机电设备安装公司材料管理细则

机电设备安装公司材料管理细则机电设备安装公司材料管理细则 机电设备安装公司材料管理细则 一 材料明细账的记账规则 1 项目部材料保管员根据机电公司转来的物资调拨单第五联 仓库 联 记账 记账应及时 准确 按入库 出库逐项登记清楚 并将金额按增减 填写完整 做好本月合计 本月累计 2 明细账的账本应按材料类别分类设置 账页账本的设置 必须按 一物 一型号 一规格设一片账页的原则 账页的反面不能设置另 外不同规格 型号的材料 更不能设置不同品种的材料 3 记正常的入库 出库 结存 均应用蓝色或黑色钢笔或签字笔书 写 当出库数大于库存数时 则为出现赤字 要用红笔书写结存数 每月的入库或出库必须将结存数填写正确 清楚 4 记账时书写要工整 清楚 账面要干净 不能跳行记 每行书写 约占11 22横档下部 即横格上部超出不小于11 22的位置 主要 是为了改错用 并能保持账面清晰 错账不能用刀刮 涂改 也不能用修正液 应采用正确的改错方法 划线改错法即在账的错误出用红笔 赤字划二道细红线 再在横格 上部空白处用蓝笔书写正确的 冲减改错法因所记数量 金额小于应记金额 按少记的数量 金额 用蓝笔另记一行 将差数补记在数量 金额栏内 记账的名称 规格 计算单位 应以材料预算价格本为准 不符的 应予更正 5 记满一面账页时 应留下一行书写或盖章 转下页 字样 第二 页开始的第一格书写或盖 承前页 字样 每页要做累计 每本账首页应做每月入库 耗用金额汇总 6 各项目部的材料明细账由项目部的材料员负责记 项目部的材料 明细账作为考核项目部的材料成本和年终结算的依据 材料员要严 格按照材料明细账的记账规则记账 机电公司财务部每月15日前将 各工地库存材料及低值易耗品余额明细表列出 由物资设备部发给 材料员 材料员要认真校对各类材料的库存金额 并将核对结果于每月20日 前报告物资设备部与财务部核查 7 项目部的材料明细账的账页连续使用 跨年度在账页上空一行盖 上 上年结转 以保证材料明细账的连续性 完整性 8 物资设备部长每月对材料明细账的记账情况进行检查 对不规则 或错误记账方法及时提出更正 检查情况将作为对该采购员考核的 依据 9 各项目部的 工地收料凭证 材料调拨单 材料耗用汇总表 月度材料需用计划 要按月装订成册 物资设备部每月进行检查 检查情况将作为对材料保管员考核的依 据 10 应付账款账本由采购员负责记账 做好本月合计 本月累计应付 账款的记账工作 二 材料入库单的填写规则 1 材料入库单用蓝 黑 色笔 蓝 黑 色复写纸 表示材料入库 的增加 2 材料入库单用红色笔 红色复写纸 表示材料入库的减少 3 材料入库单一类一单 各栏必须详细填写 书写要工整 材料入库的名称 规格 计量单位以材料预算价格目录为标准 要 完全正确 4 物资设备部每月17日前由采购员把材料调拨单及时交给财务部 20日财务部调给各工地 28日各工地材料员把耗料单交给财务部 材料员明细账要与财务二级账核对 材料暂估 入库的供货单位有合同的按合同公章名称办理 发票财 务章需和合同公章一致 无合同的按发票章办理 采购员应付账款明细账与财务的对账单核对 三 现场仓库管理 1 材料的接运1 1采购员应提前通知项目部材料保管员做好准备进 场材料的卸货地点 卸货前应先检查材料在车上的状态 如遇雨淋 倾倒 挤压等损坏现象 应向承运单位或司机询问原因 并做好记录 必要时应请司机签字 1 2材料保管员要认真监督卸车工作 监督卸车的情况 防范卸车过 程中虚假作弊现象 避免材料在卸车时受损 对卸货过程中发现损 坏的物品应当场做好记录 请有关人员签字 以分清责任 2 材料的验收2 1材料到现场后 材料保管员和技术员一同对材料 的数量 质量进行检查 验证 防止亏吨 亏方差数 加强现场材 料 成品 半成品的管理 保证材料安全 防止丢失 损坏 串用 认真做好材料验收工作 2 2材料保管员和专业工长共同对进场的材料的数量 外观质量及相 关质量证明文件进行检验 要认真检查材料的名称 规格 型号 数量与送货清单是否相符 按件 个计量的材料均应逐个 逐件点数 相符者才能填写 工地 收料凭证 工地收料凭证 是现场收料的依据 工地夜间要有 人值班收料 并持有 工地收料凭证 工地收料杜绝打白条 2 3 工地收料凭证 验收 栏必须专业工长 或技术员 先签字 材料员后签字方能有效 工地收料凭证 必须按类别 规格填写 不得种类混淆 此项作 为考核材料员标准之一 2 4材料保管员负责组织填写 物资检验和试验认定记录 此记录 要按工地收料凭证填写 技术员经对 质量证明书 的验证 结 合材料保管员的检验记录 对进场材料质量进行分析认定 合格者 在 物资检验和试验认定记录 上签署认定意见 此项作为考核材 料员标准之一 2 5发现不合格材料后 材料保管员应立即通知采购员 并由采购员 填写 不合格物资评审记录 报主管领导进行审批 经批准后按 有关规定执行 2 6需开箱检验的设备进场后 由项目水电经理 建设 监理 供 货方共同开箱检验 并进行记录 填写 设备开箱记录 3 甲方提供的材料按照上述规定执行 4 各项目部材料员要建立收 发料台账 从机电公司总库领取材料时所开具的物资调拨单第五联 回单 等 同于工地收料凭证 凡有工地收料凭证或物资调拨单第五联的都要记收料台账 收 发料台账要求逐笔填写 物资设备部每月进行检查 检查情况作为考核材料保管员合格的依 据 各项目部的 工地收料凭证 每月15日前交公司物资设备部 上交 时 材料保管员要按材料类别填写明细表一式两份 表内注明收凭 证号码 收料时间 并请水 电采购员签字 5 材料的保管 发放仓库管理的基本方法是 四号定位 五五 摆放 材料必须按类别 分品种 分规格存放 不允许乱堆乱放 或不分类别码垛 必须做到 三清 四相符 四防 材料的使用过程中除按领料单严格控制发料外 还要对施工过程中 材料使用情况进行监督管理 对使用不当和浪费现象或物品保管不 当等及时提出纠正意见 并报告有关领导 5 1 四号定位 库房号 货架号 货架层次号 货位号 用 四号定位 表明货物储存的位子 以便查找和作业的货物定位 方法 5 2 五五摆放 根据各种商品的特性 外形和包装 按照 五五成 行 五五成排 五五成串 五五成方 五五成堆 的方法摆放物品 5 3 三清 指库存材料的数量清楚 质量清楚 价值清楚 5 4 四相符 指库存材料的账 卡 物 钱四相符 即明细账的结存数与保管卡片的结存数相符 并与库存实物数量相 符 这是数量上的三相符 根据这些库存数量与明细账上的金额与 财务部二级账的库存金额相符 即 四相符 现场材料要进行定期和经常性盘点 定期盘点每年2次 由物资设备 部组织实施 材料保管员每月要对现场材料进行盘点 并填写 贮存物资检查情 况 问题处理记录 表 适时调整差数 对所保管的材料做到清楚 5 5 四防 即防火 防水 防盗 防自然灾害 6 材料耗用管理6 1月度材料耗用汇总表应以领料单为依据 结合 实物盘点 做到与工程统计报量同步 材料耗用汇总表要严格按照材料分类明细表填列 一张一类 排列 顺序应尽量与明细账账页排列顺序一致 以利记账 耗用的项目要写清楚 如工程用料 临电用料 保修 维修用料等 装订整齐并由公司领导签认 耗料汇总表必须经财务部审核签字 才能记材料明细账 6 2耗料汇总表计价 以物资调拨单和入库单单价计价 账面上有二 个以上单价者 应根据 先进先出 的原则计价 四 材料计划管理材料计划分为单位工程材料总需用计划和月度材 料需用计划 1 单位工程材料总需用计划1 1各项目部应在收到图纸并绘审后一 个月内提出单位工程安装材料总需用计划一式三份交公司物资设备 部 正式开工后14天内项目部需上报物资设备部 材料设备招标一览表 分暂估和非暂估列明细表 注明材料 设备名称 规格 型号 招标日期 由物资设备部进行组织市场询价 联系厂家或商家经水电项目部确 认 为材料的供应做好准备工作 1 2因甲方或设计部门提出的变更 各项目部应及时编制调整计划报 公司物资设备部 1 3由甲方提供的材料 只认厂家 厂商 不认价的 必需以文字 的形式写明原因 项目水电经理签字后 按上述办法列明细表 报 公司物资设备部 1 4凡是因各项目的原因没有及时 完整的上报材料汇总需用计划的 公司物资设备部将不能保证及时供应材料 2 月度材料需用计划2 1各项目部依据施工计划和施工组织设计编 制月度材料计划 经项目水电经理审核 签字后 按期上报机电公 司物资设备部 由于施工计划调整或其它原因 各项目部可根据实际情况编制月度 材料补充需用计划 经项目水电经理审核签字后 按期上报物资设 备部 2 2材料需用计划的名称 规格 计量单位一律按材料预算价格本中 的名称 规格 计量单位填写统一 不得简化 自创 2 3材料需用计划的名称 规格型号 质量要求 数量单位 收料地 点 供货时间要逐一填写明了 不得漏项 各项目部材料员在填写需用数量时 要认真核减本工地库存数量后 再填写 如因材料员本身工作不认真 不负责造成材料积压的 公 司将追究其责任并进行经济处罚 2 4材料需用计划要按材料分类填报 不得种类混杂 材料员将材料申请计划编制好 由项目水电经理审核 签字后 一 式三份 一份送土建 一份项目自留 一份报送物资设备部 各项目部和物资设备部要将材料需用计划按月装订成册保存 以备 贯标检查 2 5各项目部应加强材料需用计划的严肃性 完整性 项目水电经理要认真负责审核 因审核不严造成材料大量积压 项目水电经理应负全责 并从其责 任抵押金中扣除 2 6对于已竣工工程 保修期间内材料需用计划 由安全质量技术部 保修人员提出并报物资设备部 经公司经理批准后 物资设备部按 与厂家签订合同责任划分后负责采购供应 2 7月度材料需用计划每月分3次编制和上报 填写进场时间 进场周期不得小于10天 设备及需要加工周期的材 料应提前2个月 否则将不能保证及时供货 各项目每月20日前报下月的材料需用计划 每月1日和12日前报月度材料补充需用计划 各项目部材料员按上述日期将材料需用计划报给物资设备部 材料员上报时应填写月度材料计划递交 接收记录表 递交人和接 收人分别签字 2 8物资设备部计划员收到各项目材料需用计划后 结合库存情况编 制材料采购计划 所采购材料技术要求 规格型号 数量 需用时 间 收料地点应表达清楚 2 9材料采购计划必须经机电公司经理审核 签字后于每月24日 5 日 16日分3次下发采购计划 采购员收到采购计划后 价格不得高 于当月 北京造价信息价格表 的价格 签订合同的除外 经经营 计划部审核确定 技术要求经安全质量技术部确定后 方可组织采 购 凡水料和钢材由丁学东负责采购及后续业务处理 凡电料和五金 油化由冉宪梅负责采购及后续业务处理 2 10采购员按材料