电话接听礼仪要注意的几个方面

电话接听礼仪要注意的几个方面电话接听礼仪要注意的几个方面 电话接听是我们生活中常做的事 那么你们知道电话接听 有什么礼仪吗 下面是小编为大家整理的接听电话时候要注意 的方面 希望能够帮到大家哦 电话接听礼仪电话接听礼仪 1 接听电话前 准备记录工具 如果大家没有准备好记录工具 那么 当对方需要留言时 就不得不要求对方稍等一下 让宾客在等 待 这是很不礼貌的 所以 在接听电话前 要准备好记录工 具 例如笔和纸 手机 电脑等 停止一切不必要的动作 不要让对方感觉到你在处理 一些与电话无关的事情 对方会感到你在分心 这也是不礼貌 的表现 使用正确的姿势 如果你姿势不正确 不小心电话从 你手中滑下来 或掉在地上 发出刺耳的声音 也会令对方感 到不满意 带着微笑迅速接起电话 让对方也能在电话中感受到 你的热情 2 接听电话 三声之内接起电话 这是星级酒店接听电话的硬性要 求 此外 接听电话还要注意 注意接听电话的语调 让 对方感觉到你是非常乐意帮助他的 在你的声音当中能听出你 是在微笑 注意语调的速度 注意接听电话的措辞 绝 对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎 注 意双方接听电话的环境 注意当电话线路发生故障时 必须 向对方确认原因 注意打电话双方的态度 当听到对 方的谈话很长时 也必须有所反映 如使用 是的 好的 等来 表示你在听 主动问候 报部门介绍自己 如果想知道对方是谁 不要唐突的问 你是谁 可以 说 请问您哪位 或者可以礼貌的问 对不起 可以知道应如何 称呼您吗 须搁置电话时或让宾客等待时 应给予说明 并致歉 每过 20 秒留意一下对方 向对方了解是否愿意等下去 转接电话要迅速 每一位员工都必须学会自行解决电 话问题 如果自己解决不了再转接正确的分机上 并要让对方 知道电话是转给谁的 对方需要帮助 大家要尽力而为 作为酒店的员工应 尽力去帮助宾客 对于每一个电话都能做到以下事情 问候 道歉 留言 转告 马上帮忙 转接电话 直接回答 解决问题 回电话 感谢对方来电 并礼貌地结束电话 在电话结束时 应用积极的态度 同时要使用对方的名字来感谢对方 要经常称呼对方的名字 这样表示对对方尊重 9 当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话 询 问是否有要事等 10 若非有要紧事 晚上十点后尽可能不要给任何人打电 话 以免打搅别人休息 3 问候礼仪 1 以问候语加上单位 部门的名称以及个人姓名 它最为 正式 2 以问候语加上单位 部门的名称 或是问候语加上部门 名称 它适用于一般场合 3 以问候语直接加上本人姓名 它仅适用于普通的人际交 往 需要注意的是 不允许接电话时以 喂喂 或 你找谁呀 作为 见面礼 特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的 户 口 一个劲儿地问人家 你找谁 你是谁 或者 有什么事儿 呀 这样一来 别人在厌恶之余就会很难接受你 接听电话礼仪要点接听电话礼仪要点 1 在电话旁应该随时准备一些白纸和笔 当对方需要你记 什么或者让你给上司传话 都可以快速准确记录下来 而不需 传达有误 而如果你事先没有准备好纸和笔 而要求对方等待 这是很不礼貌的行为 2 接听电话的时候要专心 同时要停止其他事情或者是动 作 不要边听电话边与旁边的人进行交谈 这一点要切记 你 这样做会让对方感到你很不用心 从而也感到自己没有被尊重 3 接听电话的时候要注意身姿要正确 不要躺着或者是把 脚放到台面上 因为身姿不正确也会影响声音的效果 加上身 姿不正确也容易让电话滑落 会让对方感到十分不满意 4 接听电话时最好是面带微笑 虽然别人看不见你的微笑 但是会从你的话语中感受到你的热情 5 要在电话响三声之内接起电话 响了超过 6 声就要跟对 方说声对不起 拨打电话的礼仪拨打电话的礼仪 1 拨打电话的时候要选择好时间段 如果不是十分重要的 事情 请不要在休息 用餐的时间段给别人打电话 同时也不 要在节假日打电话给对方 2 要把握好通话时间 一般来说通话时间不应超过 3 分钟 这也就是 3 分钟原则 3 如果对方并不知道你是谁的情况下 你应该要首先进行 自我介绍 同时要多使用敬语 接听电话时候要注意的方面接听电话时候要注意的方面 1 随时记录 在手边放有纸和铅笔 随时记下你所听到的信息 如果你 没做好准备 而不得不请求对方重复 这样会使对方感到你心 不在焉 没有认真听他说话 2 自报家门 一拿起电话就应清晰说出自己的全名 有时也有必要说出 自己所在单位的名称 同样 一旦对方说出其姓名 你可以在 谈话中不时地称呼对方的姓名 3 转入正题 当你接听电话时 不要 哼哼哈哈 地拖延时间 而应立即 做出反应 一个好的开场白可能是 您需要我做什么 当你觉 出对方有意拖延时间 你应立即说 真不巧 我正要参加一个 会议 不得不在 5 分钟后赶到会场 这样说会防止你们谈论不 必要的琐事 加速商务谈话的进展 4 避免将电话转给他人 自己接的电话尽量自己处理 只有在万不得已的情况下才 能转给他人 这时 你应该向对方解释一下原因 并请求对方 原谅 例如 你可以说 布朗先生会处理好这件事的 请他和 您通话好吗 在你作出这种决定之前 应当确定地方愿意你将 电话转给他人 例如 你可以说 对于这件事 我们很快会派 人跟您联系的 5 避免电话中止时间过长 如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料 应当 动作迅速 你还可以有礼貌地向对方说 您是稍候片刻 还是 过一会儿我再给您打过去 让对方等候时 你可以按下等候键 如果你的电话没有等 候键 就把话筒轻轻地放在桌子上 如果查阅资料的时间超过 你所预料的时间 你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的 进展 如 你可以说 约翰先生 我已经快替您找完了 请您 再稍候片刻 当你查找完毕 重新拿起电话时 可以说 对 不起 让您久等了 以引起对方的注意 对于接电话的人来讲 当需要查阅资料而有礼貌地请对方 稍等片刻 这是可以