数据采集与转换ppt课件.ppt

数据采集与转换 采集转换简介1 采集转换2 采集转换的方式符合国家标准的数据采集转换1 国家标准数据简介2 国家标准数据类型3 采集符合国家标准的数据财务软件备份数据采集转换 模板采集 1 模板设置显示 财务软件数据库数据采集转换1 选择数据源2 生成财务数据临时表3 辅助导入4 会计期间及科目调整5 常规数据整理采集转换财务数据经验 采集转换简介1 采集转换数据采集转换是审计工作的基础 如果审计人员无法获取和转换被审计单位的电子数据 将面临 进不了门 打不开帐 无账可查 的被动局面 确定需要的数据 所采集数据要及时 准确 真实 根据被审计单位提供的电子数据性质 将采集转换分为采集转换财务数据和采集转换业务数据 2 采集转换的方式 财务数据 符合国家标准的数据采集转换财务软件备份数据采集转换 模板导入 财务软件数据库数据采集转换 符合国家标准的数据采集转换1 国家标准数据简介全称 会计核算软件数据接口国家标准 各种会计核算软件采用不同数据库平台和数据库结构 没有统一规范的数据输出接口 使得审计工作变得非常繁杂 需要安装各种软件 并且经常出现打不开 看不懂数据的情况 因此审计署与一些企业联合起草 并通过了国家标准化管理委员会批准 发布了统一的数据接口标准 2 国家标准数据类型GB T19581 2004 企事业单位 2004年9月20日发布 2005年1月1日实施 至今有19个厂商的31个会计核算软件提供了符合标准的数据接口功能 数据文件格式分为xml和txt两种 Xml格式默认输出1个文件 文件名为会计核算软件数据 xml Txt格式默认输出10个文件 格式说明文件 GSSM TXT 电子账簿文件 DZZB TXT 会计科目文件 KJKM TXT 部门 BMXX TXT 单位 WLDW TXT 项目信息 XMXX TXT 科目余额及发生额 KMYE TXT 记账凭证 JZPZ TXT 企业资产负债表 Q ZCFZ TXT 企业利润表 Q LR TXT GB T24589 1 2010 企业 GB T24589 2 2010 行政事业单位 2010年6月24日发布 2010年12月1日实施 正在全国大力推进 输出的数据文件只有xml一种 GB T24589 1 2010默认输出5个文件 公共档案 xml 总账 xml 应收应付 xml 固定资产 xml 员工薪酬 xml GB T24589 2 2010默认输出4个文件 公共档案 xml 总账 xml 固定资产 xml 工资 xml 为了保证数据能准确无误地采集转换到AO中 审计人员不得修改财务软件输出的符合国家标准的数据文件名称和文件格式等 3 采集符合国家标准的数据采集转换详细操作请参照 操作手册 例1 1 练习 采集转换GB T19581 2004国标数据 XML格式 数据路径 数据 国标数据 19581 企业 XML 练习 采集转换GB T24589 1 2010国标数据 数据路径 数据 国标数据 24589 企业 财务软件备份数据采集转换为了保证财务系统数据安全 财务核算软件一般都提供数据备份功能 因此 可以从备份中采集 转换审计用的数据 只需要获取被审单位提供的备份盘 无需直接与财务核算软件打交道 减少了一定的风险 但是 为了安全和节省空间 财务核算软件大多会对备份文件进行加密和压缩 并且采用的算法各不相同 这对审计人员的操作带来很多困难 为此 AO对不同软件制作了对应的采集转换模板 使得用户只需简单设置就可以将数据采集转换至AO中 AO2011中现在拥有291种模板 采集转换详细操作请参照 操作手册 例2 1 1 模板设置显示 转换模板 下拉框中显示的模板可以进行设置 单击下拉列表框旁的 设置模板列表 图标 弹出 模板设置显示 对话框 其中红色字体的模板包含了辅助信息的采集 黑色字体的模板不包括 备注中还标注了对应模板的会计核算软件是否通过了国家标准认证 练习 采集转换财务软件备份数据 数据路径 数据 财务原始数据 企业 u8Access2003年备份数据 md 财务软件数据库数据采集转换财务软件数据库数据采集用于被审计单位提供的财务数据是从其后台数据库直接获取的情况 数据采集的结果 需要通过数据整理 字段对应关系设置等操作 使其与标准库中的表 字段相对应 最后按照设置的对应关系导入标准库中 实现帐表重建 这也就是说 需要通过生成财务数据临时表 才能实现财务账表重建 生成与被审计单位一致的报表 总账 明细账 记账凭证等 AO采用向导的方式引导审计人员采集数据库数据 让审计人员可以通过较简单的设置实现数据采集工作 详细操作过程请参考 操作手册 例题3 1 1 选择数据源Access如果Access数据库有密码 需在密码文本框输入相应密码 Excel由于Excel并不是严格意义上的关系型数据库管理系统 因此 在导入前通常要先将Excel工作簿做一些处理 将其中的工作表整理成规范 满足1NF 的二维表 是数据库规范化中所使用的一种正规形式 第一范式是为了要排除重复组的出现 所采用的方法是要求数据库的每个字段都只能存放单一值 而且每笔记录都要能利用一个惟一的主键来加以识别 SQLServer其他OLEDB数据源 文本文件文本文件是最常见的数据交换文件 但是文本文件的文件结构与数据库的表结构并不完全兼容 需要在转换过程中判别数据格式 设定相应参数 因此 AO提供了一个文本文件采集向导 将对文本文件的处理分成了若干步 练习 采集Access数据库数据 数据路径 数据 财务原始数据 事业 测试数据 2003年数据库数据 mdb 2 生成财务数据临时表生成财务数据临时表 是指将采集来的结果数据 通过数据整理 字段对应关系设置等操作 使其包含的字段和标准库中表 AO中称目标数据表 指科目表 凭证表和余额表等 的字段对应 最后按照设置的对应关系导入标准库中的过程 系统提供了三种方法用以支持生成财务数据临时表 辅助导入 手动设置组织数据 执行SQL组织数据 3 辅助导入为了方便用户处理较简单的数据 系统提供向导 采用问答的方式 引导审计人员完成创建财务数据临时表 表常用的命名规则表的命名规则常用有两种 一种是使用对应英文或英文简写 例如常用code来做科目表 一种是使用拼音首字母 例如ZWPZ就是指账务凭证 财务软件表名 字段名命名举例 km科目qc期初j d 借 贷pz pd凭证jf借方d c 借 贷ye余额df贷方s f 借 贷dm代码fs发生mc名称lx类型bm编码fjzs附件张数xh序号zy摘要je金额mx明细fz辅助hj合计fx fh方向hz汇总nc年初date RQ 日期year年度term month月ri day 日Vouch 凭证RMB 金额Code Subject 科目编码MB 期初金额MD 借方金额MC 贷方金额ME 期末余额sign 类型period 会计期间digest 摘要name 名称Acc 账Sum合计 汇总 凭证为一张表 凭证表为两张表 金额存储两种主流形式 索要数据要点1 要数据字典 数据结构2 看业务系统 两个人3 猜结合业务 经验 数据 汉语拼音 英文 中文4 拿要提出数据格式要求 不要给什么就拿什么 财务数据必导字段科目余额表必导字段包括 科目编码 期初余额 根据具体情况选择导入字段 余额方向 会计月份 如果被审计单位余额表中保存的是各月的期初余额则导入本字段 会计科目表必导字段包括 科目编码 科目名称 根据具体情况选择导入字段 余额方向 如果有就导 没有就不导 单张凭证表 凭证为一张表的情况 必导字段包括 科目编码 摘要 凭证类型名称 有导 没有可使用被审计单位的凭证流水号字段 凭证流水号 凭证日期 借方发生额 贷方发生额 可导可不导字段包括 附件数 项目编码 项目名称 部门编码 部门名称 财务主管 记账人 出纳人 审核人 制单人 源凭证号 凭证表和凭证明细表 凭证分为凭证表和凭证明细表的情况 凭证表必导字段包括 源凭证号 即关联凭证表和凭证明细表的关联号 凭证类型名称 有导 没有不导 凭证流水号 凭证日期 凭证表可导可不导字段包括 附件数 财务主管 记账人 出纳人 审核人 制单人 凭证明细表必导字段包括 源凭证号 科目编码 摘要 借方发生额 贷方发生额 凭证明细表可导可不导字段包括 项目编码 项目名称 部门编码 部门名称 导入方式源数据凭证表为 1 一个表 将凭证基本信息 如凭证日期等 和会计分录信息 如摘要 借方金额等 存入同一张数据表 2 主表和明细表 将凭证基本信息和会计分录信息分为两张数据表储存 科目余额存储方式某些金额字段 如余额 发生额等 其值及方向信息在各软件中表现不同 有的用借方和贷方两个字段表示 有的用金额和方向两个字段表示 有的用金额一个字段表示 用该字段的值表示金额大小 正负就表示借贷方向 借贷方向字段方向子段在不同软件中的表示也各不相同 有的直接用借 贷 平表示 有的用J D P表示借 贷 平 有的用1 1 0表示借 贷 平 分录序号SelfIncreaseId数据采集过程中为了能够唯一标识源数据表的每一行记录 系统会自动在导入的每一张数据表中增加一个字段 SelfIncreaseId 并生成相应的值 4 会计期间及科目调整提供对会计期间 科目方向 科目余额进行检查或调整的功能 如果修改了会计期间 科目方向 科目余额 AO在账表重建时将按照新的会计期间和科目方向来创建总账 明细账和报表 5 常规数据整理在手工审计中 时常需要记录很多数据 对记录下来的数据 最终要进行整理和利用 同样利用计算机审计时 也需要进行同样的工作 将被审计单位的电子数据采集至AO后 往往需要对数据进行整理 清洗和过滤 采集转换财务数据经验1 会计科目每月不同 并不全是从第一个月开始的 2 企业的科目编码表中有年度 各年度科目个数不同 要注意导入科目编码表需要选则年度3 余额表中有期初金额没有方向 一般来说是靠期初金额正负决定借贷方向 4 多年数据在一起 要注意导入科目 余额 凭证表时要设置过滤条件5 单张凭证表和两张凭证表的判断方法 如果凭证表中 摘要 金额 科目 和凭证日期 记账人 在一起 一般来说 就是单张凭证表