医院院办公室工作制度

1 院办公室工作制度院办公室工作制度 一 总值班制度 院总值班是代表医院负责处理非办公时间内的医疗 行政等 有关公务 及时传达 汇报 执行上级指示和紧急任务 负责解决非办公时间需院值班协助解决的问题 当班工作人 员职责范围内的问题总值班不负责解决 做好值班记录 凡需解决的问题 要做书面交班 第二天交 院办 由院办负责转交有关科室处理 遵守值班时间 严格交接班制度 值班人员必须坚守岗位 如处理问题需离开值班室时 要携带通讯工具 以便保持联系 若遇重大问题应及时向有关领导请示 并与有关科室联系 值班人员应注意保持值班室的清洁卫生 二 公文收发制度 公文的收文处理 外来文件 函 电由文秘人员签收 拆封 登记 收文登记后 属一般行政事务性公文 直接送有关部门办理 属较重要的公文由院办主任签批 呈送院领导阅批或直接签批业务 部门承办 需要两个以上部门协同办理的 应明确主办单位 传阅公文时必须做到及时 准确 安全 传递机密文件时应 严格按保密条例要求执行 文秘人员要负责检查 催办 切实防止漏办或延误 2 公文的发文处理 以院办名义发出的公文 综合性报告 全院性工作规划和工 作总结等 由院办公室组织有关部门拟稿 核稿 各部门业务范围 内的文稿 由主管业务部门拟稿 经此部门负责人核签后 送院办 公室进行内容 文字的审核 再呈送院领导审签 领导签批后方可 生效 拟稿一律使用统一公布的简化字 书写和签发公文要用钢笔 或毛笔 公文中的数字 除公文编号 统计表 序号 专业术语 阿拉伯数码外 一般用汉字书写 要求文稿观点明确 情况属实 文字精炼 条理清楚 用词 恰当标点符号正确 对于不符合要求的文稿 院办可退回拟稿单位 进行修改 文稿一经签发 即成定稿 有关部门或承办人如对原文 中修改部分有疑议 可向签发人申述意见 不得自行添改 以医院名义发出的公文 由经办文秘人员登记 编号 印制 并按有关手续发出 要按规定格式缮印公文 做到清晰 整洁 注意保护原稿 校对要准确无误 三 医院档案管理制度 综合档案室管理制度 档案是党和国家的宝贵财富 档案工作人员必须提高警惕 加强保密 保卫工作 严防破坏 严防丢失 泄密事件发生 档案资料要按科学方法整理 按各类档案的性质 价值分类 3 排列 存放分盒 柜存放 做到安全保管 利用方便 档案管理人员要热爱本职工作 熟悉档案材料 缩短调卷时 间 提高工作效率 档案员调动工作时 须得将保管的档案进行清 点 造册 办理移交手续 档案管理人员应做好 八防 工作 保持室内清洁卫生 注 意通风干燥 避免阳光直射 建立检查制度 定期清库查库 对新增加和借出的档案进行 必要的加工整理和清点核对 及时存档 档案资料要经常进行检查 破损和字迹模糊不清的文件要及 时补充和复制 档案安全保密制度 严格遵守和执行国家关于档案管理的有关规定 提高警惕 确保党和国家机密的绝对安全 档案人员要模范遵守党和国家的保密制度 自觉保守党的机 密 不该说的机密绝对不说 不该问的秘密绝不问 不该看的机密 绝对不看 不利用档案资料谋取私利 综合档案室内严禁存放易燃 易炸物品及食物 严禁吸烟 做好防盗 防火 防潮 防尘 防虫 防污染等 八防 工作 不得携带机密文件 如因工作需要 需经领导批准认可 对密级文件和保密的档案材料 未经领导同意不得擅自翻印 复制 抄录 上级机关机密文件等一律不准对外泄漏 综合档案室内配备消防器材 要经常检查保养 使其趋于良 4 好状态 综合档案室外人莫入 工作人员下班前要检查门窗是否关好 及电源是否切断等 综合档案室钥匙有专人保管 不得转借或丢失 如意外丢失 钥匙 应及时向领导汇报并采取有力措施加以防范 档案的收集整理制度 档案管理人员 应督促 检查各部门兼职档案员做好平时收 集 定期收集 年终收集等工作 各部门兼职档案员 应熟悉本类档案材料的归档范围 对所 属的文件材料一旦处理完毕 按归档范围内及时收集 各级领导及办事员外出开会 产生的文件应及时交给所属的 档案员存档 科研成果 基建项目和专题性 或成套性档案 要做到及时 收集 在项目完成通过鉴定验收后两个月内存档 设备档案材料应做到购买后 立即通知档案人员 到现场开 箱验收收集 部门兼职档案员收集文件材料应齐全 原件 打印本一起收 集 报告 批复一起收集 在收集过程中 如发现铅笔 圆珠笔 签发手续不全等等问题应及时处理解决 档案借阅制度 档案管理人员要熟悉所藏档案情况 积极主动做好档案借阅 利用工作 开展调阅 借阅 复制等档案利用工作 5 凡外单位来院查阅档案 必须携带介绍信办理审批手续 查 阅 抄录 复印档案须经分管领导审批后方可进行 查阅档案只限在综合档案室内进行 抄录档案要原文抄录 不得修改 圈点 划线 涂改档案原件 抄好核实无误后加盖印章 方可有效 本室档案原则上不借出 确实需要借出 须经分管领导批准 办理借出登记 借出使用时间限于三天 利用者对借出的档案不得 遗失 转借 归还时要认真核对 严格注销手续 档案管理人员要做到调卷及时准确 借出的档案建立效果登 记 定期做好档案的利用分析 以发挥医院档案的社会效益 经济 效益 档案保管统计制度 档案统计是了解和掌握档案形式 管理 利用和发展的重要 手段 档案工作人员必须准确 及时 科学地做好档案统计工作 对存档的档案应对照目录认真核对 分类摆放 规定管理 档案统计工作内容 主要对档案工作管理的基本情况进行统 计 对各类档案的收进 移出 销毁 复制 实存等 必须统计清 楚 对档案的利用效果 借阅人次等做详细记录 按时向上级有关档案管理机关报送档案工作统计年报 档案归档制度 本机关实行部门定期归档 集中保管的工作形式 各科室兼 6 职档案员负责部门形成的文件的积累 归档工作 兼职档案员在本部门领导下 收集相关的文件材料 将办理 完毕 具有查考利用价值的单份的文件材料按照一定的原则和方法 归档 文件整理过程 必须遵循文件材料形成的客观规律 保持文 件材料之间的历史联系 文件整理过程 应区分不同价值 按照档案整理要求进行编 号排列 党政 各职能科室按年度为档案的部门在次年三月底以前归 档 科研成果 基建项目和专题性 成套性档案 在项目完成通过 鉴定验收后两个月内归档 盒内目录和归档文件目录打印二份 一份自存 一份上交院 档案室存档 综合档案库房管理制度 档案库房属机密重地 非档案室工作人员未经领导批准 不 得擅自入内 严禁在库房内吸烟和存放易燃物品 切实做好防盗 防火 防潮 防电 防尘 防高温 防虫 防鼠工作 配备防火设备 做 好库房温 湿度测试记录 保持库房整洁美观 档案柜 橱 案卷等摆放科学 系统 规范 便于查找利用 必须经常对档案库房安全和保密情况进行检查 发现问题及 7 时汇报和处理 每年年底对库内档案进行检查核对时 对破损和变 质档案及时修补 复制或其它技术处理 档案工作人员变动时 将所管理的档案数量和状况交代清楚 严格办理交接手续 档案鉴定销毁制度 档案管理人员应根据各类保管期限的规定 定期对各类档案 进行认真鉴定 对超过保管期限的档案 按照有关规定办理报批后 才能予以销毁 对超过保管期限的档案 必须成立鉴定销毁档案领导小组 并会同有关部门对档案进行认真鉴定 并登记 造册 经分管领导 审查后方可销毁 严格执行销毁程序 指定专人监督 应有两人在场 鉴销人 在销毁清册上签字 销毁清册和鉴定报告应归档长期保管 明确鉴定标准 制定本机关保管期限表 作为划分档案价值 鉴定档案的依据 人事档案管理制度 人事科集中统一管理职工档案 任何人不得保存他人的人事 证明材料 及时做好档案的传递催要 做到人员调动及时传递档案 严格执行 中华人民共和国档案法 和保密规定 认真做好 借阅 归还 登记手续 非工作需要 任何人不得查阅档案 对政审外调人员查阅档案按程序办理 院内职工查阅档案须 8 经院长同意签字可查阅有关部分 不得翻阅全部档案 不准代他人 查阅档案 尊重个人隐私 做好档案的保密工作 取送档案 不准带入 公共场所 不准带回家 认真做好档案的安全工作 非档案人员未经批准不得进入 对已清理 需要装订销毁的档案材料 要认真组织复核 鉴 别 清理工作 以防有误 做好档案室内卫生 保持室内整洁 做到室内防盗 防火 防潮 防虫等工作 四 印章 介绍信管理使用制度 印章 介绍信具有履行医疗权力的职能 为避免因管理不善而 造成工作上的失误 特制定如下规定 凡经院领导签批的各种文件或以医院名义发出的请示 报告 计划 总结 决定 纪要 报表等可盖院章 各职能科室需以医院名义使用院章时 须经院办主任审定后 方可盖印 对各种需盖医院印章或需使用介绍信的提货单 须在院办登 记后方可盖印 如委托他人提货 须经科主任 科长 签字后方可 盖印 进修人员的汇款单 经医务科盖印后方可盖院印 凡外出进修 学习 开会 参观人员 须持有关职能科室的 通知单 经主管院长签字后 方可开介绍信 但不得开空白介绍信 9 凡因工作需要至本市外单位联系工作或参观学习的 须经科 主任 科长 签字后方可开介绍信 个人需要医院证明须经本科主任或职能科 室 的科长签字 后 可开证明信 但不予开介绍信 凡以医院名义签订购货合同的 须由主管院长签字和财务科 审核 将合同手续交院办登记后 方可盖合同章 凡以医院名义向上级部门申请经费的 须经主管院长审批签 字后 打印成文加盖院章 五 文印室工作制度 在院办直接领导下 负责全院各种文件及材料的打印工作 凡需打印的材料 须经院长办公室主任签字后方能安排 未 经领导批准 不准私自打印文件 对各种打印件应做到安排合理 准确及时 保证质量 格式 符合国家规定 严守保密制度 对打印完毕的有关文件 应对版面及时进行 保密处理 防止泄密 爱护国家财产 定期对设备进行维修保养 尽量节约油墨及 纸张 文印重地 闲人免进 不准在文印室内吸烟 会客 做好安 全防火工作 六 医院办公室主任职责 10 在院长领导下 负责全院的文秘 行政管理工作 负责领导和宏观控制下属各科 室 的工作 安排各种行政会议 做好会议记录 负责综合医院的工作计 划 总结 草拟有关文件 并负责督促其贯彻执行 负责领导行政文件的收发登记 转递传阅 归档 保管和利 用及医院报刊订阅等工作 负责领导有关人员做好印鉴 打印 外勤 通讯联络 调查 研究 信息综合 信访 督查 保密和对参观者及外宾的接待等工 作 负责院长临时交办的其它工作 负责处理解决不属于其它部 门分管的事项 负责与职能部门 科室之间的联系与协调 拟订办公室发展规划 阶段目标任务和人员培训工作计划 负责对所属工作人员的培养 训练 考核工作 注 办公室副主任协助主任负责相应工作 七 办公室文秘与办事人员职责 在院办主任领导下 认真完成本职工作 负责文件 信函 申报的收发 登记 传递工作 保证文件 材料及时下发 负责机关报刊 信函的转送和公用报刊的征订 做好会议准备 会议通知及会务工作 参加一般行政会议并 记录 起草各种文件与文字材料 认真做好校对工作 收集 整理信息资料 整理 保管文书档案 11 做好内部事务与外勤工作 坚守岗位 做好电话联络及要事 登记工作 保管好有关公物并及时供给 完成领导交办的其它工作任务 八 打字员职责 在院办主任 副主任的领导下 负责党 政及其它部门的文 件的打印工作 熟练掌握打印技术 按时保质完成各项打印任务 紧急文件 须加班完成 打印稿件后应认真登记 严格执行保密制度 及时销毁文件资料底稿 不接受私人委托的稿件 未经院办主任同意 不接受任何形 式的加班打印工作 不准私自为别人打印文件 待人热情礼貌 遇到特殊情况要耐心解释 爱护设备 注意设备的保养 九 收发室工作人员职责 在院主任领导下负责全院职工 科室的报刊征订及分发工作 每天按时分发当天的报刊 邮件 有电报 汇款单 包裹单 时 应及时通知本人或科室领取 订阅的杂志则写明订阅者姓名 科室 并通知本人或科室领取 负责各部门对上联络 交流信函的寄发 遵守作息制度 不迟到 不早退 不脱岗 12 保持室内外的整洁 十 驾驶班工作制度 驾驶班 120 实行 24 小时值班制 确保市区紧急救护 全院的 医疗教学 科研 行政后勤和紧急情况下用车 车辆外出一律凭 派车单 特殊情况按分管范围或主管负责 人口头通知 即可出车 院领导外出随到随乘 小车类院办派 救 护车由 120 安排 夜间出车院总值班口头通知 本院职工私人用车 一般不派 特殊情况经分管范围的主管负责人同意 长途出车须经 分管院长批准 遵守交通规则 做到安全驾驶 严禁酒后开车 并做到 三 证 不全不开 车况不好不开 但不得无故不开 保证行车安全 杜绝交通事故 合理定单车耗测量 实行按公里供油 各种费用年终公布 车辆要停放在库内 定期进行检查 清洁保养和必要的消毒 工作 使其处于良好状态之中 长途出车前要全面检查车况 做到 不开带病车外出 回归后进行及时保养 冬季做好防冻工作 各类车型 应到指定厂家修理 填写检修车辆申请单 注名 修理项目 经鉴定同意后方可修理 未办手续者不予报销 十一 驾驶班班长职责 在院办领导下 负责全班的行政管理 工作安排以及思想政 治工作和业务技术学习 根据院办公室的通知 合理调度车辆 确保医院医教研及外 13 事活动等正常用车 负责安排车辆的维修 保养 勤练兵 不断提