文秘职业素质与技能培训.ppt

文秘人员职业化素质与技能提升 培训目标 全面提高个人的综合素质 掌握工作所需的各项专业技能 帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来 科学高效地处理各项办公事务 从而最大限度地发挥助手作用 提高公司的整体办事效率 一 企业行政文秘职业特性与素质要求 二 文件资料管理与运用 三 办公室6S及办公用品管理 四 会议管理 时间管理和计划管理及工作统筹技巧 五 职业礼仪与职业形象塑造 六 人际沟通与工作协调 七 文秘人员职业生涯规划 序言1 我们每天是不是很忙 忙 茫 盲 为什么 问题在那里 序言2 你是怎样看待文秘岗位的 闹钟 小喇叭 文件夹 传送信息者 记事本 电脑 问题1 文秘人员需要的素质与能力有哪些 1 什么样的人员适合做企业文秘人员 2 企业文秘人员需要具备什么样的素质 3 企业文秘人员需要掌握那些专业技能 4 企业文秘人员的主要工作是什么 游戏2 别人心目中的你 1 请评出我们班里你认为最适合做文秘岗位的人员 说明 至少列出五条原因 谨慎热情合群服从自信 一 文秘人员需具备的个人素质 认真负责条理诚实谦逊 学历性别年龄外貌体质 机智勤快整洁自制兴趣 1 1 文秘人员需具备的专业技能 信息管理能力 作为文秘人员 是硬实力重要还是软实力重要 10 1 2 文秘人员的主要工作职责 附 专业文秘应具备的素质职责 文档管理 商务写作 会务组织 信息管理 保密意识 办公室管理 有效沟通 访客接待 时间管理 计划管理 自我培训与提高 12 男性适合做文秘工作吗 讨论3 男性适合做文秘工作吗 为什么 小测试4 你是一个优秀的文秘人员吗 表一 小测试4 你是一个优秀的文秘人员吗 表三 及时将企业内外部信息传递给经理 小测试4 你是一个优秀的文秘人员吗 表三 小测试4 你是一个优秀的文秘人员吗 表四 二 文件资料管理 D 相关信息收集与整理 收集 整理 附 文件资料档案工作步骤 保管 检索和利用 整理工作的第一道工序 分类 整理工作的第二道工序 案卷排列 整理工作的第三道工序 编制案卷目录 三 办公室6S及办公用品管理 办公各类设备的正常使用与维护 办公用品申购 领用与管理 办公室环境6S管理 文件 物品流程化处理 案例5 电话号码 一天下午 文秘小李在给经理送刚收到的邮件时 听到经理正在与恒昌公司老板打电话 恒昌公司老板似乎在问沁园公司老板的电话号码是多少 经理说要翻一下名片夹后告诉他 文秘小李知道沁园公司老板的电话号码是87654321 现在文秘小李有这么几种选择 a 马上把电话号码写在便条上 放到经理的面前 b 当作没有听见 c 如果经理问的话 就告诉他是87654321 d 如果经理问的话 就写在便条上递给老板 e 把电话号码写在便条上 站在旁边 等待时机 对于秘书小李以上几种选择 你认为哪种选择比较合适 说明理由并对其他几种选择作出评析 四 会议管理 会后整理 会议内容记录 会议落实于追踪 会议管理 会中协助 会前各项准备 附 会前计划与筹备 安排会议议题 邀请与会者 安排会议日程与议程 确定会议地点 布置会场 及时发送会议通知 收集议题筛选议题确定议题 选择与会者评估与会者通知与会者 设计议程编写议程分发议程 场地大小与会议一致方便与会者照明 调温 通风设备 开会设备避免外界干扰成本 礼堂式 教室式 玄月式 圆桌式 椭圆式 马蹄式 方形中空式 六边形 内部会议通知外部会议通知 参加外派培训时有一个案例 讲1000元秘书和5000元秘书的差别 同样发一个开会通知 1000元秘书只知道将通知写在公告栏里 结果一半人没有看到而没有到会 5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实 不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚 多年前参加过一次面试 面试官问我 能否在1个小时之内通知1000人到会 我简单计算一下 如果按30秒通知一个人 也只能通知120人 面试官没有告诉我答案 也因此没有录用我 此问题几年后我终于明白了 我只须用前30分钟通知30人 每分钟通知一个人 请这30位每人用后30分钟通知30人 我可以用后30分钟的前15分钟再通知15人 请这15位利用后15分钟每人再通知15人 OK 超过1000人了 我通知的30人 这30人每人通知的30人 我再次通知的15人 这15人每人通知的15人 30 30 30 15 15 15 1170 案例6 我们的差异到底在那 4 1 计划与时间管理 目标管理与80 20法则缓急轻重的优先管理 个人工作计划分析自我时间管理 找出问题 个人时间与领导工作时间冲突处理宾客接待 电话及邮件处理 时间管理原则 个人工作计划 五 职业礼仪与职业形象塑造 服饰礼仪化妆礼仪姿态礼仪 见面礼仪拜访礼仪用餐礼仪电话礼仪 穿着职业化仪态职业化语言职业化行为职业化 社交礼仪 职业形象 职业礼仪 案例7 她们给你的感觉有什么不同 案例8 她们给你的感觉有什么不同 案例9 她们给你的感觉有什么不同 六 人际沟通与工作协调 传送者 接受者 信息 反馈 只有双向的才叫做沟通 沟通一定要对准频率 先建立沟通的管道与桥梁后再传递信息 沟通不仅是传递信息 还表达态度与感觉 因此 沟通一定要注意场景 情绪与氛围 6 1 沟通定义 6 2 沟通的方式 收发电子邮件 开会 电话 传真联系 阅读备忘录 面对面的交流 作报告 演示 6 3 人际沟通的四大原则 准确性原则 表达的意思要准确无误 完整性原则 表达的内容要全面完整 及时性原则 沟通要及时 迅速 快捷 策略性原则 要注意表达的态度 技巧和效果 甲 先生 去电信局怎么走 乙 向前走2个大路口 然后左转 甲 谢谢 甲 先生 去电信局怎么走 乙 哪个电信局 甲 朝阳区电信局 乙 向前走过2个大路口 然后左转 甲 那种有红绿灯的是大路口 对吗 乙 对 有信号灯的才是大路口 甲 是就在第二个大路口转左呢 还是过了第二个路口 也就是说再下一个路口转左 乙 是下一个 嗯 对 也就是第三个路口转左 甲 转过去就可以看到朝阳电信局了吗 乙 不 还要走大概100米 有栋红砖楼才是 甲 谢谢 案例10 两个沟通过程的对比 思考11 如何与上级沟通 如何向你的上级提出加薪招呼语 谢谢您和公司给我的机会 我明白 在自己成长和前进的过程中 您是个有影响力的人物 现在 我有个问题请您帮忙 自述语1 过去我一直把精力集中在专业的提升上 忽视了薪水的增加 自述语2 我觉得自己的薪水不能反映我对公司的贡献 自述语3 我觉得自己的薪水和工作责任不相配 如果是你 你该如何与上级沟通 6 4 沟通失效的原因 发送者发送的信息 接收者接收的信息 未被理解的信息 理解的信息 误解的信息 6 5 人际沟通漏斗 思考12 如何处理上下级的关系 小王是财务部张经理手下的一名助理 平日工作不是很认真 全办公室同仁也都知道张经理对小王非常不满意 本月小王任职本公司刚好届满一年 按公司规定得做年度绩效考核 张经理在考绩表上把小张评估得体无完肤 不仅不给予加薪 还建议公司最好是换人 人力资源部门接受张经理的建议 于是今天一上班 张经理找小王到他办公室 要他收拾东西离开 可是大雄说什么也不答应 我又没做错事 干嘛要我走 不管三七二十一坐在办公室沙发静坐表示抗议 请问 1 如果你是小王你应该如何做 2 作为上级的张经理 他处理员工的方法是否恰当 为什么 6 6 协调各层次人际关系的原则 五大原则 尊重 做人的第一前提 信任 相互信任 互不猜疑 宽容 人要有宽阔的胸怀 容人的雅量 真诚 精诚所致 金石为开 人心都是肉长的 自制 自我克制是有涵养的表现 曾国藩 发怒是拿别人的错误惩罚自己 EQ 案例13 部门经理之间的矛盾 李明是公司销售部经理 刘峰是市场部经理 一开始 他俩都在销售部 而且是工作上的搭档 但两个人工作作风完全不同 李明工作上一向大刀阔斧 而刘峰则精益求精 两人性格差异很大 再加上一些个人之间的恩怨 两三年来他们一向不和 这在公司里几乎是公开的秘密 刘副总刚从一家大公司跳槽过来不久 想打开欧州市场 准备派李明和刘峰去参加下个月在德国国际博览会 同时考察德国市场 文秘小郑在帮副总起草文件时 无意中知道了老总的这个想法 面对这种情况 文秘小郑应该怎么办 接上 文秘小郑有以下几种选择 a 如果老总问自己派他们两人带队去德国是否合适 就说自己不清楚 b 主动向老总报告 听销售部于娜说 刘峰与李明曾在公司食堂动手打过架 c 如果老总问自己刘峰与李明的关系如何 就说他们两人因为性格等方面的原因 在工作中确实有些矛盾 d 如果老总不问自己就不说这件事 e 如果老总问自己 就说他俩性格有些合不来 但并不影响他们一起带队去欧洲 你认为哪种选择比较合适 请说明理由 并对其他几种选择进行评析 女性职业发展模式与特点 七 文秘人员职业生涯规划 附 关于个人职业成长发展的几个问题 1 你知道两 三年后你会在做什么 2 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗 3 你对最近一次的业绩评估满意吗 为什么 4 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会5 跟你的同龄人相比 你算成功吗 案例14 从运动员到博士再到团委副书记 支撑你实现这一目标是动力是什么 邓亚萍胸有成竹地回答道 简单说就是四颗 心 首先是决心 在你有了一个目标或是方向之后 要坚定不移地朝着这个目标努力 其次是恒心 在努力的过程中势必遇到一些困难 但这就是人生 如果不能克服困难 你也上不了一个台阶 再就是信心 最后里目标也许会差那么一点点 但一定不要丢掉信心 最后就是平常心 不论结果如何 都要以平常心来对待 邓亚萍对记者说 读书应该可以告一段落了 这是人生最宝贵的一段时间 这十一年是一个飞跃 思想上是一个飞跃 个人也更成熟 而在国际奥委会的工作 也更加拓展了我的视野 冠军得了 博士拿了 下一个人生目标会是什么 邓亚萍说 自己还会秉承运动员吃苦耐劳 脚踏实地的精神做事情 并且有自信实现目标 总结1 文秘人员成长无止境 老鹰是世界上寿命最长的鸟类 它一生的年龄可达70岁 要活那么长的寿命 它在40岁时必须做出困难却重要的决定 当老鹰活到40岁时 它的爪子开始老化 无法有效地抓住猎物 它的喙变得又长又弯 几乎碰到胸膛 它的翅膀变得十分沉重 使得飞翔十分吃力 它只有两种选择 等死 或经过一个十分痛苦的更新过程 150天漫长的操练 它必须很努力地飞到山顶 在悬崖上筑巢停留在那里 不得飞翔 老鹰首先用它的喙击打岩石 直到完全脱落 然后静静地等候新的喙出来 它会用新长出的喙把指甲一根一根地拔出来 当新的指甲长出来后 它们便把羽毛一根一根地拔掉 5个月以后 新的羽毛长出来了 老鹰开始飞翔 重新得力再过30