第七章会展场馆配套服务.ppt

会展场馆配套服务及现场管理 Loremipsumdolorsitamet 目 录 CONTENTS 7 1展览项目现场管理及流程 7 1 1基本概念指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同 在实施布展 展出 撤展过程中 对展览活动进行现场管理 以确保项目圆满成功的过程 7 1 2现场服务的特点 时间紧对象多内容杂要求高硬件相对固定 软件尤为重要 7 1 3基本流程 展览服务管理总流程简图 由此图可见 展馆的服务对象是全面广泛和多层次的 同时也是其他对象得以完成其所提供服务的关键和基础 展览现场管理流程分图 展馆现场服务台 各相应部门或人员 指令 展馆现场服务台 各相应部门或人员 反馈 确认 7 1 4承接展览业务服务要点 展馆在展会承办单位签订合同后 至少应于展会前15天 根据展会规模及复杂程度确定提前量 召开对接会 掌握该次展会的接待细节 根据组委会的要求及时下达任务通知书 呈报领导及抄送相关部门 其中涉及的主要服务部门有展馆管理部 展馆部 保卫部 场地部 工程部等 其服务运作程序细化如下 布展前10 15天 展馆管理部 展馆部 保卫部 场地部 工程部根据展会情况 制订出切实可行的接待方案 并以此为依据进行筹备工作 布展前7 10天 展馆管理部 现场服务组 按照消防 保卫部门核准后的展位图划分展位管理责任 美工组 提供参展商名单制作楣板 会议接待组 根据展会规模 形式及要求备料 布置各岗位的人员 保卫部 在此期间进行有针对性的培训 工程部 按照图纸要求进行布线 备料 场地部 搭建摊位 清洁展具 备齐展馆清洁物料 布展及展出 整个展会的重中之重 展场管理部 设立服务台 为展商提供租赁 咨询 解决投诉等服务 现场服务人员进入各厅就位 确保参展商的正常操作 并第一时间了解 解决现场出现的问题 商务中心 提供打字 复印 传真等服务 美工室 楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等 展场经营部 开始启动相关项目 保卫部 保安人员在各个出入口进行巡视 维护现场的秩序 确保参展商及展品的安全 工程部 保证水 电 空调 等工程设备的正常运转 场地部 确保布展 展出期间展厅内的清洁卫生 撤展 总服务台 商务中心 美工室整理展会期间开出的单据及各种物品 现场服务人员协助撤展 会议接待组人员整理会议室 展场经营部进行收尾工作 保安控制出入口 对参展商进行放行 工程部依旧保证水 电 空调 运转 并针对些租用的水源 电源线路管道进行拆除 并对设备和器材进行维修 场地部拆除展架 全面清洁展具 展厅 总服务台 一 根据参展商要求开具工作单 将工程申请单发至工程申请单发至工程部 布展加班申请单发至保卫部 展具租赁单发至库房 监督各项工作的完成状况 二 对参展商提出的各类相关问题给于答复或协助解决 并对参展商对于展馆工作的投诉及时进行安抚及妥善处理 商务中心 参展商到达商务中心 提出服务要求 工作人员按要求下达工作单 由参展商交到收银处 付款后 由财务人员签字盖章再交到商务中心工作人员 工作人员完成服务后任务 把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程 美工服务 前期设计会展的展位图展前与组委会协调制作楣板布展期间对外承接制作业务 01 03 02 04 05 展厅现场服务点 门票销售 发放 服务点 花卉租售点 展品仓储 搬运 运输现场服务点 餐饮服务点 7 1 5展览现场服务点的设置及提供的服务 展厅服务人员岗位职责 厅长岗位职责展厅工作人员岗位职责 展会前准备工作规程 展位搭建预约租赁服务项目管理提前到达货物的管理和运输准备工作保洁管理绿色植物租摆准备工作租赁物品管理 布展管理期间规程 LOREMIPSUM 展览期间的管理规程 展览期间管理规范展厅现场服务规范租赁服务管理规范服务项目的退组 更换管理规范 撤展期间管理规程 LOREMIPSUM 7 1 6展览项目现场服务工作规范 7 1 8展品搬运服务规范 布展前接运提前到达展品境外展品的处理展品运输综合服务部职责展会运输服务的准备布展期间提前到达展品的领取发放现场运输服务与管理运输展品的管理 展览期间撤展期间展览结束 会议的规模和种类 小型会议 小于100人中型会议 100 1000人大型会议 1000 10000人特大型会议 大于10000人国际会议 国际会议相关组织及各国会议协会对国际会议有不同的定义和评定标准 有会有议 年会 专业学术会议 论坛 研讨会 新闻发布会 文化交流会洽谈会等等 会而不议 报告会 传达会 表彰会 签字仪式 运动大会 2 客户的需要 接待会议的流程 接待工作人员的仪容仪表 接待人员在工作中要保持最佳状态 良好的仪表有利于提高接待工作的效果 也可以同时反映出工作水平及办事效率 在举止上要自然随和 动作注重大方得体 显示出具有很强的自信心 会议服务工作规范 会议室基本台型 戏院式 教学式 U字形 回字形 会见式 签字仪式型听众席布置提示牌 舞台布置花草布置主席台布置签到桌布置检查程序备品要求会议现场服务规范 会前准备 迎宾与服务 会中服务 茶点服务 退场服务 注意事项茶杯 茶具清洗消毒托盘服务规范 会议音响设备服务工作规范 1 服务规范会议保障时应穿公司制服 着装整齐 礼貌用语 注意仪容仪表 不再会议室大声喧哗 吸烟 保持会议室安静和整洁 会议保障人员应密切配合 互相提醒注意事项 主办单位工作人员提出的有关问题和要求应耐心 礼貌地回答和解决 若无法解决应联系相应的部门人员或汇报部门领导 做到 首站式 服务 2 操作规范 扩声系统 投影系统 同声传译系统 7 3 1预展指展览布置完成后 在正式开馆前进行的内部展出 由主办单位邀请有关专家 领导 技术人员 新闻界到场参观 依照办展宗旨和计划进行检查和验收 7 3展览会的开幕式 7 3 2开幕与开幕式 开幕式是展览会正式展出开始的仪式 其目的是扩大影响 树立展览会在社会和公众中的形象 引起更多的社会关注 吸引更多的观众参加 传统的做法和重视开幕式的观点认为成功的开幕式等于展会进行了一半 但近几年我国许多原来重视举办开幕式的名牌展览会承办单位 开始向外国学习简化开幕式或取消开幕式 但完全取消开幕式还要有一个漫长的过程 7 3 3开幕仪式准备工作及现场管理 开幕式结束服务工作三级检查保障制度开幕式结束后的工作 合同签订后现场服务提供之前的准备工作开幕式现场服务准备工作开幕式期间工作 合同签订后现场服务提供之前的准备工作 根据主办单位组织机构的特点及要求 组建展馆现场服务保障机构 并在机构内明确职责与分工 直接指出具体的工作要求 与两个以上的展会举办时间出现重叠 制定方案将时间重叠的项目做综合考虑 以利于各项目间提供服务的协调与衔接 工作单位的内容应 开幕式的时间 地点 规模 出席人员及数量 如 主席台嘉宾 台下贵宾区 参展团长 进场安排 如 贵宾 参展单位人员 来宾 主持人 议程 奏乐 司仪进行展会简介 礼仪小姐引导领导及贵宾就位 任务分工准备工作流程 主席台贵宾区名单确定 请柬制作分配及发送 各种致辞的准备 贵宾休息室的布置及服务落实 乐队的联系 选曲 排练 演奏 音响准备及调控等 工作单连同附件制定完成后 上报公司领导 总经理审批 及时告知主办单位 而后下发至相关部门 跟踪检查服务进度及质量 2 开幕式现场服务准备工作 场地管理部 开幕式场地卫生工作 配齐必要设施 做到地面 桌椅等会议设备 网络信息部 根据工作单 参加开幕式的人数 讲话人员的身高要求摆好各种用具和音响设备 并提前做好调试工作 工程部 安排电源 空调 电梯等 提前安排现场保障人员 保卫部 做好现场的安全保卫工作 按时开启出入口 疏导车辆与人员 3 开幕式期间工作 开幕式开始前3小时 按工作单要求 广告部负责完成各项背景板 指示牌等 业务部门开幕式2小时前 检查布置是否符合要求 指示牌是否符合客服要求 放在特定的位置 工程部 安排电源 空调 电梯等 提前安排现场保障人员 保卫部 做好现场的安全保卫工作 网络信息部 音响师做好音响设备的保障工作 4 开幕式结束服务工作 工作人员仔细检查会场 做好现场设备的管理 如有损坏 要认真做好记录 各职能部门组织人员做好租赁物品的回收 发生突发事件时 工作人员协助保卫人员处理好工作 5 三级检查保障制度 为保障开幕式圆满顺利地进行 开幕式服务实行三级检查保障制度 大型会议期间 设开幕式项目经理一职 代表总经理全面负责开幕式布置工作 开幕式项目经理向客户提供全过程 全方位 全天候的服务 体现优质服务的宗旨 执行开幕式检查制度 开幕式结束后的工作 服务部门协助业务部门完成结算工作 各部门针对此次开幕式展馆方面发现的问题 结合客户反馈或投诉的意见及建议 认真总结经验教训 主动与客户沟通 深入分析 持续改进 不断完善管理体系 7 4 1展览工程服务 展览工程服务工作规范一 展前准备工作程序1 根据公司下达的工作单 相关部门及时组织策划水 电 气等配套设施的布置方案 2 工程部现场服务人员根据布置方案 领取布置所需要的材料 零件和工具 为参展商布置电气设备 3展览前工程部组织对展览期间主要设备的完好状况 人员安排 通信联络 工具配备和布置工作等进行全面检查 发现问题 及时整改 并进行统一部署 4 在规定时间对设备进行检查 并在展览期间驻守场馆 5 培训部门值班人员服务态度良好 二 展览期间工作程序 1 展厅现场服务2 展览的保障服务3 客户投诉服务 撤展期间工作程序 1 工程部现场服务人员及时切断展位的电源 2 部门全体员工配合参展商撤展3 部门负责配合参展商和有关部门费用结算4 各部门将本次展览的各项数据及时上报部门 部门汇总后上报公司5 展览结束后 召开部门会议 分析优劣 纠正改错 保证服务 7 5参会人员的登记 进出和各类证件管理 1 现场登记2 证件证件种类 车辆证件 人员证件 物品出管证 其他主办单位和场馆认为有必要的证件证件的发放与使用 通常由主办或承办单位根据需要制作和发放 场馆工作人员 主要是门卫 根据事先承办单位提供的各类证件样本和这些证件的有效期 对持证人进行资格认可和放行 7 6会展场馆广告位的管理 1 会展广告的含义 1 会展广告是各种会展活动的宣传媒介和营销手段 借此向市场和消费者展示商品或服务信息 以达到一定目的的商务活动广告 2 会展主办单位在会展现场内外为参展参会单位设置的广告 LOREMIPSUMDOLOR 承接展览广告业务的单位大体有三种 1 专营单位2 兼营单位3 代理单位 会展广告的布置 广告合同书 广告刊户 甲方 营业执照号 广告经营单位 乙方 经双方同意签订本合同信守执行 一 有关广告业务达成下列项目 广告种类 广告内容 广告面积 广告字数 广告费用 二 按 中华人民共和国广告法 规定甲方应提供的证明文件 三 本合同签订后不得更改 但遇特殊情况 经双方同意 并按规定赔偿损失费 四 本合同一式 份 甲方 份 乙方 份 报有关部门 份 3 甲方在乙方网站上刊登广告 必须提供给甲方一份 营业执照 复印件 4 甲方应按时交纳广告费用 5 甲方如需乙方帮助制作广告 制作费用应同广告费用一起付清 6 甲方应按时交广告稿或图形图片 如因此造成的延误由乙方按所签定当月广告费金额付广告违约金 7 甲方所提供的广告素材必须符合 中华人民共和国广告法 及相关规定 若由此造成的法律及相关责任均由甲方负责 2 乙方必须保证甲方广告按合同规定的日期发布 如因乙方原因造成的发布延期 除不可抗力外 甲方有权拒付广