A3报告制作技巧.ppt

专门职特别研修A3资料制作技巧 1 本日日程 什么是 TOYOTA的A3资料 明确资料的目的制作纲要制作简洁易懂的资料 2 为什么要 制作简洁易懂的资料 对资料使用者而言 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同 那什么地方不同 简洁易懂的资料 能够帮助引发有建设性的讨论 即便内容有问题 也容易发现问题所在 便于进一步指导和修正 对资料制作者而言 自觉地意识并思考如何 制作简洁易懂的资料 有助于对思路的自我检测和整理 课程介绍 3 什么是 TOYOTA的A3资料 在TOYOTA A3资料是强有力的沟通工具之一 能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上 是赞成或是反对 对哪个部分进行讨论 论点明确 通过视觉表达 使内容一目了然 有助于尽快理解问题 将节省出来的时间用于对内容的讨论 即使很忙的人也可以很快速地理解 做出决策 A3资料是培养问题解决能力的交流工具 问题出在哪一步 一目了然 便于指导和被指导 4 今天学习的目的就是 尽一切可能排除上述危险 掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧 什么是 TOYOTA的A3资料 并非只在形式上满足A3要求即可 一味的填充令资料不得要领 不知图表为何而做 图表 表格的表现内容艰涩难懂 理解了每个项目的内容 却不能了解整篇资料的中心 5 A3资料制作的步骤 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 重点 6 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step1 明确资料目的 7 Step1 明确资料目的 资料是说明 传达事情的工具 制作什么样的资料要依其目的而定 关于目的 首先要考虑 面向谁 如何使用 何种用途 最后明确传达 什么内容 公司外部 公司内部 其他部门 本部门 经管会 部长或室长 面向谁 资料的内容 传达什么 分发 开会 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 如何使用 说明 自己进行说明 上司进行说明 经管会 部长或室长 用途如何 报告 联系 商谈 裁决 裁决 决定是否批准提案 8 请看教材第9页 9 资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定 即使所涉及的内容一样 因资料的使用目的不一 资料所传达的内容也应当有所改变 首先自问自答 资料的目的是什么 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息 从以下角度出发 明确目的 面向谁 如何使用 用途如何 此3点 Step1 明确资料目的学到的技巧 10 Step2 撰写资料纲要 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 11 制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提 没有好的纲要 无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用 简明易懂的纲要 就是要简洁 遵循问题解决的步骤 合理 符合逻辑 纲要主体 每个步骤的信息都表述简单 符合逻辑 整体的长度以口头表述 秒到 分钟为佳 纲要补充内容简洁地整理出 个左右的理由或数据 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息 各个步骤所传达信息的理由和补充数据 Step8巩固成果 Step7评价 Step6执行 Step5制定对策 Step4把握根本原因 Step3制定目标 Step2分解问题 Step1明确问题 Step2 撰写资料纲要 12 1 确定纲要的主体将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸上的新闻标题口头念一下 长度以从30秒到1分钟为最佳 2 确定对纲要主体进行补充的内容为每条信息找出3个左右的理由或数据 3 检查纲要整体比照资料的目的反复通读 思考 面向谁 如何使用 何种用途 Step2 撰写资料纲要顺序 13 资料不可能一次制作成功 思路尚未理顺 或观察到的各个要素尚未具备整体的整合性 首先考虑每个文本框的主题信息 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性 制作纲要的要点在于 掌握对制作一份资料有用的信息的量 适中 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑此3点 Step1 明确资料目的学到的技巧 14 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step3 确定版面设计 15 根据做好的纲要 确定资料的版面设计 模板 顺着思路进行版面设计 应当将较多版面分给需要强调的重点步骤 标题 Step3 确定版面设计 顺着思路展开 16 资料的撰写 5大步骤 顺序 Step 检查校对资料 Step 撰写资料内容 Step 确定版面设计 Step 撰写资料纲要 Step 明确资料目的 确定纲要的主体 确定对纲要主体进行补充的内容 检查纲要整体 根据纲要 确定版面设计 模板 确定各文本框的标题 分别将各部分内容填入模板 修饰资料 使内容能够一目了然 提纲的制作 最后检查整体的效果 考虑是 面向谁 的资料 考虑要 如何使用 资料 考虑资料用于 何种用途 考虑要传达 什么内容 Step4 撰写资料内容 17 确定版面设计后 接下去就要填写各文本框中的内容 行文要尽量简明扼要 并使用图表 表格 使资料具有较强的视觉效果 修饰资料 使资料更简洁明了 使着重强调的部分一目了然 关键技巧在于统一文体和书写格式 只强调需要强调的要点 标题 行文要求 简明扼要 具体 主动语态 使用图表 强化视觉效果 用粗体 加大字号修饰须强调的文本框或文字 文体和书写格式要统一 各文本框的上下左右要对齐 Step4 撰写资料内容 18 整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性 句末表现方面 整体内容方面 符号和编号是否注意保持了同整体统一 避免无谓的修饰 过度的修饰 反而会让读者无法区分哪里是修饰过的 哪里是未修饰过的 技巧篇 19 资料 特别是A3资料 的效果 从问题的发生到解决 过程一目了然 明确