会展管理会议的管理ppt课件.ppt

第三节会议的管理一 会议前的管理措施二 会议期间的组织管理三 会议后的总结与评估工作 1 一 会议前的管理措施 一 制发会议通知 邀请函 二 制作会议证件 三 准备会议文件与材料 四 准备会议的物品与设施 五 预算和筹集会议经费 六 会场布置 七 会前检查 2 一 制发会议通知 邀请函 1 概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体 是会议组织者同与会者间会前沟通的重要渠道 是会议准备的重要环节 2 作用 传递会议内容 性质 方式 时间 地点等信息 以便与会对象抉择 作好准备 及时反馈与会者信息 收集与会者的议案 论文或交流资料 准备展示的物品等 3 3 会议通知的内容 会议名称 全称 主办者 会议内容 目的 主题 讨论提纲 议程等 参加对象 若对象明确 通知可发给与会者 如发至单位 应说明对参会者的要求 职务 级别等 有的会议通知中还规定各单位的参会人数 按与会者资格不同 通知中应列 出席 列席 旁听 等 会议时间 包括报到时间 会议正式开始和结束的时间 会议地点 会场所在地名 路名 门牌号 会场名称 可画交通简图标明方位及抵达线路等 其他事项 组织者认为必须说明的事项 联络信息 组织者地址 邮编 电话和传真 网址 银行账号 联系人等 4 4 会议回执表有的会议通知附有回执或报名表 请与会者填写姓名 性别 年龄 职务 职称 抵达时间和交通工具 预订回程票的具体要求 是否参加会议旅游活动等 然后寄回主办单位或会议筹备机构通过回执和报名表可了解与会者基本信息和要求 以便安排接待 5 5 会议通知的种类和方式按通知性质分 预备性通知 先于正式通知发出 主要请与会者作好参会准备 需事先征求与会者意见 事先提交有关材料 或先报名后确定与会资格的会议 应先发预备性通知 正式通知 待议程 时间 地点以及与会资格确定后 再发正式通知按通知名称分 会议通知 多用于研究工作 进行决策的会议 邀请信 函 书 一般用于横向性的会议 具有礼节性 发送对象不受本机关职权所制约的单位以及个人 请柬 用于举行仪式类活动 如开幕式 签字仪式等 发送对象一般是上级领导 社会人士 兄弟单位等 海报 主要用于可以自由参加的学术性报告会 公告 一种专门用于股份公司召开股东大会时 通过登报发出的会议通知 发放方式 面告 电话 传真和电邮 邮递 招贴 广播 登报等 6 二 制作会议证件1 会议证件类型会议证件主要有出席证件和工作证件两大类 出席证的类型有 代表证 规格最高的会议证件 发给正式代表 不仅持证可以出席会议 还享有正式会议代表的权利 出席证 发给会议的出席者 持证者可参会以及组织的各种活动列席证 发给会议的列席者 持证者可到会 但不享有正式代表权利 无表决权 来宾证 发给会议特邀代表和嘉宾 签到证 发给出席会议的代表 一次 人 一证 便于统计到会人数 记者证 发给采访会议的记者 通行证 发给有关单位和配备有汽车的与会人员 作为车辆出入会场和住地的凭证 为便于辨认会场内人员身份 同一会议的不同证件可用颜色和字体区别 7 2 会议证件的格式会议名称 须写全称 法定性会议用正楷 非法定性会议可用艺术字 会徽 可印在会议证件上 纪念会可以用画像代替 姓名 不写曾用名 照片 半身免冠照片 证件类别 即标明 出席证 列席证 等 组别或代表团名称 证件编号 会议日期 涉外会议证件可用中文和外文 外文排在中文下方 8 三 准备会议文件与材料1 概念 会议文件是提请会议讨论和有助审议事项的文书材料 会议文件 特别是会议主旨文件的优劣 直接影响会议质量 9 2 按文件性质和功能可分 主旨文书 如大会报告 领导讲话 开幕词 主持词 决议草案 议案文书 如我国人大 政协会议提交审议的议案 议案说明 事务文书 如会议细则 代表须知 日程安排 代表名单 选举办法 议决文书 会议纲要 决议 公报等 信息文书 10 3 几种常用的会议文件 主持词是主持人主持会议使用的文件 即主持人讲话稿 具有宣告性的特点 语言要简明 尽量口语化 主要内容 宣布会议开始 介绍主要来宾 报告出席人数 说明会议目的 任务和宗旨 宣布议程 强调会议纪律和事项 介绍发言者 宣布会议结果 宣布会议结束等 11 开幕词是宣布会议或活动正式开始的致辞 由身份最高者致辞 除宣布会议开幕 一般还说明会议宗旨 目的 任务和要求 并预祝会议成功 开幕词具有较强象征意义和礼仪性 闭幕词是宣布会议或活动结束的致辞 通常由参加会议或活动身份最高的领导人致辞 除宣布闭幕外 一般还要回顾 总结 评价会议进程 成果和意义 讲话稿根据会议的性质和中心议题及讲话者的身份确定讲话稿话题 讲稿大多是议论性文体 要言简意赅 12 四 准备会议的物品与设施会务应在会前制定物品和设备使用计划报领导机构审定 计划应列明所需物品和设备名称 型号 数量 物品和设备来源 如租借 调用或采购 费用 13 会议用品和设施主要包括 会场基本设施 桌椅 照明电器 卫生用具 消防设施等会场装饰用品 会标 会徽 旗帜 花卉 标语口号等 会场视听器材 扩音机 幻灯机 投影仪 录音机 同传系统等 会议通信设施 电话 传真机 电视 计算机以及通信网络设施 常用文具和印刷设备 笔 纸 簿册等文具 打字机 打印机 扫描仪 复印机等设备 交通工具 轿车 大巴士等接送与会者的车辆 会议专门用品 颁奖会的奖品与证书 开幕式剪彩彩带和剪刀 选举会用的选票 投票箱等 生活卫生用品 茶水 茶杯 毛巾等 14 五 预算和筹集会议经费会议经费一般是指会议的显性成本 即举办一次会议活动为支付人工 场地 物品 设备等各项费用所需资金的总和 主要由场地费 会场装饰费 设备费 交通费 人工费 茶水食宿费 文具资料费 其他费用等构成 会议经费的筹集渠道和办法 行政事业经费拨款 主办者分担 社会赞助 转让无形资产使用权 15 六 会场布置会场布置的根本目的在于创设与会议主题 性质相适应的会场气氛 确保会议的需要 体现会议的有序性 从而有利于实现会议的目标 16 1 会场座位格局设计和安排设计和安排会场座位格局是会场布置的首要任务 会场大小和与会者多少是制约会场座位格局设计和安排的重要因素 在设计和安排座位前应实地考察 根据主席台就座人数和代表人数及会场内必需的活动空间和安全性因素确定座位疏密和形状 会场的座位格局还具有政治意义 比如 圆桌会议 17 会场座位格局分五种 1 上下相对式 主席台和代表席采取上下面对面形式 突出主席台地位 2 全围式 不专设主席台 会议的领导人和主持人同其他与会者围坐一起 容易形成融洽与合作的气氛 3 半围式 介于上下相对式和全围式之间 即在主席台的正面和两侧安排代表席 形成半围的形状 既突出了主席台地位 又增加融洽的气氛 4 分散式 将会场座位分解成若干个会议桌组成的格局 每个会议桌形成一个谈话交流中心 与会者根据一定规则就座 其中领导人和会议主席就座的桌席称作 主桌 5 并列式 将会见与会谈座位双方纵向并列或者横向并列 18 19 2 座区划分与座位排列所谓座区是指按会场内一定规则划分和排列的座位区域 座区的划分和排列一般采用以下方法 1 按与会者的资格划分和排列 2 按团组划分和排列 3 按代表资格和团组顺序混合排列 3 会场装饰指运用文字 图案 色彩和实物等装饰物烘托会场气氛的手段 主要内容 1 会标 2 会徽 3 标语 4 旗帜 隆重的会议在主席台及会场内外挂一些旗帜 增加气氛 5 植物和花卉 6 灯光 20 4 主席台布置 1 主席台的座位格局 一般都采取横式 2 讲台 重要的代表大会 报告会等均需设置专门的讲台 3 话筒 主席台前排每个座位都应装有话筒 便于人员讲话 插话 4 休息室 重要会议的主席台旁应设休息室 一是便于领导人集中 依次入场 二是便于领导人休会时休息 谈话 5 主席台的座次安排 做法 按事先确定名单以身份最高安排于主席台前排中央 其他领导人按先左后右 以主席台的朝向为准 一左一右的顺序排列 国际性会议主席台座次安排 以正式名单上的身份和职务高低次序为依据 按国家元首 副元首 政府首脑 副首脑 部长 副部长等顺序排列 如参加会议国家较多 可按各国英文国名当头字母顺序排列 21 5 座位标识座位标识是指引与会者就座的各种标志 1 座次图 大型会议应事先印制全场或主席台座位分布及具体座次图表 使每位与会者心中有数 2 指示牌 放置在会场门口和场内 指明座区 方位 3 座位号标识 一般包括楼层 区号 排号 座位号 4 团组标识 5 席卡 即每个与会者桌上放置的写有姓名的标签 又称名签 22 七 会前检查可及时发现问题加以纠正 有效地防止将问题带到会议中去 会前检查的方式一般采取会议领导先听取会务筹备工作机构的汇报 发现筹备过程中的薄弱环节 责成有关部门或有关人员负责整改 23 二 会议期间的组织管理 一 报到与签到 二 安排住宿 三 会议记录 四 会议简报 五 处理议案和提案 24 一 报到与签到报到与签到都是指与会者到达会议时所办理的手续 会期短 只需办理签到 会期长 活动多 需集中接待的 不仅要签到 还要办报到手续 一些法定性会议 签到是法律行为 重要或重大的会议活动一般要提前1 2天报到 与会者凭会议通知 介绍信 本人证件报到 在报到登记表上填写有关信息 领取有关物品与材料 25 二 安排住宿仔细分析与会者基本情况 性别 年龄 职务 职称 生活习惯 宗教信仰 事先制订方案 做到合理分配 合情照顾 安排住宿时 住宿要相对集中 住宿地要尽量靠近会场 26 三 会议记录概念 会议记录是会议客观进程原始真实的反映 它全面提供会议活动的原始信息 为日后查考 特别是分析研究会议提供依据记录手段 书面记录 图像记录和声音记录 重要会议常用录音的方法 记录内容 会议概况 名称 时间 地点 主持人 出席人 列席人 旁听人 缺席人 会议届数或次数等 会议进程 会议的议题 议程 发言人 发言内容 表决情况 表决事项 方式 结果 会议结果等 会场情况 会期会场内发生的与会议进程有关且具有记录价值的情况 签署 记录人必须在会议记录上签字 对记录真实性负责 也便于日后与其核实情况 27 四 会议简报概念 会议简报是反映会议动态 进程和主要内容的内部性简要报道 编写方法 报道式 转发式 28 五 处理议案和提案议案与提案的处理是政策性 法规性很强的工作 应注意做好 会议开始应宣布接受议案和提案的截止日期 书写应当符合规范要求 收集后的议案和提案要按一定方法进行分类整理 分类后的议案和提案要进行登记 登记后的议案或提案应适时送相关机构审查 对领导的批示或审查意见 及时做好议案或提案的交办 转办工作 议案或提案立案交办或转办后 会议工作机构要