文秘培训(精简版).ppt

PowerPointTemplate 把每一件简单的事做好就是不简单 把每一件平凡的事做好就是不平凡 培训内容 第一节文秘职责第二节目标与计划第三节会议管理第四节公文拟写与处理第五节办公软件应用第六节日常事务管理 文秘职责 关键词 沟通 协助 第一节 文秘职责 文秘职责 一 目标与计划 二 协助管理 三 日常事务 工作内容 协助完成年度分项目标编制和完成年度 月度 三天准备工作计划等各项计划 报部门负责人审核计划变更的起草 报告和协助更改协助计划实施的监督 检查 报告 工作内容 文件的收发 报告的报批 存档 中心文件的编写 打印 下发 整理和归档会议的通知 记录 纪要的编写 收集 整理和归档 并对执行情况进行检查 报告本部门各项数据的统计与上报本部门考勤管理本部门办公用品管理 工作内容 协助部门负责人完成本部门的定岗定编协助部门负责人完成岗位职责的划分与人员考核协助部门负责人完善制度与流程 文秘职责 关键词 沟通 协助 第二节 目标与计划 目标与计划 关键词 明确 协助 岗位职责介绍 关键词 沟通 协助 什么是目标 目标 是个人 部门或整个组织所期望的成果 目标管理 是用系统的方法 将庞大复杂的事情和行为 整理为关键性的可控制目标的管理活动 激励所属成员高效实现组织目标的方法 制定目标时的注意事项 1 清晰原则 2 科学合理3 时间期限4 落实目标并温习5 目标视觉化6 设定详细的计划7 坚持执行并不断检查 目标与计划 关键词 沟通 协助 什么是计划 计划是公司或部门在一定时期内 为了完成某项任务 事先制订的明确具体的行动安排 包括对数量和质量的要求 对时间的限定 对完成任务所采取的措施等 计划工作的任务和内容 计划常用的三种结构是 文章式 表格式 时间轴式 编制计划要回答的三个问题是 做什么 谁做 何时做 目标与计划 关键词 沟通 协助 目标与计划 关键词 沟通 协助 计划必须是书面文件 必须规范 严格按照公司 文件标准化管理规定 的各项要求进行编写 书面计划包括的内容有 标题 编制时间 序号 项目 内容 起止时间 责任部门 人 备注 编制 审核 过程 第三节 会议管理 会议管理 关键词 目标 协作 落实 会议管理 关键词 目标 协作 落实 定义 功能 要求 认识会议的功能 会议是由一些相关的 经选择的人员参加 他们需贡献自己的才智 讨论与他们的兴趣和工作相关的问题 并形成一定的决定 提供信息 收集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 会议管理 关键词 目标 协作 落实 做好会议的记录工作 会议记录人员应具备的职业素质 反应快 对问题迅速做出反应书写速度快知识面广 对专业术语有所反应记忆力强 记住发言者所说的前因后果组织能力强倾听能力强总结能力强 会议管理 关键词 目标 协作 落实 会议记录的内容 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 5 会议已议决的或议而未决的事项 6 对会议产生较大影响的其他言论或活动 如何快速记录会议内容1 剔除无关紧要的讲话内容2 剔除无关紧要的句子成分 延缓性 修饰性 3 搁置自己可以回忆的内容 理论 故事 4 搁置自己可以查询的内容 政策 数据 5 搁置自己可以推测的内容宁断毋拖 宁疑毋缺 宁缺毋错 第四节 公文拟写与处理 公文写作 关键词 简明 准确 实用 通用公文 正式 内部 专用公文 按行文 传递 方向 上行公文下行公文平行公文 按形成 使用领域 分类 公文的分类 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 1 正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种 具有法定性 规范性和通用性 2 内部通用公文 企业内部通行使用 具有复杂性 内部性和灵活性 3 专用公文 专业部门在专门业务工作范围内 或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文 具有专门性和限制性 4 上行公文 指下级机关向上级领导机关汇报工作 反映情况 请示问题时使用的公文 上行公文有两种 报告和请示 但函有时也用作上行文 如向上级咨询问题或请求答复问题的函 5 平行公文 指平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作 在互通情况 协调关系时使用的公文 平行公文有两种 函和议案 函在一般情况下属于平行文 即平级机关往来的函 但作为上级机关答复下级机关的复函或发给下级机关讨论的议案属于下行文 下级机关向上呈送的函属于上行文 6 下行公文 下行公文是指上级机关对下级机关制发的 用以发布和传达方针 政策 安排和部署工作等情况使用的公文 国务院办公厅规定的13种公文中 下行公文有9种 即命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 批复 意见 会议纪要 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 明确发文主旨 收集有关资料 拟出题纲 安排结构 落笔起草 拟写正文 反复检查 认真修改 公文拟写的基本步骤 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 步骤一 明确发文主旨1 文件的中心内容是什么 比如相关工作的改善 主要提出目前情况怎样 存在哪些问题等 2 根据文件内容 准备采用什么文种 比如 针对下级来文所反映的问题 是写一个指示或复函 还是一个带规定性质的通知等 3 明确文件发送范围和阅读对象 4 明确发文的具体要求 例如 是要求对方了解 还是要求对方答复等 步骤二 收集有关资料 进行调查研究发文的目的和主题明确之后 就可以围绕这个主题收集材料 当然 这也要根据具体的情况 例如 通知 公告 一般来说不需要专门做收集材料和调查研究工作 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 步骤三 拟出提纲 安排结构提纲是文件的内容要点 把它的主要框架勾画出来 对全篇做到通盘安排 胸有成竹 使写作进展顺利 尽量避免半途返工 步骤四 落笔起草 拟写正文结构安排好后 拟写正文 写作中注意两点 1 要观点鲜明 用材得当 用语不能含糊不清 模棱两可 有些文件 只讲观点没有实际材料 就会使人感到抽象空洞 缺乏依据 而只罗列材料没有鲜明的观点 则会使人弄不清要说明什么问题 不了解发文的意图 特别是情况汇报 工作汇报介绍 2 要语句简练 交代清楚 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 步骤五 反复检查 认真修改自古以来 好文章都是要经过反复修改的 写文件也一样 尤其是重要文件 往往要经过几次修改才能通过 公文的检查修改主要从五个方面入手 主题 观点 材料 结构 语言 总之 发文必须明确采取什么方式 主要阐述哪些问题 具体要达到什么目的 只有对这些问题做到心中有数 才能够落笔起草 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 正式公文主要由三大部分组成 文头 正文 文尾 公文格式 公文拟写与处理 关键词 简明 准确 实用 开头用语 为 了 关于 由于等结尾用语 为要 盼 特 专 此通知称谓用语 本人 本公司 你局 贵方 该公司 该项目承启用语 为 对 因 据 此 鉴于 总之 以上等经办用语 经 已经 业经 现经 兹经等征询用语 当否 妥否 是否可行 意见如何等期请用语 期 盼 拟请 恳请 报请 特请等 公文结构用语 公文写作 关键词 简明 准确 实用 定义 请示是就有关问题向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 使用范围 向上级机关请求指示向上级机关请求批准 特点 请求性单一性隶属性紧迫性 请求批复性请求批转性 分类 请示 公文写作 关键词 简明 准确 实用 1 向上级机关请求指示 当否 请指示 2 向上级机关请求批准 请审核批准 妥否 请批复 3 需请求上级给予明确或具体解释的重大问题 4 工作中遇到疑难 请求上级给予指示 或某项工作遇到困难 请求上级给予支持 5 工作中遇到新情况 新问题 无章可循 6 本单位意见分歧 需上级做出裁决 7 超出本单位工作权限范围的事项 8 本单位特殊情况 无法统一执行上级要求 需要变通处理 9 上级规定必须请示的问题 请示的使用范围 公文写作 关键词 简明 准确 实用 请示的写作模式 公文写作 关键词 简明 准确 实用 请示行文的注意事项 1 不与报告混用 2 不相隶属不行请示 3 不越级 4 不要多头请示 请示不能直接送上级主管领导个人 5 坚持 一文一事 一事一文 6 不同时抄送下级 7 请示的理由要充分 行文语气要谦敬 分寸得当 联合请示的 要搞好会签 事关重大或时间性较强的请示 可以提出几个方案供上级机关选择 便于上级迅速批复 不要事事请示 在自己职权范围内可以解决的问题不要请示 请示行文注意事项 公文写作 关键词 简明 准确 实用 公文写作 关键词 简明 准确 实用 例 计划处关于购买办公桌椅的请示办公室 由于本科室新到两名大学生需要购买以下办公用品 1 办公桌二个 2 椅子二把 3 钢笔二只 4 笔记本二本 妥否 请批示 计划处二OOX年XX月XX日 语言表述方面 1 我们的请示已送去一个多月 你们为什么迟不予批复 口气骄横 改为 我单位请示已于 月 日报送你单位 至今尚未得到批复 2 贵校府高庭阔 物实人济 且具宽大为怀 救人之危的美德 以上区区小事 谅贵校不难解决 过于酸腐 不是现代书面用语 改为 贵单位物力人力都较充足 希望此事大力援助为盼 公文写作 关键词 简明 准确 实用 公文写作错误分析 过于口语化 改为 此款由你单位自行解决 时间 地点要素模糊 使用不适当的修辞 改为 会议时间 下午3 00 会议地点 二楼大会议室 过于口语化 改为 在全体同志的共同努力下 3 这笔钱怎么解决 你们看着办好了 4 会议时间是午睡以后 地点在宽敞明亮的二楼大会议室 5 这项工作经过咱们大家的共同努力 公文写作 关键词 简明 准确 实用 第五节 办公软件 办公软件 办公软件 内容 1 OA办公软件的应用 2 office办公软件的应用 3 打字速度 第六节 日常事务 事务管理 关键词 整洁 高效 有条理 事务管理 关键词 整洁 高效 有条理 办公环境管理 6常管理 常教育 事务管理 关键词 整洁 高效 有条理 分类的目的是 改善和增加作业面积 现场无杂物 行道通畅 提高工作效率 减少磕碰的机会 保障安全 提高质量 消除管理上的混放 混料等差错事故 有利于减少库存量 节约资金 改变作风 提高工作情绪 就是将物品分为2类 一类是有用的 一类是无用的 有用的留下 无用的处理掉 常分类 就是把不再用的东西清理掉 把分类好的物品摆放整齐 为了减少整理的次数 所有物品摆放好后贴上标签 划定摆放区域 这就是常说的物品 有名有家 整理活动的要点是 物品摆放要有固定的地点和区域 消除因混放而造成的差错 物品摆放地点要科学合理 摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别 常整理 事务管理 关键词 整洁 高效 有条理 常清洁 就是对常分类 常整理 常清洁的成果进行维护 做到不用分类的分类 不用整理的整理 不用清洁的清洁 常维护就是连续地 反复不断地坚持常分类 常整理和常清洁活动 并对以上三常的实施效果进行检查评估 以保障以上三常的有效运行 常维护 就是把物品整理后会空出一些空间 要做清洁工作 以保证所有地方干净 卫生 清洁活动的要点是 天天清洁 不留死角 检查清洁过后是不是干净 物品摆放是否到位 设施 设备是否正常运转 维修设施 设备出现的问题 事务管理 关键词 常规范 通过经常不断的教育 加强员工的自律性 使全员养成良好的 六常 习惯 经常探讨 将工作做好 常教育 建立起规范化和制度化的标准 确保人人有责 提高整体素质 这一项是该方法成败的关键 确切而言 常规范就是规范大家的操作标准和行为习惯 事务管理 关键词 整洁 高效 有条理 办公室6常管理操作步骤 将办公室的物品分为三类 抛掉不用的物品 留下可环保回收的物品固定位置存放 及使用中的物品将物品分别贴上标签 固定合适的位置 做到有名有家公司大扫除 清洁隐藏的角落 及清洁技巧规定明确清洁卫生制度及落实负责人公司内部按照集中存放方法 颜色管理办法 私人物品管理等方法实施六常研究工作计划及成效 实行办公室下班前一分钟六常规定 档案管理 关键词 规范 完整 便于使用 档案管理 档案管理 关键词 规范 完整 便于使用 在工作时常常会遇到的情况 必要的资料忘记收到什么地方去了 不能立即调出来文件柜内装满了旧资料 处理不了相同的资料在同一文件柜内分好几处存放由于主管资料的人缺席 他主管的文件不知收到哪里 以致影响了工作的进展在进行业务交接时 不能顺利地进行工作交接 档案管理 关键词 规范 完整 便于使用 档案管理 关键词 规范 完整 便于使用 1 制定档案利用权限2 建立档案存 取记录 收集 整理 存档 利用 档案管理程序 1 分类2 分件3 排序4 装订 1 建立总 分目录2 妥善存放 随时更新 1 文件形成后及时收集2 保证收集档案的完整性 档案管理 关键词 规范 完整 便于使用 档案的分件 一般情况 以自然