各种大型活动工作流程

1 大型活动工作流程大型活动工作流程 二二 0 一一 0 年年 2 目录目录 一 前期准备前期准备 1 场地申请 3 2 嘉宾邀请 3 3 物资准备 3 4 着装要求 4 5 人员安排 4 二 现场布置二 现场布置 1 会场布置 4 2 主席台布置 4 3 安全保障 5 三 活动进行三 活动进行 1 活动开始 5 2 活动进行 5 四 活动结束四 活动结束 1 嘉宾 6 2 观众离场 6 3 会场清理 6 4 后期总结 6 3 一 前期准备一 前期准备 1 场地申请 申请模板见附件一 根据会议参与总人数 预计到场人数 会议时间 嘉宾时间安排等多方因素 确定并申请会议地点 1 普通教室 学生写好申请书请团委老师 党委副书记签字并盖章 由学生 将申请书带至教务处申请 2 特殊场地 若需要用多媒体 及如望江文华活动中心演播厅 江安综合楼 C407 等特殊场地 则写好申请书后请团委老师申请 2 嘉宾邀请 短信邀请模板见附件二 确定与会嘉宾 在 3 天前电话联系 沟通并告知会议举办时间地点及相关事 宜 确定好接待点 做好 1 对 1 接待工作 3 物资准备 物品清单模板见附件三 准备从筹备到结束整个过程所需各类物品预算清单 如 横幅 饮用水 鲜花 桌布 座牌等 并根据会议中可能发生的各类意外事件制定有效可行的 预算应急方案 1 根据活动要求 至少提前 1 天与办公室协商沟通 准备同型号笔 会议用 笔 签到笔 嘉宾牌 桌布 旗帜 会徽等 携带好胶布 剪刀 绳子等 物品 2 横幅 海报制作 横幅 海报依据活动要求制作 注意与制作商联系并核实尺寸 3 鲜花 水 鲜花物品提前 3 天 水提前 1 天从团委指定地点订购 4 设备准备 准备电脑一台 确认与会场内电脑上同样的资料 同时以硬盘保存等多 种形式对资料进行备份 联系确认好投影仪 音响 话筒 幕布等活动现 场需要的多媒体设备 5 资料准备 a 会议资料准备 4 根据会议时间 地点 领导 主题等信息确定会议流程 发言稿 主持 稿等 在活动前一天将现场嘉宾所需资料准备并打印好 b 签到表 与办公室联系并准备 c 会议指引标识 座位表等 d 宣传部根据会议活动流程初步撰写新闻稿 4 着装要求 夏秋季节 穿白色衬衫 深色长裤 冬春季节 要求穿正装 打领带 5 人员安排 1 主持人 根据会议内容确定是否需要主持 若需要则要提前联系确认 如不需要专门 的主持人则提前与主持会议领导确认信息 2 礼仪 大型活动安排礼仪 一般人数为 4 8 人 具体视活动地点 规模而定 3 工作人员分工及安排 依据活动特点 事先在各个工作岗位联系安排并落实到相关负责人 包括签 到处 嘉宾迎接 摄影 现场秩序维护 多媒体设备维护 机动人员等 做到 权责明晰 二 现场布置二 现场布置 1 会场布置 1 清洁会场内外环境 粘贴各类指示标识 2 摆放好会场相关物品 注意现场整洁美观 悬挂横幅 旗帜 张贴相关海报 标识 严格确保横幅 旗帜等悬挂物的 位置正确 高度适宜 3 联系工作人员 提前一个小时 调试好 PPT 视频 音响 投影灯 如有 问题及时解决 4 事先准备好流程 PPT 播放音乐 当话筒 电脑等设备接线确定好后 用 胶布将线路梳理并固定 接至台下设备安放点 注 确保播放 PPT 电脑电 量充足 5 2 主席台布置 1 将准备好的桌布铺在主席台会议桌上 2 所有嘉宾的椅子在同一平面 同一直线上 3 鲜花摆放根据桌子长短决定 不宜过多 4 嘉宾座次 座次模板见附件四 若为奇数位嘉宾 则 1 号领导在中间 2 号领导在左边 3 号在右边 依次推排 若领导为偶数 则 1 2 号领导在中间 2 号在 1 号左边 3 号在 1 号右边 依次推排 5 所有话筒 座牌 水 议程 笔在同一平面上 笔帽 矿泉水商标朝向同 一方向 保证物品型号一致 6 准备好嘉宾所需资料 议程在上 发言稿在下 7 会议之前调好话筒音量 音量适中 话筒高度适中 3 安全保障 确保消防栓 安全出口及基础设施 空调 灯光 音响设备等 运行正常 三 活动现场三 活动现场 1 活动开始 1 签到处 活动初依据签到人数和规模确定签到处数 1 2 签到负责人为 2 4 人 2 现场工作人员 活动场地内 安排好引导员专门负责引导到场人员入座 人数依具体情 况而定 并辅以负责现场秩序维护 安排好流程 PPT 播放人员 1 名 全程 负责 PPT 机动人员 3 嘉宾接待 4 在活动正式开始前 15 20 分钟 提醒现场所有观众将手机关机或者调为静音 活动正式开始后不要随意走动 保持场内环境卫生 2 活动进行 1 宣传部的同学负责全程照相 从各个细节和角度抓拍 注意与会领导各角 度的照片收集 比如嘉宾到场 志愿服务 签到 入座 讲话等 6 2 每个出入口安排好人员 尽量避免经常进出影响活动纪律和效果 3 主席团的成员坐在前排 随机应变采取各种应急预案 比如领导座牌掉地 上 叫礼仪或者主席团拾回至原位 插线若被碰 应立即插好 4 礼仪 在主席台及现场嘉宾完全到位 15 分钟后坐在前排 当嘉宾的水约剩 1 3 时 取一瓶水 放到水原位置后方 原水不取下 注意活动过程中的相关 引导等工作 活动中途有嘉宾退场时 由礼仪开门 团委老师或者主席团成 员负责送嘉宾 注 直至嘉宾再三说免送之时方可返回 主席团成员随时 保持提醒 四 活动结束四 活动结束 1 嘉宾 1 嘉宾答谢 收条模板见附件五 给嘉宾授课费 用信封装好 时 应尽量避开其余同学 并让嘉宾签收据 2 嘉宾离场 在嘉宾离场之时 由主席团成员或者校团委老师负责送嘉宾 将嘉宾送至场 外 直至嘉宾再三说免送方可返回 具体视情况而定 若嘉宾有车 则须 为嘉宾开车门 将其送上车 3 嘉宾感谢 短信感谢模板见附件六 在活动结束后 以短信等方式向嘉宾表示感谢之情 2 观众离场 井然有序的安排到场同学离场 除领导出入口之外 其他门口有 1 2 同学负 责秩序维护 3 会场清理 现场工作人员收拾整理