酒店培训--主管时间管理PPT课件.ppt

SupervisorySkills主管技巧培训 2020 3 28 1 HotelCTCAgenda酒店CTC日程安排ProgramOutline课程大纲 DayI第一天 1 Administration Introduction课程介绍2 Benefitsoftraining培训的益处3 Identifyinglearningneeds确定学习需求4 TheLearningProcess Cycle学习过程和学习链5 SystematicApproachtoTraining系统的培训方法6 Gainingattention吸引注意力7 Breakdown分步讲解8 QuestionTechnique提问技巧1stPracticePreparation第一次技能练习准备 2020 3 28 2 HotelCTCAgenda酒店CTC日程安排ProgramOutline课程大纲 DayII第二天 Review复习回顾10 StructureofFeedback介绍反馈的流程1stPractice第一次技能练习11 Check检查12 CraftTrainingSmallGroups小组技能培训2ndPracticePreparation第二次技能练习准备 2020 3 28 3 BacktoHotelCTCAgenda酒店CTC日程安排ProgramOutline课程大纲 DayIII第三天 Review复习回顾2ndPractice第二次技能练习13 CorrectiveCoaching指正指导14 ProvideTrainingintheWorkplace提供岗位培训15 TrainingSystems Resources培训系统及资源OverallReview Close课程回顾并结束 2020 3 28 4 Domestics注意事项Breaks休息Smoking吸烟Bathrooms洗手间Emergencyprocedures紧急情况Workbooks学员手册Feelfreetoutilisetheseinthewaythatsuitsyoubest 用你自己觉得方便的方式来用它 Lotsoffun 充满乐趣 2020 3 28 5 Objectives课程目标IdentifyTraining Developmentrequirementsforteammembersinyourdepartment 在你的部门内为部门员工识别培训及发展的需求 Designandcarryoutashortpieceofon the jobtrainingtomeettheseneeds 设计和执行一些短小的岗位培训去满足这些需求Evaluatetheeffectivenessofthetraining 评估培训的有效性Developopportunitiestobuildorganisationalcapabilityforthefuture 创造机会为将来建立组织能力Coachteammembersinthedevelopmentoftheirskills 辅导团队成员发展工作技能Carryoutcorrectivecoachingtoensurethestandardsaremaintained 执行指正辅导以确保标准的保持Choosetrainingresourcesandsystemstosupportyourdepartment straining 选择培训资源和系统来支持部门培训 2020 3 28 6 Module2BenefitsOfTraining培训的益处 2020 3 28 7 课程内容 第一章作为主管人员的您第二章时间管理第三章领导作用第四章改善沟通第五章处理问题和矛盾 2020 3 28 8 课程内容 第六章进行岗位教育和培训第七章调动积极性和培养集体观念第八章人员配备和时间安排第九章改进员工工作表现 2020 3 28 9 第二章时间管理 2020 3 28 10 学完本章内容之后 您应该能够 发现和消灭阻碍您更有效地工作的 时间强盗 对工作分清轻重缓急 使用每日 应办事 清单和每周计划日历 阐述应对 工作被打断 拖延 任务下放 危机 以及 压力 的秘诀并在工作中使用 2020 3 28 11 Jack的故事 三个月前 Jack被提拔为以忙碌出名的洗衣房主管 且来听听他的心声 我真累的跟狗似的 每天八点一上班 我连坐下来喘口气的机会都没有 每天中午我只有半小时吃饭时间 恨不得跑着来回 一天下来我连喝口茶的时间都没有 我不停地接电话 检查工作和参加会议 如果有同事打电话请假 我还得顶班 这样一来 许多文书工作我不得不带回家 象培训计划和做排班表等 我最恨文书工作 我的脾气变得很坏 弄得我家里人也一头火 我真不知道这个工作我到底能干多久 2020 3 28 12 时间强盗 工作被打断接电话和打电话拖延未下放工作任务危机压力 2020 3 28 13 分清工作的轻重缓急 在制定计划对付那些给您的工作添麻烦的时间强盗之前 您需要重新检查自己的工作任务 然后分出轻重缓急 即按照您必须完成的顺序列出清单 2020 3 28 14 分清工作的轻重缓急 重要性紧急性 2020 3 28 15 分清工作的轻重缓急 找一份您的工作任务书 将您负责的所有任务列成清单 填写在表格的 任务 栏 不必考虑任务的顺序 列出您的全部工作任务之后 再写出您要经常做或试图经常做的事情 或者如果您的根据是一组目标 则列出实现各个目标所必须的任务清单 对您写在清单的每一项任务 向自己提出这样的问题 这是我必须完成的任务吗 还是若有时间则完成了更好的任务 并进一步问 是否只有我本人才能完成的任务 按照任务的重要性排序编号 必须完成 的任务当然位居榜首 其次是 做了更好 的任务 最后注明是否可 授权 2020 3 28 16 分清工作轻重缓急的秘诀 在决定某项任务的重要性之前 问您自己 该任务必须完成吗 我不做会怎么样 如果我现在不做 以后我会后悔吗 我应该自己完成 还是交给下面的人去做 2020 3 28 17 每日 应办事 清单和日历 每日 应办事 清单 帮助您记住每天应办之事的时间管理工具 日历 提醒您安排特定活动或非日常活动的时间管理工具 2020 3 28 18 每日 应办事 清单 2020 3 28 19 日历 SUNMONTUEWEDTHUFRISAT123456789101112131415161718192021222324252627282930 2020 3 28 20 Jack的故事 续 Jack刚刚得到上级的通知 本月15日将举行部门全体主管会议 他的上司对他说 你把危险品问题整理成册 干的不错 我想让其他主管看看你的成绩 并学习你的作法 这是个多好的机会啊 我得好好准备 Jack会采取哪些措施既保证培训的成功又不影响工作呢 2020 3 28 21 Jack的故事 续 Jack按照日历安排 正在做床单盘点 Jenny用对讲机呼叫Jack说 洗衣房漏水了 现在地下二层一片汪洋 Alice拿着请假单进来说 真不好意思 我孩子的老师打电话通知我 让我明天务必到学校去开个家长会 我明天上午请半天假行吗 Jack该怎么做呢 2020 3 28 22 工作被打断 让我把它记录在应办事清单里 我会在下班以前告诉你 我知道我们应该谈谈这件事 但我必须先完成这项工作 午饭的时候再谈如何 我非常乐意为你解决这个问题 你什么时候需要答复 2020 3 28 23 对付工作被打断的秘诀 抓紧解决问题或答复请求 让员工了解 您的哪些工作是除了紧急情况以外不得打扰的工作 举行班前或班后的五分钟会议 使用布告栏 让员工将不太紧急的事情写在上面 并尽快让他们知道什么时候您会处理问题 2020 3 28 24 Jack的故事 续 Jack经常被电话所打扰 Jack在准备危险品培训时 电话铃一再响起 Jack 你们部门上个月的培训报告和下个月的培训计划到现在还没有交 昨天下午是最后截止日期 您到底打算什么时候交啊 总经理就等你们部门的啦 Jack 我是庄臣的供应商Kevin 最近好吗 Jack该怎么做呢 2020 3 28 25 接电话和打电话 有礼貌但不客套 态度随和但不能漫无边际避免使用容易引起私人谈话的问句打电话之前 收集通话时所需的全部信息 在您的办公桌上放一个闹钟或定时器 以帮助您控制通话时间 告诉来电者你另有日程安排或紧急情况站着打电话 或把电话搬到不适于长时间讲话的地方如果可能 安装自动拨号器经常记录和分析您的通话 2020 3 28 26 Jack的故事 续 Jack最讨厌文书工作 且听他的牢骚 我很喜欢我的工作 除了文书工作 我不是学文科的 写东西一直我头疼的事情 再说很多文字工作毫无意义 而且对我的工作毫无帮助 所以我不得不带回家去写 但老板好象非常重视这些工作 上次他跟我谈话就好象有点责怪我的工作报告太拖拉了 Jack该怎么做呢 2020 3 28 27 拖延的定义 回避必须做的工作 2020 3 28 28 容易拖延的事情 培训给员工做工作表现评估整理办公桌做日程安排 2020 3 28 29 关于反拖延的秘诀 对一项工作 不要端详得太久才动手做 不要以没有时间或正在寻找更好的方法作借口来拖延工作 把工作化整为零 不要用舒适的活动 如喝咖啡 吃零食或聊天等来助长您的拖延 2020 3 28 30 Jack的故事 续 酒店最近为了提高服务质量 非常重视部门培训工作 对此Jack也深有同感 Jack决定每周利用一个下午的时间来对员工进行培训 为了挤出时间 Jack对岗位任务书进行了分析 决定将其中的每月订货工作交给他的优秀员工之一Susan 但怎么样才能保证此项工作不出差错呢 Jack该怎么做呢 2020 3 28 31 任务下放的定义 分配工作给员工 2020 3 28 32 事先计划 决定人选 表示信任 介入工作 阐明益处 表示谢意 任务下放 2020 3 28 33 您是怎么想的 如果您希望某一件事情不出差错 您就自己动手任务下发给他人意味着 一旦完成出色 成绩归属他人 一旦出了问题 您就背黑锅 自己动手比浪费时间教会别人如何做更容易 2020 3 28 34 危机的定义 意料之外 必须立即对付的问题 2020 3 28 35 Jack的故事 续 本周的工作就特别忙 Jack刚上班 就发现桌上上个班次主管留下的一张字条 两台烘干机坏了 没时间通知工程部 对不起 真不像话 Jack想 我自己一大堆工作还得干呢 还要替她完成任务 他刚抓起电话 Lily急匆匆跑进来 刚才有人运布草时滑倒送医院了 上午人手不够了 Jack心里想 还不如让我也滑倒呢 2020 3 28 36 危机 危机 工作拖后 劣质工作 走捷径 工作更加费力 费时 2020 3 28 37 对付危机的秘诀 给危机分类 发现其中的模式 预想问题 制定一旦问题发生将如何加以解决的计划 发现谁手中掌握着防止危机的控制权 学会适应哪些不以您的意志为转移的危机 力求从危机中学习 2020 3 28 38 Jack的故事 续 已经下午5时 再过半小时就可以下班了 Jack翻了以下日历 下星期五有工人来安装新架子和储藏柜 他想 所有还没有用过的床单必须转移并盘点以免损失 工作区域得暂时重新划分以免影响工作 安装工作会带来压力因为它会干扰洗衣房的日常工作 电话响起 我是经理 下周五你去参加一个专门研讨会 资料在秘书那里 2020 3 28 39 压力的定义 某人正常活动的任何变化 2020 3 28 40 导致压力的一些重要因素 被解雇调换工作地点不得不解雇某人工作目标不明确工作伙伴被解雇觉得不称职或大材小用被调至另一岗位在工作中与人争执接受评估或评估他人工作招聘一名新员工没有加薪 被加薪面临重大政策变化或换上司被当众点名表扬工作频频被打断做正式讲话职权太少或工作量增加感到职位可能不保出差太多 2020 3 28 41 避免压力的秘诀 向有同情心的人诉说您的问题 或者把问题写在纸上 不要把它们憋在心里 在卷入一个压力很大的情形之前 斟酌一下花费那些时间 经受那些压力是否值得 即便只有15分钟到20分钟的空余 也要离开您的工作区用午餐 保持活动 伸腿伸腰 散步 深呼吸 改变您的心境 幽默或开玩笑 想些高兴的事情 想到事情最坏的结局 客观事实往往比想象的结局要好的多 2020 3 28 42 Jack的故事 续 安装工程明天就结束了 目前一切正常 床单搬好了 盘点完成了 洗衣房的工作保持正常 Jack正在办公室长出一口气的时候 忽然一声巨响 他冲出去一看 一大桶药水正倒在刚洗好的床单上 安装工人说 真是活见鬼 太抱歉啦 不论如何努力 压力危机仍无法避免 虽然不愉快 但Jack已是今非昔比 他没有丝毫慌乱 因为他再也不会象过去那样招架无力了 您呢 2020 3 28 43 浪费时间的几种情形 Drop inVisitors突然来访者Attemptingtoomuch试图同时完成多项工作Procrastination没有 按时 观念Incompleteordelayedinformation信息不完整或不及时Shiftingpriority倒换重点confusedauthorityandresponsibility职权与责任不明 2020 3 28 44 Haveafocused effective productiveday有重点 有效率并高产出的一天 Writeeverythingdown记录下每一件事情Chooseyourpriorities确定工作优先顺序Removefuturesteps调整工作顺序Saynoanddelegate学会说 不 并授权工作Chooseyourachievemen