PPT应用文写作教程(再版)文书处理

应用文写作教程 第十章 文 书 处 理 第十章 文 书 处 理 学习要求： 理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求；能够根据文书处理程序的要求分析案例；把握文书立卷的分类方法及组合方式。 第十章 文 书 处 理 第一节 概 述 第二节 登记 收发 第三节 分发 传阅 第四节 拟办 批办 第五节 承办 催办 查办 第六节 核稿 签发 第七节 缮印 校对 盖印 第八节 注 办 第九节 信访文书的处理 第十节 电子文件的处理 第十一节 文书的立卷与归档 第一节 概 述 公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。但平时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做好单位的日常工作同样重要。这是文书处理的程序问题。为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。 文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。 (1) 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等 (需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序 )。 (2) 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。 文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。虽不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。例如，要制发一份文件，必须经过拟稿、核稿和签发等工作环节才能完成，不能随意制发。 公务文书的处理除了上述所具有的程序性之外，还具有规范性的特点。 各单位均应根据党和国家的有关规定，制定本单位的文书工作制度，对文书处理程序的各个环节须明确提出具体要求，文书的撰写和存档编目等须具有严格的形式规范。 第二节 登记 收发 一、登记 二、收发 第二节 登记 收发 一、登记 (一 )文件登记的概念和作用 文件登记是单位管理与保护文件的一种手段，用以记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压和发生丢失，必须建立与健全文件的登记制度。 文件的登记主要有以下几方面作用：一是便于管理和保护文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的统计和催办；四是用以作为核对与交接文件的凭据。 (二 )文件登记的形式 登记的形式大体可分为三种：簿式、卡片式和联单式。 (1) 簿式登记即采用事先装订成册的登记簿来对文件按收进和发出日期的先后顺序依次编号登记。这种登记簿易于保存，是一种普遍使用的登记形式。 (2) 卡片式登记即使用单张卡片进行登记。这种形式的优点在于在文件数量较多时可以几个人同时登记，并且可以将登记卡片按照需要灵活排列。当然它也有较明显的缺点，就是卡片数量较多，不易查找，容易抽乱和丢失。 (3) 联单式登记即采取一次复写二联或三联的方式进行登记。这种形式可以减少重复登记手续，提高效率。这种形式有复写麻烦、纸张单薄、易丢失等缺点。采用这种方式登记的不是很多。 凡属于正式来往公文、组织内部文书、会议文书等都必须登记。外出开会、出差的“账外”文书也不应遗漏，同样需要登记。而与本单位业务无关、不需要办理的文书，越级行文和非隶属关系的机关抄送的无须办理的文件以及没有任何查考价值的事务性和临时性文件就不需要登记。 二、收发 (一 )收发的概念 收发指文件的收进和发出，是文书处理的一个重要环节，是文件进出的必经“关口”。文件的收发必须由机关指定的专门工作人员负责。 在中等以上机关，多设有内、外两种收发。机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。 比较小的机关则在办公室内设专职或兼职的人员负责。 二、收发 (二 )收发的内容和要求 收发工作的具体内容和要求总的来讲有四个方面： (1) 点收。点收工作必须细致认真。收发人员接到邮递员、通信员投送的封件，或内收发与外收发相互之间收到对方转交的封件，均须根据登记按号检查与清点，确认无误，方能签名妥收。 (2) 启封。启封也叫拆封，由指定的文书工作人员负责。一般对于写明机关领导人亲收的封件，须交有关领导人亲启或交领导委托的负责人代启，其他可由内收发作启封处理。启封后要检查文件是否完整齐全，发现问题应即刻查询。其他问题具体处理。 启封后信封和包装用封皮，一般不用留存。对于首次发生工作联系的机关，适当保留其信封，以备查用。 (3) 装封。待发的文件，应在入封或包装之前，根据签发人批准的分发单位，准确书写封皮。封皮准备好后，对照开列的分发单位和份数，逐个单位核点文件份数入封。密件、急件应在封口的明显处加盖戳记标识，绝密文件应加“密封”封条。 (4) 登记。收发文登记是管理文件的账目，必须手续清楚，防止漏洞。凡属正式往来行文、机关内部使用的文件、会议文件等均应逐件登记，便条、介绍信、回执、节假日通知等例外。还有“账外”文件更要严格登记。 登记的内容一般应包括文件的来源、文件的特征与有关情况、处理情况等。具体项目有：收、发文顺序号、收进或发文日期 (急件还应写明发出、收到的具体时间 )、发文字号、密级、份数、来文机关、文件标题、分发单位、签收人、复文字号、归卷号等。外收发不登记文件的特征和有关情况，格式比较简单；内收发需作详细登记，要求项目齐全。 登记需明确以下几个方面： (1) 收文和发文应分别进行登记，密件和平件应分开登记。 (2) 收发文件应分清缓急，急件随到随登、及时处理，以免误事误时；一般平件可以分批登记，但应于当日进行处理，不得积压。 (3) 收文启封后，应在文件的右上角处加盖收文章。收文章应包括本机关、单位的名称，收文日期、字号、文件份数等项。登记时应根据收文顺序编号，注意不要空号、重号。 (4) 由领导人亲启的收件，只登记封筒号和来文机关、收到日期等，启封后再适时补登其他有关项目。 (5) 登记的字迹应清晰工整，以便以后查用。原文无标题、漏写日期和发文机关等问题要予以解决。 二、收发 二、收发 二、收发 二、收发 二、收发 第三节 分发 传阅 一、分发 二、传阅 第三节 分发 传阅 一、分发 (一 )分发的概念及目的 分发也称为分送，是指文书工作人员将文件分送给有关领导人、有关部门或承办人员阅知办理的活动。分发的目的，一是确定文书运转的方向，二是具体规定每份文书在程序中的运行过程。准确分发对文书正常的运转有十分重要的作用。 收进的文件，经过编号、登记以后，文书工作人员应即根据来文的内容、本机关各部门的业务分工和有关的文书处理规定，先急后缓，及时将文件分发给有关负责人、承办人处理。 (二 )分发的原则 分发应遵循以下原则： (1) 属于已有明确业务分工的文件，应即按主管业务范围分发到有关主管部门处理。 (2) 对无明确分工的文件，可根据有关领导人过去对同类性质文件曾经批示的意见分送处理。 (3) 来文机关答复本机关前发的问文，按本机关原来发文的承办部门或主管人分送。 (4) 事关全局、内容重要、难以判定由谁承办的文件，应先送办公厅或秘书部门的负责人批办，然后根据批示意见分发与处理。送已批办的文件，应附上文书处理单，以便于负责人签署具体意见。 (5) 同一文件有许多份数或需要本机关向外转发的文件，应按处理常规分发。不属于处理常规的文件，应附文书处理单送有关负责人批示后再作处理。 (6) 分发给本机关领导人和各部门的文件，均应履行签收手续；转发给外机关的文件，应在有关发文簿上予以登记。 一、分发 二、传阅 (一 )传阅的概念 组织传阅是使一份文件在最短期间内满足各方面阅读需要、发挥文件效用的工作。过程中要求切实保证阅文的方便与工作的及时处理，严禁发生文件的丢失与混乱现象。 (二 )传阅工作注意的几个问题 传阅工作须注意以下问题： (1) 传阅的对象必须分清主次和先后。机关的主要领导人、主管部门应优先阅读；其他需要阅知的有关领导人和部门，可适当安排在后面。这样利于文件的及时处理，提高工作效率。 (2) 文书工作人员要尽可能了解有关领导人和各部门的工作活动规律与时间安排。有时间阅读的可以及时阅读，暂时无暇阅读的应适当调整次序，力求以最快的速度，使需要传阅的对象全部阅知。 (3) 应以组织传阅的文书工作人员为中心点，各个阅文对象收退文件均应直接与该人员发生联系，以利于文件的保密与安全。急件可以作特殊处理。 (4) 可以建立阅文室。阅知对象尽量到阅文室阅读文件，可以减少往返传递的时间和手续。文书人员应将需阅读的文件及时通知相关阅读对象。 (5) 送阅的文件，一次不宜份数太多，应分清主次缓急，分类排放，以方便阅读。 (6) 传阅工作必须建立登记手续，登记项目可以简便易行。阅文者应在阅后签上全名和签注时间，以防发生漏阅和责任不清的情况。 二、传阅 第四节 拟办 批办 一、拟办 二、批办 第四节 拟办 批办 一、拟办 (一 )拟办的概念和作用 拟办是部门或承办人对于部分收文的办理提出初步意见后，供机关领导人或有关负责人参考的活动。 拟办能充分发挥文书部门、秘书部门或具体承办人的主观能动性，提高他们处理问题、通观全局的能力，又可节省领导人的精力和时间，真正为领导人起到参谋和助手的作用。 (二 )拟办工作的具体做法与要求 (1) 认真阅读来文，研究文件所反映的问题和发文的具体意图，以便有针对性地提出具体的拟办意见。拟办工作在必要时应查阅有关的文件材料，或询问有关部门或人员，力求准确掌握有关政策法令精神，使拟办工作具有明确的政策依据。 (2) 拟办意见应当简明扼要，明确具体；文字不宜多，要抓住关键。 (3) 拟办意见应当写在“文书处理单”上，书写要清楚、端正，不能过于随意，应尽量保持来文页面的整洁，并附上需要呈请领导参阅的有关文件与资料。 一、拟办 二、批办 (一 )批办的概念和作用 批办是机关的领导人或部门的负责人就某份文件应如何处理作出批示性意见的活动。其作用在于体现和实现领导人或负责人对本部门办文工作的具体指导和集中领导。 (二 )批办的范围 确定批办的范围要适度。不能放不开手脚，事无巨细地把大量的文件集中给机关领导人或负责人批办；也不能过于分散，过多的依靠和推给下级去处理。一些全面性的、重大的问题及有重要指导性的文件，应当交由领导人或负责人批办，其他文件可以分散，交由秘书部门或具体业务部门负责人批办即可，以免造成文书处理上的积压和迟缓。 (三 )批办的具体要求和做法 (1) 秘书部门负责人在批办文件时，应同时为领导人筛选文件，即将大量来文中的重要文件附上拟办意见，送机关领导人批示。这些文件主要有上级机关颁发的重要指示、决定、规章、工作部署，针对本机关工作所作的批示、答复、表扬、批评等，以及平行机关有关文件，下级机关的重要报告、请示等。 (2) 秘书部门的批办意见宜写在“文书处理单”上，一般不要写在文件的天头页边上，以保持文件的整洁。领导人批办时也应照顾到此点以便于日后文件的整理和保存。字迹不要写到装订线的外边。 (3) 批办的意见应明确、肯定、具体可行，不能含糊笼统，难以琢磨。 (4) 应指明负责承办的部门或承办人，以明确责任，便于执行，必要时也可规定适当的承办期限。 (5) 在批示意见之后要写明批办人的姓名全称及批办的详细日期。 第五节 承办 催办 查办 一、承办 二、催办 三、查办 第五节 承办 催办 查办 一、承办 承办是指对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决事务问题的活动。它是文书收文处理活动的最后程序，又是发文程序的开始，直接关系到收文处理的效率和发文的质量，是文书处理工作的一个极为重要的环节。 承办的工作范围包括：上级针对本单位的指示；上级交代的事项或需要办复的公文；下级的请示及重要报告；平行单位要求协作的函电、合同等及人大代表的建议、议案和政协委员的提案等。 经过领导批办的文件，应根据批示的意见办理；未经批办的文件，可以遵循有关方针政策的精神、相关规定或惯例、领导人曾经的口头指示等，酌情办理。需要与外机关会商、会稿的文件，应及时与之取得联系。 承办工作要注意科学合理地安排承办次序。应区分轻重缓急，有条不紊地进行。已经处理完毕的、尚需等待对方答复的、等待办理的文件应分别存放，防止混乱和发生误压现象。对难以按期完成承办任务的文件，应及时报告有关负责人或领导人，以便采取其他措施或调整人力。 二、催办 催办即根据承办时限和内容要求，对部分需要办复的文件的承办工作进行督促，以防积压和延误的活动。催办是文书工作中一项必要的制度和工作环节。 对于领导限期处理的重要文件、紧急文件的办理情况，应当跟踪催办，催办人应及时向有关领导人汇报，便于领导及时了解，发现问题采取措施。普通文件可由指定文书人员负责催办，特别紧急、重要的文件，领导人应亲自过问和督促检查。 根据催办工作的范围，可以将其分为对内催办和对外催办两种。对内催办指由本单位的文书部门或人员对各承办部门承办过程的督促和检查；对外催办，主要应由有关的承办单位或承办人员负责，即由谁承办的发文应由谁负责催办。 催办的方式方法：在机关内部应尽可能由催办人员上门当面催办，了解办文进展情况；也可采用电话催办的方式。对外催办，可由承办人员采用电话或发便函、催办单等方式进行。另外，通过会议，当面或集中催促核查，也是催办的一种有效方式。 二、催办 三、查办 同催办一样，查办也是文书工作中一项有着较大作用的监督检查环节，它是定期或不定期地对需要办复的文件的承办工作进行检查的活动。 除了针对各份待办文件及时督促检查承办情况外，查办可以让相关人员定期或不定期地对某一阶段的文书处理情况进行检查与统计，全面了解本机关文书处理的运转情况与实际效率，以便从中发现问题，采取措施，适时予以改进。此项工作应由办公厅或秘书部门组织进行，将各承办部门如实汇报的有关情况进行汇总后，进行研究分析并提出意见，报机关领导人批示。 为了解与督促下级机关改进文书的处理工作，上级秘书部门必要时可以对下级机关的办文工作进行查办。方式可以是派人直接下去检查；也可以是发文要求下级机关自行检查，然后上报有关情况。 三、查办 第六节 核稿 签发 一、核稿 二、签发 第六节 核稿 签发 一、核稿 核稿指的是公文草稿在送交领导人签发之前，部门负责人或秘书人员对于其文字内容、体式等所作的全面审核检查与修正工作。核稿是保证公文质量，为各级领导人审阅批改公文做好准备、节省其时间和精力的重要工作，是文书处理的关键环节之一。 核稿范围具有全面性，要从内容、形式和处理程序等各个方面进行把关： (1) 行文关，即确定是否需要行文。为了控制发文数量，对于可发可不发的，可用其他方式解决的问题，不应行文。 (2) 内容关，即确定文稿是否符合有关法规与方针政策的要求，与上级的指示、决定，同已经发布过的有关文件等有无相互矛盾和抵牾之处。还有，要确定文稿的内容与文字表述是否清楚准确，相关的措施是否切实可行等。 (3) 体式关，即确定体式是否符合要求，文章的标题、发送机关、密级、时限等是否准确和安排的位置是否妥当等。 (4) 程序关，即程序和手续是否妥善。检查使用什么名义发布合适，是否需要提交一定的会议进行讨论，是否需要经过有关机关会签或报上级机关批准等。 核稿并不是每份文件都必须经过的处理程序。对于某些涉及到具体业务问题、事务性的文件，以及基层机关与组织的一些文件，往往不经过核稿，在承办人对文件草稿自行检查后，即直接送有关负责人签发。 二、签发 签发即由对公务文书负有法定责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审，批注发出意见并签署姓名及日期的活动。签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人签发即成为定稿，具备正式公文的效用，可以据此打印成本。 签发是各级领导人履行自身职责的重要工作环节，必须是自己职权范围内的有关文件，才有权签发，不得越权签发，必须依法、依职进行。各级机关对签发文件的职权都有明确的分工和规定，其原则是： (1) 单位名义的发文应由单位领导人签发，其中重要的或涉及面广的，须由正职或主持日常工作的副职负责人签发，以机关内某一部门的名义发出的文件，可由部门负责人签发。 (2) 机关的主要领导人因公外出时，可以授权或委托其他负责人代行签发。 (3) 在党委机关，对某些重要的文件，常由几个负责人共同签署同意或讨论通过，最后由主要负责人签发。 (4) 上级核签或加签。部门或下级单位的重要发文，为慎重起见，经部门负责人签批后，须再经上一级负责人审核并签发。 (5) 签发要规范。签发人应在“发文稿纸”相应栏目内，批注意见，并署上完整的姓名和签发日期，以示严肃负责，便于日后查考。 第七节 缮印 校对 盖印 一、缮印 二、校对 三、盖印 第七节 缮印 校对 盖印 一、缮印 缮印是根据定稿缮写、印制公文正本的活动，是发文处理的最后成品，它代表本机关的意见对外发生效力。因此缮印工作须严肃细致，保证质量。要求做到文字准确、字迹清晰、页面整洁、美观大方、体式正确、字体适宜，以方便阅读与处理。 根据 国家行政机关公文格式 ，在缮印文件时应注意以下问题： (1) 发文机关标识。推荐使用宋体字，字号应小于 225美观醒目为基本原则。 (2) 秘密等级、保密期限用 3号黑体字。 (3) 发文字号用 3号仿宋字。 (4) 正文一律用 3号仿宋字，一般每面 22行，每行 28个字。 (5) 纸张一律使用国际标准的 (6) 文书的印刷。份数较少时，采用复印和轻印刷；份数较多时宜采用胶印或铅印方式。 (7) 缮印文书还应注意在缮印机密文件时应由专人负责。文稿与印制的文件和未装订的单页均应注意安全保管，并须对底版、蜡纸、废页、清样等严格管理，及时监销，防止失密泄密。 二、校对 文件的校对是以签发的定稿为基准，按照文件格式的要求，对缮印本进行全面的核对检查，发现并纠正错误的活动。它是保证文件的文字准确，避免发生不必要的错漏等问题的一个关键性环节。 校对工作，大致有两种方法：一是完全由承办人负责校对；二是打印部门的工作人员先校对，然后承办人最后再校对一次。比较大的印制单位，一般都配有专职的校对人员。 校对工作必须以文稿为依据。若发现有错漏不清、用语不当等疑问之处，不能擅自改动，应立即向承办单位提出核对。校对需要认认真真，一丝不苟，精神高度集中，逐行逐字，每个标点也不能放过，以免给工作带来不好的影响和不必要的损失。 现在印制、校对工作在很多地方已经建立起登记制度，注明负责经手人的姓名，手续清楚，责任更加明确。 三、盖印 盖印是在公务文书上加盖发文机关的公章，以证实其法律效力的活动。印章是机关职权的一种象征，应有专人负责，并建立一套相关制度。 用印有如下要求： (1) 原则上印章应与发文单位相符。必要时可用下级单位或临时机构的公章代替，用印时要注明“代章”字样。 (2) 用印前要履行批准签发手续，并严格按照批准的打印份数为准。未经签发的文书不予用印。严禁擅自动用公章，更不能用其进行违法、舞弊活动。要作好用印记录。 (3) 印制文件需套印公章时，应由指定的专人监印，及时取送，不能在印制单位存留。 (4) 盖印的位置，应在文件末尾年月日的中间，上不能压正文。 第八节 注 办 注办是承办人在公文办理完毕之后，完成的对承办经过和结果作出的简要的注明。 注办的内容大致包括：发文承办的，注明其是否办复；电话答复或双方当面解决的，应注明时间、地点、交代的人员与主要内容等，并签上承办人的姓名；会议承办的，注明会议的名称、与会范围、决议与结果；无需答复或传阅的文件，应签注阅知，包括阅件人的姓名和阅知日期。 注办是收文过程的结束，注办后，该收文可归入办毕文书。 注办的书写位置，可放在文尾的空白处，或在文书处理单上注明。 注办很有必要，便于文件的整理和日后工作查考，不要怕啰嗦麻烦，在遇到经手人工作变动的时候，它的重要性就凸现出来了。 第九节 信访文书的处理 一、信访文书的概念和性质 二、信访文书的处理 第九节 信访文书的处理 一、信访文书的概念和性质 信访文书主要指群众信访文书和机关处理群众信访所形成的文书，前者包括人民群众的来信、群众来访的登记和记录；后者包括围绕处理来信来访问题所形成的文件材料，诸如答复来信、来访者，以及机关之间的转办、请示与批示，有关的调查材料等。 群众信访文书有一定的特殊性，它不同于一般的公务文件，也不同于某些如司法诉讼文件、人事文件材料等的专用文件。它的制发者是群众个人或两人以上联名，但又非私人信件，因为它的收件人是某个机关或某个机关的负责人。群众来信虽不具备公文的体式，但它仍属于机关的收文，同样需要机关办理。群众来访的记录和登记，既反映了来访群众的意见和要求，也反映了机关的信访部门和工作人员接待来访的工作活动，又是处理来访问题的依据和工具。信访文书不仅在它的内容和形式上有一定的特殊性，党和国家为了保护人民群众的这种权利，对于信访文书的处理还规定了一些特殊要求。 二、信访文书的处理 (一 )信访文书的内容 总起来说，信访文书内容大致可以概括为以下的几个方面： (1) 对于党和国家的有关方针政策的询问。 (2) 对于党和政府的各方面工作的建议和意见。 (3) 揭发、批评某些干部的违法乱纪行为。 (4) 要求解决个人的问题和困难。 (5) 表扬好人好事。 (二 )信访文书处理的制度 党和国家为了方便群众来信来访，保证及时和妥善的处理，保护信访群众的权利不受伤害，对于群众信访工作及相关文件材料的处理规定了必要的制度： (1) 工作的责任制：对群众来信来访实行按地区、按系统分级分工、归口办理，从中央到地方的各级党政机关和企业、事业单位，都设有专门的信访工作机构或工作干部。 (2) 专人负责制：要求各级党委和政府必须有一位负责同志主管此项工作，要把它作为各级党委和政府的一项经常性政治任务。 (3) 定期接待制：除专人负责外，党政负责同志都要经常阅读和处理群众的来信，定期接待群众的来访。 (4) 保密制度：为了保守党和国家的机密，保护信访群众，对信访文书的处理必须严格执行保密制度。 (5) 所有信访干部必须坚持原则，实事求是，全心全意为群众服务，作风正派，不徇私情。要以事实为根据，以党的政策和国家法律为准绳，正确回答群众提出的问题，满足群众的正当要求。要件件有着落，事事有结果。 (三 )处理信访文书的具体要求和注意事项 (1) 群众来信应由信访部门或负责信访工作的人员受理，其他部门和工作人员不得擅自扣压或拆阅。 (2) 来信应按收到时间顺序逐件编号登记，原信封应与来信一起保存，便于查考。同一对象的先后来信，可只编一个号，以下注明是第几次来信即可。接待群众来访，应做好登记，包括来访人的姓名、职业、工作单位、住址等，并对来访人所反映的问题作出详细的书面记录。 二、信访文书的处理 二、信访文书的处理 二、信访文书的处理 (3) 对于原述内容，由于来信来访人的政治水平和文化程度的限制而比较冗长、杂乱的，应由经办人员仔细阅读、分析后，抓住所反映问题和情况的关键，如实地概括整理出内容摘要、填写处理单和提出拟办意见，送主管领导人批示。对其中某些重要的、重大问题的来信来访情况，应送主管领导人亲自阅处。 (4) 应填制登记卡，这样便于管理和查阅来信来访的文件材料与处理结果。卡片可按来信来访的性质分类，同类内按姓氏笔画、拼音字母等方法排列。 (5) 上级机关和负责同志交办的群众信访问题，应及时上报处理情况；本机关转交下属机关处理的信访问题，应及时催办和查办。严禁将有关材料转送或透露给被群众揭发、控告的单位或当事人及其亲属等，严防造成打击报复事件。 (6) 对于群众的合理要求，应根据相关政策，采取措施予以解决。对难以办到和要求不合理的问题，应耐心做好教育工作和解释工作。对于揭发、控告的问题，需会同或转给有关部门查明情况、严肃处理。属于恶意诬告、诽谤他人、无理取闹者，一旦查明，要予以严惩。 (7) 办理的群众信访材料，属于重大问题、形成材料较多者，应分别按人或专案集中立卷。一般问题、形成材料较少者，可适当分类合并组卷。卷内可按姓氏笔画、拼音字母顺序等方法排列。 二、信访文书的处理 第十节 电子文件的处理 一、电子文件的整理 二、电子文件的排列与编号 第十节 电子文件的处理 电子文件的处理一般要经过收集、积累、登记、归档、整理、移交、接收与保管八个环节。这里着重阐述电子文件的整理、排列与编号。 一、电子文件的整理 当今，电子文件归档一般实行“双轨制”归档管理原则，也就是说电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。电子文件在归档前除进行是否归档、确定密级、划分保管期限等鉴定外，还需进行真实性、完整性和有效性检验。电子文件一般实行计算机整理、随办随归档制度 (也可实行年终、季末、月末、阶段等归档制度 )、集中整理 (也可实行网络化分开整理 )、文档一体化。 电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上，必须借助于计算机等设备才能阅读，不强调原始性，但强调其真实性。 电子文件用计算机检索很方便，因此，在整理时分类的级次可采用三级分类，也可采用两级分类。分类方案一般为年度 保管期限 机构 (问题 )或保管期限 年度 机构 (问题 )。分类方案中强调按保管期限集中，这样便于日后的鉴定工作。 电子文件整理后，其电子部分的归档信息在计算机中排序后，存入光盘、磁盘等载体中即可；归档份数一般为三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 二、电子文件的排列与编号 (1) 排列。在最低一级类目下，按事由 时间或事由 重要程度顺序排列。 (2) 编号。按排列顺序编小流水号。 第十一节 文书的立卷与归档 一、文书的立卷 二、文书的归档 第十一节 文书的立卷与归档 一、文书的立卷 (一 )文书立卷的概念和作用 文书立卷就是将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组成案卷。因此，立卷又称为组卷或编立案卷。案卷是有关某一问题或某项工作活动的系统的有密切联系的文件组合体。 文书立卷保持了文件之间的历史联系，便于查找和利用；也保护了文件的完整与安全；同时为做好档案工作打好了基础。 (二 )文书立卷的范围 一个机关在工作中形成和使用的文件材料很多，绝大部分是需要留作查考的，但也有一部分是没有什么参考价值的。并不是所有的文件材料都需要立卷归档，因此需要明确的规定文书立卷归档的范围，以保证确有查考价值的文件材料能够完整齐全地立卷保存。立卷的范围概括起来说，凡是本机关在工作活动中形成的、经过办理完毕、具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿 (附印本 )以及编制的图表、簿册等均需立卷。 以下文件材料无需立卷归档：重份文件，未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，事务性的、临时性的没有查考价值的文件材料，与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件，内容被其他文件所包括了的文件，一般机关来往发文的信封等。对这些无需立卷归档的文件材料，可以进行简单的整理、登记，按规定经单位负责人批准后予以销毁。 一、文书的立卷 (三 )文书立卷前的分类 一个机关内部的各种组织的文件，应当分开立卷，以反映出机关内各个组织结构的工作活动，便于查找利用。一般的具体做法如下： (1) 经党委或党组讨论，以政府机关名义发布的方针政策性的文件，放在政府机关的总的秘书部门如办公厅、秘书处等处立卷。 (2) 以机关名义召开的综合性会议形成的文件，放在总的秘书部门立卷；以机关名义召开的某项专业会议形成的文件，应由有关主管业务部门立卷。 (3) 由机关秘书部门起草或承办的文件，放在机关的秘书部门立卷。由机关有关业务部门起草或承办的文件，宜放在业务部门立卷。 (4) 经过本机关两个以上单位会办的文件，由主办单位立卷；如分不清主次，可归入最后承办完毕的单位立卷。 (5) 机关领导人兼任两个以上机关的职务时，所形成的文件，应分别按其不同身份和业务内容分别放在有关机关立卷。经过两个以上机关会办的文件，定稿放在主办机关，其他机关可保存一份印制本。 (四 )文书组卷的方法 将文书立卷，就是按照文书的共同特征和主要联系组成一个个案卷，这就需要把握文书组卷的方法。一般有以下几种组卷方法： (1) 按问题特征组卷。问题特征指的是文件内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、问题或工作性质。按问题特征组卷即将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件集中组卷。这种组卷方法应用比较广泛，可以系统地反映出某一问题或某一方面工作的具体情况和全貌，便于人们按文件的主题特点进行检索。 (2) 按时间特征组卷。所谓时间特征是指文件内容针对的时间和文件形成的时间。而按时间特征组卷就是将属于同一年度或同一时期的文件组合成案卷。 (3) 按文种特征组卷。文种特征，指文件标明的文种。按文种特征立卷，就是把文种相同的文件集中立卷，这样可以适当区分文件的重要程度和保存价值。这种方法适宜于文件数量不多的时候，当然，立卷时也不能只根据文件上标明的文种，还需具体分析文件的内容、性质和保存价值。 一、文书的立卷 (4) 按责任者特征组卷。责任者指制发文件的机关和单位。按责任者特征立卷，就是将同一责任者的文件集中立卷，便于反映本机关的决策及其他机关与本机关的联系。 (5) 按通讯者特征组卷。通讯者指的是往复文件的收发文机关共同构成的特征。按通信者特征组卷就是将本机关与某一机关之间，双方就某一问题或几个问题进行工作联系而形成的往来文书，集中进行组卷。 (6) 按地区特征组卷。地区特征又叫地理特征，指的是文件内容所涉及的地区。按地区特征立卷，是将内容涉及同一地区的文件集中立卷，这样便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理，一般多用于下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的组卷。 (7) 适当照顾文件材料的保存价值组卷。由于文件内容的重要性不等，在本机关工作中所起的作用有所区别，它们的保存价值即需要保存的期限长短也不一样，为了日后的管理与鉴定保管期限工作的方便，可适当区别不同保存价值组卷。 (五 )文书立卷的类目 文书立卷类目主要由类名和条款两部分组成： (1) 类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。文件材料的类别划分有两种方法：一是按工作性质分类，如组织类、宣传类、财贸类、文教类、综合类等；二是按组织机构分类，直接用各机构或部门的名称作类名，如纪律检查委员会文件、宣传部文件、组织部文件等。文件材料较多时，类名之下还可分小类。 (2) 条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。一个条款就是年终形成的一个案卷，条款名称就是预先拟出的案卷标题。条款顺序确定以后，要编上顺序号，以固定次序。如 1是指第一类第十二条款，一目了然，非常清楚。 立卷类目的类别和条款的排列一般呈表格式。 一、文书的立卷 (六 )文书的平时归卷 文书立卷人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内，就是平时归卷工作。平时归卷工作主要包括以下几项： (1) 准备工作。选定立卷地点、编好立卷类目之后，应在当年初或上一年末，根据类目所列的各个条款，为每一条款准备一个卷皮，卷皮封面和活页卷夹的卷脊上抄写好条款号和条款名称，然后将卷皮按号顺次放好，以备随时归卷和查找文件。 (2) 文件的集中。文书立卷人员应积极主动地经常催促承办人员清退办理完毕的文件，待文件办完清退时，即可按已注明的条款号归入案卷。 (3) 归卷工作。收集集中的文件，如条件允许可随手及时归卷，也可根据工作情况先放入一个待归文件卷宗，定期进行归卷工作。文件归卷之前，要注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，然后将文件按所属条款号归入卷夹。 (4) 立卷类目的修改与调整。文书立卷人员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时修改或增补有关条款。实际形成的文件在立卷类目中没有相应的位置时，要增补新的条款；个别条款下确认无文件可归时，可予以取消或更换条款的内容。 二、文书的归档 (一 )文书归档的概念及归档制度 归档指将整理立卷后的文件案卷定期向机关档案室移交的活动。 归档制度包括归档范围、归档时限、归档要求。 (二 )文书的归档范围 机关在工作活动中形成和使用过的文件包括收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿及印本等属于文书立卷范围的各种文件材料以及其他如照片、录音、录像、印模等有关材料都属于归档的范围。 (三 )文书的归档时限 总的要求应在次年 6月底以前向档案部门移交案卷。一些专门文件或个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切合实际的归档时间。 (四 )文书的归档要求 归档的文件材料必须齐全完整，尤其是具有保存价值的文件材料；按照文件之间的历史联系和保存价值，科学地整理立卷；每个案卷均应有确切简明的标题，并注明保管期限；归档的案卷必须编制移交目录，至少一式两份。 二、文书的归档 (五 )文书案卷的整理编目 具体工作内容包括：调整立卷，拟写案卷标题，卷内文件排列与编号，填写卷内目录与备考表，填写案卷封皮，案卷的装订、排列，编制 (移交 )目录等。 (1) 调整立卷。即在平时归卷的基础上，详细检查每个条款下积累的文件，进行适当调整，最后确定组卷。调整时要注意以下四个问题： 检查卷内文件的完整性。立卷人员可以对照收发文登记检查文件清退情况，并应动员各承办人员作一次核对，看卷内文件是否完整，不全的要查找收全。如有未办完的文件，可酌情转入下一年度立卷。还应检查卷内有无重份文件和不需要立卷归档的文件，如有，应清除。 检查卷内文件的联系性。即检查立卷特征是否合适，卷内文件紧密的联系性保持得如何等。要注意纠正条款之间文件归卷不统一，相互混淆重复以及拆散文件联系的错误。 检查卷内文件的保存价值。一卷之内的文件的保存价值应力求大体一致。 检查卷内文件的数量。文件数量太多的条款，适当分卷；文件数量较少的条款，可考虑适当合并组卷。 (2) 拟写案卷标题。案卷标题又叫案卷题名，是对卷内全部