操作如下 1 将光标移至需要插入表格的位置 2 执行 表格 插入表格 命令 打开 插入表格 对话框 3 在 列数 和 行数 框中分别输入 4 和 5 4 单击 确定 按钮 就插入一个 5 行 4 列的表格 多出的两列即用于解决文 字的分散对齐问题 5 在表格的第 2 列 注意 必须是第 2 列 而不是第 1 列 中输入有关表格内 容 6 打开 表格和边框 工具栏 7 选中表格的第 2 列内容 8 单击 表格和边框 工具栏中的 外围框线 按钮 打开表格框线列表 然 后单击 左框线 和 右框线 按钮 设置单元格的左框线和右框线为虚线 9 此时 可以看到该表格第 2 列的左框线和右框线已经由原来的实线变成了虚 线 这一变化对表格排序 计算等功能没有什么影响 但这两条表格线在今后的打印过 程中却不会打印出来 就像不存在一样 利用这虚线的表格线进行文字的分散对齐就 可以实现较好的文字对齐效果 10 单击快捷工具栏上的 分散对齐 按钮 使表格第 2 列中的所有文字全部按 分散对齐方式排列 11 在打印预览功能的配合下适当调整表格第 1 列和第 3 列的宽度 使之尽量显 得美观一些即可大功告成 除了上文提出的解决方法外 下面再为用户提供一个更好的解决方法 1 先选定已经分散对齐的表格 单击 表格 表格属性 命令 打开 表格 属性 对话框 2 单击 列 选项卡 将 列间距 项尺寸设置为你希望表格内容距离边框的 尺寸 3 单击 行 选项卡 设置 左缩进 项尺寸为 列间距 0 5 0 19 厘米 例 如 列间距 若设为 0 8 厘米 那么 左缩进 应设为 0 8 厘米 0 5 0 19 厘米 0 21 厘米 4 单击 确定 按钮问题就解决了 如果你对刚才设置的距离不满意 只要增大或减小 列间距 尺寸 并相应地调整 左缩进 尺寸 就可以轻易的增大或减小表格内容与边框的距离了 而不会影响其它 列的表格 在表格文字分散对齐时 文字距离表格线太近并不能算是一个问题 就像在没有设 置过行高的表格中输入文字 文字总是距离上下表格线很近一样 5 1 19 在表格中按小数点对齐 利用 Word 所提供的小数点对齐制表符可以实现数字按小数点对齐的功能 其操作步骤如下 177 1 选取需要按小数点方式进行对齐的一列或多列表格单元 2 将文字对齐方式设置为两端对齐或分散对齐 不可设置为居中对齐 3 在水平标尺上设置一个小数点对齐制表符 这时 表格中的数字就会自动按小数点对齐方式进行对齐了 值得注意的是 在表 格中不能用 Tab 键来输入制表符 因为 Tab 键在表格中的作用是将光标移动到下一个 单元格 而不是输入制表符 5 1 20 为何指定表格宽度不起作用 用户在调整表格宽度时 除了用鼠标进行调整外 也可以在 表格属性 对话框中 精确设置 但如果调整的表格是用固定列宽的 这时问题就出现了 当将前一列宽度定 为 2 厘米 而在将后一列宽度由 3 厘米改为 1 厘米后 前一列宽度又变大了 也就等于 刚才将其宽度定为 2 厘米的工作白做了 这是为什么呢 在 表格属性 对话框的 表格 选项卡中 在 尺寸 选项组的 指定宽度 复 选框中可以看到表格的指定宽度为 12 厘米 如图 5 50 所示 这就是问题的关键 因为 已经定了表格的总宽度 所以在调整每一列宽度时都要受总宽度的制约 图 5 50 指定了宽度的表格 如果不要求表格总宽度 只想精确设置各列的宽度 就将 指定宽度 复选项取消 再切换到 列 选项卡中 精确调整每一列的宽度 最后表格宽度就等于各列宽度之和 5 1 21 给并列表格添加双细线 在排版表格的确良时候 如果一个表格左右分为两栏 两栏的内容是并列的 此时 如果在两栏的中间添加一个双细线 不但美观 而且让人更容易理解 如图 5 51 所示 图 5 51 添加双细线的并列表格 给并列表格添加双细线的方法有三种 第一种方法 178 1 选中要划分双细线所在的单元格 如图 5 52 所示 图 5 52 选中要划分双细线所在的单元格 2 单击 格式 边框和底纹 命令 并选择 边框 选项卡 3 在 设置 下选择 自定义 在 线型 下选择双细线型 在 宽度 列表框中选择 磅 在 应用于 列表框中选择 单元格 在 预览 下 边单击要添加双细线所在的单元格边线按钮 如图 5 53 所示 4 单击 确定 按钮后 就可以得到如图 5 51 所示的效果 第二种方法 1 单击 常用 工具栏中的表格和边框按钮 图 5 53 设置边框的各处选项 2 在打开的 表格和边框 工具栏中的 线型 栏中选择双细线线型 3 用画笔把要更改栏中线型重新绘一遍 如图 5 54 所示 最后就可以得到如图 5 51 所示的双细线效果了 图 5 54 把要更改栏中线型重新绘一遍 179 第三种方法比较麻烦点 如果在前两种方法不能解决的情况下 也不失为一种办法 1 打开的 表格和边框 工具栏 在需分开的表格线中再画一条细线 如图 5 55 所示 并选中这列添加细线后的单元格 2 单击 表格 表格属性 命令 选择 单元格 选项卡 3 单击 选项 按钮 打开 单元格选项 对话框 图 5 55 在需分开的表格线中再画一条