综合管理部职责介绍新员工培训ppt课件.ppt

综合管理部职责 2014年7月 2 总体职能 机构设置 制度简介 3 总体职能 1 参谋助手 管理 服务 总体职能 单位职能 综合管理部是公司行政和后勤等工作的管理部门 主要职能如下 1 公司文件管理 1 办公自动化 2 文秘 3 信访 4 接待 5 调研 6 车辆管理 7 总务后勤 8 翻译 9 公安保卫 10 文件管理文件的制发 传递 归档 公司印章 介绍信办公自动化公文的核稿 文件传递流程 OA网权限 公共信息管理等文秘文职秘书 事物秘书 信访接待上级领导 来宾参观 食宿等的安排调研重要文字材料的起草 督办查办等会务董事会 各种仪式等公司重要会议的会务组织 车辆管理公司车辆的调配 日常管理等总务后勤厂区环境 食堂用餐 倒班宿舍的管理等翻译外方专家的服务 外文资料的翻译公安保卫公司内部治安 保密等 机构设置 综合管理部下设5个室 分别是 2 3 秘书室职责 3 秘书室 秘书室负责公司重要文字材料起草 催办督办查办 文件传递 印章管理 礼宾用车安排 来访接待 会务安排 会议室管理等工作 秘书室与与各位员工打交道较多 下面重点向各位介绍 秘书室职责 负责公司内各部门送领导签字文件的取送 传递 催办工作 1 2 办理公司印章的刻制和管理 公司介绍信的印制和管理 3 4 负责公司领导安排会议的通知 会议室的日常管理 5 安排办公用车事务 6 负责公司各单位人员名片的制作 费用结算 7 办公楼大厅大屏幕 日常备品的管理 8 领导交办的其他工作 9 秘书室具体工作 负责公司领导及各单位通讯业务办理和结算 负责公司有关文件的起草工作 公司文件制发 传递 归档工作 外来文件的接收 传递 邮寄等工作 4 5 秘书室职责 5 秘书室 调研方面的职责 办文 Diagram2 Diagram3 文件制发 起草 传递 归档 公司领导的会议通知公司会议的会务组织公司会议室日常管理传真机等办公设备管理 办公自动化公司介绍信的印制和管理公司印章的刻制和管理安排办公用车与接待相关的工作名片的制作 费用结算通讯业务办理结算公司领导出差等报销业务领导交办的其他工作 Diagram2 Diagram3 办事 办会 秘书室 面对这种情况 小宋有五种选择 1 直言不讳 把主任有指示告诉对方 并说明副主任的指责错了 2 强调缘由 说明这些打印的活儿是主任同意的 谁答应 谁签批 亦在情理之中 承认错误 并向副主任道歉 表明今后改正的决心 3 耐心解释 要回面子 说明自己只是顺便而为 并无他意 4 委曲求全 接受批评 5 保持沉默 既不强调客观理由 也不表示接受 洗耳恭听 一言不发 或抓住适当的时机 有意岔开话题 分散矛头指向 总务后勤室职责 6 总务后勤室 主要职责 翻译室职责 7 翻译室 翻译室负责公司日文 英文 韩文资料翻译 公司专家的翻译服务工作以及公司董事会 出国访问 国外研修 国外设备验收 商务谈判 外方来访 来公司进行技术指导的外方专家 与外方电视会议 设备安装调试 售后服务外商等的翻译工作 4 车辆管理室职责 8 车辆管理室 公司内外事及领导用车 各单位车辆卫生 保养等方面检查 领导自驾车的日常保养等维护工作 公司驾驶员培训和指导 公司车辆的落户过户等手续办理 4 公安保卫室职责 9 公安保卫室 负责公司治安保卫工作 负责对公司更值人员的管理等工作 复印机 传真机 碎纸机 照相机 空调 电视 影碟机 会议音响 视频系统 饮水机 办公家具等综合部负责费用指标考核 采购计划 型号选定 办公设备的调配各单位办理经济技术论证单和领用单谁使用 谁维护 谁保养质保期内 采购部联系售后维修质保期外 请托动力厂 电气 规划部 木制 综合部 其它 报废由各单位自行办理办公耗材每月报计划到综合部统一汇总 已E化 领用耗材时要有综合部签字耗材有年度计划 月度考核 办公设备 10 相关制度流程 公司及上级召开的会议研讨会等会议在休息时间召开提前一天 16时前 电话通知 与会人员会前准备内容无纸化公司领导由秘书通知 各单位领导由信息员 兼职秘书 通知必要时写会议纪要并发文 归档会议决议的落实情况检查 综合部负责公司级 迟到罚款50元 缺席罚款100元未通知罚款50 100元不得随意打电话 电话声响罚款100元会议室网上预定会议室设施归综合部所有 维护由各单位负责 10 相关制度流程 综合部负责日文 英文 韩文翻译 传真 邮件 信函等 其它语种由人力资源部解决日方专家每人有一位翻译对应公司领导的翻译由综合管理部负责外事活动 研修等翻译由综合管理部安排 公司领导批准请托翻译需请托单 外文翻译 10 相关制度流程 1号门经警室专人负责公务邮件的管理只限公务邮件 违规邮寄私人邮件处以10倍罚款CMP平台填写邮寄审批单国内邮件由部门领导审批 国际邮件由公司领导审批名址填写清楚按月结算 计入各单位办公费用注意保密各单位指定邮件接收联系人 按时收取邮件门卫不代签个人快递 邮寄接收 10 相关制度流程 礼宾车辆的适用范围公司领导 日方专家公派出国人员 4人以上 公司接待机要文件传递用车申请提前一天办理 用车审批流程已E化各单位驾驶员须在综合管理部备案超出哈市范围用车须公司领导审批各单位车辆发生的费用由综合部统一管理 车辆 10 相关制度流程 综合 质保 采购 销售 技术中心共有5台传真综合部的传真可以发国内国际 其它的只能发国内按时收取传真 电子传真 有分机号 收到其他部门传真要用邮件转给相应部门严格登记审批 国内由部门审批 国外由公司领导审批 10 相关制度流程 可以印制名片的人员室主任以上干部公派出国人员公司领导特批人员CMP平台填写 名片印制申请表 交综合部办理 写清中 英文 凭领用单领用名片 费用计入各单位办公费 名片 10 相关制度流程 按 差旅费管理规定 可以乘坐飞机的人员正常订购机票 5折以内 规定以外人员 须经公司领导批准填写 出差审批单 出差汇报表 E化 提前办理审批单 后补的情况要说明原因并公司主管领导审批超出5折 里程小于1500公里或国外机票须公司总经理审批因公变更所产生费用由公司承担 因个人原因变更由个人承担说明 1 审批后再出票2 转机总价格高于直飞5折不予审批 出差 10 相关制度流程 标准餐9元 份 外餐12元 份加班餐 白天12 00以后 晚上20 00以后客餐网上填写 招待用餐审批单 可以免费用餐用餐时间 11 30 12 1011 50 12 3011 30 12 20 节假日 餐卡不得转借他人使用 补办餐卡20元 张公司有伙食委员会 可以反应关于用餐的意见和建议除公司提供的免费餐外 可以自费用餐体检合格人员使用统一消毒的餐盘 不合格人员自备餐具 用餐 10 相关制度流程 4 5 6层为单身员工宿舍 严谨留宿外来人员严禁乱拉网线 电线不得使电炉子 电磁炉 电炒勺 电饭锅 热得快 违者处以200 1000元 次罚款宿舍楼大门的开放时间为早5 30 晚22 30住宿人员不准在宿舍内赌博 跳舞 喝酒行令住宿人员不准私自调换房间 住宿 10 相关制度流程 具体见 公司倒班宿舍管理规定 案例分析1 小宋是某公司的秘书 他一向谦虚谨慎 勤奋好学 踏实能干而得到公司上下的一致好评 一天 他和往常一样 不到上班时间就来到办公室 开始了一天的紧张工作 这时 一位与他们有长期业务往来的文印室人员来找他 要求结清去年的打印费用 小宋热情地接待了他 在认真核对记账单证后 填写了一份财务报销单 并让他下午来取钱 下午上班时间到了 办公室主任叫小宋有事 细心的小宋就把报销单一同带上 顺便请主任签批报销 正当主任审批时 分管财务的办公室副主任也来到主任室 看到桌上的报销单 劈头就问 我在家 你为什么找主任批 问得小宋张着嘴说不出来话 在场的财务处长也为之感到惊诧 是小宋不懂规矩 无意所为 只为图个方便吗 不像 小宋一向都是非常谨慎小心的 是明知故犯 无视副主任的存在吗 也不像 小宋不是个不按程序办事的人 是与副主任有过节而有意回避吗 更不像 他们之间的关系很好 那是什么原因造成这种情况呢 原来 在此之前 主任曾对小宋说过副主任是协助主任工作的 主任分管秘书工作 今后需要添置设备 购买物品等 可向他请示并签批 可见 小宋是遵照主任的指示行事的 这时 他有难言之隐 作为秘书 小宋应该怎样对待和处理这突如其来的责问和批评呢 案例分析2 新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了 为了不影响公司的工作 在征得上司的同意后 她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作 时间为一个月 陈小姐大专刚毕业 比较单纯 刘小姐把工作交代给她 并鼓励她努力干 准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己 某一天 经理外出了 陈小姐正在公司打字 电话铃响了 陈小姐与来电者的对话如下 来电者 是利达公司吗 陈小姐 是 来电者 你们经理在吗 陈小姐 不在 来电者 你们是生产塑胶手套的吗 陈小姐 是 来电者 你们的塑胶手套多少钱一打 陈小姐 1 8美元 来电者 1 6美元一打行不行 陈小姐 对不起 不行的 说完 啪 挂上了电话 上司回来后