第二节 秘书日常工作之邮件收发ppt课件.ppt

办公室日常事务第二节邮件收发 办公室的邮件类型 会说会写会做事会做人 邮政邮件电子邮件混合信函 邮件的接收 邮件的阅办 邮件的分类 邮件的拆封 邮件的登记 邮件的分送 会说会写会做事会做人 邮件的收取一 定时 专用包二 核对清楚三 主动问询 邮件的接收 邮件分类的原则 私人邮件与公务邮件分开 重要邮件和普通邮件分开 会说会写会做事会做人 相关链接 邮政业务知识一 信函交寄的范围有哪些 信函适用于交寄书面通信 各种公文 印有 内部 字样的书籍 报纸 期刊 教材和各种资料 各种业务性书面材料 如稿件 提货单 请柬 征订单 协议 票据 入场券 邮票 照片 报表 各种证件 如户口迁移证 户口本 团员证等 会说会写会做事会做人 二 如何交寄印刷品 印刷品交寄时 内部不可夹带信函和现金及其他物品 邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装 交寄 不要投入邮筒或信箱 投入邮筒或信箱的按信函处理 挂号邮寄时 除按重量交付邮费外 还要交付挂号费 邮局收寄后出给收据 妥善保存备查 三 什么是保价信函 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时 可申报与内件价值一致的保价金额 邮局按特定手续进行收寄处理 并按规定收取保价费 在运递过程中如因邮局责任发生丢失 损毁和短少时 邮局按其保价金额 予以赔偿 保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件 如储蓄单 存折 支票 贵重集邮品 国库券 提货单 证据等 保价印刷品的准寄范围与印刷品相同 国内保价信函的保价金额 每件最高以人民币50 000元为限 国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币10000元 相关链接 四 什么是特快专递 特快专递是一项快速的邮件投递业务 它以高速度 高质量为用户传递国际 国内的紧急信函 文件资料 金融票据 商品货样等各类文件资料和物品 按服务方式区分 可将特快专递分为定时服务和特需服务两种 按邮件内件性质可将特快专递区分为信函类 文件资料类和物品类等三种 会说会写会做事会做人 五 如何封装包裹 用户交寄包裹时 应按照所寄物品的性质 大小 轻重 寄递路程远近和运输情况 选用适当包装材料妥为包装 脆弱易碎物品 内件与箱板之间要留出2厘米的空间 用柔软物料充分填塞 箱内物品不止一件时 还要分别用瓦楞纸 海绵等物包扎 防止运输途中碰撞损坏 流质及易溶物品 要先装入完全密封的容器内 再装入箱内 按上述方法填充箱内 对油腻 腥味 容易受潮的物品及有色的干粉末 应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递 对柔软 干燥 耐压 不怕碰撞的物品 可以用布 箱包装 贵重物品 例如 手表 相机 金银物品 珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内 箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞 箱外再用坚韧的纸或布包装 用户交寄包裹时 邮局工作人员要验视内件 请交寄前准备好包装材料 待工作人员验视后再行包装 邮件的接收 会说会写会做事会做人 邮件拆封拆封的步骤是 1 仔细开拆 2 误拆信件后 3 核对日期和附件 4 开拆后装订 5 信封不可丢弃 6 填写邮件登记单 邮件的接收 邮件登记表年月日 会说会写会做事会做人 会说会写会做事会做人 邮件分送1 上司亲收件2 归部门办理的文件信函3 传阅或分送复印件 4 私人信件可放入指定信袋或顺便送交5 报刊杂志则分别上夹或上架 6 平整装订以便办毕保管备查 邮件的接收 会说会写会做事会做人 传阅顺序单 邮件转送单 小技法 可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件 如 用红色文件夹放置优先考虑的信函 用黄色文件夹放置例行性备忘录 用蓝色文件夹放置特殊信函 用绿色文件夹放置私人事务信函 呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句 但最好使用黄色的笔 会说会写会做事会做人 邮件的接收 邮件的阅办向领导呈交邮件时应注意 1 主上次下2 辅助阅信 1 辅助 阅 2 辅助 办 领导外出时邮件的处理办法1 主动请示2 收好邮件 去电告知3 转寄邮件复印件 保密 私人邮件除外 4 授权邮件的处理5 邮件积压要分类 邮件摘要表 如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮寄的 应该在这封邮件的信封上予以注明 有两种类型 一是邮件性质标记 如 私人 PERSONAL 保密 CONFIDENTIAL 全用大写字母构成的特别邮件号 二是邮寄方式标记 如 特快专递 SPECIALDELIVERY 挂号信 等 会说会写会做事会做人 邮件的寄发 邮件的签发 邮件的查核 邮件的封装 登记 选择寄发方式 会说会写会做事会做人 邮件的寄发 邮件签发查核邮件 会说会写会做事会做人 邮件的寄发 邮件的封装和登记1 折叠信纸2 放好附件3 胶水4 登记重要邮件 会说会写会做事会做人 邮件的寄发 选择寄发方式平信 明信片 印刷品 挂号信 包裹 特快专递 定时服务 特需服务电子邮件 传真 电传 电报 注意 根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式 会说会写会做事会做人 处理邮件的注意事项 1 要熟悉本公司报刊 邮件 函电收发制度 2 要了解各种邮政业务3 领导外出不在公司 会说会写会做事会做人 实践训练 一 课堂讨论1 除了邮件封皮上注明的 机要 急件 外 还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或紧急的 2 拆封邮件要注意什么 3 向领导呈送邮件时要注意什么 4 邮件的寄发方式有哪些 5 领导不在公司 秘书如何处理邮件 会说会写会做事会做人 情景案例 宏利公司秘书贾珊的邮件收发处理工作很多 1 处理发给总经理的函件 封面上有 急件 字样 2 复印一份将给某客户的答复信以备存 原件邮寄给对方 3 处理寄给人事部刘部长的包裹 4 处理市商业局发来的一份政策性文件 上面有总经理的批办意见 交各部门负责人传阅 5 正在外地参加某商品交易会的副总打来电话 要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去 6 处理一批收到的商业信函 若干封私人信件和报刊 小册子等印刷材料 7 三个客户的邮件需要在四小时内回复 江苏分公司催要广告宣传单等文字材料 会说会写会做事会做人 项目任务 如果你是宏利公司的秘书贾珊 你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作 会说会写会做事会做人 任务分析 首先 要区别收发件的轻重缓急 应该要重点处理有时间要求的函件 如寄给总经理的急件 公司副总催要的商品样本 客户需要及时回复的电子邮件以及江苏分公司催要的材料 在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同处理 会说会写会做事会做人 其次 要注意公私函件的不同处理 收到的公函 如果没有时间上的要求 可按正常的程序和规范来处理 该登记的要登记 送达的部门和人员要确定 如有传阅要求 按传阅的程序来办 寄发的公函 一定要选择合适的寄发方式 对于私人函件 最好在公司的合适位置设置一个取信处 由员工自行查阅收取 以免自己一一送达耽误工作 但重要的函件 如寄给刘部长的包裹 有时很难区分其公私性质 最好亲自送交给本人 再次 寄发函件要讲求效率 能够集中在一个时间里统一寄发的邮件 最好集中起来一起寄发 否则多次往返邮局会浪费时间影响自己的工作 特别要了解邮政方面的规定和要求 注意避免寄发时因不符合邮局要求而不得不重新处理邮件的情况发