企业费用报销制度

公司流程文件公司流程文件 文件文件类类型型 作作业规则业规则 文件名称文件名称 费费用用报销报销制度制度 文件文件编编号号 ER101 目前版本目前版本 发发布日期布日期 修修订记录订记录 版本版本 修修订时间订时间 修修订订内容内容 编编制人 制人 审审核人 核人 审审批人 流程批人 流程审议审议小小组组 组长组长 日期 日期 日期 日期 日期 日期 第第 1 页页 共共 9 页页 目目录录 1 总则总则 3 1 1目的 3 1 2 适用范围 3 1 3 管理原则 3 1 4 管理内容 3 1 5 管理部门 3 2 报销审报销审批程序批程序 4 3 费费用用报销报销的具体的具体细则细则 5 3 1市内交通费 5 3 2差旅费 5 3 3邮电通讯费 6 3 4租住费用 7 3 5交际应酬费 7 3 6车辆费用 7 3 7办公费 8 4 报销单报销单据填写以及原始据填写以及原始单单据要求据要求 8 5 其他 其他 9 第第 2 页页 共共 9 页页 费费用用报销报销制度制度 1 总则总则 1 1 目的 为加强公司的内部管理 规范费用报销管理制 度 特制定日常费 用报销规定 以下简称本制度 1 2 适用范围 本制度仅适用于经典建设有限公司及下属分公 司或项目部 以下 简称区域公司 1 3 管理原则 费用管理与报销的规定 应本着创业精神和遵 循成本控制的原 则 1 3 1任何日常费用开支不允许自报自批的原则 1 3 2超预算支出未办理预算增加 或调整 审批 手续 不得办理报 销 1 3 3费用报销单或依据的填写必须完整 方能 报销的原则 1 4 管理内容 1 4 1本规定仅对公司总部或项目部日常管理费 用申请 报销 审批 流程进行规范 业务报销一律按出款联签规定 执行 1 4 2日常管理费用包括 不限于 市内交通费 差旅费 车辆费用 邮电通讯费 租住费用 交际应酬费 办公费 1 5管理部门 审批负责人 公司的费用报销采用一支笔签批的 方式 公司的费 第第 3 页页 共共 9 页页 用审批责任人为总裁 异地项目部的员工报销 审批 由总裁授权项目 经理审核批准 审核负责部门 财务管理部门是公司或项目部的 日常管理费用报 销审核的责任部门 负责对日常费用开支的准 确性 票据的真实性 合法性以及单据填写的完整性进行审核 并对 日常费用开支的合规性 拥有最终否决权 2 报销审报销审批程序批程序 2 1总裁 副总裁 部门经理 项目部经理的费用 报销审批 2 1 1总裁报销 由财务部总经理对其报销费用 在预算额度内签字报 销 2 1 2副总裁 部门经理的费用报销 经财务部审 核后 由总裁或授 权人审批 2 1 3项目部经理的费用由项目财务审核 执行 经理审批后 先予以 报销 总部财务部后审 由总裁或授权人补签字 2 2公司部门员工及项目部员工费用报销审批 2 2 1门员工的日常费用报销 经财务部审核后 由部门经理审批 2 2 2项目部员工的日常费用报销 经财务部审 核后 由项目经理审 批 2 3超预算支出的审批 如果部门的费用开支超出年初部门预算 财务 人员有权并有责任 拒绝报销 报销部门必须申报追加预算 报至总 裁审核批准后方可报 销 第第 4 页页 共共 9 页页 3 费费用用报销报销的具体的具体细则细则 3 1 市内交通费 3 1 1员工因公务外出办事的交通工具应为公司 公务车 在没有公司 公务车的情况下经授权人批准后方可搭乘出租 车 票据背后说明外出 事项 起始地点 批准人签字确认 3 1 2员工日常上下班交通费不能报账 但无车 贴职员加班至晚上10 点后 经批准可报销出租车费 3 1 3享受车辆补贴的员工不允许再报销市内交 通费 并不允许使用 公务车 除出差的接送外 如果因特殊原因需 使用公务车辆的 需 相应地扣除个人车辆补贴 3 2 差旅费 3 2 1 出差员工应严格按照集团制定的 出差管理规定 执行 对于 超标准支出的差旅费用 除特殊情况需要特批 外 一律按照公司相应 标准报销 超出部分由出差人个人承担 3 2 2 总部员工出差原则上不予借款 要求出差人使 用信用卡 3 2 3出差人员在回单位后一周之内 办理报销 完出差费用 第第 5 页页 共共 9 页页 出差补贴明细 国内出差补贴标准 行政等出差交通工国内外出差住 深圳 上海 北 级 具 宿 其他城市 京 总裁 飞机或火车 最高五星 实报 最高四星 或 总办 飞机或火车 如家快捷店类实报 成员 型酒店 部门正最高三星 或以实际发生数在以实际发生数在 飞机经济舱 副 如家快捷店类限额100元 日限额80元 日内 或火车硬卧 经理 型酒店 内报销 报销 主办及最高三星 或以实际发生数在以实际发生数在 飞机经济舱 其他 如家快捷店类限额60元 日内限额50元 日内 或火车硬卧 员工 型酒店 报销 报销 3 3邮电通讯费 3 3 1 职员无论入网全球通客户或其他 均办理使用 套餐 凭移动公 司发票和宅用电话发票在核定额度内据实报销 超出部分个人承担 3 3 2 报销时若为全球通用户则应持本人的移动公司 发票报销 不可 以充值卡定额发票报销来填充其通讯费的额度 沿用充值卡报销的用 户 只报销其额度的50 第第 6 页页 共共 9 页页 因特殊情况而导致通讯费超标 须写申请由总 裁特批 3 4租住费用 3 4 1公司办公场地租金由行政部门根据租赁合 同金额 按月凭发票 申请付款 3 4 2公司办公场地的物业管理费 水电费由行 政部门凭物业公司的 发票申请付款 3 4 3公司安排宿舍员工 除宿舍租金和物业管 理费由公司统一负责 缴纳外 水 电 煤气 有线电视及宿舍使用过 程中的修理费由个人 承担 宿舍的基本配备在规定的额度内由公司 配备 个人日常生活用 品由入住人自购 员工调动或调换宿舍时 应交 还公司并及时缴清个 人应付的相关费用 若因欠缴而产生的滞纳金由 其本人承担 3 4 4由公司统一安排宿舍的员工 应服从公司 安排 不可私自调换 不住公司安排的宿舍的员工不允许以现金方式 领取租金 3 4 5宿舍的装修 家具 家电等不是个人福利 不允许发放给个人 支出的控制由公司的行政管理部门负责 本着 节省的原则 进行合理 安排 有效控制费用 3 5交际应酬费 3 5 1白条不能报账 3 5 2 交际应酬费应事先申请 审批后使用 因特殊原 因不能做到先 申请的 应在事后向所属上级领导提交报告说 明原因及招待情况 报 告经审批同意后方可办理费用报销手续 非公 务应酬费不能报销 3 6车辆费用 第第 7 页页 共共 9 页页 3 6 1车辆费车辆费用开支包括用开支包括 车辆补贴车辆补贴开支 公司公开支 公司公 务务用用车费车费用开支用开支 公司的公公司的公务务用用车车开支由行政人事部开支由行政人事部经经理或授理或授权权 人人签签字方能字方能报销报销 3 6 2享受享受车辆补贴车辆补贴待遇的待遇的员员工 可在工 可在规规定可在定可在 规规定的定的额额度内 度内 贴贴足足 与交通和与交通和车辆车辆相关相关费费用的票据用的票据实实施足施足额报销额报销 3 7办办公公费费 3 7 1 办办公用品包括 复印公用品包括 复印纸张纸张 墨盒 晒鼓 墨盒 晒鼓 办办公文具公文具 等用品 等用品 办办 公用品原公用品原则则上要求由行政部上要求由行政部门统门统一集中采一集中采购购 并交由行政部其他人并交由行政部其他人进进 行行验验收登收登记记入入库库 职员领职员领用 行政部用 行政部须须登登记领记领用用 记录记录 3 7 2 未未经经行政部行政部负责负责人的同意 各部人的同意 各部门门自己采自己采购办购办 公物品不允公物品不允许报许报 销销 批准 批准购买购买的用品 需由行政部的用品 需由行政部验验收登收登记记入入库库 后 凭后 凭发发票 票 验验收入收入 库单办库单办理理报销报销程序 程序 4 报销单报销单据填写以及原始据填写以及原始单单据要求据要求 4 1 除差旅除差旅费费开支需要填写开支需要填写 差旅差旅费报销单费报销单 以外 以外 其他其他费费用开支均用开支均 填写填写 费费用用报销单报销单 4 2各笔各笔经济业务经济业务的的发发生需取得盖有税生需取得盖有税务务或或财财政政 监监制章及开具票据制章及开具票据单单 位的位的财务财务章的章的规规范票据 范票据 经济经济内容如内容如实实 合法 合法 票据的填制票据的填制项项目目详细详细 齐齐全 如日期 填制人 全 如日期 填制人 经济业务经济业务的内容 的内容 计计算算 准确 大小写准确 大小写规规范 范 4 3报销时报销时必必须须在在费费用用报销单报销单上注明上注明时间时间 地点 地点 对对象 参加人 事象 参加人 事 由 并附上所有票据原件 若有特殊由 并附上所有票据原件 若有特殊审审批批报报告的告的 也 也应应一并作一并作为为附件 附件 对对于于报销单报销单填写事填写事项项混乱混乱笼统笼统 不能清楚 不能清楚说说明明 费费用使用情况的 用使用情况的 财务财务 人人员员有有权权不予冲不予冲账账或或报销报销 4 4个人个人费费用用报销报销必必须须由由报销报销人人签签名 不允名 不允许请许请 秘秘书书或其它人代或其它人代签签名 名 第第 8 页页 共共 9 页页 若若发发生代生代签签情况情况报销单财务报销单财务有有权权退回 不予退回 不予报报 账账 4 5若若发发生生报销单报销单据据遗遗失而以无关票据失而以无关票据报销时报销时 应应以以 书书面面报报告告 形形 式 式 报报部部门负责门负责人人审审核 核 业务证业务证明人明人证证明 明 经财经财