邮资机使用管理办法

1 邮资机使用管理办法邮资机使用管理办法 第一章总则第一章总则 第 条 为加强对邮资机的使用管理 建立健全邮资机的使 用管理制度 确保邮政资费的安全 特制定本办法 第二条 本办法中所称邮资机是指能预置 结算邮资 具有 使用记录不可更改的记帐 按键入或邮政秤送来的数据自动连 续调整资费 并在邮件或签条上加盖邮资符志功能的独立设备 第三条 目前暂不办理用户自行购置或租用的邮资机到邮 政部门备案使用的有关事项 在邮政部门出租邮资机给用户使 用的管理办法未发布前 可参照本办法执行 第二章第二章管理体系与职责管理体系与职责 第四条 邮资机实行国家邮政局 省 自治区 直辖市 邮 政局 以下简称省局 使用局三级管理 第五条 各级管理部门必须指定专 兼 职人员负责邮资机 管理 并配备经过培训的专职技术人员 第六条 国家邮政局职责 一 制定有关邮资机的使用 管理规定 二 负责 邮资机使用标志 的制作工作 三 对国内使用的邮资机发放 邮资机使用标志 四 制定有关邮资机戳印的技术与业务要求及管理与使用办 法 2 五 指导建立全国邮资机数据库 拟定邮资机远程置资费及 管理的方案并组织实施 六 协调各省局邮资机的管理 维护工作 七 组织对全国邮资机使用管理情况的监督检查 第七条 省局职责 一 制定国家邮政局发布的邮资机使用管理办法的实施细则 二 承担本省 自治区 直辖市 邮资机的建帐 建档工作 三 监督厂商 含生产厂家及代理商 下同 对已购置的邮资 机实施 邮资机使用标志 的情况 并负责本省 自治区 直辖 市 邮资机使用标志 的申领工作 四 按照国家邮政局相关文件规定 对本省 自治区 直辖 市 邮资机戳印进行统一编号 并负责日戳的刻制 变更 更新 及收回等工作 五 组织制作 管理及发放邮资机封志的工作 六 管理 调配 维护本省 自治区 直辖市 邮资机 七 负责本省 自治区 直辖市 邮资机报废的审批 上报工 作 八 组织对本省 自治区 直辖市 邮资机的使用情况进行检 查 第八条 使用局职责 一 根据省局邮资机管理实施细则 制订本局邮资机使用管 3 理的规章制度 二 建立邮资机档案 做到每机一档 保存邮资机的日常使 用 维护等记录 三 负责邮资机日常的维护及保养工作 第三章第三章 基础管理基础管理 第九条 邮资机档案应当包括以下内容 一 邮资机固定资产卡片 每机一卡 长期保存 二 邮资机使用记录 由该机的使用人员认真填写 妥善保 管 每季存档一次 每本记录的保存期为 2 年 三 邮资机保养记录 由该机操作人员按照规章制度将定期 保养的情况记录在相应的表格内 长期保存 四 邮资机的维修及大修记录 由各厂商的维护中心对该台 邮资机进行维修或大修后 将维修或大修的时间 维修或大修 的内容等记录提供给使用局 由使用局长期保管 第十条 邮资机报废时 应当由省局收回报废的邮资机戳 邮资机固定资产卡片 注销台帐 省局每年将邮资机的报废清 单报国家邮政局相关主管部门备案 第四章第四章 购购 置置 第十一条 购置邮资机须经国家邮政局主管部门批准 备 案 批量 大规模采购的 按照国家邮政局有关集中采购的管 理办法执行 第五章第五章 邮资机机戳邮资机机戳 4 第十二条 邮资机的戳印必须按照国家邮政局的规定刻制 并将戳印清样报国家邮政局相关主管部门备案 未在国家邮政 局备案戳印的邮资机不得使用 第十三条 邮资机上的宣传戳未经国家邮政局主管部门同 意不得使用 第十四条 如需变更邮资机戳 必须上报省局主管部门 使用单位 邮资机厂商及所属维修中心等不得自行制作 第六章第六章 邮资预置及资费结算邮资预置及资费结算 第十五条 邮资机的邮资预置必须由固定的双人负责 即 由使用局管理人员与财务人员进行邮资预置 操作人员不得参 与预置邮资的工作 第十六条 邮资机邮资预置工作不宜在生产现场进行 预 置邮资前需检查邮资机表头封志的安全状况 加注邮资后需再 加封志 并认真填写 邮资机邮资预置卡片 附表 1 财务人 员必须签字确认 否则记录 卡片填列内容 无效 第十七条 邮资机封志必须统一制作 预置邮资使用的封 志 印模 夹钳等专用器具及 邮资机邮资预置卡片 均由省 局指定的专人保管 第十八条 预置邮资密码应当由省局的财务人员负责保管 及保密 确有困难的 可指定使用局的上一级财务人员专人负 责 第十九条 加注邮资应当以万元为单位 各使用局可根据 5 业务量的需求同财务人员确定预置邮资的金额 第二十条 经邮资机处理的邮件应当采取整付整寄或整付 零寄的计费方式 第七章第七章 操作使用操作使用 第二十一条 邮资机的操作人员必须经过邮资机厂商的专业 培训 持有该厂商颁发的培训合格证及省局 或省局指定主管局 颁发的上岗证 其他人员不得操作邮资机 第二十二条 操作人员每次开机前 必须检查邮资机封志的 安全状况 如有封志破裂损坏等 应当报本单位邮资机管理人 员由其报上一级主管局相关部门处理 封志破损的邮资机不得 使用 情况查明后 必须重新加封志后方可使用 并记录在 邮资机使用记录表 附表 2 上 第二十三条 开机后必须核对 邮资机使用记录表 的金额 与表头的金额是否相符 经核对无误后 方可处理新的邮件 第二十四条 开机自检正常后 打印零资费戳印签条核对和 调整当天的日期 并保存在日戳打印簿上 如电子戳印的邮资 机日期与实际日期不符 应当由技术人员作相应调整 第二十五条 邮资机戳记应当印在邮件的右上角位置 邮资 机处理额定厚度以内的邮件必须直接打印戳记 处理额定厚度 以上的邮件方可使用邮资机专用签条 第二十六条 一般情况每一邮件打印一套戳记或粘贴一个邮 资签条 但单一邮件的邮资数额超过邮资机每次打印出邮资的 6 最高限额时 可粘贴两个或两个以上邮资签条 第二十七条 发现漏盖邮资的邮件应当查明原因 补盖邮戳 第二十八条 发现错打邮资的情况后 应当立即停机 并持 错打邮件或签条报告观场负责人 并记录在 邮资机使用记录 表 上 在结算当日资费时由财务人员予以剔除 第二十九条 现场负责人每日资费剔除金额的权限为 100 元 使用局每日剔除金额的最高权限为 300 元 超过 300 元以上的 剔除金额需报上一级主管部门 第三十条 每处理完一批邮件 操作人员必须按照规定填写 邮资机使用记录表 并在 经手人 栏内签章 每班工作结 束后 应当由负责人认真核对各台 邮资机使用记录表 后 在 班组长 栏内签章 并由操作人员妥善保管 第三十一条 邮资机的开机钥匙应当指定专人 支局长 保管 不得遗失或损坏 第三十二条 不允许提前制签或在空信封上打印邮资机戳记 第三十三条 处理可享受优惠政策的大宗邮件时 应当逐件 按照实收金额打印邮资 第八章第八章 邮资稽核邮资稽核 第三十四条 操作人员处理每批交寄的邮件除填写 邮资机 使用记录表 外 还必须按照用户的付费方式填写 邮资机整 7 付整 零 寄交寄邮件总单 附表 3 该单需一式 3 份 一份交 用户保存 一份交本部门记帐员留存 一份交本局财务备查 第三十五条 本部门记帐员每日日终将各台邮资机使用款额 与各操作人员填写的 邮资机整付整 零 寄交寄邮件总单 的总 金额进行核对 如符合则按照邮件的结算方式分别统计大宗量 和总金额 并按照业务分项作帐交会计人员 如不符合则需逐 台核对邮资机操作人员填写的 邮资机使用记录表 及 邮资 机整付整 零 寄交寄邮件总单 找出不符之处后 报告现场负 责人处理 第三十六条 现场负责人每日对各操作人员填写的 邮资机 使用记录表 中的资费数额与邮资机表头的资费金额进行核对 核对无误后 在 班长 栏内签章 第三十七条 每月由支局财务人员填写 邮资机收入登记表 附表 4 经财务负责人审核后上缴收入 第九章第九章 帐务处理与邮资稽查帐务处理与邮资稽查 第三十八条 使用局的财务人员必须详细记录本局各台邮资 机每次资费注入的金额 以便检查核对 第三十九条 使用局的财务人员根据邮资机操作人员做的交 款凭证按照科目分别入帐 每月要核对各台邮资机预置邮资的 使用情况 第四十条 使用局的财务负责人要对邮资机资费情况进行不 定期 不定台检查 并记录在册 8 第四十一条 邮资机的资费稽查分层次进行 现场负责人每 日检查 县局质检人员每周检查 市 地 局每月检查 省局每季 抽查 第四十二条 检查内容 核对 邮资机使用记录表 大宗 量收统计日志 邮资机收入登记表 与当日 当月 当季 当年的收入是否相符 检查情况填写在 邮资机检查记录表 附表 5 上 第十章第十章 管理考核管理考核 第四十三条 对没有记录原因和现场负责人签字的资费剔除 金额应当由经手人支付上缴 并处以相同数额的罚款 第四十四条 对于邮资机显示的资费起止数与实际不符的 应当由相关责任人如数补交 并处以相同数额的罚款 第四十五条 如发现邮资机表头金额被改动 应当追究操作 人员和现场负责人的责任 对丢失的邮资要全额补交 并视情 节给予丢失邮资 1 3 倍的罚款 第十一章第十一章 维维 护护 第四十六条 邮资机的日常维护及保养由操作人员负责 操 作人员应当严格执行邮资机操作维护手册的规定 认真做好维 护保养记录 第四十七条 邮资机除表头以外的故障处理 零部件修理及 更换 应当由厂商指定中级维护人员或授权的专业人员进行 未经指定的专业人员许可 任何人不得擅自拆卸邮资机 9 第四十八条 邮资机表头发生故障时 应当通知厂商授权的 专业人员修理 如需更换表头 应当由使用单位的财务人员登 记该机的预置邮资 已用邮资 剩余邮资及处理邮件的总件数 并拆下封志封存后 才可进行原表头的修理 表头修妥后 应 当由财务人员核对邮资数额后 方可使用 第四十九条 邮资机备用表头使用前和使用后 操作人员必 须在使用单位财务人员的监督下 将资费的起止金额填入 邮 资机使用记录表 第五十条 邮资机定期的检修 大修由生产厂商指定的专业 维护中心进行 第十二章第十二章 罚罚 则则 第五十一条 违反本办法第十一条规定 擅自购买邮资机使 用的应当给予该部门责任人以行政处分 第五十二条 违反规定 使用无 邮资机使用标志 的邮资 机 或伪造 冒用 邮资机使用标志 的厂商及使用部门 一 经查出 应当封存该邮资机 并处以核实后邮资机表头邮资数 额 10 倍的罚款 第五十三条 邮资机使用标志 如被人为破坏 应当由上 级主管单位追究当事人的责任 查明原因后 逐级申报到省局 申请补发 第五十四条 违反本办法第十三条规定 对未经国家邮政局 邮资机主管部门同意 擅自使用宣传戳的局 除给予警告 没 10 收非法所得外 同时处以非法所得 10 倍的罚款 第五十五条 邮资符志与邮件应收邮资不符 优惠额度超过 国家邮政局有关优惠率规定的 或邮资符志没有邮资的邮件 寄达局 经转局 一经发现应当向收寄局缮发验单 查明情况 属 弄虚作假的报主管省局和国家邮政局 除追究相关人员的责任 外 还要纳入国家邮政局对省邮政局经营责任制的考核 第五十六条 发生密码泄露造成邮资机表头金额被改动应当 追究失职者的责任 损失的邮资由失职者补交 并处以相同数 额的罚款 第五十七条 由于操作人员过失发生冒用 盗用或其他非法 使用 由此造成的经济损失应当由使用人负责赔