阿拉善SEE生态协会财务管理制度

1 阿拉善阿拉善 SEESEE 生态协会生态协会 北京市企业家环保基金会北京市企业家环保基金会 财务管理制度财务管理制度 修订版修订版 第一章第一章总则总则 第二章第二章财务部组织结构及职能财务部组织结构及职能 第三章第三章财务部人员工作岗位职责财务部人员工作岗位职责 第四章第四章货币资金管理制度货币资金管理制度 第五章第五章账务管理与会计报告账务管理与会计报告 第六章第六章财务预算制度财务预算制度 第七章第七章固定资产管理制度固定资产管理制度 第八章第八章财务审批 报销制度财务审批 报销制度 第九章第九章财务审计制度财务审计制度 第十章第十章会计档案的管理会计档案的管理 第一章第一章总则总则 第一条第一条 为规范阿拉善 SEE 生态协会 以下简称 协会 及北京市 企业家环保基金会 以下简称 基金会 的财务行为 加强财务管 理 特制定本制度 2 第二条第二条 本制度依据 中华人民共和国会计法 民间非营利组织 会计制度 和有关法规 结合协会 基金会实际情况制定 第二章第二章财务部组织结构及职能财务部组织结构及职能 第三条第三条 财务部的组织结构 一 根据机构组织结构图 财务部隶属于基金会 但同时为协会 基金会服务 二 财务部设财务经理一名 主管会计一名 北京 会计一名 项目办 出纳两名 北京 项目办各一名 三 财务人员对财务经理负责 财务部人员由秘书长及运营总监负责聘用 第四条第四条 财务部的职能 一 认真贯彻执行国家相关的会计制度及税收管理法规 执行 统一的财务制度 二 建立健全各项财务管理规章制度 检查监督财务纪律 三 健全会计机构 合理分工 明确职责 保证会计核算资料的 连 续 完整和系统性 四 规范会计基础工作 正确填制会计凭证 编制会计报表并及 时 报送相关数据资料 五 组织预算编制并监督预算执行情况 出具预算执行情况报告 3 六 积极为业务管理服务 通过财务监督发现问题 提出改进意 见 七 协调与有关机构如民政 财政 银行 会计师事务所等的关 系 及时掌握相关法律法规的变化 有效规范财务工作 及时提供提供 有关财务资料 八 完成领导交办的其它财务工作 第三章第三章财务部人员工作岗位职责财务部人员工作岗位职责 第五条第五条 根据 章程 规定 财务经理负责协会 基金会日常财务 运行管理 财务经理对秘书长 运营总监负责 财务经理岗位职责 财务经理岗位职责 一 负责协会 基金会财务工作的全面管理 二 组织落实年度预算的分解 编制 汇总 并检查 控制分析 预 算执行结果 三 根据财务数据和实际情况 审核财务报表 编制财务分析 四 负责协会 基金会资金的调配 监督和管理控制 五 负责管理 协调协会 基金会的内外部审计工作 六 配合基金会资助项目的制度修订 财务监控与审查工作 4 七 负责协会 基金会财务管理制度及其他财务相关制度的编写 及修改 八 北京办公室对外签署协议的财务审核工作及阿拉善项目办对 外签署的十万元以上协议的财务审核工作 九 负责与财务委员会关于财务方面的日常联络工作 十 完成领导交办的其他工作 第六条第六条 主管会计的主要工作职责 一 配合财务经理建立健全协会 基金会财务管理的各种规章 制度 二 配合财务经理沟通 协调协会 基金会的财务工作 三 配合财务经理完成协会 基金会年度财务报告的编制工作 四 配合财务经理完成年度预算的统筹汇总工作 五 按照合作方的要求 负责编制北京办公室对外合作项目的 财务报告及报表 配合阿拉善项目办对外合作项目的财务报告 及报表的编制工作 六 根据领导的安排 对已经完成的项目进行专项财务报告的 编制工作 七 负责协会 基金会年报中财务数据的统计 编制工作 八 负责协会 基金会审计 外审 内审 项目审计 的工作 5 按照审计方要求 提供会计报表 会计报表附注 财务情况说 明书等 九 与税务 财政等政府部门工作 办理纳税申报 捐赠收据 换领等工作 十 负责协会 基金会各项支出的审核工作 账务处理工作 编制月度报表 十一 协会 基金会收入统计并编制报表 审核向会员企业或合 作方开具的 北京市接受捐赠统一收据 或行政事业收据 十二 财务资料的保管工作 人名章的保管工作 十三 将协会 基金会月度报表每月上报理事会 监事会 财务 委员会 每季度报全体理事 十三 代收代付款的台帐及财务报告的编制工作 十四 完成领导交办的其他工作 第七条第七条 会计的主要工作职责 一 每月 7 号前完成阿拉善地区票据的账务处理工作 向项目办 总监提供相关报表并将相关票据寄送主管会计 二 阿拉善地区票据报销及拨款支出的审核工作 严格按照预算 把关 按月领取银行对账单 编制银行存款余额调节表 三 按照合作方的要求 编制阿拉善地区合作项目的财务报告及 报表 6 四 与税务等相关政府部门对接 办理税务申报 年检等事项 五 配合协会的内部及外部审计工作 六 督促项目办出纳工作的按时 准确完成 七 做好财务档案的整理归档工作 并保管好财务档案 八 项目办对外协议签署的财务部分的审核工作 九 编制项目办管理费用预算及进行资金申请 十 完成领导交办的其他工作 第八条第八条 北京办出纳的主要工作职责 一 开立银行账户 支票购买与开具 提取备用金 汇款 转账 等 工作 收到审批通过的付款单据后 二个工作日内完成付款 二 银行存款日记账的登记 三 现金管理 每日登记现金日记账 做到库存现金日清月结 月 末编制现金盘点表 四 严格按照财务制度对协会 基金会各项费用及代收代付款项 进行初审及支付工作 五 完整保存各种财务单据 做好与主管会计当月单据的交接工 作 六 各种款项的结汇工作 7 七 财务资料的装订 整理工作 协会 基金会财务章的保管 八 基金会税务相关工作 捐赠收据 的保管及开具工作 九 领导交办的其他工作 第九条第九条 项目办出纳的主要工作职责 一 负责现金 支票的保管和收付 二 严格按照财务制度报销结算项目办各项费用 三 完整保存各种财务单据 每月中及月末与会计交接当月单据 四 及时准确地登记现金日记账 银行存款日记账 及时与银行 定期对账 五 按月结算合作账户各项目费用 及时与合作账户会计及银行 对账并编制费用明细表 六 月末编制预算支出对比表 七 根据领导的需要 编制各项费用支出统计表 八 领导交办的其他工作 第四章第四章货币资金管理制度货币资金管理制度 协会 基金会的货币资金管理应遵循专款专用的原则 尊重资 助 方和捐赠人的意愿 货币资金管理严格按照计划 量入为出 保证 8 财务现金流可持续运转 且货币资金管理要保证资金的安全及资金 使用情况的可复核性 第十条第十条 现金 支票管理现金 支票管理 一 现金使用范围 职工工资 补助 津贴 差旅费 1000 元 以下的日常办公支出 以及其他不能用支票或网上银行支出的费 用等 二 金额在 1000 元以上的本地支出需用支票或网上银行支付 三 现金的提取 提取备用金前 出纳应填写 备用金申请单 并注明用途 金额 经财务经理 或项目办主任 签字批准 除 特殊情况外 一次提取现金不得超过两万元 四 现金收付纪律 不准坐支现金 不准私用公款 不准借用账户套用现金 不准携带叁仟元以上的大额现金外出采购 不准保存账外款项 不准收付规定业务以外的现金 库存现金余额不得超过壹万伍仟元 库存限额超过时 须 及 时送存银行 严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定 报 销程序和审批手续是否正确 齐全 若发现凭证有伪造 涂改时 9 拒绝办理收付款手续 并及时报财务经理及运营总监予以追究 及时清理 正确记录现金收付业务 及时盘点现金库存 并与现金日记账目核对 做到日清月结 账款相符 五 开具的支票须写明经批准同意的收款人全称 收取的发 票 金额须与付款金额相符 六 开出支票要正确登记 填写日期 用途 金额等 及时 清 理支票存根 七 银行收付款业务发生时 出纳人员应及时登记银行日记 账 按月对账 八 银行支票如发生丢失 有关责任人应及时向财务部及开 户 银行报告 如系空白支票所造成的损失 丢失人员负有赔偿责任 第十一条第十一条 银行账户管理银行账户管理 一 协会 基金会银行账户包括 阿拉善中国银行人民币账户 协会基本户 北京办广发银行人民币银行账户 建国路 协会一般户 北京办广发银行人民币银行账户 建国路 基金会基本户 北京办广发银行人民币银行账户 东单 基金会一般户 二 所有捐款和收入 包括会费 国内外合作项目款 政府拨款 都需存入北京办银行账户 由北京办统一调配 阿拉善人民币账 10 户收到的捐款和收入需在收到后一周内汇入北京办账户 阿拉善 外币账户的外币收入 需兑换成人民币 在每月 25 日前汇入北 京办账户 三 北京办账户向项目办账户调拨管理费用备用金及项目资金审 批程序 项目办应于每季度开始之十个工作日填写 SEE 资助基金项 目申报书 及 SEE 资助基金项目预算表 由项目办总监审核签 字 报北京办 秘书长 运营总监及财务经理自收到上述文件后五个工作日 内予以回复 北京办财务于批准后三个工作日内将款项汇出 第五章第五章账务管理与会计报告账务管理与会计报告 第十二条第十二条 协会 基金会的会计年度为每年 1 月 1 日起至 12 月 31 日止 第十三条第十三条 协会 基金会的凭证 账簿 报表用中文书写 阿拉善地 区会计记录可以同时使用当地通用的蒙文 第十四条第十四条 协会 基金会采用人民币为记账本位币 人民币同其他货 币折算 按业务发生之日的汇率进行计算 第十五条第十五条 协会 基金会采用权责发生制和借贷记账法记账 第十六条第十六条 协会 基金会遵循谨慎原则 合理核算可能发生的损失和 费用 并坚持费用配比原则 保证协会 基金会利益不受侵害 第十七条第十七条 协会 基金会统一使用中华人民共和国财政部发布的民间 11 非营利组织会计科目和会计报表 第十八条第十八条 协会 基金会会计凭证 会计账簿 会计报表和其他会计 资料必须真实 准确 完整 符合会计制度的规定 第十九条第十九条 用以支付各种款项的原始凭证必须为原件 复印件不得作 为原始凭证 如遇特殊情况须经主管会计 财务经理批准 从外单 位取得的原始凭证如有遗失 应当取得原开出单位盖有公章的证明 并注明原来凭证的号码 金额和内容等 由主管会计 财务经理审 核签字后 才能代作原始凭证 如果确实无法取得证明的 如火车 轮船 飞机票等凭证 由当事人写出详细情况 由主管会计 财务 经理审核签字后 代作原始凭证 第二十条第二十条 财务部应根据账簿记录按时编制会计报告 会计报告包括 会计报表 管理报表及专项财务报告 会计报表包括 一 协会 基金会资产负债表 二 协会 基金会业务活动表 三 协会 基金会现金流量表 四 协会 基金会科目余额表 管理报表包括 一 预算执行情况表 二 会费统计表 企业合作部编制 财务部审核 三 秘书处高管台账 专项财务报告 根据情况需要 对已完成的较大项目进行的财 12 务专项分析报告 第二十一条第二十一条 会计报告须有编制人 审核人签名或盖章 第六章第六章财务预算财务预算 第二十二条第二十二条 财务预算的编制原则 实事求是 量入为出 自上而下 自下而上 第二十三条第二十三条 预算编制的流程 一 根据协会 基金会的远期目标确定当年的工作规划 二 召开 SEE 全体职工预算讨论会 确定各部门年度工作任务 三 各部门根据工作任务进行预算编制工作 并报财务部 四 财务部对各部门预算进行汇总 并报秘书长办公会 五 秘书长办公会对各部门预算进行审核并提出改进意见 六 各部门根据秘书长办公会意见进行预算修改 并报财务部 七 财务部汇总 形成征求意见稿 报财务委员会 项目委员会 八 根据财务委员会 项目委员会意见修改后上报理事会 九 理事会投票表决批准后 予以执行 第二十四条第二十四条 各部门须严格执行批准后的财务预算 严格控制无预算 的资金支出 预算一经确定 原则上不予调整 第二十五条第二十五条 在各部门执行预算过程中 如确需调整预算 且未超过 部门年度预算总额 须事前由部门经理向财务总监及财务经理提出 书面申请 申请获批后 方可调整预算 13 第二十六条第二十六条 如预算调整金额已超过部门年度预算总额 需事前由部 门经理向主管总监及秘书长提出书面申请 申请获批后 方可调整 预算 第二十七条第二十七条 如预算调整金额已超过协会或基金会年度预算总额 须 事前由秘书处上报理事会审批 审批通过后 方可调整预算 第七章第七章固定资产管理制度固定资产管理制度 第二十八条第二十八条 列为固定资产的标准是指使用期限超过一年 且单位价 值 1000 元以上 并在使用过程中保持原有物质形态的资产 包括房 屋及建筑物 机器设备 运输设备 工具器具等 第二十九条第二十九条对于预算内固定资产的采购 由使用部门上报申请 行 政管理部门汇总 并按 SEE 秘书处相关财务权限审批后方可采购 第三十条第三十条 固定资产购回后 须由行政管理部门办理入库手续 然 后由使用部门领出 指定专人负责保管 填写固定资产领用单 第三十一条第三十一条 财务部门需对固定资产建立台账 制定折旧政策 一 计提折旧方法 协会采用平均年限法计提折旧 二 计提折旧的基数 固定资产初始计量的基本原则是采用实际 成本原则 即固定资产按取得时的实际成本入账 固定资产的实 际成本包括买价 包装费 运输费 交纳的有关税金等相关费用 以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出 三 固定资产的净残值 协会 基金会现有固定资产不计残值 14 四 计提折旧年限 一般物品的折旧年限为 5 年 汽车的折旧年 限为 10 年 折旧额应按月计提 当月增加的固定资产 当月不 计提折旧 从下月起计提折旧 当月减少的固定资产 当月照提 折旧 从下月起不提折旧 五 提足折旧但仍然继续使用的固定资产和提前报废的固定资产 均不再提取折旧 第三十二条第三十二条 财务部门须配合行政部门定期或不定期地对协会 基 金会的固定资产进行实地盘点 每年至少盘点一次 做到账实相符 每次盘点结束 由行政部提交统计清单并对盘盈 盘亏的固定资产 查明原因 报秘书长批准后 财务部进行相应处理 第三十三条第三十三条 固定资产使用部门发生变化 行政部门应重新办理固 定资产领用手续 并通知财务部 第八章第八章财务审批 报销制度财务审批 报销制度 第三十四条第三十四条 协会 基金会的各项支出实行按照预算审批报销制度 第三十五条 协会 基金会执行先取得票据后付款的财务原则 第三十六条第三十六条 预借现金 支票及网银汇款程序 一 借款人填写 SEE 财务付款明细单 写明借款部门 借款人 借款日期 借款理由 预算科目 借款金额 支付方式 收款方 银行信息等内容 并附经济合同或相关证明 按照 SEE 秘书处相 关财务权限审批 15 二 借款人持经审批签字完毕的 SEE 财务付款明细单 到出纳 处领取现金或支票 或由出纳办理网银汇款手续 收到审批通过 的付款单据后 二个工作日内完成付款 三 借款人须在借款后十五个工作日内完成报销手续 差旅借款 为出差结束后五个工作日完成报销手续 否则 财务部将依照 前账不清 后账不借 的原则中止该借款人办理其他借款事项 第三十七条第三十七条 报销程序 一 借款人或经办人 未借款 在取得合法票据后 填写 SEE 财务付款明细单 或 差旅费报销单 写明部门 经手人 报 销日期 费用事由 预算科目 报销金额 收款方银行信息等内 容 并附经济合同或相关证明 按照 SEE 秘书处相关财务权限审 批 二 借款人或经办人 未借款 到出纳处核销借款或领取报销费用 三 关于报销票据的要求见协会 关于规范报销单据的相关规定 第三十八条第三十八条 资金支出审批权限 一 协会 基金会所有费用支出都必须由秘书长签字审批