财务付款管理制度

精品文档 1欢迎下载 财务付款管理制度 1 目的 为加强公司财务管理工作 完善公司的财务付款程序及规定 合理控制公司各项支出 特 制定本制度 2 适用范围 适用于本公司所有部门及人员 3 财务付款项目 因公司发生的差旅费 通信费及网络费 房屋租金 物业管理费 水电费 办公费 咨询 费 审计费 汽车使用费 会议费 业务招待费 物流费 海关关务费 伙食费 技术服 务费 修理费 工程支出 固定资产采购支付 材料货款支付 房地产开发支出等其他与 经营活动有关的费用 4 费用报销时限 原则上当月费用当月报销 每月 5 日截止上月报销 当月费用必须当月报销 5 各项费用原始单据的审核及票据的粘贴要求 5 1 原始单据的审核 报销人需提供以下取得合法性原始票据和相关单据 5 1 1 税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票 5 1 2 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据 5 1 3 邮政 银行 铁路系统的种粮带印戳的收据 证明单据 5 1 4 按照费用报销流程业务层审核完毕的 财务付款审批单 5 1 5 签署合同协议的费用报销 须提供各种合同 协议原件或复印件 5 1 6 报账人员应尽量取得增值税专用发票 财务部依据本制度规定对各种报销单据进行 审核 对不符合报销规定的单据 财务部有权要求更换 财务部有权拒绝报销不能提供上 述合法单据的和违反公司本制度的费用 5 1 7 采购物料 资产必须事先经过申购 采购申请单由公司总经理核准 费用报销必须 有公司总经理签署的合同或核准的申请报告 5 2 票据的粘贴要求 5 2 1 报销人须将报销票据从右往左 从上到下平铺粘贴或鱼鳞式粘贴于 A4 粘贴单上 左边不得超出装订线内 较小的票据 如支票头 粘贴到粘贴纸的右下方 5 2 2 为防止票据脱落和丢失 需用胶水粘贴 不得用订书机 回形针 大头针等装订 6 各项费用报销细则 6 1 员工出差前应先提出出差申请 填制 出差申请表 出差返回后应进行出差总结 差旅费须填制统一的 差旅费明细单 附出差期间发生之住宿发票 机票 车船票 的士 票 公共交通工具票据等正规发票 于出差返回后 5 个工作日内办理报销手续 差旅费报 销标准如下 职务交通工具标准住宿标准 元 天 伙食标准 元 天 交通费 总经理飞机商务舱 火车软卧 轮船一等舱 80060 按实报销 副总经理飞机经济舱 火车软卧 轮船二等舱 40030 按实报销 部门经理飞机经济舱 火车硬卧 轮船三等舱 30030 按实报销 部门主管 员工飞机经济舱 火车硬卧 轮船三等舱 20030 按实报销 注 交通费报销需写明去向 如有罚款 由本人自行负担 6 2 通信费及网络费 精品文档 2欢迎下载 通信费包括公司固定电话费 网络费等 应取得通信运营商税务发票 发票抬头应为公司 不能是个人 6 3 房屋租金 物业管理费及水电费 房屋租金报销时应附房屋租赁合同复印件 首次报销或合同更新时 及房屋租赁发票 物 业管理费应取得物业公司正规发票 按实际发生额报销 并以发票和费用报销单为报销附 件 6 4 咨询费 审计费及技术服务费报销 凭供应服务商正规税务发票并附上原合同复印件为报销附件 6 5 会议费 办理报销手续时凭会议通知或会议审批表 会议签到表 正规会议费发票为附件 6 6 精力执行费 1 基本原则 一 严格控制招待费的支出 规范公司的接待工作 树立公司良好形象 公司接待管理 要贯彻从严控制原则 招待各级领导和守宾客 既要热情款待 又要注意节俭 既 要不失礼仪 又要朴素从简 通过加强接待管理 降低招待费用支出 二 弄清来客的基本情况 单位 人数 姓名 性别 职务和使命 抵离时间 乘坐的 车次与航班 三 根据来客来意和身份妥善安排 1 由公司出面招待的 接待部门应提出书面接待意见 含伙食标准 住宿标准等费用预 算 谁出面接待谁结算 原则上不报车 船 机票费用 但应根据客人要求协助客人 预订车 船 机票等 2 来宾以参观为目的 业务部门应与公司办公室联系 及时安排 食宿等费用不报 3 接待来宾程序应衔接无误 周密完善 使客人感到热情 周到 满意 对来宾不论职 务高低 都要平等相待 不卑不亢 二 招待标准 一 重要关系户 每人每天 150 元 其中 早餐 20 元 午餐 80 元 晚餐 50 元 二 地方一般关系户 外来单位 协作单位除外 每人每天 100 元 其中 早餐 20 元 午餐 40 元 晚餐 40 元 三 常客 由公司适当安排工作餐或自理 四 根据领导批准的定额招待费用 接待人可在公司规定的招待标准范围内根据需要 自行调剂三项标准 但总费用不得超过所批金额 购买礼品赠送客人 必须根据领导批 准的限额内办理 五 来客住宿费用自理 三 审批程序 一 负责接待部门须在招待宾客就餐前或购买礼品前填写 招待费用申请单 由接待 部门负责人签署意见 注明招待事宜 招待对象 职务及人数 陪同人员情况 送公司 办公室审核 二 由公司办公室主任按规定在 招待费用申请单 上签署招待标准和陪客人员 三 用餐招待发生额在 300 元内的由部门负责人和办公室审核 公司副总经理核准 超过 300 元由总经理加签核准 所有礼品招待必须经公司总经理核准 四 赴外洽谈业务 订货会 交易会 展示会等招待事宜 应事先提出书面申请 费 用预算 经总经理批准后按规定办理 五 梅城办事人员因业务办理及时间原因需在梅城就餐的 按每餐 30 元午餐补助发放 早餐除外 精品文档 3欢迎下载 四 结算 财务部结算时 对招待费逐笔进行审核 对超过审批限额的 超额部份由招待者自行承 担 实际费用发生后 7 日之内 以业务招待费正规发票作为报销附件 申请报销 招待费 发票须同次消费依金额从大到小按顺序粘贴 禁止将非同次消费产生发票混淆粘贴 6 7 物流费 快递费用凭快递费月结清单和快递件留存联及快递费税务发票报销 外请车辆凭运 输费月结清单和运单留存联及运输税务发票报销 快递物流费用应事先经过报价审核 6 8 关务费 关务费报销凭海关收费票据 商检收费票据 代理报关发票及报关明细表报销 报关公 司有代垫费用的必须提供正规合法票据 6 9 行政办公费 办公用品等低值易耗品的购买由采购部统一购买 发放使用 费用由采购部统一报销 办公用品购买前必须填制采购申请单 其它办公费用必须先写申请报告 经批准后方可办理 提供正规票据报销 款项的支付 有必要的应当提供签订的合同 6 10 汽车使用费 公司汽车加油费 过路费 停车费报销应与相应的汽车油耗 里程 行车经过地点相 对应 提供正规发票报销 属购买加油充值卡 过路充值卡报销的应提供相应的汽车油耗 里程 行车经过地点相对应清算资料 公司汽车保养修理应经事先申请 提供正规发票报销 6 11 伙食费 伙食费实行月结 提供月结单 送货单 验收证明 取得正规发票报销 食材采购应经过 相应的价格核查 6 12 修理费 各种修理必须有请修报告 经批准后安排修理 提供验收证明及正规发票报销 6 13 其他与日常经营活动有关的费用 其他明日常经营活动如产生相关费用 应事先经过报告审批 方能进行办理 应以正 规税务发票 费用发生明细单作为报销附件 6 14 工程支出 工程预付款必须提供工程合同及报价单 工程进度结算款必须提供工程进度结算单和 工程合同以及按合同要求的发票 工程完工结算款必须提供工程完工结算单 工程验收报 告和工程合同及按合同要求的发票 6 15 固定资产采购支付 固定资产采购预付款必须提供固定资产采购合同及报价单 固定资产结算付款应提供了发 票 固定资产验收报告 固定资产采购合同及报价单 6 16 材料款项支付 材料款项预付必须的提供采购合同 材料结算款项支付必须提供发票 供应商对帐单 材料收货明细 材料入库验收单 采购合同或订单 零星采购付款必须提供发票 材料入库验收单 采购申请单 所有采购必须由采购部 精品文档 4欢迎下载 办理 6 17 房地产开发支出 6 18 研发外购的样品必须有发票 没发票的可以当月累计有月底开具 房地产开发支出 预付款项必须提供合同 结算付款必须提供工程结算单 工程验收 报告和工程合同及按合同要求的发票 7 附则 7 1 本制度自总经理办公室会议审核后颁布 7 2 本制度由财务部负责解释 自颁布之日起执行 7 3 费用报销审批流程 分为业务层审批 财务审核及最终审批三部分 经办人首先须完 成所有业务审批流程 业务审批人对业务发生真实性 合理性 合法性负责 在此之后经 办人将报销单据移交财务部 由财务人员负责完成后续汇签审批 在管理层最终审批后 相关部门人员执行后续付款流程 精品文档 5欢迎下载 7 4 费用报销流程图 见下页 业务审批 不合规 财务审批 合规 管理层 报销开始 事业部负责人审批 公司副总经理审批 财务主管复核