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高级办公自动化应用 课堂要求 上课不许随意说话严禁迟到上课时关闭手机认真做好笔记 1 1现代办公1 2办公自动化与办公自动化系统1 3办公软件概述 现代办公和办公自动化 在现代办公中 应该注意基本的办公礼仪并熟悉常用便函的写作方法 1 1 1日常办公礼仪礼仪是在人际交往中以一种约定俗成的方式来表示尊重对方的手段 对于办公室的职员来说应该注意以下几点常规的日常办公礼仪 1 1现代办公 1 1现代办公 1 着装男性职员应着质地较好的西服 衬衫及领带 摘除西服袖口的商标 领带的颜色应和谐 西裤的长度以裤管盖住皮鞋为准 皮鞋 鞋带和袜子的颜色要协调 袜子的颜色应比西服深一些 女性职员应穿着端庄 大方 忌过于暴露 短小或紧身 化妆应清淡 切忌浓妆 办公人员在办公场所不应穿短裤和拖鞋 2 语言文明在办公场合应讲普通话 尽量不讲方言 以免造成沟通障碍 多使用文雅词语及礼貌用语 3 电话礼仪在铃响两三声时接起电话 一般以 您好 作为交谈的开头 然后说出工作单位名称 性质 以帮助对方确认是否拨错电话号码 接听电话时应使用普通话 说话声音要轻柔 多用礼貌用语 态度和蔼 应在电话机旁准备纸和笔 以便做相关记录 1 1现代办公 4 名片礼仪递名片应将名片上面朝上 以对方能顺着读出内容的方向用右手或双手递上 接收名片时应双手接住 接到名片后应认真看一遍上面的内容 然后将其放进口袋或皮包内 5 介绍礼仪在介绍时应该将年轻的介绍给年长的 将男性介绍给女性 将低级别的介绍给高级别的 1 1现代办公 6 握手的礼仪与他人握手时 应当目视对方双眼 态度友好 不要戴手套握手 正确的握手姿势应是起身站立 伸出右手握住对方的右手 上下轻微晃动一下 握手的力度要适中 不能过轻 也不能过重 握手时间应保持在3秒钟左右 女士同男士握手时 应由女士首先伸手 上司同下级握手时 应由上司首先伸手 客人抵达时 应由主人先伸手表示欢迎 客人离开时 应由客人先伸手 表示请主人留步之意 1 1现代办公 1 1现代办公 7 上下班礼仪在上班前应整理好服装仪表 提前到办公室 主动向同事问好 在上班时若要交谈应尽量放低声音 不要影响他人 有事离开座位时 应将重要文件收拾好 办公用品使用后放回原处 下班时应将桌面整理干净 应与同事告辞 忌一声不响地离开 1 1 2常用便函的写作在办公中 经常会遇到写便函 所以办公室职员应掌握常用便函的写作方法 1 条据条据作为凭证 是工作中最常用 最简便的一种文体 其具体的写作方法是首先在字条的正上方写出反映该条据性质的文字 如 借款条 请假条 等 然后在下一行空两格写对方的名称 也可不写 在第三行空两格开始写正文 若写的条据中包含有钱的金额大小 应该使用大写写明 在正文内容写完后 要另起一行写上 此据 或 此致XXX 最后分行写出开条者姓名和开条日期 1 1现代办公 请假条xx培训中心 因我行于1月30日晚举行员工大会 任何人不得缺席 所以本人1月10日晚不能回校参加培训 特此请假 恳望批准 此致敬礼银行海珠支行营业部刘红2011年1月28日 1 1现代办公 借条今借到 人民币伍仟柒佰肆拾元整 5740 5个月内还清 此据立据人 签名盖章 2011年3月1日 1 1现代办公 欠条原借 人民币陆万玖仟元整 69000元 已还 元 尚欠 元 个月内还清 借款人 张海2011年2月24日 1 1现代办公 2 启事启事是单位或个人公开声明某件事情所使用的告知性应用文 其具体写作方法是先在第一行正中写启事的名称 如 招聘启事 等 第二行空两格写启事内容 最后在右下方写出启事者的名称和启事日期 1 1现代办公 武汉大学历史学院招聘启事一 招聘岗位 党政办公室秘书 1名 二 招聘范围 本校正式职工三 招聘条件 1 本科以上学历 年龄35周岁以下 特别优秀的可适当放宽年龄限制 2 思想进步 组织纪律性强 爱岗敬业 3 能够熟练操作计算机 四 提交材料 本人申请 个人简历 附照片 学历证书原件五 联系方式 1 联系电话 687526962 联系人 姚玉萍六 报名截止日期 2010年1月10日 1 1现代办公 紧急启事原定8月25日上午10时在村小学召开村民大会 因当日乡政府在此地召开抗洪抢险经验交流会 村民大会改期举行 请相互转告 大念村村民委员会2010年8月22日 1 1现代办公 1 1现代办公 3 会议记要会议记要是为使会议的决议能在以后的工作中得到很好的贯彻和执行 把会议的具体内容记录下来的文体 它可以作为以后检查执行情况的根据 记录要真实准确 符合原意 会议记要的内容一般包括 会议的名称 时间 地点 主持人 主要议程 参加人员 会议形成以及会议主要的成果等 4 介绍信介绍信是用于介绍被介绍人的姓名 身份 人数等情况的书信 其写作方法是在纸张正上方写 介绍信 三字 字体比正文稍大 在第一行顶格书写联系单位或个人的称呼 在第二行空两格开始书写被介绍人的姓名 身份 人数 并写上接洽事项和对接洽单位或个人提出的希望 然后在正文下写上 请接洽 请予协助 等用语 最后在右下方分行写上开介绍信的单位名称和写信日期并加盖公章 1 1现代办公 介绍信兹介绍我公司赵 于 等贰人 系我公司业务员 前往贵处联系货源事宜 请接洽 此致敬礼xx公司 盖章 2010年8月10日 1 1现代办公 1 2办公自动化与办公自动化系统 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一 它将人 计算机和信息三者结合为一个办公体系 构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统 通过使用先进的机器设备和技术 办公人员可以充分利用各种办公信息资源 从而提高办公效率 使办公业务从事务级进入管理级 甚至辅助决策 将办公和管理提高到一个崭新的水平 1 2办公自动化与办公自动化系统 1 2 1办公自动化的基本概念办公自动化 OA OfficeAutomation 的概念源于20世纪60年代初美国等西方发达国家 近年来随着计算机技术和通信技术的飞速发展 OA的概念也已经远远超过了办公室事务和文档处理的范围 从文字处理机 复印机 传真机 个人电脑 扩展到了以网络为平台 以数据库技术为核心的网络办公自动化系统 1 个人空间通讯录网络硬盘日程安排修改密码 2 公共信息发布通知查看通知发布新闻公共通讯录公共文件任务进度任务进度查看 3 会议室会议室信息会议室信息管理 4 车辆车辆信息车辆信息管理 5 资产资产信息资产信息管理 6 人员信息人员信息查看人员信息维护部门信息维护 7 我的消息查看消息发布消息 进入系统登录首页 基本功能 办公软件是针对办公环境设计的软件 中文办公软件将向智能化 集成化 网络化的方向发展 目前 在我国较具代表性的办公软件有3个 它们是微软公司的Office 金山公司的WPS和IBM旗下Lotus公司的Smartsuite 1 3办公软件概述 1 3办公软件概述 1 3 1Office2007Office2007是微软公司开发的办公自动化软件 它是一个庞大的办公软件和工具软件的集合体 为适应全球网络化需要 它融合了最先进的Internet技术 具有更强大的网络功能 使用Office 可以帮助用户更好地完成日常办公和公司业务 Office2007主要包括文字处理软件Word2007 电子表格处理软件Excel2007 演示文稿制作软件PowerPoint2007 数据库管理软件Access2007 电子邮件管理软件Outlook2007等常用软件 还包括一些主要针对企业高级用户的应用程序 如InfoPath2007 Publisher2007 OneNote2007 Project2007 SharePointDesigner2007 Visio2007等 下面将简单介绍这些组件最常用的使用情况 1 3办公软件概述 1 文字处理软件Word2007可进行书信 公文 报告 论文 商业合同 写作排版等一些文字集中的工作 2 电子表格处理软件Excel2007可进行财务 预算 统计 各种清单 数据跟踪 数据汇总 函数运算等计算量大的工作 3 演示文稿制作软件PowerPoint2007可制作幻灯片 投影片 演示文稿 甚至是贺卡 流程图 组织结构图等 1 3办公软件概述 4 数据库管理软件Access2007用于建立图书 歌曲 通讯录 客户订单 职工情况等方面的数据库 并对数据进行管理和维护 5 电子邮件管理软件Outlook2007的联系管理功能可用于建立联系人列表 安排日程 打跟踪电话等 以便联系 跟踪客户 并建立表单以持续跟踪服务 Word Excel Outlook等都可用于保存邮件的名单 包括E mail地址和Fax号码等 1 3办公软件概述 1 如果要建立用于演示文档的金融 财会数据报表 可以先使用Excel应用程序制表 然后将报表嵌入到PowerPoint的幻灯片中 并且可以随时更新数据 2 如果为了征求反馈信息将文件发给一组人 并接收恢复 可使用Word Excel PowerPoint等应用程序建立文档 数据表或演示文稿 然后使用传递邮件功能发送文件 3 如果要建立 打印与分发部门的业务通讯或内部简报 可以使用Word编写业务通讯或内部简报 然后使用Outlook的发送功能分发通讯或内部简报 1 3办公软件概述 4 如果要提供数据年度报告 财政决算报告等 可使用Excel或Access建立所需要的列表 使用Word建立年度报告文件 并将其数据进行链接 5 如果需要将使用Word Excel PowerPoint Access等应用程序编制的文档发布到网页上 可以使用其存为网页文件的功能 6 如果需要使处于不同地方的小组人员进行会议讨论 可以直接在Office应用程序中进行会议安排 主持会议 参加会议 Word Excel PowerPoint Access等组件之间的内容可以互相调用 互相链接 或使用复制粘贴功能使所有数据资源共享 1 3办公软件概述 1 4 2WPSOffice2005珠海金山软件股份有限公司推出的WPSOffice2005是运行在Windows98 2000 Me XP简体中文环境下的一套图文并茂 功能强大的图文混排 WPSOffice2005在加强编辑排版 文字处理 表格和图像功能的同时 将报告演示 多媒体 电子邮件 公式编辑 表格编排 演示管理和图像编辑 语音控制等诸多办公功能融于一体 是一款各方面性能都比较突出的集成套件 由于WPSOffice2005是由中国人自己开发的文字处理系统 因此 在许多方面 如文字输入的习惯 制表 数学公式 化学公式 文字排版 打印输出等方面 都更能适应中文处理的要求 大纲 WORD各类操作技巧页眉和页脚WORD域EXCEL各类操作技巧公式与函数 基础知识 度量单位word中的度量单位有厘米 毫米 磅 1厘米约等于28 35磅 英寸 十二点活字 1个十二点活字等于12磅 五种 快速移动文档方法一 剪切粘贴法方法二 拖动法选中相应的内容用鼠标拖动内容到相应的位置按下Ctrl键是复制内容 而不是移动 剪切 方法三 F2 ENTER 文本编辑 多处剪切 一次粘贴图文场是Word中另外一种剪切板 可以存储已剪切的多个项目 对每个要移的项目分别Ctrl F3 粘贴Ctrl Shift F3 自动更正在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入 可选择 工具 菜单中 自动更正 命令 超级链接 表格编辑 用键盘输入一个表格利用一个 号开始一行 然后不停输入 号 直至达到合适的列宽度 要想添加一个新列 再次输入 号 在输入最后一个 号后按下回车 Word将把文本转换为表格 要想向表格添加更多的行 移到表格的最后一个单元格并按下TAB键 文档格式化 使用标尺拖动水平和垂直标尺的边界 您就可以方便地设置页边距 如果同时按下Alt键 可以显示出具体的页面长度 双击标尺的数字区域 您可迅速进入 页面设置 对话框 使用游标拖动水平标尺上的三个游标 可以快速地设置段落 选定的 或是光标所在段落 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