闵行区档案馆接收档案的标准和要求

1 附件 1 闵行区档案馆接收档案的标准和要求闵行区档案馆接收档案的标准和要求 根据 中华人民共和国档案法 档案馆工作通则 及 上海 市档案条例 等有关规定 档案接收进馆的要求是 全宗内档案完 整 齐全 分类清楚 保持文件之间的历史联系 标题简明确切 保管期限划分准确等 一 按全宗整理移交档案一 按全宗整理移交档案 1 进馆档案必须以全宗为单位 列入我馆接收范围的具有永久 长期 30 年 保存价值的档案 自形成之日起满十年 按规定向档 案馆移交 2 凡反映本机关主要职能活动 包括各专业业务活动 具有科 学历史研究价值的各种载体档案 均应收集齐全 3 撤销机关应将本机关全部档案 包括各种门类 各种载体的 档案 及资料按规定向档案馆移交 二 分类清楚 前后一致二 分类清楚 前后一致 1 一个全宗应按统一的分类方案 不能随意变动 要做到类别 设置合理 各类之间界限清楚 层次分明 归类准确 2 分类方法一般采用年度 组织机构 或问题 分类 三 保管期限划分准确三 保管期限划分准确 进馆必须经过鉴定 根据国家档案局颁发的 机关档案保管期 限的规定 准确判定文件材料的保存价值 划分永久 长期 30 2 年 短期 10 年 三种期限 不同保管期限的文件不能合在一起 立卷 四 传统组卷四 传统组卷 一 案卷组合符合要求 一 案卷组合符合要求 案卷组合以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为 原则 灵活运用六个特征 问题 时间 名称 作者 通讯者 地 区 并按照文件的不同价值 数量进行组卷 具体要求 1 几个密切联系的同一类型的文件应组合在一起 即同一问题 同一会议 同一案件所形成的文件 根据其历史联系和不同保管期 限合理组卷 2 密不可分的一组文件 如正件与附件 正本与定稿 请示与 批复 转发件与原件等 应组合在一起 3 录音带 录像带 照片 含底片 等档案 按音像档案的要 求单独整理归档 4 电子文件等按电子档案管理要求整理归档 5 专业档案按照各专业档案管理的要求进行组卷 二 卷内文件排列应保持文件之间的历史联系 二 卷内文件排列应保持文件之间的历史联系 卷内文件的排列方法是 1 单一作者 单一问题的案卷 按文件时间先后的顺序排列 2 单一作者 几个问题的案卷 先按问题的重要程度排 后按 时间顺序排列 3 3 单一问题 几个作者的案卷 先排作者 后排时间或按文件 内容顺序排列 4 一组密不可分的文件应正件在前 附件在后 批复在前 请 示在后 正本在前 底稿在后 重要文件的历次修改稿 最后的定 稿在前 其他历次稿依次排列 5 案件卷内文件排列 结论 决定 判决性文件在前 依据性 材料 如旁证等 在后 司法部门形成的案件档案 按司法部门的 规定排列 三 卷内文件编目 规范清楚 三 卷内文件编目 规范清楚 1 卷内文件每页 包括小页 均应编号 页号编写的位置 正 面编在文件的右上角 背面编在文件的左上角 2 进馆档案必须填写卷内文件目录 并要求各项栏目填写齐全 正确 字迹工整 一般应以一份文件内容为单位逐件填写 对文件 的标题不要随意更改或简化 没有标题的文件应拟定确切的标题 没有文件作者或时间的尽量考证清楚 填入项内 每次会议记录要 写明会议时间和主要内容 3 每本案卷均应填写备考表 有关卷内文件材料的情况说明 立卷人 检查人和日期应逐项填写在内 四 案卷封面填写完整 整洁 美观 四 案卷封面填写完整 整洁 美观 1 选择耐久性能好的墨水或碳素墨水填写封面 封面各项填写 齐全 字迹工整 醒目 美观 案卷封面上的全宗号 目录 案卷 顺序号须经区档案馆确定后 由移交单位负责准确填写 4 2 案卷标题要简明确切地反映卷内文件内容 一般应包括作者 问题 名称三部分 体式一致 文字简练 简称通用易懂 五 案卷装订整齐 结实 五 案卷装订整齐 结实 1 进馆的档案必须清除卷内所有的金属物 大头针 钉书钉等 破损的文件须经过裱糊修复 字迹已扩散的须经过复制并与原件 一起立卷装订 原件在前 复制件在后 2 案卷装订整齐结实 做到不掉页 不倒页 不压字 不妨碍 阅读 六 案卷排列系统 目录编制科学 六 案卷排列系统 目录编制科学 1 进馆档案必须进行系统化的排列和科学编目 永久和长期保 存的案卷按各自的大流水排列和编目 在同一流水号中 应先按年 度 然后按分类方案的顺序 分门别类地排列 最后按排列的顺序 编制案卷顺序号 2 案卷目录应以若干年度案卷为一个阶段 为统一起见 阶段 的划分和档号 全宗号 目录号 案卷顺序号 编制均由区档案馆 确定 3 案卷目录上的项目要填写齐全 书写端正 目录上的标题与 案卷封面上的标题应完全一致 各年度之间要求间隔一行 并居中 标出年度 各类别之间应标出类名并各占一行 4 向区档案馆移交的案卷目录和卷内目录应输入计算机后存储 在光盘等介质内或通过网络在线移交给档案馆 七 案卷脊背标签清晰 整洁 七 案卷脊背标签清晰 整洁 5 每本案卷脊背上应贴上标签 所填内容应与封面上的档案号 案卷年度一致 八 案卷装盒敲号准确 清楚 八 案卷装盒敲号准确 清楚 1 进馆档案按照永久 长期的案卷顺序号分别装档案盒 每只 档案盒内所装案卷的厚度控制在 6 厘米左右 2 档案盒内案卷排列的顺序不能颠倒 即顺序号小的在左 大 的在右 3 档案盒脊背上所敲各项内容应与盒内案卷相符 不得有差错 4 为统一规范进馆档案装具 档案盒由区档案馆统一印制 五 归档文件五 归档文件 一 归档文件材料的整理 一 归档文件材料的整理 归档文件材料以 件 为整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿 底稿 为一件 正文与附件为一件 原件与复制 件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 会议记录以一次会议为一件 计划与总结各为一件 来文与复文 请示与批复 各为一件 二 保持文件材料之间的历史联系 二 保持文件材料之间的历史联系 遵循文件材料的形成规律 在一个全宗内 文件材料的历史联 系应充分考虑时间联系 以保持时间联系为主 兼顾内容 形式等 其他方面的联系 三 归档文件装订整齐 结实 三 归档文件装订整齐 结实 6 1 归档文件材料应齐全完整 进馆的归档文件必须清除卷内所 有的金属物 大头针 钉书钉等 已破损的文件材料应修补 字迹 模糊或易褪变的文件材料应复制 2 归档文件材料应按 件 装订 5 张纸以下 含 5 张 的文 件在左上角用浆糊粘贴 5 张纸以上的文件采用三孔一线装订 做 到不掉页 不倒页 不压字 不妨碍阅读 四 归档文件排列 编号 编目 四 归档文件排列 编号 编目 1 进馆归档文件必须进行系统化的排列和科学编目 永久和长 期 30 年 保存的归档文件分年度按各自的流水号排列和编目 2 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上 端的归档章内逐项填写全宗号 年度 保管期限 室编件号 馆编 件号 机构 问题 页数 馆编件号的编制由区档案馆统一确定 3 进馆归档文件应依据年度和馆编件号顺序编制进馆归档文件 目录 4 向区档案馆移交的归档文件目录应输入计算机后存储在光盘 等介质内或通过网络在线移交给档案馆 五 归档文件装盒 敲号准确 清楚 五 归档文件装盒 敲号准确 清楚 1 进馆归档文件分年度按照永久 长期 30 年 的馆编件号 分别装入归档盒 2 归档盒内归档文件排列的顺序不能颠倒 即顺序号小的在上 大的在下 3 归档盒脊背上所敲各项内容应与盒内归档文件相符 不得有 7 差错 4 盒内归档文件之后应放置备考表 有关盒内归档文件的情况 说明 整理人 检查人和日期应逐项填写在内 5 为统一规范进馆档案装具 归档盒由区档案馆统一印制 六 书面告知政府信息公开属性六 书面告知政府信息公开属性 档案移交机关在做好档案移交整理 鉴定 包括解密和开放 工 作时 对移交档案中涉及政府信息的应书面告知该政府信息原属主动 公开 依申请公开 不予公开的情况 七 七 标标注开放期限注开放期限 各单位在移交目录的备注栏内标注开放期限 开放期限分三种 即时开放 到期开放和控制使用 即时开放是指该档案马上可以对社 会开放 到期开放是指该档案满 30 年后可以对社会开放 控制使用是 指该档案即使满 30 年也不能对社会开放 八 编写好全宗介绍八 编写好全宗介绍 各移交单位应负责编写好本单位档案的全宗介绍 并随同进馆 档案向区档案馆移交 全宗介绍一般应包括三部份内容 1 立档单位的简要历史 包括机构成立的历史背景 时间 办 公地点 批准机关和机构的性质 任务 职能 职权范围 隶属关 系 内部机构设置及其演变情况 还包括机关负责人姓名 任职时 间等情况 2 全宗简要历史 包括档案种类和数量 起止日期 完整程度 和档案的分类原则 整理情况 鉴定情况 有无损坏等情况及档案 8 检索工具的种类等 3 档案内容和成份介绍 一般应指明作者 内容 名称 可靠 程度 形成时间 利用价值等方面 九 档案的消毒九 档案的消毒 根据档案保护的要求 进馆档案必须进行消毒 十 档案的移交事项十 档案的移交事项