130803上午Excel操作技巧培训文本.doc

简单功能介绍：个性化设置：1）office按钮（10版叫文件）的右侧箭头把新建勾上（A4纸的标），打开勾上（出现打开的标），常用的有电子邮件，打印预览，升序排列，降序排列。2）单击开始选项卡字体组，背景颜色，字体颜色（右击鼠标，出现一个菜单，添加到工具栏）。3）开始选项卡样式组，条件格式（非常重要，右键同上添加到工具栏）4）单击插入选项卡，数据透视表（非常实用，右键同上添加到工具栏）5）单击数据选项卡排序和筛选组，筛选（右键同上添加到工具栏）6）单击数据选项卡数据工具组，分列+数据有效性（右键同上添加到工具栏）7）双击选项卡可折叠，非常方便。8）点击Alt2秒钟可出现数字键盘。9）瞬间放大/缩小：Ctrl+鼠标滚轴10）日常工作中建立很多的工作表，当建立多个工作表时，在EXCEL表格最左下方的左右“方向盘“里点击鼠标右键，出现菜单，选择自己需要的工作表。11）Ctrl+下箭头，快速定位到最后一行。 第一章：数据输入-数据输入技巧 数据输入技巧： 序号的生成方式：如：1-13的生成方式。a）打完1，拉13行，点击填充序列；b）打完1，按住Ctrl右下角出现双+下拉； c）1，2+下拉序列生成扩展：d）输入1,3下拉，都是基数。e）输入1空出一行往下拉，实现隔行序号生成；同理隔几行都可以。 1-10000的序号生成方式：建立起始值1，在开始选项卡编辑组里选择填充，菜单里有个系列，点击进去，产生方向，选择列，等差序列，步长值为1，终止值为10000，点击确定。 课件里面IF01001- IF02000的生成方式： 建立起始值1，同上方法，步长值为1，终止值为2000，点击确定。 点击1，Ctrl+Shift+下箭头，选定1-2000。 点击鼠标右键，设置单元格格式，选择自定义。类型处删除通用格式，改成:加入双引号（英文状态下，代表文本字符串），打入：“IF01”0000（因1001是4位，用0000占位），点击确定完成。 输入一些人名，部门，同样打开设置单元格格式，自定义，加入双引号（英文状态下），输入：“海天瑞声BJ”, 双引号外面打入好连接文本，点击确认完成。例如输入保卫科，内容就出现：海天瑞声BJ保卫科。 输入一些数字，同样打开设置单元格格式，自定义，类型处加入方括号（英文状态下），输入：DBnum2，点击确认完成，数字全部财务大写。（1或者3也有变化） 录入电话号码，4位4位区分的方式：打开设置单元格格式，自定义，加入一对括号，括号里填入区号000，空格0000，空格0000 即：（000） 0000 0000。点击确认完成，输入12345678后内容就出现：（010）1234 5678。 输入当天的日期：Ctrl+：；当前日期：Ctrl+Shift+：；在word里：Shift+Alt+D为当天日期，在word里：Shift+Alt+T为当天时间；当日期单元格右下角出现黑色加号往下拉时，会出现时间累加，在右下角选择需要的内容（如：按月填充） 从当天日期生成到第二年年底的日期：在开始选项卡编辑组里选择填充，菜单里有个系列，点击进去，按列的方向，日期（系统自动识别），步长值为1，终止值为第二年年底时间，（如2014/12/31），点击确认完成。 输入一个日期，在选定范围内，每隔三天一填充（日期），如遇周末顺延的日期：在开始选项卡编辑组里选择填充，菜单里有个系列，点击进去，列默认（因选定区域），工作日，步长值为3，终止值不用填写，点击确认完成。 一个日期，按月填充，工作内容为把年月日按从原始日期分离出来。1）函数分离法：年=year（）,（括号里的提取文本所在行数，如D3），回车即可；月=month（），（括号里的提取文本所在行数，如D3），回车即可；日=day（），（括号里的提取文本所在行数，如D3），回车即可。 分着的年月日组合在一起，（10的反向用法）：=date（， ，），（括号里有提醒，年月日分别找到文本所在行数，年月日中间用逗号隔开）,日期可以进行相加减运算。 今天日期的另外一种函数：=today（）回车。函数均以“=”号为开头，前后必须有一组正反括号连接，（与Ctrl+：不同的是，=today（）这个函数会随着时间的推移而变化，如人力资源算出员工的工龄，财务的算算账期，销售的算销售周期等） 从生日算出某人活了多少天：=today（）-出生日所在文本行数，如D18，回车得出。即（=today（）-D18），点击开始组里日期，改成常规，变成天数。”人生不过36000天，过一天少一天，所以要珍惜每一天。”注：Excel里的万年历时间为1900-1-1日至9999-12-31日。 日期分列的第二种方法：数据选项卡里数据工具组，点击分列（分列的用处是把一列拆分成多列），选择分割符号，点击下一步，其它里的减号，拾取器，点一个文本目标，点击完成，文本拆开。 把字母和数字分开方法(KFC123)：数据选项卡里数据工具组，点击分列，选择固定宽度，点击下一步，在尺子里画多条线，下一步点击目标区域，点击完成。把一列拆分成多列。 A）无规则文本的拆分：如KFC123，123KFC，123KFC456，KFC345KFC，打开word，贴在word里，点击全屏，按Ctrl+h（查找与替换），点击更多，将光标停止在查找的位置，左下角的特殊格式，点击任意数字，替换为空，数字消失，再把word里的文字贴回excel；同理，替换字母。B）替换汉字：如王小123，123王小，123王小456，王小345王小，在使用通配符上画上对勾，替换内容打上方括号（），方括号里面打 一-籲。点击确认，汉字全部替换消失。 放大字体：ctrl+右侧方括号 2个日期的间隔：如1956-7-7到至今，年：=datedif（，），括号里面3个参数，第一个参数是开始日期，第二个参数是截止日期，第三个是“Y”，中间用逗号隔开；月：=datedif（），括号里面3个参数，第一个参数是开始日期，第二个参数是截止日期，第三个是“YM”，中间用逗号隔开；日：=datedif（），括号里面3个参数，第一个参数是开始日期，第二个参数是截止日期，第三个是“MD”，中间用逗号隔开； 日期间间隔时间（除去周六日）：一样东西的使用时间，抛去周六日，共用了多少天：如：2013/8/3到2013/10/20，=networkdays（），括号里2个参数，第一个开始时间，第二个结束时间，回车。扩展：在2个日期中加上休假，如2013/8/3至2013/8/9日休假，在此函数上加上第三个函数，把休假区域选择上，回车，中间都是逗号分开。 问题把文字分列：如：黑龙江省哈尔滨市，江苏省南京市，河北省石家庄市。海南省海口市，要求把省和市分列出来，要求省字保留。分列：分割符号，其他：省，下一步，目标区域选定，确定。打开设置单元格格式，自定义，加入双引号（英文状态下），输入：“”, 双引号里面写省，外面打，即：“省“，点击完成。 数据有效性下拉列表和提醒是如何作成的？数据有效性-设置-允许-序列-来源（直接录入男，女，人妖）如果内容较多，不便于直接录入时，序列-来源的时候选中导入该区域的内容-隐藏或者放别的工作表里。清除格式：数据有效性-左下角清除格式 名称的概念Excel中，名称的首字符不可以是数字；名称中间不可以有空格；可以使用字母命名，但不能用C和R（因为系统会默认成列和行）；在同一工作簿中，名称具有唯一性；每个单元格都有自己的名称，我们命名的名称不能跟其原来的名字重名。名称管理器：公式-定义名称组-名称管理器-可以看见我们自己编的名称。 数据有效性-报错定位空值：Excel2007-海天瑞声数据输入-数据输入技巧.xlsx相同文本的录入：要求发票内容中空的地方，全部填满字。作法：先选中所在列区域-直接点F5定位-定位条件-空值-定位后直接敲字无-ctrl+回车（批量录入）CTRL+回车后列交换位置：将黄色和蓝色交换位置选中黄色列，鼠标移至B和C列中间变成十字箭头时,按shift键移动即可如何移动行？ 将第一行插入8和9行直接：选中第一行，鼠标移至1和2行中间变成十字箭头时,按shift键移动即可如果需要复制，可以按shift+ctrl键移动即可 第二章：专业报表设计专业报表设计Excel2007-海天瑞声数据美化-创建专业报表.xlsx 第二章双击报表专业报表：1、 插入企业logo2、 突出标题，主次标题有区分（蓝底白字）3、 隔行填充，从视觉上加以区分4、 做特意的间隔行、列，不显拥挤5、 去除多余的网格线6、 去除多余的行列7、 适当加粗个别线如何隔行填充？选定范围-样式-套用表格格式-自选-有无标题行-确定-区域右下角标记可无限扩大区域如何隔列填充？设计-表样式选项-把镶边行改成镶边列表样式选项中-汇总行（可选择汇总方式）如何去除网格线？视图-网格线-显示或隐藏如何隐藏行列？点中一列，当鼠标在列标上变成向下箭头的时候，ctrl+shift+右箭头，把所有右侧的列都选中后，选隐藏。隐藏行同法类似。如何进行单元格保护？1、 选中区域-右击设置单元格格式-保护中的锁定取消（即该区域解锁）2、 再点击审阅-更改-保护工作表-允许此