资产管理制度.ppt

某某地产集团资产管理工作专项培训 主持 集团总裁办某某 二 一一年五月十日 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第一章总则第一条为加强公司资产管理 明确资产责任 保障资产安全和完整 特修订本制度 第二条集团总裁办 地区公司及下属公司行政人事部为公司资产管理部门 集团总部 地区公司 下属公司设资产管理员 负责本单位的资产管理 第三条集团总裁办负责对地区公司 下属公司的资产管理进行业务指导及监督检查 部分资产管理部门和资产管理员未认真学习领会 集团资产管理制度 在资产管理时未能执行集团颁布的制度 仅凭本部门惯例或个人主观意愿进行工作 作为资产管理部门的行政人事部对本单位其它部门的资产管理工作缺乏监督和指导 总以工作忙 发展快等理由忽视资产管理工作 以致有的部门员工责任心不强 出现较严重的工作失职 使公司资产面临流失的风险 个别单位行政人事部在资产管理方面敷衍塞责 缺乏对本单位各部门的有效监管和指导 如对某地区公司所属项目资产盘点抽查时发现 行政人事部未对较偏远项目的资产管理工作进行实地调研和现场核查监督 以致上述项目 资产购置审批表 资产报废审批表 资产直拨单 和 资产调拨单 等资产管理工作手续缺失或不齐全 无法确认资产是否流失 需要强调的是 资产管理工作是一项严肃的常态化工作 绝非是为了应付年中和年底资产盘点检查而进行的突击性工作 任何单位 任何部门若在资产管理工作上失职 造成公司资产流失 将按章进行问责处理 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第二章资产管理范围第四条公司资产的管理范围包括固定资产 低值易耗品和物料用品等 资产界定如下 一 固定资产单位价值2000元以上 使用年限超过一年并能独立使用的物品 二 低值易耗品1 单位价值在2000元及以下 在使用过程中能保持原有形态的物品 2 低值家具类 工艺装饰品 办公用品 主要指优盘 计算器等 娱乐用品 技术图书资料等 三 物料用品在使用过程中不能保持原有形态 使用年限不超过一年的物品为物料用品 主要包括 印刷品 清洁用品 日用品 文具 办公耗材等 第五条不纳入本制度资产管理范围的物品一 用于促销 接待所购置的物品 虽不纳入资产管理范围 但使用部门应做好物品明细登记 以备检查 二 楼宇竣工后资产产权发生转移的商品房及其配套设施 园区公建配套设施 年终资产盘点时 发现个别单位将固定资产的概念错误地定义为 不易移动的资产 以致原本属于低值易耗品的文件柜 办公桌椅等在台账和实物卡上被列明为固定资产 当向涉及资产管理方面的员工询问时 其自称未接触过 集团资产管理制度 均是按照本行业内部操作指引制度进行工作 其后 再向其上一级的行政人事部资产管理员了解时得知 本系统从未颁布过自行拟定的 资产管理制度 应明确低值易耗品和物料的区别 物料仅包括印刷品 传单 海报等 清洁用品 地拖 扫把 水桶 毛巾等 日用品 工作服 帽子 领带 皮鞋 被褥 床单 枕头 洗洁精 洗衣粉 消毒剂等 文具 计算器 U盘 SD卡除外 办公耗材 复印纸 硒鼓 墨盒 碳粉等 在此范围之外的单位价值在2000元及以下的资产归属低值易耗品 虽然礼品 样板房的装饰品 园区儿童游乐设施 施工现场的甲供材料 油漆 石材 电缆等 不纳入资产管理范围 但资产管理部门有责任协助并督促相关职能部门定期盘点上述物品 并留存相应台账 以备不定期检查 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第三章资产管理职责第六条资产管理部门主要职责 1 负责制定 修订资产管理制度和细则 并组织相关业务培训 2 负责资产购置 验收 调拨 维修 减损 报废 出租 外借的审核及处理 3 负责建立公司资产台账 并监督指导各部门资产台账的建立及管理 4 负责对各使用部门的资产进行跟踪检查 抽查 盘点并出具相关的报告 5 负责公司员工岗位变动的资产交接监督及资产变更登记工作 第七条财务部门主要职责 1 固定资产购置 验收 调拨 减损 报废 出租 外借等业务的审核及账务处理 建立固定资产明细账 2 处理固定资产时提供相关财务数据 3 协助资产管理部门对各使用部门的资产进行跟踪检查 抽查 盘点并协助资产管理部门出具相关的报告 行政人事部应与财务部在资产管理工作上多加沟通 定期将 固定资产台账 和财务部的 资产明细账 核对 以便及时更新 值得注意的是 上述两者的格式和规范要求各不相同 如某项资产被盗后 财务部会在 资产明细账 上进行销账处理 但行政人事部上报总裁办的 固定资产台账 则不能直接对该项被盗资产进行销帐处理 应在备注一栏说明情况 同时在半年度的 资产盘点报告 详细说明情况 集团开展资产盘点的通知发文中有如下规定 对自查中查出资产账目和资产实物管理中存在的问题 集团下属各单位 各地区公司一律不得隐瞒和擅自修改或变更 否则一经查实将严肃处理 购置新的资产请款时 财务部须按资产管理制度请行政人事部开具 资产直拨单 附上发票复印件和 资产购置审批表 复印件 后方可报销 同样 资产调拨时 行政人事部须填写完整的 资产调拨单 并经相关人员签字后 方可调拨资产 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第八条资产购置部门主要职责 1 负责资产的购置 物品及资料验收和移交 2 负责资产在保修期内出现故障的维修 更换 退货的联络和办理 3 负责所购置资产的送货时间 货物质量 货物数量的保证 第九条资产使用部门主要职责 1 负责资产需求和报废计划 配置 验收 使用 保管 保养 维护 移交的实施 2 负责资产档案 台账 报表 标识的管理 3 负责资产登记 保管 自查 盘点 并出具相关的报告和报表 4 负责本部门员工发生岗位变动时 落实其使用资产的移交工作 并报给公司资产管理部门及财务部门 资产使用部门在申购新的资产时应先与材料公司 采购部等资产购置部门沟通 确认所购资产的金额后 填写 资产购置审批表 资产购置部门在询价议价 招标定标后 将开具 采购通知 或加具 同意现金采购 的批复 严禁资产使用部门擅自购买资产 否则财务部门将不予报销 在购置资产后 使用部门员工应妥善保管好相关的保修凭证 定期对资产进行保养 但在此次资产盘点时 却发现部分单位的员工爱护资产的意识亟待加强 部分员工缺乏主人翁精神 随意报废或浪费公司资产 没有像爱护个人资产一样爱护公司资产 如在北方某项目工地资产盘点抽查时 发现现场购置仅五个月的四辆电动摩托车已沾满黄泥 锈迹斑斑 又如在某项目销售中心四楼 发现有37张按摩椅被堆放在走廊过道 经向在场的客服中心负责人和地区公司资产管理员了解 该批资产半年前遭雨水浸泡后 尚未保养检修和技术鉴定 即被定性为待报废资产 不过 经当场调试 上述按摩椅除外表布满灰尘外 其它一切性能完好 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第四章资产审批权限和流程管理第十条资产审批权限1 购置 报废与处理 固定资产购置及报废的审批按照 某某地产集团总部管理办法 和 某某地产集团地区公司管理办法 中的相应规定条款执行 2 调拨 集团系统跨单位的资产调拨必须经集团资产管理部门同意 集团主管领导批准 集团总部各部门之间的资产调拨必须经资产管理部门负责人批准 地区公司及下属公司内部资产调拨必须经董事长批准 第十一条资产申购流程及要点1 固定资产的申购流程 使用部门填写 资产购置审批表 附件1 主管领导审批 资产管理部门签署意见 购置部门询价议价 招标 按权限报公司领导审批 购置部门购买 2 低值易耗品及物料用品的申购流程 使用部门填写 资产购置审批表 主管领导审批 资产购置部门购买 3 对单次购置能够实现的资产申购不得化整为零购置 资产管理部门应明确自身的职责 其它部门既不能越俎代庖 行使总裁办和行政人事部资产购置 调拨 报废 外借的职能 也不能对资产管理工作漠不关心 此次资产盘点发现为数不少的项目公司的资产管理责任部门不明确 存在互相推诿的现象 如销售中心内属于软装范畴的沙发 桌子 假花工艺品 烟灰缸 窗帘和书报架等低值易耗品未纳入资产台账 亦未有人员看管和清点数量 造成上述现象的原因是地区公司营销部和物业集团客服中心均认为对方是资产使用部门和责任部门 据现场的营销人员解释 沙发 桌子 假花工艺品 烟灰缸 窗帘和书报架等低值易耗品之所以未纳入资产台账 是因为财务部要求将上述资产合并开成营销类费用或广告类费用的发票 发票中无具体资产明细 在此特别指出 财务部门此举在于降低公司的税费成本 与资产管理工作并无冲突 各相关职能部门的资产管理员仍须严格按照资产管理制度 将上述资产纳入资产管理范围 堵住漏洞 如果在资产盘点时发现资产流失 责任人员将按章赔偿 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第十二条资产验收报账流程及要点1 验收报账流程 购置部门组织联系使用部门共同验收并收取发票 依据资产购置审批表 送货单 明细及保修卡核对实物 财务部门提供资产编码并登记台账 公司资产管理员根据资产购置审批表 送货单 发票办理 资产直拨单 附件2 手续并登记台账 使用部门粘贴资产实物卡 登记 某某地产集团资产管理台账 附件3 使用部门根据资产购置审批表 发票 直拨单进行请款 2 对于由在建工程或开发成本转入的新增资产 要完善资产直拨和验收手续 第十三条资产盘点流程及要点1 盘点流程 资产管理部门组织财务部 监察室参加盘点 核对帐 物 卡 出具资产盘点报告 报公司相关领导 依据批示及时进行相关处理 2 固定资产盘点必须根据公司资产台账和财务资产明细账 资产实物卡对实物逐一进行清点 低值易耗品盘点实行部门台账与实物对照检查 盘点结果应是账 物 卡三者统一 账账相符 账实相符 若有出入 交由资产使用部门负责人一周内查清原因并在报告中说明 承接第三章内容 当资产购置部门开具 采购通知 或加具 同意现金采购 的批复后 若资产购置总额在2万元以上的 资产使用部门须持 资产购置审批表 提请总裁办 行政人事部等资产管理部门立项 由资产管理部门填写 合同审批表 报送合同管理中心 部 并由资产管理部门的负责人在该项资产的 购置合同 的甲方代表一栏处签名 上述手续完毕后 资产使用部门根据 资产购置审批表 合同审批表 发票 资产管理部门开具的 资产直拨单 到财务部门请款或报销 另一方面 半年度的资产盘点时 地区公司和下属公司的资产管理员不能只凭一纸台账和一份盘点报告就算盘点完毕 应身体力行 深入一线基层的项目公司工程部 营销部和物业客服中心等部门调研 获取真实数据 发现潜在问题 以便更好地开展资产管理工作 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第十四条资产调拨流程及要点1 调拨流程 需求部门申请 资产管理部门与调出部门协调 报公司主管领导签批同意 资产管理部门开具 资产调拨单 附件4 资产调配双方更新资产台账 财务部门更新财务资产明细账 跨单位之间的调拨完善税务发票手续 2 公司之间的资产调配工作统一由集团总裁办按照公司管理办法对集团资产进行合理调配 第十五条固定资产报废流程及要点1 使用部门填写 资产报废审批表 附件5 专业技术部门给予检测意见 财务部门签署意见 资产管理部门签署意见 公司领导审批 实物交回资产管理部门 资产购置部门负责多方询价后实施外卖处理 同时办理资产销账手续 2 经审批后待报废的资产 如发现有遗失 则视同丢失同类资产论处 须追究资产原属使用部门责任 日常资产管理工作中 总裁办发现为数不少的单位擅自修改集团资产管理制度附件中表格的格式 致使一些重要的信息缺失 为日后资产的调拨 报废 维修和移交等工作造成极大的不便 例如 有单位因未留存购置资产时所需的发票复印件 就将 固定资产台账 附件3 中的 发票台头名称 一列无故删去 造成若干年后该项资产在财务部门无法销帐 自然也就不能报废 影响到购置同类型的新资产 这里请大家注意 上述行为与第三章所提到的 直接对账目中被盗资产进行销帐处理 属于同样性质 原则上将按章进行失职问责 另一方面 资产购置审批表 附件1 中的 申报单位 和 资产直拨单 附件2 中的 申购单位 其实就是发票台头名称 请各单位资产管理员务必如实准确的填写 资产购置审批表 中的 申报单位 和 使用单位 无须为同一家单位 例如 地区公司本部某个部门可以用属下的某个项目公司名称作为 申报单位 即发票台头名称 前提是每次购置新的资产时 要先与财务部门沟通 确认发票台头名称 以便最大可能地为公司合法降低税费 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第十六条资产遗失 损坏 被盗赔偿1 资产管理按 谁使用 谁管理 谁负责 的原则 责任到人 集团公司各单位 各部门如有资产被盗 应第一时间向当地公安机关报警 并同时向公司资产管理部门通报被盗情况 如有隐瞒不报或延时报告者 一经查实 将按被盗资产购入时单价三倍进行处罚 2 资产遗失 损坏 被盗赔偿必须填写 资产遗失 损坏 被盗赔偿审批表 附件6 人为原因造成的资产遗失 损坏 被盗等 相关责任人除按资产净值的1 3倍赔偿外 还将进行失职问责处理 3 属自然或其他非人为原因造成的固定资产损坏等 其损失由公司承担 此次年终资产盘点发现 部分单位多次出现资产遗失和被盗后 仅对一线基层的当事员工予以赔偿处罚 未对相关领导和资产管理部门负责人进行失职问责处理 如南方两个项目在两个月内 电脑 空调和电动摩托车等资产先后在员工宿舍内被盗 尽管事后已报公安机关备案并内部发文处理资产使用人和通报批评责任人 但相关领导和资产管理部门负责人未受到实质性的失职问责 资产管理状况继续恶化 导致第三个月又有电动摩托车在写字楼保安亭附近失窃 另外 出现资产遗失和被盗后 资产管理部门和当事部门未及时出台整改措施 堵住资产管理漏洞 账目混乱 账实不符 资产随意堆放并无人看管等现象比比皆是 值得肯定的是 在集团资产盘点小组的协助整顿下 上述项目公司资产管理工作负责人已充分认识到工作上的错误和不足 资产管理混乱情况已得到明显改观 亡羊补牢的后续工作正有条不紊地开展 但是 不排除其它单位亦存在上述不正常的现象 希望大家能引以为戒 集团总裁办将会同财务中心和监察室 继续不定期地对各地单位的资产管理工作进行调研和抽查 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第五章资产日常管理及要求第十七条部门负责人为本部门资产管理的第一责任人 部门负责人应选择责任心强 工作踏实 岗位相对稳定的人员担任部门资产管理员 人员名单需报公司资产管理部门备案 第十八条每项资产落实使用人 部门内公共使用资产的使用人为该部门资产管理员 第十九条资产使用部门必须妥善保管所属资产的相关资料 以备日后保修 维修 第二十条各部门须建立部门资产台账 粘贴资产实物卡 并根据资产购置 验收 调拨 闲置 减损 报废 出租 外借等情况及时更新并核对 第二十一条员工发生岗位变动 包括跨部门 离职 退休等 时 资产使用部门必须落实其使用资产的移交 并报公司资产管理部门及财务部门 实际工作中 为数不少的部门负责人因不重视资产管理工作 委任工作经验不足和责任心不强的员工为资产管理员 或者安排入职不久的应届毕业生临时充当资产管理员 以应付半年度的资产盘点工作 至于平时资产管理工作因资产管理员更换频繁 更是无专人负责 使公司资产面临流失的风险 有鉴于此 为方便工作联系 从即日起 总裁办将严格执行本章制度第十七条相关规定 请总部各部门 各单位行政人事部在5月13日 星期五 前确认本部门 本单位 含各部门和下属项目公司 的资产管理员名单及其联系方式 于当日17 30前报送总裁办资产管理员处备案 除了离职和调任等特殊情况外 一年内不得更换资产管理员 如有更换 须立即报送总裁办备案并说明原因 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第二十二条资产使用部门每季度对本部门资产进行自查 包括固定资产 低值易耗品 并于该季度末月的25日前将部门负责人签字的自查盘点表 包括资产汇总表 资产台账 原件及电子版交公司资产管理员 复印件自留存档 第二十三条公共办公区域资产的管理 原则上以存放地点靠近 使用率孰高划归到部门管理 资产调入时由公司资产管理部门指定接收部门的除外 每件资产明确到部门 责任到人 第二十四条任何部门 任何人员不得随意挪用 搬迁 借用其他公司 部门 资产 因工作需要调拨的 须办理资产调拨手续 若违规者 一经查实 对相关责任人进行失职问责 第二十五条各地区公司须加强现场售楼部 包括样板房 示范单位 外展场所以及安全性较差的办公场所 现场办公点等 的资产管理 相关部门须协调现场物业或建筑公司确保资产的安全 使用部门的资产管理员必须坚持每日检查资产使用状况 发现异常情况应及时向部门负责人和公司资产管理部门汇报 部分单位和部门负责人对资产管理工作重视程度不够 这部分负责人总以业务多和工作忙为理由 在资产管理工作方面忽视对下属员工的监管和督促 使其分管区域的资产处于失控状态 如此次资产盘点抽查时 发现不止一个项目的销售中心仓库钥匙多人保管 其他员工可自由进入仓库领取资产且无需登记 甚至连已由该项目业主签署和公司盖章后交由公司存档的 商品房买卖合同 亦被随意放置在上述仓库内未上锁的文件柜中 使公司面临较大的法律风险 当向营销部驻现场经理询问时 该负责人表示因平时忙于接待客户 对此 开放式 的资产管理不甚清楚 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 第二十六条售楼部样板房 示范单位不能二次使用的资产 由营销部门列出资产明细并提出随楼拍卖或附送建议 报公司领导批示后 由营销部门负责实施拍卖或附送工作 拍卖或附送资产的资料报送公司资产管理部门和财务部门 办理资产销账手续 第二十七条低值易耗品和物料用品必须建立台账 附件7 附件8 新购实物及时登账 并根据实际使用情况及时核销 核销后的账目必须保留一年以上 第二十八条每半年各部门应配合公司资产盘点小组进行全面盘点 特殊情况需临时盘点除外 盘点小组由公司资产管理部门 财务部门相关人员组成 第二十九条盘点结束后 形成资产盘点报告上报公司领导 并根据公司领导批示及时进行相关处理 地区公司 下属公司须同时将半年资产盘点报告及资产台账上报集团总裁办 财务中心和财务审计部 现在在部分员工头脑中存在一个误区 认为固定资产才是资产 低值易耗品和物料因为不太值钱 所以不是资产 自然无须建立台账 可以随意放置 结果导致此次资产盘点时 发现北方某个项目的营销中心仓库在半个月内有8包雀巢美禄饮品 400克 包 和18包雀巢咖啡饮品 400克 包 去向不明 而南方某个项目营销中心仓库的情况则更令人匪夷所思 监察室的同事居然发现在地面上留有吃剩食品的包装纸 而该食品与库存的食品一致 为避免发生类似情况 海南公司 物业集团本部和武汉公司已经结合集团资产管理制度和实际情况 相继出台本系统的资产管理制度 含附件 其中的 仓库台账 在提高工作效率的同时 能减少工作错误 堵住资产管理漏洞 值得大家学习借鉴 第一部分集团资产管理制度与日常资产管理工作对比 三十条因公司组织架构的调整 部门合并 拆分或名称变更的 新资产使用部门应及时更新资产台账 并提交公司资产管理部门和财务部门 第三十一条各部门不得把闲置资产作为后备库存 闲置资产必须及时移交给公司资产管理部门 并填写 资产移交单 附件9 第三十二条集团总部相关部门每半年组织一次对地区公司 下属公司资产管理状况的抽样检查 第六章附则第三十三条各地区公司 下属单位资产管理遵照本制度执行并制定实