基本的接打电话礼仪

基本的接打电话礼仪基本的接打电话礼仪 接打电话是我们日常常做的 那么对于基本的接打电话中 要注意的点你们有注意过吗 下面是小编为大家整理的基本的 接打电话礼仪 希望能够帮到大家哦 基本的接打电话礼仪基本的接打电话礼仪 基本的接电话礼仪基本的接电话礼仪 1 第二次铃声响完是最佳的接听时机 太快或太慢接听电 话都是不合适的 如果第一声响起后立刻拿起话筒 对方会没 有思想准备 就像你希望和某个人讲话 如果他猛然冲到你的 面前 你也会吓一跳的 如果在第三声响后接听 对方已经有等 待的感觉了 所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合 适的 如果你在第四声后才接听 应该有道歉的话语 如 您好 让 您久等了 2 接听电话的动作 第一声电话铃声响起 我们可以把左 手放在电话上 准备用左手拿话筒 右手进行电话记录 左手写 字倾向的人恰好相反 用右手准备拿起话筒 3 接听的第一句话 通常拿起话筒 我们习惯性的第一句 话是 喂 严格来讲 喂 是试话筒的声音 当接听电话是工作 的一部分时 将 喂 换为 您好 会更加合适 4 电话中的称谓 询问对方的姓名时应该说 请问您贵 姓 不能直接问 你叫什么名字 如果对方告诉你他的姓名 应该对姓名中的每一个字进行确认 众所周知 姓名就是一个 人的代表符号 对姓名的重视可以暗示对他的尊重 同时可以 避免产生 音同字不同 的错误 即便知道了对方的全名 在随 后的称谓中也不要直呼其名 尽量使用 姓 职务 的称呼方式 或者说先生 女士 5 措辞 电话交谈应该语言简洁 措辞高雅 避免俚语或 者不礼貌的语言 6 声音的把握 有研究显示 当你与别人交流时 你说话 的内容对别人的影响占 20 而你的声音对别人的感染力占到 80 因此 声音的作用不可小觑 在电话里应该保持语调积 极 明朗 合适的语速可以控制交流的节奏 如果对方语速过快 你可以比他稍慢一点 反之 如果对方说话很慢 你可以比他 稍快一点 两种情况都保持差距不太大 如果两个人说话节奏 相差很大 双方都会感觉到不和谐 会影响双方的愉快沟通 总 之 声音的把握能够经营电话交流的感觉 传递你积极 镇定 的工作风格 7 微笑的魅力 不要以为电话另一端的人看不见你 就不 必在意自己的表情 其实人的情绪 态度 声音 表情 动作 等外在与内在的状态是整体统一的 不要试图让自己板着脸孔 却说出悦耳动听的语言 即便那样 你的声音也是干涩的 毫 无感染力可言 微笑不只是表情 它是一种美好的感觉 在电 话里看不到但是可以感觉到 8 你的情绪和身体姿态 如果你趴在办公桌上接电话 声 音会显得闷而不畅 会给对方造成困惑 如果你一边焦虑其他的 事情一边打电话 对方能够听出你有些急切 因此 掌握情绪 保持良好的身体姿态是很有必要的 9 正确处理接电话过程中的各种情况 如果对方要找的人 不在 应该说 他 她 恰好不在 或者说 公务外出 不要透露 同事的去向 若有留言需转告 应该记录下来 以免忘记交给 同事 或者因为事情太多而弄错电话内容 如果电话需要转接 应该说 好的 请稍等 有时办公室内恰好有客人在 电话铃 声响起时 应该对客人礼貌的说明 对不起 我接个电话 对 自己没有及时接到的电话 应该在二十四小时以内给予回复 如果有特殊的情况没能及时回复 一定要向对方做一个简单的 解释 10 接电话的时间与挂断电话 商务电话不是 煲粥 时 间一般不应超过三分钟 挂断电话时 应该礼貌的说 再见 并由打出电话的一方先挂断电话 基本的打电话礼仪基本的打电话礼仪 1 时间适宜 打电话应尽量避开上午 7 点前 晚上 22 点以后及午休 吃 饭等时间 通话的时间不宜过长 一般以 3 至 5 分钟为好 因为要考虑到其他电话的进出 不可过久地占线 尤其不 可将公用电话作为聊天工具煲 电话粥 假如通话时间较长 也事先征求一下对方意见 并在结束 通话时略表歉意 如果在万不得已的情况下 在他人节假日 用餐 睡觉时打电话影响了他人 应该说明原因 并说一声 对不起 给国外通话事先要了解一下时差 不要不明对方昼 夜 造成骚扰 2 事先准备 每次通话前 最好做好充分的准备工作 如事先核对对方 的电话号码 单位名称 人名 写出通话的要点或询问的事项 斟酌一下用词 准备好在应答中需要记录用的备忘纸和笔 以及必 要的资料和文件 这样通话时就不会临时抓瞎 丢三落四 有时需要估计一下对方的情况 决定通话的时间 通话中 说话应该务实 简明扼要 多为他人着想 长话短说 3 注意礼节 具体要求做到以下三点 1 主动问候 接通电话 应主动友好 恭敬地以 您好 为开头问候 然 后再言及其他 切忌一上来就 喂 对方 或者开口便道自己的 事情 2 自报家门 问候完毕后 接下来必须自报家门和证实一下对方的身份 可以先说自己是谁 或者报出自己的单位 部门名称 态度要 温文尔雅 如果你找的人不在 可以请求接电话者帮助转告 如说 对不起 麻烦您转告 如果对方允诺 转告后勿忘向 对方道谢 并问清对方的姓名 3 道别语 终止通话前 预备放下话筒前 应说 再见 或道谢的话语 因为这些一般是通话结束的信号 也是对对方的尊重 要注意 声音给人愉快的感觉 1 通话完毕听筒置放要轻 一般讲 应该是打电话者先搁下 接电话者后搁话筒 但 假如是与上级 长辈 客户等通话 无论你是发话人还是受话 人 最好是让对方先挂断 2 如果拨错电话号码 应向接听者表示歉意 不要一言不 发 挂断了事 3 打电话时还需注意举止文明 不要将电话筒夹在脖子下 或抱着电话随意走动 或趴或仰 边吃边打 基本商务交往中打电话的禁忌基本商务交往中打电话的禁忌 需要注意的是 在商务交往中 不允许接电话时以 喂 喂 或者 你找谁呀 作为 见面礼 特别是不允许一张嘴就毫不客气 地查一查对方的 户口 一个劲儿地问人家 你找谁 你是谁 或者 有什么事儿呀 万一对方拨错了电话或电话串了线 也要保持风度 切勿 发脾气 耍态度 确认对方拨错了电话 应先自报一下 家门 然后再告之电话拨错了 对方如果道了歉 不要忘了以 没关系 去应对 而不要教训人家 下次长好眼睛 瞧仔细些 如果有可能 不防问一问对方 是否需要帮助他查一下正 确的电话号码 真的这样做了 不是 吃饱了撑的 而是借机 宣传了本单位的以礼待人的良好形象 在通话途中 不要对着话筒打哈欠 或是吃东西 也不要 同时与其他人闲聊 不要让对方由此来感到在受话人的心中无 足轻重 结束通话时 应认真地道别 而且要恭候对方先放下电话 不宜 越位 抢先 在接电话时 再次要注意给予对方以同等的待遇 坚持不 分对象地一视同仁 极其个别的人 长着一对挑肥拣瘦的 势利眼 即使是接 电话地 也极为庸俗地 因人而宜 对象化 的倾向十分明显 他们在接电话时 一开始总是 拿架子 打官腔 先是爱搭不 理地问上几句 谁呀 什么事呀 然后能推的事情就推 能踢 的皮球就踢 事不关己 高高挂起 不过他们的 天气 也不总 是永远这般 阴沉 一旦听出来对方是上司 是家人 是朋友 或是自己正在求助的人 立即就会 雨过天晴云散尽 低声下 气 细语柔声 卑躬屈膝 有求必应 不怕旁人说自己是一副 奴才腔 这种不能平等待人的做法 既容易得罪人 也会让旁 人看不起 在接待外来的电话时 理当一律给予同等的待遇 不卑不 亢 这种公平的态度 容易为自己赢得朋友 在通话时 接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求 万一自己正在开会 会客 不宜长谈 或另有其他电话挂出来 需要中止通话时