档案资料管理制度

档案资料管理制度档案资料管理制度 一 目的 为了加强检测站的技术档案 技术情报 技术资料一 目的 为了加强检测站的技术档案 技术情报 技术资料 以以 下简称技术资料下简称技术资料 的管理的管理 二 技术资料的管理由技术室负责 技术室内设资料室 具体由资二 技术资料的管理由技术室负责 技术室内设资料室 具体由资 料员负责保管料员负责保管 三 长期保存的资料 三 长期保存的资料 1 检测站建设的有关报告 检测站建设的有关报告 或其副本或其副本 计划 上级批复 计划 上级批复 2 国家 国家 行业和地方有关机动车辆检测工作的政策性文件行业和地方有关机动车辆检测工作的政策性文件 3 国家行业和地方有关机动车辆工作的技术标准及其它可供参考的 国家行业和地方有关机动车辆工作的技术标准及其它可供参考的 技术文件技术文件 4 有关机动车检测的各项规程 有关机动车检测的各项规程 规范及方法等规范及方法等 5 仪器设备的台账 明细表 说明书 仪器设备的台账 明细表 说明书 合格证书 检定规程 校验合格证书 检定规程 校验 方法及验收方法及验收 使用使用 维修 降级报废等记录维修 降级报废等记录 6 图纸 工艺文件和其它技术文件 图纸 工艺文件和其它技术文件 7 检测站的各种管理规章制度 检测站的各种管理规章制度 8 检测人员的个人技术档案 检测人员的个人技术档案 四 应保存在两年以上的资料 四 应保存在两年以上的资料 1 各种车辆的检测报告和原始记录 各种车辆的检测报告和原始记录 2 各种单据及有关报表 各种单据及有关报表 3 客户反馈意见及其处理结果 客户反馈意见及其处理结果 4 检测报告等各种空白单据检测报告等各种空白单据 报表的发放记录 报表的发放记录 5 其它应定期保存的有关资料 其它应定期保存的有关资料 五 资料的收集 五 资料的收集 1 凡属于检测站资料室收集范围的资料均应集中保管 凡属于检测站资料室收集范围的资料均应集中保管 2 资料员应积极主动 努力征集所需资料 力求完整齐全 资料员应积极主动 努力征集所需资料 力求完整齐全 3 外出开会 参观 学习等活动带回的有关资料应料室集中保管 外出开会 参观 学习等活动带回的有关资料应料室集中保管 4 各种记录均应定期整理装订成册送交资料室集中保管 各种记录均应定期整理装订成册送交资料室集中保管 六 资料的保管六 资料的保管 1 所有资料均应分类 编号逐册登记总目录和分目录 贴上标签 所有资料均应分类 编号逐册登记总目录和分目录 贴上标签 2 资料的存放位置应与分类 编号保持一致 资料的存放位置应与分类 编号保持一致 3 编制全部资料的索引卡片 做到简单明了 以便查找 编制全部资料的索引卡片 做到简单明了 以便查找 4 保护资料 注意防尘 防潮 防火 防咬 保护资料 注意防尘 防潮 防火 防咬 七 过期资料的销毁按以下程序进行七 过期资料的销毁按以下程序进行 1 资料的销毁工作每二年进行一次 并由站长主持 不准私自处理 资料的销毁工作每二年进行一次 并由站长主持 不准私自处理 2 由资料员按定期保管期整理并列出 由资料员按定期保管期整理并列出 资料销毁申请表资料销毁申请表 经审查批经审查批 准后 由站长签字销毁清单即生效准后 由站长签字销毁清单即生效 3 销毁清单由资料室永久保存销毁清单由资料室永久保存 八 使用资料方法八 使用资料方法 1 所存资料一般只供站内人员查阅 查阅资料均需填写 所存资料一般只供站内人员查阅 查阅资料均需填写 资料查阅资料查阅 登记单登记单 2 查阅资料一般只在资料室内进行 若将资料带出资料室则需填写 查阅资料一般只在资料室内进行 若将资料带出资料室则需填写 借阅申请表借阅申请表 并经资料室负责人签字批准后生效 并经资料室负责人签字批准后生效 3 检测人员如查阅检测报告和原始记录 应办理手续 与检测无关 检测人员如查阅检测报告和原始记录 应办理手续 与检测无关 的人员不得查阅检测报告和原始记录 检测报告的人员不得查阅检测报告和原始记录 检测报告 和原始记录不允许和原始记录不允许 复印复印 4 资料一般不预复印 资料一般不预复印 若确需要复印时 则要填写资料复印申请单 若确需要复印时 则要填写资料复印申请单 并由负责人签字批准后生效并由负责人签字批准后生效 九 资料室的保密措施 九 资料室的保密措施 1 资料室门窗橱柜等设施应完备牢固 严防失密资料室门窗橱柜等设施应完备牢固 严防失密 2 凡属于机密材料均应标注 凡属于机密材料均应标注 机密机密 字样 并专柜密存放字样 并专柜密存放 3 借阅人要将所借材料妥善保管 限期归还 需要继续使用可履行借阅人要将所借材料妥善保管 限期归还 需要继