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第四章日常业务处理与期末处理 张前 会计电算化 本章内容 第一节日常业务处理 第二节期末处理 张前 会计电算化 第一节日常业务处理 一 填制凭证二 审核凭证三 记账四 凭证的修改五 凭证的作废和删除六 账簿管理 张前 会计电算化 一 填制凭证 填制凭证是日常账务处理中最主要也是最重要的环节 账务处理所需的原始数据都是在填制凭证时输入系统中 要确保系统数据处理结果的正确无误 除了要求系统初始化的正确外 最关键的就是要确保填制的凭证正确无误 因此 应严把入口关 从强化数据输入这一源头抓起 张前 会计电算化 在系统主界面单击 填制凭证 出现记账凭证界面 单击 增加 按钮 依次输入记账凭证的各项要素 按 增加 按钮可继续输入下一张凭证或按 返回 按钮退出制单后 该凭证将自动被保存 若按 放弃 按钮 该凭证不被保存 注意 空格键与 键的使用 若要修改金额方向 可在当前金额的相反方向 按空格键 若要使当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额 则在金额处按 键即可 张前 会计电算化 张前 会计电算化 二 审核凭证 凭证输入后必须经过另一名操作员的审核签字后才能记账 任何操作员都无权审核自己录入的凭证 由于学生上机实习时是一个人完成所有操作员的工作 因此可采用重新注册的方法更换操作员 更换操作员 在总账系统功能菜单栏中单击 文件 选择 重新注册 弹出 注册 总账 对话框 在 用户名 下拉列表框中选择另一名操作员 并单击 确认 按钮即可 张前 会计电算化 1 在系统主界面单击 审核凭证 2 在 凭证审核 界面 单击 查询 按钮查找或用翻页按钮查找要审核的凭证 3 审核人在确认该凭证正确后 单击 审核 按钮 将在审核处自动签上审核人的姓名 即该张凭证审核完毕 系统自动显示下一张待审核的凭证 也可以单击 审核 菜单下的 成批审核凭证 系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核 4 对已审核的凭证 可单击 取消审核 按钮 凭证上审核人姓名消失 只能由审核人本人取消审核签字 5 对审核过程中发现的错误凭证 可单击 标错 按钮 系统将在该凭证左上角用红字标识 有错 以便于制单人进行修改 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 注意 审核与制单不能是同一个操作员 已审核的凭证 不能被修改 删除 只有先取消审核签字后才可以进行修改或删除 取消审核签字只能由审核人本人进行 操作员无权删除他人录入的凭证 张前 会计电算化 三 记账 1 在系统主界面单击 记账 弹出 记账 向导对话框 按系统提供的 记账 向导进行操作 2 向导一 选择本次记账范围 记账范围可以输入数字 和 如在记账范围区内输入 1 5 8 10 12 其表示的记账范围就是1至5号凭证 第8号凭证 10至12号凭证 3 向导二 记账报告 系统对所选范围的凭证进行汇总 并显示汇总报告 科目汇总表 4 向导三 记账 单击对话框下方的 记账 按钮 系统开始记账 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 注意 在记账过程中 不得中断退出 上月未结账 本月不能记账 期初余额试算不平衡 不允许记账 所选范围内的凭证若有不平衡的凭证 系统将列出错误凭证 并重新选择记账范围 所选范围内的凭证若有未审核的 系统将予以提示 凭证一经记账 就不允许再进行修改 删除 张前 会计电算化 四 凭证的修改 未审核凭证的修改 在系统主界面单击 填制凭证 系统显示最后一张凭证 通过 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或单击 查询 按钮并输入查询条件 查找到要修改的凭证 若要修改制单日期 附单据数 摘要 科目 金额 可直接将光标移到需修改的地方进行修改 若要修改某辅助项 则将光标移到要修改的辅助项处 双击鼠标 系统弹出辅助项录入窗 可直接在上面修改 修改完毕后 单击 保存 按钮保存当前修改 张前 会计电算化 已审核凭证的修改 1 取消审核签字 在 审核凭证 界面 查找到要取消审核签字的凭证 单击工具栏中的 取消 按钮即可 也可以单击功能菜单栏中的 审核 选择 成批取消审核 注意 必须由原审核人取消签字 2 修改 方法同未审核凭证的修改 注意 对修改后的凭证 须重新审核 张前 会计电算化 已记账凭证的修改 方法一 红字冲销法1 在 填制凭证 界面 单击 制单 菜单 选择 冲销凭证 命令 在弹出的 冲销凭证 对话框中输入 凭证号 等信息 并单击 确定 按钮 系统自动生成一张红字金额的凭证 单击 保存 按钮 2 填制一张正确的凭证 方法二 恢复记账前状态法1 在 对账 界面 按 Ctrl H 键激活 恢复记账前状态 功能 必须由账套主管操作 2 在 总账系统 主界面 单击 凭证 菜单 选择 恢复记账前状态 打开 恢复记账前状态 对话框 选择恢复方式后 单击 确定 按钮即可 3 取消审核 4 修改凭证 张前 会计电算化 五 凭证的作废和删除 凭证的作废 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时 可将其作废 在 填制凭证 界面 通过 首页 上页 下页 末页 键翻页查找或按 查询 按钮查找输入条件 找到要作废的凭证 单击 制单 菜单下的 作废 恢复 凭证左上角显示 作废 字样 表示已将该凭证作废 张前 会计电算化 注意 作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号 只在凭证左上角显示 作废 字样 作废凭证不能修改 不能审核 在记账时 不对作废凭证作数据处理 相当于一张空凭证 在账簿查询时 也查不到作废凭证的数据 若当前凭证已作废 单击 制单 菜单下的 作废 恢复 可取消作废标志 并将当前凭证恢复为有效凭证 张前 会计电算化 注意 必须先作废 后删除 若本月已有凭证记账 那么 本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能进行凭证整理 只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理 若要作凭证整理 应先使用 恢复记账前状态 功能恢复本月月初的记账前状态 再作凭证整理 凭证的删除 有些作废凭证不想保留 可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除 1 在 填制凭证 界面 单击 制单 菜单 选择 凭证删除 整理 命令 2 选择要整理的月份 按 确定 后 系统显示作废凭证整理选择窗 3 选择真正要删除的作废凭证 按 确定 按钮 系统将这些凭证从数据库中删除掉 并对剩下凭证重新编号 张前 会计电算化 六 账簿管理 账簿管理包括总账 余额表 明细账 序时账和多栏账等的查询及打印 张前 会计电算化 张前 会计电算化 第二节期末处理 一 自动转账的定义和生成二 对账与试算平衡三 结账 张前 会计电算化 一 自动转账的定义和生成 自动转账主要包括自定义转账 对应结转 销售成本结转 汇兑损益结转和期间损益结转 定义转账凭证后 每月月末只需执行 生成转账凭证 功能即可由系统快速形成相应的转账凭证 张前 会计电算化 自定义转账设置 1 在系统主界面 单击 期末 菜单下的 转账定义 再选择其下级菜单中的 自定义结转 屏幕显示 自动转账设置 窗口 2 单击 增加 按钮 弹出 转账目录 对话框 依次录入转账序号 转账说明 即摘要 和凭证类别 输入以上各项后 单击 确定 按钮 开始定义转账凭证分录信息 摘要 科目编码 方向 输入转账数据发生的借贷方向 公式 输入转账函数公式 3 公式录入完毕后 按 Enter 键或单击 增行 按钮 可继续编辑下一条转账分录信息 4 全部分录输入完毕后单击 保存 按钮 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 期间损益结转设置 1 在系统主界面 单击 期末 菜单下的 转账定义 再选择其下级菜单中的 期间损益 打开 期间损益结转设置 窗口 2 在窗口上方本年利润科目文本框中输入 本年利润 科目的编码 并单击 确定 按钮 张前 会计电算化 张前 会计电算化 转账生成 1 在系统主界面 单击 期末 菜单 选择 转账生成 打开 转账生成 窗口 2 选择转账工作的类型 如 自定义转账 期间损益结转等 结转月份和要结转的凭证 3 选择完毕后 按 确定 按钮 系统显示将要生成的转账凭证 4 若制单日期 附单据数和辅助项信息等与实际情况有出入时 可直接在当前凭证上进行修改 5 当确认系统显示的凭证是希望生成的转账凭证后 单击 保存 按钮 凭证左上角出现 已生成 标志 系统将当前凭证追加到未记账凭证中 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 注意 由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算结转的 所以在进行月末转账工作之前 应将所有未记账凭证记账 否则 生成的转账凭证数据可能有误 对系统自动生成的转账凭证 机制记账凭证 也要审核并记账才能真正完成结转工作 张前 会计电算化 二 对账与试算平衡 对账就是对账簿数据进行核对 以检查记账是否正确以及账簿是否平衡 它主要是通过核对总账与明细账 总账与辅助账数据来完成账账核对 一般说来 实行计算机记账后 只要记账凭证录入正确 计算机自动记账后生成的各种账簿都应是正确 平衡的 但由于非法操作 计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏 因而引起账账不符 为了保证账证相符 账账相符 用户应经常使用本功能进行对账 至少一个月一次 一般可在月末结账前进行 张前 会计电算化 1 在系统主界面单击 月末处理 选择 试算并对账 弹出 对账 对话框 2 选定月份后在 是否对账 一栏中双击鼠标 打上 3 单击 对账 按钮 系统开始对账 最后显示对账日期和对账结果 4 单击 试算平衡 按钮 显示 试算平衡表 对话框 报告试算平衡结果 张前 会计电算化 张前 会计电算化 张前 会计电算化 三 结账 在系统主界面单击 月末处理 选择 月末结账 进入 结账 向导 1 选定结账月份 2 账账核对 3 显示月度工作报告 4 单击 结账 按钮 完成结账 张前 会计电算化 注意 结账必须按月连续进行 上月未结账