ERP系统PM模块业务流程的运行管理(丁键)

1 ERPERP 系统系统 PMPM 模块业务流程的运行管理模块业务流程的运行管理 作作 者者 中国石化股份有限公司齐鲁分公司 ERP 支持中心 丁健 慕晓红 赵辉 宋建东 韩晓波 摘摘 要要 本文在对 ERP 系统 PM 模块业务流程特点和应用中的问题进行分析的基础上 提出了对 业务流程跟踪 监视 评价 控制和优化的策略 关关 键键 词词 ERP PM 流程 管理 1 引言 在 ERP 系统 中 要求 各项业务 必须 按照 标准 流程 执行 ERP 系统 的 PM 模块 由于 流程结构复杂 系统 应用面广 数据流量较大 最终用户较多 等 使各项 业务 实现 按照 标准 流程 规范 执行 难度很大 因此 搞好业务流程的 运行 管理 应 当作为 PM 模块 日常 应用支持的一项 重点 工作 齐鲁分公司 在 ERP 系统建设和系统整合 过程中 根据 中石化系统推广 模板 逐步 建立 和完善了 PM 模块的 19 个标准业务 流程 主要包括 P PM MT T P P0 01 1 主主数数据据维维护护部部分分 PMT P01 S01 维护功能位置主数据 标准流程 PMT P01 S02 维护设备主数据 标准流程 PMT P01 S03 维护物料 BOM 主数据 标准流程 PMT P01 S04 维护功能位置 设备 BOM 主数据 标准流程 PMT P01 S05 维护工作中心主数据 标准流程 PMT P01 S06 维护特性主数据 标准流程 PMT P01 S07 维护分类主数据 标准流程 PMT P01 S08 维护测量点主数据 标准流程 PMT P01 S09 维护一般任务清单主数据标准流程 PMT P01 S10 维护设备 功能位置任务清单主数据标准流程 PMT P01 S11 维护供应商主数据 标准流程 P PM MT T P P0 02 2 日日常常维维护护工工作作部部分分 PMT P02 S01 维修通知单建立与处理 标准流程 PMT P02 S02 维修工单计划 标准流程 PMT P02 S03 执行维修工单 标准流程 PMT P02 S04 维修外委服务采购 标准流程 PMT P02 S05 维修领料 标准流程 PMT P02 S06 维修成本结算 标准流程 PMT P02 S07 计量凭证维护 标准流程 P PM MT T P P0 03 3 预预防防性性维维护护部部分分 PMT P03 S01 预防性维护计划 标准流程 在上述流程中 属于 日常维护工作部分的7 个标准 流程 结构 相对 更为 复杂 流转环节比较多 各项流程或作业被分割于不同的部门执行 在保持流程活动的 整体性和一致性方面难度很大 此外 属于日常维护工作部分的7 个标准 流程 应用 人员 分布面 比较 广 日常业务 数据 流量 比较大 出现业务 执行 和系统操作 2 不规范 的可能性也比较大 因此 相应 流程 的运行 管理 应当 作为 ERP 系统 PM 模 块日常 应用支持工作的重点 2 系统应用中的问题分析 2 22 2 维修通知单的建立与处理流程应用中的问题维修通知单的建立与处理流程应用中的问题 齐鲁分公司 对维修通知单建立与处理 业务 采用 的标准流程如下 维修通知单建立与处理 业务 流程 的特点是流程 环节 相对 比较少 系统中的 动态 数据维护主要 是由车间的设备管理人员 负责 由于该项业务流程没有设置 上级审核 或审批环节 因此容易出现由于业务 数据维护人员责任心不强而带来的 数据质量问题 通常会 表现在 1 对故障报告 维护请求和作业报告三种通知单类型选用不当 2 一台设备发生故障时 在没有进行处理之前 创建了多张通知单 3 通知单的抬头 和文本 描述不完整 不准确 或表达不清晰 从描述中无 法准确 获知发生了什么 样的 问题 或请求什么内容 4 通知单的业务流转不及时 系统状态或 用户状态 未能 正常进行维护 5 通知单 中的 故障开始时间和完成时间维护不准或不维护 影响了明细分析 功能的使用 6 通知单 中的 故障部位 故障模式和故障原因的数据维护不全 影响了损坏 分析功能 的使用 7 通知单中的 停机 选项和 影响 选项 不匹配 或不一致 8 通知单关闭不及时 影响了设备技术状况 统计分析功能 的使用 2 22 2 工单计划流程应用中的问题工单计划流程应用中的问题 齐鲁分公司 对维修 工单计划 业务 采用 的标准流程如下 3 维修 工单计划 业务 流程 的特点是流程 环节比较多 工单计划 一般 是由车间的 设备管理人员 负责 创建 由车间负责人 厂设备管理部门和公司 设备管理部门 执行 多级 审核 或审批 业务流程 相对 比较长 流程运行效率是必须 加以 关注的 重要 问题 此外 工单计划 流程与 MRO 物资计划流程存在接口 工单计划下达 后会对 MRO 自动 形成物资需求 物资装备 部门对物资需求计划实行定期 集中 办 理的要求是一项必须 加以 考虑的约束条件 另者 在工单计划流程 实际应用中 不同程度上存在着 仅将工单计划作为物资领料 外委施工 或修理 费记录 的现象 工单 业务 数据 维护 不尽完备 使设备运行分析 维修历史分析等功能 得不到充 分发挥 4 2 32 3 执行维修工单流程应用中的问题执行维修工单流程应用中的问题 齐鲁分公司 对执行维修工单 业务 采用 的标准流程如下 5 执行 维修 工单 业务 流程 的特点是 对外 接口比较多 关联于物资供应 外委服 务采购 和成本核算等业务 范围 其中 对系统整体运行困扰比较大的问题是工单计 划变更问题 由于检修计划的不确定性 以及其他特殊情况 包括材料 备件以 高代低 不同包装之间的替代 物装为了降低库存而要求的替代 对物资描述的理 解偏差导致的误报 误购 以及 系统中 创建 的物资 编码出现 重码等情况下 需要对 已下达的 工单 计划进行修改 工单计划中的物资需求变更会对MRO 的业务 运行 带来较大影响 此外 系统的最终用户 进行 工单的技术完成和业务完成操作之 前 如果 对各项 条件确认不够 发生提前关闭工单的情况下 会影响 正常 完成 物料发货过帐和外委服务项目接受 这是整体 业务 流程 运行 中的一个薄弱点 2 42 4 外委服务采购和外委服务费用结算流程应用中的问题外委服务采购和外委服务费用结算流程应用中的问题 齐鲁分公司 对外委服务采购和外委服务费用结算业务采用 的标准流程如下 6 外委服务采购 和外委服务费用结算业务流程 的特点是流程 环节比较多 但 在 SAP 的系统中 可实现 上线运行 的内容 却比较少 迫使 大量的 业务 只能 线外 执 行 线上进行结果 记录 线上和线 外反复 切换 操作 使流程结构变得比较复杂 流通效率降低 特别是 线外执行的 合同签订 工程签证 结算上报和结算审计等 环节响应时间 通常 都比较长 对 项目进程和 修理费进帐形成一定的 负面 影响 2 52 5 维修领料和材料费用结算流程应用中的问题维修领料和材料费用结算流程应用中的问题 齐鲁分公司 对维修领料和材料费用结算业务采用 的标准流程如下 7 维修领料和材料费用结算业务流程 的特点是与 MRO 的业务关联比较强 工 单计划下达后形成物资预留 进而转入MRO 业务流程 MRO 物资供应业务 从创 建采购申请 采购申请审批 创建采购订单 采购订单审批 执行采购合同 物资入库过帐 物资发货过帐等 整个流程比较长 流程环节比较多 其业务 流程 的运行效率对工单计划 进程形成较大的制约 这是整体流程运行中 的瓶颈 3 业务流程的管理与改进 齐鲁分公司 多年来 在 ERP 系统建设 系统整合和应用支持等实际工作 中 围绕提高 PM 模块业务流程质量 通过积极 研究探索 认真总结经验和坚持持续 改进 创建了一套 系统的 管理 办法 3 13 1 健全完善健全完善 ERPERP 系统运行管理规范系统运行管理规范 齐鲁分公司为了搞好ERP 系统 的应用 组织 建立了一整套运行管理规范 其 中 PM 模块也 相应 制定了 齐鲁分公司 ERP 系统设备模块 操作规程 操作规程 中确定 了相关 各个部门和各类人员的 角色定位和管理 职责 建立 了业务流程的 运行 规范 对 PM 主数据维护 日常维护工作和预防性维护等方面的 业务执行和 系统操作提出了 明确 的管理 要求 从而 为搞好业务 流程管理 夯实了基础 3 23 2 建立对业务流程质量的评价指标建立对业务流程质量的评价指标 业务流程管理的核心内容是提高流程的质量 业务流程的运行质量可以通过 建立相应的 性能指标进行测量 评价 和控制 齐鲁分公司为了搞好ERP 系统 PM 模块的 流程管理 主要建立了如下的流程性能 评价指标 通通知知单单 质质量量合合格格率率 评价 内容 主要包括 通知单 选型的合理性 活动 通知单的唯一性 抬头 和文本 描述 规范性 业务 处理和状态维护的及时 8 性和正确性 故障开始时间 完成时间 以及 故障部位 故障模式和故障 原因 等数据 的完备性 通知单中的 停机 选项和 影响 选项的 一致 性等 控制指标确定为 通知单质量合格率 审核合格的通知单数量 审核的通知单总数 100 95 工工单单质质量量 合合格格率率 评价内容主要包括 工 单选型的合理性 活动工单的 唯一性 主题 描述 的规范性 抬头数据视图 工序视图和组件视图中各项 数据的完备性和规范性 业务 处理和状态维护的 及时性和正确性 关联 的组织结构 帐户分配数据及结算规则的正确性等 控制指标确定为 工单质量合格率 审核合格的工单数量 审核的工单总数 100 95 计划工单的比率 控制指标确定为 计划工单的比率 创建的 LP02 和 LP03 工单数量 创建的工单总数 100 90 工单 集中 下达 率 控制指标确定为 工单集中下达率 LP02 和 LP03 工单按时下达的数量 创建的 LP02 和 LP03 工单总数 100 90 工单中物资需求变更率 控制指标确定为 工单中物资需求变更率 已下达的工单物资 项目 变更的数量 已下达的工单物资项目总数 100 10 3 33 3 完善对流程运行状况的监控手段完善对流程运行状况的监控手段 完完善善 对对 P PM M 通通知知单单的的跟跟踪踪监监控控手手段段 通过组织开发 PM 通知单质量监控表 实现了对 PM 通知单数据 质量状况 的实时 监控 完完善善 对对 P PM M 工工单单的的跟跟踪踪 监监控控手手段段 通过组织开发 PM 工单业务流程监控表 实现了对工单业务 运行 效率的 实时 监控 9 完完善善 对对 P PM M 相相关关业业务务的的跟跟踪踪 监监控控手手段段 通过组织开发 MRO 对工单发货业务监 控表 实现了对 PM 与 MRO 业务流程 接口流通响应状况 实时跟踪分析 完善了 工单 计划与物资供应整体流程的管理手段 完完善善 P PM M 工工单单中中物物资资预预留留变变更更实实时时报报告告手手段段 通过组织 开发 工单下达后组 件变更检查 增强功能 实现了对PM 工单计划中物资预留变更的实时报告和跟踪 10 监控 使 MRO 和 PM 模块界面管理手段 得到进一步完善 完完善善 外外委委服服务务业业务务的的跟跟踪踪 监监控控手手段段 通过组织开发 外委工程管理台帐 实现了对 外委服务业务 执行 情况实时跟踪分析 完完善善 P PM M 固固定定工工单单流流程程管管理理 和和运运行行监监视视 手手段段 在 SAP 系统中 为了满足成本核 算和修理费统计分析的需求 齐鲁分公司对于不能全面执行PM 标准流程的部分 维修业务 采取了建立固定式维修工单的办法 对于不通过PM 标准流程发生的 维修业务所形成的修理费用 由财务人员在SAP 系统中对固定式维修工单直接进 行记帐 但是 实行由财务人员对固定式维修工单直接进行记帐的方式 使PM 11 人员对修理费使用情况的监控力度有所减弱 为此 我们 通过优化固定工单业务 流程 合理界定固定式工单使用范围 完善修理费业务的监控的机制 规范了业务 运作 3 43 4 定期组织业务流程质量状况审核定期组织业务流程质量状况审核 开展 流程质量审核是 保障 流程 高效 运行 强化 流程执行力度和 发现 流程优化 机会 的一种有效手段 齐鲁分公司为了 不断提升 ERP 系统 应用水平 公司支持 中心 结合 例行的财务 月结工作 每月 组织 PM 模块 进行业务流程质量审核 审核 主要是围绕 PM 模块 流程性能指标进行测量和评价 审核各有关单位和上线操作 人员 执行流程的符合性 评价业务流程运行 的有效性 根据审核结果定期发布情 况通报和问题整改通知单 并与各有关 单位的绩效考核挂钩 直接兑现奖惩 通 过定期开展流程质量审核 强化了管理的约束和激励机制 使 PM 模块的业务运 行水平得到持续改进 4 结语 业务