办公用品固定资产采购制度.方案

1 办公用品采购管理制度 目录 第 1 章 目的 2 第 2 章 适用范围 2 第 3 章 定义 2 第 4 章 办公用品采购业务及管理方法 2 2 第一章 目的 为了统一限量 控制办公用品规格以及节约经费开支 规范公司办公用品 的采购 领用流程 降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应 减少办公 用品的浪费 私用现象 特制定本制度 第 2 章 适用范围 本制度适用于各公司 各部门 第 3 章 定义 办公用品包括个人办公用品 公用办公用品 固定资产 个人办公用品 个人办公用品包括笔 本 纸 橡皮 笔筒 削笔刀 剪 刀 胶带 文件夹 档案袋 档案盒 订书机 计算器 打孔器 起钉器等 公用办公用品 非个人所需的办公物品及耗材 如打印纸 白板笔 墨盒 硒鼓 碳粉 电池 洗手液 纸巾 茶叶 拖把 垃圾袋 垃圾桶等 固定资产 这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统 一购买的办公用品 包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅 文件柜 沙发 等办公家具 电脑 通讯工具 U 盘 硬盘等存储工具 传真机 打印机 扫描 仪 空调 风扇 室内装饰品 照明电器 茶具 打卡机 饮水机等 第四章 办公用品采购业务及管理方法 一 办公用品购买原则 1 卖家选择 坚持货比三家原则 选择守信誉 质量优 价格低的供货 商 并建立长期合作关系 做到定点采购 力争银行结账减少现金支 出 降低采购成本 2 小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购 或要求其送货 尽量做到定时定点购买 3 大型办公用品 这里指单位价值在 1000 元以上的固定资产 的采购 要两人或两人以上到大型商场询价 对比之后选购价格合适 质量合 格的办公用品 固定资产 4 凡集团内部各公司员工申请的办公用品 固定资产 不可自行购买 汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买 特殊情况急需的物品 3 且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买 事后 及时补办手续并汇报给相关部门领导 及时登记入库以作备案 5 行政人员于月底之前将本月采购的 办公用品采购明细表 以及 日 常支出费用明细表 交本部门负责人 附表 二 采购流程 1 办公用品的采购流程 如下图所示 1 常用办公用品的采购 每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写 办 公用品采购申请表 经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家 进行采购 期间如有急需物品需要添置可直接采购 并由采购负责人 及时在采购点做好记录 后附表 本月底各部门将下月所需物品 报行政部 行政部统计并填写 办公用品采购申请表 集团 各公司行政部负责人审核 财务部负责人审核 行政部负责采购 行政部验货并登记入库按需发 放 4 2 固定资产采购流程 如图 三 费用结算和报销 1 常用办公用品的结算和报销方式 1 常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式 结算日可由行政部 向商家索要办公用品购买记录 并凭发票进行报销应付金额 如数额较大 可交由财务部直接结算 2 小件商品的报销程序可按照常规报销方式 经财务审批相关领导签字 即可直接报销 3 预支借款 需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买 购买以后 按照常规报销方式进行报销 2 固定资产报销 经批准购买的办公用品 固定资产 报销方式按常规报销方式报 销 未经任何程序购买的物品 一律不予报销 四 办公用品管理 申购人填写 固定资产采购申 请单 交由该部门 公司负责人签字 交集团行政部由总裁签字批准 行政部进行采购 填写 固定资产验收单 填写 固定资产登记卡 5 1 个人 公用办公用品管理 领用人需填写 办公用品使用登记表 注明日期 物品名称 数量 用途 使用人签字 相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签 附表 注 为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品 特殊情况除外 每月各公司卫 生用品不得超过 100 元 2 固定资产管理 1 固定资产安全管理 固定资产的安全按照 谁使用 谁保管 谁丢失 谁负责 的原则实行 责任人对所负责的固定资产必须正确使用 精心爱护 保证固定资产完整 性 严禁用公用办公用品办私事 未经许可 不得将固定资产借给外单位或非 本单位的人员使用 2 固定资产盘点 固定资产要定期进行盘点 统一编号并填写 固定资产盘 点表 附表 3 固定资产转移 固定资产转移分为固定资产内部调拨 固定资产的租出 固定资产的租入 固定资产的内部调拨需填写 固定资产转移单 固定资产的租出需填写 固定资产租出通知书 固定资产的租入需填写 固定资产的租入通知书 附表 4 固定资产的维修 需填写 固定资产维修申请单 附表 5 固定资产的报废 出现下列情况责任人可以按程序申请报废 固定资产已过使用寿命 确实不能再使用的 1 固定资产出现故障经确认无法再修复的 2 因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的 3 维修成本过高 达到或超过设备自身价值的 4 出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废 3 库存管理 1 每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记 对库存办公用品进行 6 一次盘点 2 定期对固定资产进行盘点 并统一编号登记入库 附表 集团行政部 2011 年 10 月 16 日 7 办公用品使用登记表办公用品使用登记表 日期日期物品名称物品名称 数量数量用途用途使用人签字使用人签字 8 办公用品采购申请表办公用品采购申请表 经办人经办人时间时间 申请部门申请部门申请物品申请物品规格规格数量数量单价单价合计合计总计总计 行行 政政 部部 财财 务务 部部 行政经理签字 行政经理签字 申请部门验收 申请部门验收 财务经理签字 财务经理签字 申请部门验收 申请部门验收 9 固定资产采购申请单 本表一式三联 本表一式三联 1 1 行政部 行政部 2 2 财务部 财务部 3 3 使用部门各留存一联 使用部门各留存一联 固定资产转移单 使用部门 使用部门 移出 移出 移入 移入 年年 月月 日日 财产编号 财产编号 本表一式四联 本表一式四联 1 1 行政部 行政部 2 2 财务部 财务部 3 3 移出部门 移出部门 4 4 移入部门各留存一联 移入部门各留存一联 中文名称中文名称英文名称英文名称规格规格型号型号单位单位数量数量需要日期需要日期备注备注 请购原因请购原因 用用 途途 请购人请购人 部门部门 经理经理 行政部行政部 经理经理 总经理总经理总裁办总裁办 中文名称中文名称数数 量量购置日期购置日期 英文名称英文名称1 1 耐用年限耐用年限 规格规格 附属设备附属设备 2 2 已使用年数已使用年数 移前用途移前用途 移出部门 移后用途移后用途 移入部门 移出部门经理移出部门经理移入部门经理移入部门经理 移出部门使用人移出部门使用人移入部门使用人移入部门使用人 行政部经理行政部经理经办人经办人 10 固定资产验收单 领用部门领用部门仪器名称仪器名称 型号型号规格规格 数量数量生产厂家生产厂家 出厂日期出厂日期出厂号出厂号 制造国制造国存放地点存放地点 技术验收情况技术验收情况验收人验收人 部门负责人部门负责人保管人保管人 备注备注验收日期验收日期 本表一式三联 本表一式三联 1 1 行政部 行政部 2 2 财务部 财务部 3 3 使用部门各留存一联 使用部门各留存一联 固定资产登记卡固定资产登记卡 本卡编号本卡编号 财产编号 财产编号 中文名称中文名称 英文名称英文名称 规格型号规格型号 厂牌号码厂牌号码 购置日期购置日期 购置金额购置金额 存放地点存放地点 耐用年限耐用年限 附属设备附属设备 年年月月日日使用部门使用部门用途用途保管人保管人 11 固定资产报废申请单固定资产报废申请单 申请单位 年 月 日 类别名称规格型号计量单位 购入 日期 使用年限已用年限财产编号 原值 已提折旧 元 净值 元 残值 元 报废原因 签章 年 月 日 技术部门 鉴定意见 签章 年 月 日 财产管理 部门意见 签章 年 月 日 单位领导 审批意见 签章 年 月 日 上级主管 部门审批 意见签章 年 月 日 申请报废部门负责人 经办人 本表一式二份 财务部 行政部各执一份 本表一式二份 财务部 行政部各执一份 12 固定资产维修申请表 名 称 编 号 型 号使用部门 故障现象 申请人 填表日期联系电话 请修部门领 导签字 故障分析 分析人 技 术 部 意 见 经 办 人 部 门 领 导 修理内容及更换零件名称 修理人 修理日期 实际维修费用 验 收 结 果 经 办 人部 门 领 导 本表一式两份 财务部 行政部各执一份 本表一式两份 财务部 行政部各执一份 13 固定资产租入通知书 租入单位租出单位 名称规格型号 数量生产厂家 出厂日期出厂号月租 元 制造国存放点租赁方式 技术验收情况验收人 部门负责人保管人 备注验收日期 本表一式三联 本表一式三联 1 1 行政部 行政部 2 2 财务部 财务部 3 3 使用部门各留存一联 使用部门各留存一联 14 固定资产租出通知书固定资产租出通知书 租入单位租出单位 名称规格型号 数量生产厂家 出厂日期出厂号月租 元 制造国存放地 点 租赁方式 使用部门 意见 签章 日期 年 月 日 资产管理 部门意见 签章 日期 年 月 日 技术部门 意见 签章 日期 年 月 日 单位领导 审批意见 签章 日期 年 月 日 上级主管 部门意见 签章 日期 年 月 日 15 本表一式三联 本表一式三联 1 1 行政部 行政部 2 2 财务部 财务部 3 3 存放部门各留存一联 存放部门各留存一联 资资 产产 编编 码码 固定资产名称固定资产名称 型号型号 规格规格 入帐日期入帐日期 原原