行政部工作执行方案(标准化)

深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 行政部工作标准化执行方案行政部工作标准化执行方案 一 一 总体目标总体目标 一 目的 一 目的 根据目前行政工作的缺点与不足 结合公司目前的状况 制定出属于自己部门的标 准化 二 最终目标 二 最终目标 日后任何工作人员 见到标准化工作流程就可以根据自己的岗位 一目了然的明 白自己的工作内容 三 展开工作的前提 三 展开工作的前提 加强每位人员整体的职业化形象 明确每位人员的岗位职责 工作内容标准化 四 人员配备 四 人员配备 行政主管 任晓林 行政专员 吕慧芳 孙晓晓 前台接待 李冰 石晓晶 五 人性化的要求 前提 五 人性化的要求 前提 把握原则性与灵活性的平衡 任何事务工作不允许任何人以任何借口拖延贻误 二 二 具体实施计划 标准化 具体实施计划 标准化 注 此部分流程将行政部工作分为三部分 分别为 前台工作 行政部日常管理 人力资 注 此部分流程将行政部工作分为三部分 分别为 前台工作 行政部日常管理 人力资 源部工作 源部工作 A 前台工作流程前台工作流程 时间 序 号 事件标准有关文档承办人员 每天早 上 1卫生1 收拾前台卫生 保持前台干净 整洁 每天中 午 2值班1 每天中午一人留守值班 每天3客户接待 1 详见客户接待流程内容 2 督察相关负责人员记录客户的来访信息 3 若是新客户监督设计师填写 客户来访信息表 客户来访信息 表 客户登记表 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 老客户注意填写每天的客户流量登记 客户 登记表 每天4员工外出登记 1 员工外出必须填写 2 行政 前台人员注意查看外出登记表 3 将关于客户的量房信息提供给总经办人员 打 设计师的量房信息回访 员工外出登记 表 设计师量房登 记表 每天5广播 1 每天上班进行广播 工作期间不定期广播 2 每天下班温馨提示 3 员工生日当天给予问候祝福 4 客户签单 5 广播形式找设计师 设计部经理 员工生日记录 表 流程说明流程说明 前台接待前台接待 1 每天前台 2 个人 负责前台接待 a 具体接待工作流程 详见客户接待流程明细 前台接待流程 客户接待流程 b 注意填写 客户来访信息表 方便日后工作 2 任何员工无论职位大小均需要填写 员工外出登记表 行政 前台人员监督员工的外出 信息登记 a 任何外出情况均需要填写外出登记表 b 若是设计师外出量房 行政 前台人员将客户的量房信息 小区名称 客户电 话 汇总提供给客服部 督促客服部的回访信息 同时行政主管注意检查回访 的满意程度 将定期上报总经理 c 若是看主材信息 归来填写学习成果 d 若是去施工工地 在备注中可说明 施工进程 客户的满意度 工地的问题 3 广播 A 调动公司工作气氛 a 可根据实际情况 每天上下班广播 b 上午大概 11 点左右 下午大概 4 点左右 可根据实际情况调节公司工作气氛 可以放 1 2 首流行音乐 应能体现出公司的年轻活力 文化 服务 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 c 统计员工生日 给予全公司的问候 d 可定期以专题的广播形式 调节公司工作气氛 B 合理的人员分配 试运行 a 以广播形式为客户服务 可根据实际情况 如果签单感谢客户对公司的信任 b 前台接待客户完毕以广播形式 广播设计师 设计部经理 到洽谈室 例如 设计部 请到第 洽谈室 有客户等候 设计部经理请到第 洽谈室 客户等候咨询 B 行政日常管理工作流程行政日常管理工作流程 时 间 序 号 事件标准有关文档 承办人 员 每 周 二 1会议纪要 1 每周二上午 10 点中层会 2 行政主管负责记录会议纪要 3 总经理审核会议纪要的内容后 将会议纪要以电子 版形式下发给各个部门经理 每 天 2合同 1 行政专员到财务室领取合同资料 2 每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做 详细的登记记录 3 每签一份合同需记录一次客户合同信息 定时询问此 客户的施工进展 附件四 合 同领用登记表 附件五 已 签合同客户记 录表 每 天 3值班 1 行政值班人员每早 8 30 8 40 左右开门 2 下班前检查办公环境中的水电设施 3 每天下班先将后门锁上 4 下班后需向加班人员交接 前门及办公室状态 附件六 值 班信息表 4投标资质 1 提前准备出投标资质文件 2 领取资质签需填写领取表 3 资质设计内容 公司荣誉证书 2 页 税务登记证 正 副 承包工程资质 企业法人营业执照 组织 机构代码证 设计资质 共计 8 页 附件七 资 质领取登记表 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 4物品采购 1 办公物品采购 2 财务报销 附件八 物 品采购申请单 报销凭证 5 固定资产统 计 1 统计公司固定资产 2 统计物品入库情况 附件九 固 定资产统计表 物品入库单 6物品领用 1 领用物品必签物品领用登记 2 以旧换新 附件十 物 品领用登记表 每 天 7考勤 1 每天登记考勤信息 2 注意查看请假公休等记录表 3 工作期间不定期检查员工的出勤状况 4 对违反考勤规定者予以处罚 附件十一 考勤表 附件 十二 请假单 处罚单 处 罚通知汇总表 每 天 8卫生 1 合理分配卫生工作量 2 制定检查标准 3 检查卫生状况 保障每个角落干净整洁 卫生区域划 分明细表 卫生检查标 准 卫生检查 表 每 天 9 监督各个部 门工作 1 协调各个部门的工作 汇总问题 2 收取各个部门每天的会议纪要进行汇总 3 注意部门与部门之间的工作流程 逐步汇总部门间 的协作关系 工作流程 各个部门工 作总结表 意 见反馈表 待完善 目前 此类工 作由总 经办负 责 每 天 10工作氛围 1 调节公司整体的工作氛围 2 工作时间不定时巡检工作状态 待完善 中 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 每 天 11 日常管理 公司各项 规章制度的 制定 贯彻 落实 1 上班期间对违反制度员工进行处罚 2 每天不定期检查员工工作状态 处罚单 石家庄满堂 红日常管理制 度 日常考勤 奖励 处罚 每 月 12 汇总各个部 门费用 1 每月统计各个部门费用去向 2 将数据汇总上报总经理 月各部门 费用统计表 13 各部门电话 统计 1 统计各个部门使用的电话号码 费用等 做为参考记 录 各部门电话 记录明细表 14部门间协作 1 涉及到部门间的工作联系 注意填写 防止此项工作遗忘 任务签收单 15奖励1 每月统计全勤员工给予奖励 16处罚1 对违反公司管理条例的员工进程处罚 处罚单 17 员工电话不 断更新 1 将电话记录表不断更新 18名片申请 1 各部门名片制作统计 2 除设计部及互动部所有人员每个月只允许申请一盒 名片 19打印复印1 各部门打 复印文件需填写记录表 打 复印登记 表 流程说明流程说明 行政日常管理行政日常管理 1 会议纪要 公司机密文件 任何人泄露均需承担法律责任 2 合同 a 若有设计师合同 签写合同领用登记表 详细记录 领取时间 领取人 合同编号 归还时间 若未签合同填写归还时间 备注 若签合同在备注中体现 b 若设计师签合同 注意检查合同是否有漏填项目 完整无误将合同提交给财务部保管 c 定期到财务室统计 已签合同客户记录表 d 不定期询问施工进展 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 3 值班 a 每天一位员工值班 b 早上 8 点半开门 开灯 放音乐 早迎接 早上好 c 中午值班 巡检时注意检查电源情况 离开工位超过 20 分钟的员工 除机器处于正常 的工作状态外 请随手关机 节约能源 并及时填写 值班信息表 d 每天下午下班后首先将后门锁上 e 下午下班离开前若有员工需要加班 需将值班的工作内容交接 例如 未走人员的办 公环境中的水电安全交接 前门交接 空调 并在 值班信息表 中签字 交接值 班内容 11 日常管理 包括事件 7 8 详见内容请见 石家庄满堂红日常管理制度 C 人力资源部工作流程人力资源部工作流程 时间 序 号 事件标准有关文档承办人员 1员工访谈 1 对各部门员工不定期访谈 了解最新员工工作 状态 要求及须改进的地方 员工访谈信息 表 2人员信息 1 电子版形式将在职人员信息进行汇总 2 合同管理 3 员工保险 人员人事档案 3面试 1 所有新员工必先经过行政人事部面试通过后方 可与面试部门经理进行面试沟通 2 填写应聘表 3 试用员工登记表 应聘表 试用员工登记 表 新进员 工第一 天 4培训 1 新员工统一培训 2 行政部培训公司文化 公司管理制度 3 行政人事部培训结束后交由部门经理进行工作 讲解培训 PPT 新员工入 职培训 待完善 5考核 1 员工试用期 3 个月结束后 填写试用员工转正 申请表 试用员工转正 申请表 深圳满堂红装饰 集团 石家庄公司 2 由部门经理对需转正员工整体做一次考核 3 行政人事部队需转正员工进行综合评价 4 将所有信息存档 部门员工考核 表 试用员工综合 评价表 6离职 1 访谈 问其离职原因 总结出该员工对本公司 的建议 2 填写离职登记表 存档 离职登记表 7辞退 1 与工作不合格的员工沟通 2 工作交接 离职登记表 8 不定期员工调 查 1 不定期对员工的心态及对公司不满意 对部门 经理不满之处的 进行沟通 调查 待完善 流程说明流程说明 人力资源部人力资源部 1 员工访谈 A 员工上班第一周访谈 了解适应情况 B 员工上班第一个月访谈 了解工作状态 C 不定期员工访谈