签约仪式礼仪.ppt

第四章仪式礼仪第一节签约仪式礼仪 何为签约仪式 签约仪式是指组织与对方组织经过会谈 协商 形成了某项协议 协定 互换正式文本的仪式 准备工作座次安排程序服务 目录 一 确定参加人员一般来说 参加签约仪式的双方或多方的人数应大致相同 但为了表示签约的协议 协定或条约的重视 往往由更高或更多的领导人出席签约仪式 此时就不应机械地坚持 对等 相当 的原则 一 签字仪式的准备工作 签约仪式是一桩严肃而庄重的大事 因此不能将 意铀未了 的 半成品 交付使用 在决定正式签署合同时 就应当拟订定好正式的 不再进行更改的标准文本 负责提供合同文本的主办方应会同有关各方一道指定专人 共同负责合同的定稿 校对 印刷和装订 还应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本 必要时 还要在向各方提供一份副本 一 签字仪式的准备工作 二 协议文本的准备待签的合同文本 应以精美的白纸印刷而成 按大8开的规格装订成册 并以高档质地 如真皮 金属 软木等作为其封面 签署涉外商务合同时 比照国际惯例 待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言或使用国际上通行的英文 法文 也可并用 一 签字仪式的准备工作 三 签字场所的选择签字仪式举行的场所 一般视参加签字仪式的人员规格 人数多少及协议中的商务内容重要程度等因素来确定 多数是选择在客人所住的宾馆 饭店 或东道主的会客厅 洽谈室作为签字仪式的场所 一 签字仪式的准备工作 三 签字厅的布置总原则 庄重 整洁 清净 我国举行签字仪式 一般在签字厅内设置一张长方桌 作为签字桌 桌面上盖着深绿色台布 桌后放两把椅子 供双方签字人入席就座 东道主席在左边 客商席在右边 桌子上安放着今后各自保存的文件 文本前分别放置签字用的文具 签字桌中间摆有一旗架 同外商签字时旗架上面分别挂着双方国旗 一 签字仪式的准备工作 二 签字仪式的座次安排 在正式签署合同时 各方代表对于礼遇均非常在意 因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题 应当认真对待 座次安排 门 文本 文本 签字桌 主方签字人 客方签字人 助签人 助签人 客方其他人员 主方其他人员 助签人 助签人 主方签字人 客方签字人 文本 文本 签字桌 客方其他人员 主方其他人员 客方国旗 主方国旗 门 其它国家常用的签字座次布置模式之一 助签人 助签人 客方签字人 主方签字人 客方其他人员 主方其他人员 门 其它国家常用的签字座次布置模式之二 三 签字仪式的程序 1宣布开始有关各方人员进如签字厅 三 签字仪式的程序 2签字人正式签署合同文本在签署合同文本时每个签字人在由己方保留的合同文本签字时 按惯列应当名列首位 因此每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本 然后再交由他方签字人签字 这一做法被称为 轮换制 三 签字仪式的程序 3签字人正式交换正式签署的合同文本此时 各方签字人应热烈握手 互致祝贺 并相互交换各自一方使用过的签字笔以示纪念 全场人员应鼓掌 表示祝贺 三 签字仪式的程序 4共饮香槟互相道贺交换已签的合同文本后 有关人员 尤其是签字人当场干一杯香摈酒 是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法 三 签字仪式的程序 5礼毕退场主办方宣布仪式结束后 应让双方最高领导及宾客先退场 然后东道主再退场 在一般情况下 商务合同在正式签署后 应提交有关方面进行公证 此后才正式生效 仪式后 也可以安排与会者观看文艺节目 参观展览等 说明 应说明的是 签约仪式不一定非搞不可 尽管它可以制造声势 增添影响 但是对于签字本身 却是必须郑重对待 不可草草收场 商界人士对此必须切切注意 练习 学生演练 轮换制 签约 四 签约仪式服务人员准备 引导入场台侧恭候协助入座协助签署文件的礼仪暂时保管文件安排双方人员合影递酒祝贺