长春市档案馆接收进馆档案标准

1 长春市档案馆接收进馆档案标准 为保证进馆档案质量 实现馆藏档案管理的规范 化和标准化 更好地为党和国家积累档案史料 为全 市两个文明建设服务 根据 档案法 等档案工作法 律 法规和办法 制定本标准 一 按全宗整理移交档案 1 进馆档案必须以全宗为单位进行整理 按年度 将在本单位保存已满十年的档案向档案馆移交 2 保证全宗的完整 凡反映单位主要职能活动 具有科学历史研究价值 需要长期以上保存的全部档 案 均应收集齐全 经过整理 按规定向档案馆移交 二 分类清楚 前后一致 1 一个全宗内要确定统一的分类方案 不能随便 变动 要做到类别设置合理 各类之间界限清楚 类 与属类层次分明 归类准确 2 全宗内要根据档案属性划分档案的种类 并确 定档案种类代号 3 同一种类内 党政档案按年度 问题 或组 织机构 分类 会计档案按年度 形式分类 科技档 案的分类编号应符合国家档案局有关文件的规定 其 它专门档案的分类编号符合本系统主管部门与档案管 2 理部门确定的标准 4 市直各机关形成的基本建设档案 设备仪器档 案 声像档案应与文书档案统一分类排列 产生数量 较大的单位也可单独设类管理 三 进行鉴定 划分保管期限 进馆的档案必须是经过鉴定 具有长期以上保存 价值的档案 四 组卷要求 组卷要遵循文件材料的形成规律 保持卷内文件 材料的历史联系 参照文件材料的不同价值 并要便 于利用和保管 具体要求是 1 文件材料的种类 份数以及每份文件的页数均 应齐全完整 2 同一问题 同一会议 同一案件的文件以及正 件与附件 印件与定稿 请示与批复转发文件与原件 等应立在一起 3 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 但跨 年度的请示与批复 放在复文年立卷 跨年度的总结 放在针对的最后一年立卷 跨年度的规划放在针对的 第一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开慕年立卷 非诉讼案件放在结案年立卷 4 产品 科研课题 基建项目 设备仪器按其部 件 结构 阶段等分别组卷 5 与产品 科研课题 基建项目 设备仪器关系 3 密切的管理性文件 列入产品 科研课题 基建项目 设备仪器类中组卷 6 录音带 录像带 照片等档案的整理 编目 应与本单位档案分类方案相统一 7 卷内文件材料必须准确 真实 其制作和书写 材料必须益于永久保存 五 卷内文件材料的排列 卷内文件排列要条理系统 保持文件之间的联系 使卷内文件形成一个有机整体 一般可按时间顺序或 重要程度排列 以下情况的排列方法是 1 密不可分的文件一般应是批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 2 案件卷内文件排列 结论 决定性文件在前 依据性材料在后 司法部门形成的案件档案 按本部 门和规定排列 3 企业科技文件材料排列要求文字材料在前 图 样在后 六 案卷的编目 1 编写页号 卷内文件材料均以有书写内容的页 面编写页号 单面书写的文件材料在右上角编写页号 双面书写的文件材料 正面在右上角编写页号 背面 在左上角编写页号 2 填写卷内文件目录 进馆档案必须全部填写卷 内文件目录 卷内文件目录上的项目要填写齐全 字 4 迹工整 对文件标题不要随意更改和简化 没有作者 年月日的文件 应尽量考证清楚 会议记录应写明某 次会议和时间 3 填写卷内备考表 每卷卷末要附上卷内备考表 填写在组卷和案卷管理 使用过程中需要说明的问题 不装订的案卷 除了填写需要说明的问题外 还要填 写全宗号 目录号 分类号 和卷号 4 填写案卷封面 案卷封面上的项目要填写齐全 并用毛笔或钢笔书写 字迹工整 清晰 案卷标题要 简明确切反映卷内文件内容 一般应由作者 问题 名称三部分内容构成 要求做到体式一致 文字简练 使用简称应通俗易懂 5 编制案卷目录 以年度为主要特征分类组卷的 档案 每一年度编制一本案卷目录 为一个目录号 每一年度的目录要编制案卷目录封面和案卷目录备考 几个年度的案卷目录可以合并装订 合并装订后要 编制案卷目录索引 企业科技档案和有关专业档案应 根据分类方案 依照档案类别编制案卷目录 6 汇编全引目录 按年度将编写好的卷内文件目 录通过复印或打字的形式汇编成册 七 案卷装订 1 案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物 对破 损或小于封面不易装订的文件材料裱糊 装订线外有 字迹的要加边 字迹已扩散的应复制并与原件一起立 5 卷装订 2 横排版表格要头朝装订线处排放 大于案卷封 面的文件材料要折叠 3 装订时卷内文件材料的底边和订口要取齐 用 三孔一线的方法 白线绳装订 装订位置在文件左侧 中部 距文件左边 10 毫米 装订长度 150 毫米 4 书本式材料 一册为一卷的可不装订 在封皮 左下角粘上档号标签即可 5 照片档案应装入国家标准的照片档案部册中 6 录音 录像档案在录音带 录像带的盒面左下 角粘上档案标签即可 八 案卷排列和装盒 按照分类方案 区别档案不同的保管期限进行案 卷排列 并编写案卷号 依照案卷号将档案装入国家 规定使用的档案盒中 凡移交进馆的档案必须装入由 长春市档案局监制的无酸卷盒中 并标写盒签 九 编制移交文件 1 编写全宗介绍 全宗介绍的编写应参照中华人 民共和国行业标准 全宗指南编制规范 内要求 以 文字述叙的形式介绍全宗构成者的沿革 全宗内档案 基本情况 全宗内档案内容与成份 2 编写立卷说明 以文字述叙的形式说明全宗内 档案种类的划分 每种档案的分类编号原则和方法 各期限档案的数量以及每一类别内文件材料的归档范 6 围 3 编写大事记 依照编年法对移交进馆档案所针 对年度内发生的大事进行编写 大事发生的时间必须 准确 大事内容的记述要做到简明 真实 可靠 准 确 各种具体史实 如时间 地点 人名 数字等 的记述应避免有差错 4 填写档案交接文据 依照中华人民共和国国家 标准 档案交接文据格式 真实 准确地填写档案交 接文据中移交方应填写的全部内容 并签字和加盖公 章 十 档案的移交 1 移交档案进馆前 应首先将本单位编制的移交 文件 以及需移交进馆档案的案卷目录 一式三份 和全引目录 一式一份 报长春市档案馆审核所有报 送审核材料均要打印成册 2 移交文件审核通过后 由长春市档案馆负责对