案例四-安泰公司货币资金内部控制

1 1 货币资金内部控制货币资金内部控制 安泰公司案例安泰公司案例 案例描述案例描述 安泰是一家专门从事服装进出口贸易的公司 该公司的业务只有一部分通过现金方式 结算 绝大部分采取的是赊销方式 公司老板李森对有关内部控制的运作不甚了解 罗非是公司的财务主管 在公司工作 多年 也是公司的会计兼出纳员 负责有关现金收付和账务处理的一切事宜 罗非每天将 现金存入银行 列示所有支票和货币清单 同时还编制每日现金汇总表 列示收到的账款 金额 应收账款账户的折扣和贷记应收账款的金额 另外会计人员利用此表冲销应收账款 罗非也编银行存款余额调节表 除了外部审计人员外 没有人审查现金或银行对账单 公 司老板认为 罗非值得长期信赖 其勤奋努力的工作就是最好的 控制 罗非还有两名助 手 负责登记银行存款日记账及签发支票并帮助编制会计报表 安泰公司每月的损益表上 都有着数量可观的利润 但是最近应收账款的数额居高不 下 账户里的现金却逐渐减少 发展到最后 甚至要靠银行贷款解决燃眉之急 直到有一 天 有职员在匿名信中揭发罗非近来生活奢华 购买高档别墅和轿车 其消费与其收入存 在明显差异 又缺乏合理的解释 有侵吞公司财产重大嫌疑 这时老板李森隐隐的有一种不祥的预感 通过调查了解 兢兢业业的罗非的真面目暴 露了 起初 罗非收到的顾客的现金及支票 只有很少的存入了安泰公司在银行开设账户 却被存入罗非私人专户 罗非将这笔钱存放一段时间 赚取利息 然后再转入公司账户 由于公司一直无人察觉 后来老板将现金收付及往来账务处理皆由自己一人经手 大大提 供了方便 罗非用不着小心翼翼 而是 将安泰公司收到的现金和直接存人自己开设的账 户 同时 罗非在负责客户付款时 批准的现金折扣 明明是 5 的折扣 却在安泰公司的 记录中故意增加 3 即公司登记的给予的折扣虚计为 8 这样 按照正确的信用条件的付 款 而可以因为额外的 3 折扣而少计款项给安泰公司 罗非为掩人耳目 搞得公司的交易变得非常复杂 捏造了许多的销售业务 先是公司 账面有大量的利润 对于现金销售业务多数计入应收账款 这项就可以私吞现金收入 罗非在公司做了手脚 不得在办公时间密切追踪应该得到折扣的那些客户的付款情况 2 2 因为如果发生休假或交接情况的话 就会被继任者发现 蛛丝马迹 努力工作 的罗非 时刻与客户保持着热线联系 连客户也由衷地赞叹罗非的尽职忠诚 在此期间 罗非在自己的公司账户保存了平均 160000 元的余额 总共 70000 元利息 而这利息本来应由安泰公司获取 通过批准多记录现金折扣 罗非从 100 万元的销售收入 获得 3 窃取总金额达 180000 元 在安泰本应获得 160 万元的税前收益 大约占销售收入 的 9 罗非贪污了其中的约 12 5 关键词关键词 货币资金内部控制 不相容职务 管理效率 错误舞弊 主要问题主要问题 安泰公司内部控制上存在哪些缺点和漏洞 公司由于舞弊而导致哪些损失 采取哪些 控制测试可以避免安泰公司发生的舞弊行为 如何科学的总体预防措施 安排会计岗位 提高管理效率 减少错误舞弊行为 案例诊断案例诊断 一 安泰公司在内部控制上存在的缺点和漏洞有 一 安泰公司在内部控制上存在的缺点和漏洞有 1 错误地认为对职员的信任以及职员的勤奋表现就是最好的内部控制措施 实践证明 仅仅依赖雇员的忠诚往往是危险的 再好的 自律 也不能脱离 他律 的约束 2 没能够做到 不相容职务 的分离 所谓不相容职务是指一项经济业务发生以后 其授权 批准 执行 记录等完全集中于一人或一个部门办理时 发生的错误或不法行为 的概率就会增大的两项或两项以上的职务 比如安泰公司现金的保管和记录 现金折扣的 审核和执行等都属于不相容职务 职责的划分要遵循 不相容职务必须分离 原则 目的 就在于预防和及时发现在执行所分配的职责时所产生的错误或舞弊行为 3 当公司出现账面收益与现金流量的严重背离没有保持足够的警觉 企业出现现金流 量不足 应该通过调查了解原因是出在应收账款的回收管理存在问题 还是企业销售 或 其他方面出现问题 4 没有同客户就往来款项及时核对 发现差错所在 为了保证债权数额的真实 完整 3 3 性 企业必须定期与客户的账面记录进行对比 以便及时地发现存在的问题 二 公司由于舞弊而导致的损失有 二 公司由于舞弊而导致的损失有 1 虚记企业的销售收入 2 公司减少了企业真实的收益 3 造成应收款项的严重不实 4 企业流失了现金 影响了企业的正常生产经营活动 不得不靠银行贷款渡过难关 三 可以采取的控制 避免安泰公司舞弊行为发生的措施有 三 可以采取的控制 避免安泰公司舞弊行为发生的措施有 1 1 科学地进行岗位职责划分 做到科学地进行岗位职责划分 做到 不相容职务必须分离不相容职务必须分离 岗位职责划分的主要原则 有 1 资产的保管同资产的记录的掌管相分离 2 现金的支出同银行存款账户调节 工作相分离 3 付款凭单的批准同支票签发相分离 内部会计控制规范 也规定 单 位应该建立会计岗位责任制 明确有关部门和岗位的职责和权限 确保不相容岗位的相互 分离 制约和监督 出纳人员不得兼任稽核 会计档案保管和收入 支出 费用 债权债 务账目的登记工作 2 2 定期轮岗制度 定期轮岗制度 当然 在实际工作中还有其他可取的做法 例如定期轮岗制度 可 以促使有关人员全面提高专业水平 工作更加兢兢业业和认认真真 另一方面 在轮岗时 进行的移交 也有助于分清责任 如果有问题很容易被发现和披露 因而也是一种极为有 效的控制手段 3 3 根据企业的实际情况 建立适宜的内控程序 根据企业的实际情况 建立适宜的内控程序 本案例的安泰贸易有限公司有三位会 计人员 假定都具备一定的专业能力 需要处理的会计工作可列示如下 a 记录并保管总账 b 记录并保管应付账款明细账 c 记录并保管应收账款明细账 d 记录货币资金日记账 e 保管填写支票 f 发出销售退回及折让的贷项通知单 4 4 g 调节银行存款日记账与银行存款对账单 h 保管并送存现金收入 为保证货币资金安全 完整 经办的会计业务时 应该将现金的保管及送存业务同银 行日记账的登记以及银行存款余额调节表的编制工作分别有三个不同的人分担 实现岗位 分离 同时 总账和明细账要求进行平行登记 以保证会计账簿记录的定期核对 这两项 工作也得有不同人员执行 同时也考虑到第 f 项发出销售退回及折让的贷项通知单及第 g 项调节银行存款日记账与银行存款对账单这两项业务的工作量较小可以由一个人承担 就 形成了以下岗位分工 a f g 三项 由会计主管承担 主要负责总账记录及对银行存款 的核对工作 b c 两项记账工作一人负责 剩下的 d e h 项出纳工作由一个人负责 案例启示案例启示 根据 不相容职务必须分离 原则进行人员的合理分工 不仅可以提高会计工作的效 率 还可以确保企业财产的安全 完整 减少和降低差错 舞弊的可能性 对于小型企业 往往人手不足且受到成本受益原则的约束 业主可以积极参加经营活 动 比如通过担任一些特定的工作 来实现职责的合理划分 也有的业主通过对员工的工 作进行严密的监督与复核 以弥补责任分工的不足 小贴士小贴士 科学合理的现金收付内部控制措施 有助于提高管理效率 减少错误舞弊行为 严密 的现金收付内部控制制度包括 1 聘用诚实可靠 具有良好职业道德的职员 公司应严格审查职员是否有不良的个人 品质 另外 还花费大量资金实施培训计划 2 合理分工 担任出纳工作的