8会议文书——记录和纪要ppt课件.ppt

18 会议文书 记录和纪要 了解会议记录的作用和记录方法 掌握会议纪要的特点 格式和发文流程 教学目标 能够进行会议纪录和会议纪要的编写工作 认知目标 技能目标 一 会议记录 记录和维持议程所设计的程序 协助主持人做好会议总结与归纳的功能 观察预防功能 会议记录者特别重要 仅次于主持人 1 会议记录者的功能 2 谁能胜任会议记录者 重要的会议应录音下来 从而使整理会议记录时有依据 除非有必要 定期召开的会议通常不用录音 3 对会议记录的10大建议 大多数会议都能指定一个会议记录者 主席最好不要兼任此项工作 此外 会议记录者最好由与会者轮流担任 3 对会议记录的10大建议 会议记录者的笔记最好要流畅 易于了解 同时不失真 笔记最好用电脑打出来 方便参阅 会议记录者的责任还包括 及时指出令人困惑的发言 请该发言人解释清楚 适时做总结 协助讨论进行 向与会者确认各议案的排序是否无误 3 对会议记录的10大建议 会议记录内容包含 讨论过程中所达成的各种共识 要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误 有哪些证据支持次议案的通过 及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期 会议结束后重新整理所记录的内容 尽可能维持在一页的长度 会议记录应有组织地整理如下 标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用列点或简短的一段文字 概括重点 工作分派情形及完成日期记录无误 通过此决议的评估标准 如有必要 会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分 将此份会议记录发送给与会者 4 怎样做好会议记录 1 会议记录的格式 会议名称 会议时间 会议地点 会议主席 主持人 会议出席 列席和缺席情况 会议记录人 会议主要议题 记录头 记录主体 与会者的发言 议定事项 记录尾部 散会 主持人 记录人签字 2 会议记录的要求 准确 完整简洁 明确 3 会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 权威人士或代表人物的言论 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 会议已议决的或议而未决的事项 对会议产生较大影响的其他言论或活动 1 记录的重点是将主要讨论的观点 决议 决定 重要声明 修正案内容 结论全记下来 其他的可简要记录 2 漏记的内容先作记号 然后对照录音带修改 或请发言者重复 3 与会者提的意见 建议 要记人名 4 会议记录方法 1 定稿打印前 请主席签字批准 2 与会者指出错误 主席或秘书可改 3 会议记录一经签名 不能再改动 5 会议记录的修改 会议记录表 会议记录的类型 简要会议记录详细会议记录录音会议记录 详细记录 对特别重要的会议或者特别重要的发言 要作详细记录 详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话 不管重要与否 最好还能记下发言时的语气 动作表情及与会者的反应 如果发言者是照稿子念的 可以把稿子收作附件 并记下稿子之外的插话 补充解释的部分 摘要记录 一般会议只要求有重点地 扼要地记录与会者的讲话和发言 以及决议 不必 有闻必录 所谓重点 要点 是指发言人的基本观点和主要事实 结论 对一般性的例行会议 只要概括地记录讨论内容和决议的要点 不必记录详细过程 5 会议记录的写法 结构与写法 标题会议的组织情况会议的具体内容尾部 1 标题 格式 第一行居中字体稍大写法 会议名称加 记录 二字 如 学校教研室主任会议记录 会议内容加 记录 二字 如 职业学校关于进一步加强课程改革研讨会记录 会议记录 文件编号 2 会议组织情况 共8项 会议时间 写清年 月 日 午别 时 分 会议地点 写清楚具体地点 便于日后查证 出席人 缺席人 列席人写完整的姓名 不要只写姓 再加上职务 缺席人要注明原因 主持人 记录人 议题 会议将要讨论和决议的主要议题 让人明确会议内容概要 注意点 以上八项 一般空两格单列 后面加上冒号再记内容 3 会议具体内容 共4项 主持人发言 会议的主题报告 讨论发言 决议 这是了解会议意图的主要依据 应重点记录 按发言顺序将每个人发言人的姓名及发言内容记录下来 把会议最后的决议梳理概括 分条列写 可从主持人的总结中记录 亦可根据表决发言的内容加以概括 有的暂时议而不决的 注明 暂不决议 以示交代本次会议的结果 会议的核心 有书面讲话稿的 则记录报告的题目 并注明 原文见附件 中心发言人没有发言稿 则应记下发言的要点 4 尾部 结束语 另起一行空两格写出 散会 或 休会 以示记录已结束 署名 分两行右下角记录员姓名和主持人姓名 基本要求 快便于完整 全面地记录准要忠实于原意使用专用记录本 练习 会议地点 缺席人 原因 记录人 主持人 签名 会议记录纸 以你所在的班级近期组织的一次专题班会为背景 将右侧的会议记录填写完整 时间 二 年 月 日 时地点 公司办公楼五楼大会议室出席人 缺席人 主持人 公司总经理 记录人 办公室主任刘 主持人发言 略 与会者发言 散会主持人 签名 记录人 签名 本会议记录共 页 公司办公会议记录 二 会议记要 国家行政机关公文处理办法 规定 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 一般比较重要的会议都要制作纪要 会议纪要可以上呈 用来汇报会议情况和结果 可以下发 要求与会单位共同遵守执行 也可以向平行单位传达会议精神和议定事项的信息 会议纪要是传达会议决定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守 执行的一种有纪实性和指导性文种 1 会议纪要的总类 全体会议纪要 办公会议纪要 例会会议纪要 工作会议纪要 联系会议纪要 座谈会会议纪要 从出席人员来划分 决策型会议纪要 部署型会议纪要 务虚型会议纪要 研讨型会议纪要 协调型会议纪要 从内容上划分 2 会议纪要的特点 内容的纪实性 表达的纪要性 功能的指导性 称谓的特殊性 理解 P176 3 会议纪要的格式和写法 1 标题 会议名称 纪要如 学会第 届年会纪要 学院行政工作会议纪要 正副标题法 正标题突出会议主旨 意义 副标题交代会议名称 文种 如 纤夫 扬正气扣人心 话剧座谈会纪要 正文 结尾 开头 会议基本情况 主体 会议主要精神 P176 会议纪要的结构 开头 正文 结尾 开头 会议基本情况 关于改革北京 太原铁路局管理体制的会议纪要 根据中央书记处和国务院的指示 康世恩同志于 月 日至 月 日 召集山西省 铁道部 国家经委和北京 太原铁路局的负责同志开会 对改革北京 太原铁路局管理体制 保证山西煤炭运输问题 认真作了研究 例 开头 会议基本情况 年 月 日 省第 届人大常委会在 地举行了第 次会议 圆满地完成了将要召开的 会议的准备工作 例2 例3 现将 年 月 日在 地举行的 会议纪要如下 时间 年 月 日上午八点半至十二点地点 县政府常务会议室主持 县长 出席 副县长 办公室主任 请假 出差 列席 记录 现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下 一 会议听取了副县长 关于召开经济工作会议准备的情况汇报 讨论了扩大县属企业自主权的十条规定 会议同意县经济工作会准备情况汇报 并决定于 月 日召开全县经济工作会议 今年各项经济工作指标 要以市经委下达的为准 不再调整县原各公司的主要经济指标 在县经济工作会议上 由县经委与县原各公司签订经济责任书 二 会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见 三 会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见 讨论方案 印发各部门 广泛征求意见 作进一步修改后 以县政府文件印发 县人民政府办公室 年 月 日 县人民政府第六次常务会议纪要 年 月 日至 日 国家体政委在 省 市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会 三十一个省 自治区 直辖市体政委 办 的负责同志 五十八个试点城市的负责同志 以及中央 国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议 会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话 交流了试点城市改革的情况和经验 研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作 一 统一认识 明确今年改革的方针和主要任务 略 二 进一步简政政权 政企分开 搞活企业 略 三 充分发挥社会主义市场经济 理顺经济关系 略 四 精心指导 保证改革健康发展 略 与会同志一致表示 当前改革进入攻坚阶段 我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署 精心组织 精心指导 搞好调查研究 把城市经济体制改革引向深入 为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献 全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要 年 月 日 开头 主体 结尾 公文特定格式之会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要不加盖印章 本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言 至于用作公文种类的会议纪要 可用 文件式 或 信函式 公文形式来发 并在标题中显示 国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构 会议议定的事项都是本机关的决策事项 并以固定形式的会议纪要印发 有鉴于此 本标准对此类会议纪要格式做了统一规定 本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字 字号由发文机关自定 位置同 文件式 发文机关标识方法一样 即距版心上边缘25mm 会议纪要不加盖印章 此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定 即如果会议纪要具有本标准规定的要素 那就按本标准对该要素的规定办 在公文的特定格式中 会议纪要格式的发文机关标识位置同一般格式公文 也就是说 当会议纪要作为上行文向上级机关报告会议精神时 其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为117mm 当会议纪要作为下行文指导工作或者作为平行文供兄弟单位参考时 其发文机关标识的上边缘距上页边的距离为62mm 4 会议纪要的发文流程 印发会议纪要工作程序 1 整理完善会议记录 2 起草 编写会议纪要 3 确定印发范围 4 接受者确认 5 领导签字 6 打印成文 印制分发 7 归档保存 P177 5 会议记录与会议纪要的联系与区别 联系 会议纪要是在会议记录的基础上产生的 它是对会议记录的归纳和概括 因而它虽然来源于会议记录 却又明显不同于会议记录 区别 性质不同 内容要求不同 格式写法不同 作用不同 P177 区别 会议记录不是公文 只是一种事务文书 是会议情况的原始记录 是拟写公文的原始参考材料 因此 一定要按会议的实际进程详细地记录开会的情况和每位发言人的发言 真实地反映发言人对每个议题的看法和意见 不能随意增删 尤其是会议在某一问题上出现分歧的时候 更要准确详细地将分歧意见完整地记录下来 以体现会议的实际面貌 条理化 理论化是会议纪要与会议记录的根本区别 会议纪要是一种正式的公文 它记载的是会议的要点 与会各方所达成的共识 诸如会场的气氛 会上的分歧 每个发言人的详细发言等过于细致的情况在纪要中是不可能得到完整全面的反映的 因此 拟写会议纪要时一定要本着 记录要点 的宗旨 概括地传达会议的精神和要求 不能缺少必要的归纳 否则就将会议纪要写成会议记录了 请阅读下文1 分析其毛病2 写出修改稿 学会会议纪要 时间 年 月 日参加人员 常务副会长 副会长 办公室主任 副主任 活动中心主任 会议内容 一 确定了学会的办公地点 根据 年 月 日会议决定 同志对学会办公地点进行了考察 经过比较 认为XX大学办公条件优越 适合作学会的办公地点 会议决定 从即日起 学会迁到 大学 挂牌办公 通信地址 市 区 路 号 联系电话 二 学会与 大学商定 由 大学给学会提供办公室 办公桌椅 电话和必要的办公费用 利用 大学的教学条件 双方共同组织举办秘书培训班等 三 增补了学会副会长 为便于开展工作 建议增补 为学会副会长 负责学会的后勤保障和日常管理 先开展工作 以后提请 月份常务理事会确认 四 制定了今年的活动计划 略 学会 年 月 日 标题不能加书名号 标题中缺会议主题 导言不合规范 缺写会议主持人 以 会议内容 作过渡句也不规范 第三条 增补了学会副会长 的表述与后文不一致 或不清楚 增补 副会长 需经常务理事会确认 本文第一 三 四条均采用段旨句领起表述法 开门见山 继而展开阐述 脉络分明 独第二条采用了直接叙述方式 有损于行文的整体和谐 不便于读根据前文形成的阅读惯性及时把握该条内容 最好能改为也用段旨句领起的写法 语言不够准确 精炼 这篇会议纪要的主要毛病如下 年 月 日下午 会长 在学会办公室主持召开了办公会议 参加会议的人员有 常务副会长 副会长 办公室主任 副主任 活动中心主任 现将会议议定事项纪要如下 一 确定了学会的办公新址 根据 年 月 日会议决定 同志对学会办公地点进行