印信管理制度

1 7 印信管理制度印信管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为了保证公司行政办公和经营安全 堵塞漏洞 加强印章管理 结合公司实际情 况 特制定本制度 第二条第二条 公司行政部负责对下属各分公司各类印信的统一管理与监督 第二章第二章 印信的种类与用途印信的种类与用途 第三条第三条 印信的种类 公司印信包括公司公章 下属各公司公章 部门章 财务专用章 合同专用章 法定代表人名章 财务预留印鉴及公司介绍信 营业执照 组织机 构代码证及其他经营证件或证明性文件 第四条第四条 印章的用途 1 公司公章主要用于 1 对外签订的需确定公司权利 义务的有关文件 2 对内所颁布的重要经营管理制度 人事任免文件 3 对外重要函件 4 其它需以公司名义证明其权威作用的文件 2 合同专用章主要用于对外签署的经济合同 协议及意向性文件 3 法定代表人名章主要用于授权委托书 大额财务贷款的确认单等需要加盖公司法 人名章的文件资料 4 财务预留印鉴主要用于对银行进行费用结算 第三章第三章 印信的管理与使用印信的管理与使用 第五条第五条 公司公章 合同专用章 介绍信和营业执照等由公司行政部统一保管 印章保管 2 7 时应实行密匙分离 公司法人名章行政部和财务部各持有一枚 分别在相应业务 范围内使用 财务预留印鉴 财务专用章由财务部负责保管 财务部的财务专用 章和法人名章应由会计 出纳分管 并按照相应的财务管理流程严格审核用印 部门章由各部门负责保管 第六条第六条 下属各公司印鉴证照原则上由行政部统一进行管理 法人公司经营管理步入正轨 后 可以结合实际情况 申请管理本单位的印鉴证照 1 法人公司提出申请的同时应出具完善的用印管理制度和用印审批流程 该申 请 必须经过公司总经理签字审批后方可进行交接 2 印照交接工作由行政部印信管理人员和法人公司的印信管理负责人共同执行 同时必须有第三人进行监交 三方都应在印照交接单上签字认可 交接单一式三 份 三方各执一份 3 公司行政部有责任对所属单位的印照使用情况和印信制度流程的执行情况进 行 检查监督 第七条第七条 以公司名义发放的公文需要用印时 必须填写 文件签批单 经总经理以上领导 签批后方可用印 公司对内行文时电子印鉴具有同等效力 第八条第八条 公司其他所有需要加盖公章的文件资料用印时 必须由申请用印部门填写 用印 审 批单 见行政部标准运作流程 由主管领导签批后方可用印 用印审批参照总经 理标准业务流程相关的用印审批流程 用印审批单 的填写应遵循 一事一批 的原则 同一事项不重复审批 第九条第九条 公司的授权委托书等需要使用法人名章的文件资料用印时 必须由法人亲笔签名 方 可用印 第十条第十条 办理银行贷款 担保时 由申请部门的主管领导签字后 报请总经理审核签字后 3 7 方 可用印 第十一条第十一条 公司签订的法律合同 协议及意向书需要用印时 须填写 合同审批单 由总 经理签字后方可用印 公司的合同 协议及意向书用印备案留存时 必须留存一份原件 第十二条第十二条 为保证印鉴安全使用 有重要审批权限的领导应在行政部预留签名字样 字样 分 整签和简签两种 领导变换签字式样应向总经理申明并备案 第十三条第十三条 公司税务报表和为员工个人出具的有关婚姻 收入 家庭情况 档案及人事关 系 等信息的证明文件用印时可以不予备案留存 公司其他所有用印文件行政部必 须 备案留存一份 第十四条第十四条 印信管理人员用印注意事项 1 凡是超过三页以上 含 的文本必须加盖骑缝章 2 用印手续签批不齐全的有权予以拒绝加盖 3 合同 协议书及意向书等文本上必须有主管领导签字 否则 印信管理人员有 权拒绝盖章 4 如主管领导出差 无法在审批单上签字而又急需用印时 须由经办人当场通过 电话向主管领导报告用印内容 征得同意后 由主管领导授权印信管理人员先予 用印时 方可用印 同时 印信管理人员应将授权具体时间 内容备注于用印审 批单上 并由经办双方签字确认 待主管领导返回时 补齐签字 5 合同 协议原则上应由对方先用印 对方不能先用印的 必须先留下复印件 由经办人在用印审批单上签字说明 并于半个月内将合同协议原件返回至印信管 理员处备案留存 第十五条第十五条 公司员工因公需要携带公章外出办事时 必须填写 携公章 证照 外出公务 审 批单 见行政部标准运作流程 由部门主管和行政部主管签批后 由印信管 理 4 7 人员陪同 方可携带公章外出 第十六条第十六条 用印审批单和用印留存的文件资料由行政部印信管理人员于每月 30 号分类编目 交公司档案室归档 归档以后的文件资料参照公司档案管理制度进行管理 第十七条第十七条 公司介绍信由行政部设专人进行管理 公司员工因工作或其他事宜需要开具介 绍 信须由行政部主管签发 开具介绍信应连续编号 注明有效期限 经办人和事 由 且开出的介绍信应与存根内容保持一致 公司原则上不开具空白介绍信 印信 管 理人员应在每年的三月底以前将上一年的介绍信存根和剩余介绍信归档 一本 介 绍信不得跨年度使用 第十八条第十八条 公司营业执照等经营证件由公司行政部进行管理 公司员工因工作需要携带营 业 执照原件外出时 必须填写 携公章 证照 外出公务审批单 见行政部标准 运作流程 由部门主管和行政部主管签批后 由印信管理人员陪同 外出公务 公司员工因工作需要使用营业执照复印件时 经部门主管和行政部主管签批后 印信管理人员必须在复印件上注明使用范围和有效日期后方可交付申请使用人 员 第十九条第十九条 公司印信管理人员必须按照本制度管理和使用公司印信证照 手续不全者不得 予以加盖印章和办理相关事宜 第二十条第二十条 公司行政部负责对公司所属单位 部门印信的管理使用进行监督指导 有责 成改正的权利 第二十一条第二十一条 公司行政部印信管理人员应按工商管理部门的要求 及时组织和指导所属 单位进行各种经营证照的年审工作 逾期不进行年检的 追查有关人员的 责任 5 7 第四章第四章 印章的制刻与废止印章的制刻与废止 第二十二条第二十二条 公司各部门或各单位申请制刻或废止印章必须填写 印鉴制刻 废止审批 表 见行政部标准运作流程 注明印章名称 规格 形状 经主管领导 审批后 由行政部统一制刻或废止 印章发放使用前 行政部必须对印章 进行印模备案 备案后方可交接给申请部门或单位使用 第二十三条第二十三条 印章制刻主要有以下几种情况 1 新设立经营单位 2 因业务需要或组织变更 3 因业务磨损申请换印 4 因印章毁损或遗失 须说明原印章的种类 字体 制发日期 毁损或 遗失经过等 公司印章毁损或遗失 必须报公安部门备案 第二十四条第二十四条 印章废止 作废的印章 由印章保管人员填写 印鉴制刻 废止审批表 主管领导审批后 交由行政部统一销毁 第五章第五章 附则附则 第二十五条第二十五条 本制度自颁布之日开始实施 公司各部门 下属各公司参照本制度要求对 本单位印章进行管理 第二十六条第二十六条 本制度的最终解释权归行政部 6 7 附件 1 证照复印使用流程 流程名称证照复印使用流程编 号 任务概要证照复印工作管理执行单位行政部 单位总经理行政经理行政人员证照使用人员 相