档案管理学--第五章 档案的保管ppt课件.ppt

第五章档案的保管 第一节档案保管工作的意义和任务第二节档案保管的基本物质条件第三节库房管理 第一节档案保管工作的意义和任务 一 加强档案保管工作的迫切性档案是一种社会现象 它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去 为子孙后代造福 二 档案保管工作的任务 一 建立和维护档案的存放秩序 二 防止档案的损坏 三 延长档案的寿命 四 维护档案的安全 三 档案保管工作的基本要求 一 以防为主 防 治结合 二 加强重点 照顾一般 三 自力更生 勤俭节约 四 立足原件 保证信息 五 立足长远 保证当前 第二节档案保管的基本物质条件 一 档案库房 一 档案库存建筑应遵循的原则 二 库房建筑的要求 二 档案装具 一 设计档案装具时应符合的要求 二 档案装具的种类 三 档案装具的材质 三 设备档案保管的设备一般是指那些具有固定资产性质的机械 器具 仪器 仪表等技术设备 而不包括库房 装具 卷皮 卷盒 药品等在内 四 包装材料 一 卷皮 二 卷盒 三 包装纸 五 消耗品消耗品即用于保管工作的易耗低值物品 如防霉防虫药品 吸湿剂 各种表格及管理性的办公用品等 第三节库房管理 一 库房管理的任务 1 档案秩序管理 存放位置与排列顺序 2 库房温 湿度调节与卫生保洁 3 档案出入库房控制 4 档案理化状态监测 5 库房保卫 二 进出库制度档案库房是保存档案的重要场所 因此必须对进出库房的人员及其进出的方式 时间 要求等进行必要的限制并做出专门的规定 这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容 三 库房温 湿度控制库房内的温 湿度是直接影响档案 自然寿命 的环境因素 据有关研究结果表明 较为适宜的库房温度应在14 20 之间 相对湿度应在50 65 之间 四 八防 措施档案保管工作中常说的 八防 一般是指防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗 五 库房编号和排架库房编号和排架主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序 便于日常管理工作的进行 六 全宗的排列与档案的上架在档案馆 室 档案是以全宗为单位进行排列的 但是有时也会遇到这样的情况 当事先预留的空位置被排满了 新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案放在一起的时候 可以暂时单独保存起来 待有可能调整时 再将同一全宗的档案放到一起去 七 档案存放位置索引为了便于保管工作人员切实掌握档案馆 室 档案的存放情况和迅速地取放档案 还必须将排好的档案编制存放地点索引 八 档案代理卡档案提供利用和档案馆 室 内部工作 有时需要将库房中已排架分类的档案 暂时移出库外 为了便于库房管理 工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查 可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上 这就是通常所说的代理卡或代卷 件 卡 九 全宗卷全宗卷是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷 十 库房的定期检查与清点库房的定期检查与清点是库房管理工作的一项制度化措施 思考与复习题 1 加强档案保管工作重要意义是什么 2 简述档案保管工作的任务 3 档案保管工作有哪些基本要求 4 简述档案保管的基本物质条件 5 什