北特科技《上线切换计划》201408

苏州元和信息科技有限责任公司 1 咨询实施部 上海北特 ERP 系统 系统上线切换计划 建立日期 2014 8 25 确定日期 2014 9 5 客户项目经理 日 期 用友项目经理 王来化 日 期 2014 9 5 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 2 咨询实施部 1 切换模式切换模式 切换是否一套 切换是否一套 为了保证本次项目上线成功 同时防止因上线出现问题导致各项业务无法正常开 展 本次系统上线初期将采用双系统并行模式双系统并行模式 依据不同项目使用不现的切换或并行模 式 1 新系统 U8 ERP 作为一套独立系统运行 2 原业务系统正常作业 以上两套系统同时并行到十一月初 经检查核对 若新上线数据及业务动作满足 需要 则停止原业务系统的作业 切换示意图切换示意图 其它业务系统 原业务系统 用友U8 ERP 数据导入 数据导入 时时间间 系系统统 2014 11 1 独独立立运运行行 原原系系统统停停止止运运行行 U8 ERP 单单独独 独独立立运运行行 2014 9 1 上上线线切切换换 2 切换准备切换准备 上线数据按其性质可大致分为两部分 静态数据与动态数据 静态数据是指 相对稳定的数据 主要指物料 BOM 供应商等主数据 动态数据是指 随时间而发生变化的数据 如期初库存 期初未完成的采购单 期初 未完成的销售订单等 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 3 咨询实施部 2 1 静态数据准备现状及检查 2014 9 1 至 2014 9 10 完成数据的准备 目前情况如下 2 2 动态数据准备计划 2014 9 1 至 2014 9 10 完成数据准备 动态数据是指各业务部门在系统切换之前 尚未结案的各项交易数据 具体到本项目 内容包括 未完成销售订单 未完成采购订单 含未下单的采购请请单 未完成生产订单 以及财务的期初余额 库存数据等 2 3 动态数据的收集方式 由项目实施小组制定静态数据编码 命名等规则 并制定出各静态资料收集整理准备 检查内容 根据项目情况定义 检查内容 根据项目情况定义 完成情况完成情况最晚完成时间最晚完成时间 一 操作员和用户权限设置情况 一 操作员和用户权限设置情况 1 操作员是否都已设置密码 是 2 权限分配 主数据维护 参数配置的工 作是否由唯一的用户负责 是 3 系统期初单据和期初余额的录入权限是 否已分配到相应用户 是 二 静态数据导入情况二 静态数据导入情况 1 部门档案设置是否正确 重点检查编 码 是 未检查 2 客商信息及档案是否正确 是 未检查 3 仓库及货位是否设置正确 是 未检查 4 业务信息是否设置正确 是 未检查 5 库存管理基础设置是否正确 是 未检查 6 存货编码是否正确是 未检查 7 BOM是否正确是 未检查 8 检 查 人 检查日期 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 4 咨询实施部 要求和标准 如 料品资料 先由工程部和实施小组拟定料品编码及命名规范 提交 给公司相关人员讨论 确定编码及命名规范后 项目组成员依据应用的具体要求 整 理出标格式及各栏位资料收集要求和收集范围 并举例说明 再交给具体收集人员进 行收集 并按项目组成员提供的格式要求整理成电子文档 2 4 动态数据准备清单 动态数据清单如下 收集整理检查 序 号 资料名称 准备方 式及说 明 责任部 门 责任人 完成日 期 责任部 门 责任人 完成日 期 001 科目期初 002 备查期初 003 期初应收 004 坏账准备 期初 005 期初应付 006 资产卡片 007 期初出货 008 销售订单 009 销售合同 010 报价单 011 销售计划 012 期初收货 013 采购订单 014 请购单 015 采购合同 016 库存期初 017 生产订单 018 分配标准 019 料品成本 2 5 动态数据检查 动态数据检查由其使用人员或整理部门负责人负责检查校正 方法有采用以下两种 A 输入资料到系统中 在下游业务单据中使用验证 B 参照项目组成员的标准格式和准备要求进行比对 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 5 咨询实施部 2 6 动态数据转换 动态数据转换包括三个步骤 2 6 1 系统环境检查 待正式的生产系统生成后 首先进行生产系统的检查 1 系统配置是否正确 时间 XXXX 年 XX 月 XX 日 负责人 XXX 2 组织及组织是否创建 时间 XXXX 年 XX 月 XX 日 负责人 XXX 3 用户及用户角色是否创建 时间 XXXX 年 XX 月 XX 日 负责人 XXX 4 基础资料是否创建 时间 XXXX 年 XX 月 XX 日 负责人 XXX 2 6 2 资料检查和验证 资料检查和验证主要是指资料的收集人 转换人及使用人检查切换前后的资料是否 一致及验证准备的资料是否完整及可用 资料检查有以下三种方式 A 原始资料对比 将进入系统内的资料与准备好的资料进行对比 查找漏进 错 进的资料 B 修改资料 触发系统对资料的验证机制 测试资料的有效性 C 下游业务资料引用资料 检查资料的可用性和有效性 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 6 咨询实施部 2 6 3 资料修正 资料修正主要是指在检验和验证后 修正切换错误的资料和修补不完整的资料 对 漏进的资料 在发现后要即时补充 对有误的资料 在发现时立即进行修正 对多 进的资料 在系统运行一段时间 确信此资料属于当初整理时多余的资料时 即时 进行关闭和作废处理 建立检查验证 序 号 资料名称修改 责 任 部 门 责任人 完成日 期 责 任 部 门 责任人 完成日 期 修正说 明 001 科目期初 002 备查期初 003 期初应收 004 坏账准备 期初 005 期初应付 006 资产卡片 007 期初出货 008 销售订单 009 销售合同 010 报价单 011 销售计划 012 期初收货 013 采购订单 014 请购单 015 采购合同 016 库存期初 017 生产订单 018 分配标准 019 料品成本 2 7 业务截止时间 2014 8 31 作为 8 月份业务及财务截止日 之后所有发生的交易将作为 9 月份交易 其中 1 业务部门在 2014 8 31 晚上 将所有的交易录入或导入用友 U8 ERP 系统中 2 业务部门在 2014 8 31 后的交易 在系统维护时 将时间调整为 9 月份的日期 3 业务部门在新系统上线后 2014 9 1 至上线日之间发生的交易将补录入 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 7 咨询实施部 4 财务部门所有作业将在两套系统中同时进行 包括库存 存货数据调整 结账 各种传票等 2 8 仓库盘点 2014 8 28 至 2014 8 31 盘点范围主要是各成品 半成品 材料仓库 盘点主要 目的是为了保证进入系统的数据是正确的 若时间过紧 可以在系统上线后一个月进 行 也就说 仓库盘点不是上线切换的必要条件 盘点工作主要针对材料仓库 特别 是存在负库存数据的仓库 2 9 数据备份 2014 8 31 当日工作完成后 信息中心备份 U8 ERP 中的数据 3 正式切换正式切换 2014 9 10 各项业务正常开展 切换之前 成立项目应急小组 依据 上线支持体系 各小组成员分别负责对应业务部门作业时可能发生的问题 及时现场处理 项目应急小 组成员 应具备熟练的系统操作 熟悉各业务部门的工作 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 8 咨询实施部 3 1 切换步骤 产品测试完成 静态数据准备 各项方案确认 流程测试确认 流程开始 动态数据录入 日常交易正式开始 业务 财务模块 截止 库存盘点 系统切换总结 报告 流程结束 3 2 上线支持体系 各准备阶段以及正式上线后 依据上线支持体系处理各项突然事件和上线后出现的问 题 上线支持体系中主要包括如下内容 具体操作及处理流程详见 上线支持体系 模板编号 版本 V1 0日期 14 08 25 苏州元和信息科技有限责任公司 9 咨询实施部 1 上线支持范围 2 问题受理与处理流程 3 系统备份及维护策略 4 系统安装及登录注意事项 3 3 注意事项及风险说明 3 3 1 系统并行原因 系统并行是因为项目组担心新系统上线后 某些业务不能很好衔接 影响各项业务 进展 3 3 2 工作量影响 开始切换时 8 月 31 日截止 8 月份的业务交易 到 9 月 10 日系统上线 这之 间的业务交易需要补录入新系统 若上线时间拖后 则工作量相应的增加 系统同时开始并行 每项业务在两套系统中录入两次 而且方式有所不同 特 别是新系统操作尚不熟练 具体作业人员的工作压力会增加一倍以上 3 3 3 风险说明 工作量大 操作积极性不高 导致新系统应用处于被动应付状态 数据出错率 高 新系统难以被正式认可 两套系统在一些业务的处理上有所不同 两边数据在对账时 没有统一的口径 当出现数据对不上时 原因难以