秘书__时间管理与日程安排.ppt

第二节时间管理与日程安排 本节要点 三 本节小结 二 日程安排 一 时间管理 四 技能训练 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景 秘书应学习先进的时间管理理论 从而为自己的个人发展奠定好良好的基础 周一上班 秘书小周需要完成以下工作 她迅速地开始逐一工作 搞的手忙脚乱 临近下班时间 仍有部分工作没有完成 1 给某客户打电话 与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜 2 为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份 8人 每份10页 及会议日程表 3 向人力资源部门写报告 申请今年的休假日 4 复印一份将给某客户的答复信以备存 原件邮寄给对方 5 拆封 分类和传递今天收到的邮件 6 布置下午要使用的会议室 准备茶水和咖啡 7 为上司预订周末去天津的火车票 北京出发 8 将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存 原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅 9 在做这些事情的同时 她还接待了3位访客 接应电话等事宜 案例分析 一 时间管理 一 时间管理的陷阱 二 跨越时间陷阱 三 ABC时间管理法 一 时间管理的陷阱 1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里2 不好意思拒绝别人3 反正时间还早 拖延4 文件满桌病5 喋喋不休的 电话粥 6 源源不断的信息 1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 没时间做计划工作是程序化 规律化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直 建立明确的目标并排列好先后顺序 制定出十年以上的长期目标 五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标 特别是每天抽出一定时间列出一天计划 2 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3 反正时间还早 拖延 帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间 4 文件满桌病 安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好 5 喋喋不休的 电话粥 不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话 容易失去对时间的控制 6 源源不断的信息 纸张的形式 邮件 传真 备忘录 报纸 杂志 期刊 报告电子的形式 电子邮件 互联网声音的形式 面谈 电视 广播 电话 二 跨越时间陷阱 返回 要事第一 ABC法则 大石头理论 以最终的结果来开始行动 以终为始 学会说 NO 办公桌上的清理运动恰当 有效地使用电话筛选信息 把办公室变成一个省时工作站 对于自己的办公场所 要精心安排 寻找最佳布局和途径 三 ABC时间管理分类法 重点分类法 1 分类法的基本原理事务80 的价值集中在20 的组成部分中 即表现为 关键的少数 次要的多数 把80 的时间用于20 的工作中 柏拉图法则 2 列表分析ABC时间管理分类见表2 13 确定ABC工作的先后顺序4 判断工作的有效性 重要性 关键性 创造性和迫切性 5 实行ABC时间管理方法的步骤A独处 把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施全力以赴投入A类 直到完成或预计完成再转入B类 C类可以忘掉 如果有人追问 把其纳入B类 F每天坚持如上步骤 二 日程安排 一 日程安排的内容 二 日程安排的基本要求 三 日程安排的形式 四 日程安排的注意事项 五 日志系统 各种接待 约会 商务旅行活动 参加各类会议 到车间进行实地检查或指导 组织的各类重大活动的安排 领导私人活动的安排 一 日程安排的内容 二 日程安排的基本要求 1 统筹兼顾2 安排规范3 效率原则4 突出重点 ABCD法则 5 留有余地6 适当保密7 事先同意 三 日程安排的形式 1 年预定表 2 月预定表 3 周预定表 4 日预定表 日程表 年预定表 未完 月预定表 未完 周预定表 未完 22日 一 28日 日 四 日程安排的注意事项 以记叙 说明为主要表达方式 编写要留有余地 所有日程安排都要应按领导的意思去办 活动与活动之间要有一定的间隙时间 要认真核查日程表 以提高工作效率 是否已处理完工作 一般都应注明结果 五 日志系统 1 日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划 一般分为两种类型 纵 以时间为线索 横 以事务为线索 2 日志的方法 1 手工填写的工作日志 一本为上司用 另一本为自己用 工作日志通常两本 上司使用 自己使用 使用工作方法 1 提前了解 当日一早再次确定补充2 在自己日志上标明当日应完成的任务3 输入信息 先用铅笔 确认后用水笔正式标明 还可使用不同色彩4 信息完整 时间 地点 姓名 联络 5 当日出现情况变化 立即更新日志 并告知上司出现的变化6 上司日志变化的同时 更改自己的日志 做好更变的善后工作7 自己的日志要标明上司活动的准备工作 逐项落实8 协助和提醒上司执行日志计划 注意事项 秘书日志比上司日志更为细 详 准 繁若有突发事件 立即更改 不得缓误 并上传下达预有足够的时间来安排会议 3 上司工作日志的内容 1 上司在单位内部参加的会议 活动 要记录清楚时间 地点 内容 2 内部接待的来访者 要记录清楚姓名 单位详情 约会时间 3 单位外部参加会议 活动 约会 要记录清楚时间 地点 细节 联络方式 4 个人的安排 看病 5 私人的信息 亲属生日 注意事项 所有日程安排 均由上司的意向决定 高级秘书的任务是使其规范化 系统化表格化 每周每日的工作活动都不能排得太满 要留出适当的空隙 以便安排临时性工作 同时要考虑上司的习惯 留出其处理日常公务的时间 两项活动之间要留出适当的间隔 尤其对外出的活动 一定要给上司留出足够的路途上所需的时间 4 秘书日志内容 包含上司日志内容上司各项工作活动的准备事宜上司交办的工作自己职责中应作的工作 撰写总结 值班 工作日志 总经理秘书日志 表2 3 5 日志的变更 原定结束时间延长超时追加紧急的或新添的项目项目的时间调整 变更项目的终止或取消注 应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围 针对变更 秘书应注意 1 安排活动之间要留10 15分钟左右的时间间隙2 项目调整 应遵循先急重后轻缓的原则3 变更后 做好通知 说明原由 防止误解4 检查变更后的日志 不要漏记和不作修改 注意事项 1 确保上司日志信息的保密 只给上司授权的人查阅2 保持两本工作日志的一致和准确3 应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短 每天最早和最晚可安排约会的时间 以便安排的约会符合要求4 熟悉上司用餐和休息的时间 以便避开上司的休息 秘书和上司的时间管理非常重要 秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间 本节小结 技能训练 技能训练一技能训练二技能训练三 2006年6月5日 下周三 公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察 视察内容包括 听本公司领导叙职 上午9 00 11 00在公司主楼第二会议室 中午11 30 12 30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐 我公司陪同人员有我公司经理 副总经理 共二人 办公室主任 公关部部长 经理秘书纪颖 共6人 出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会 15 20 16 20在本公司礼堂举行 下午13 30 15 00 检查实验大楼的建设情况 15 20 16 20在工地现场 晚餐在17 00 19 00举行 地点同中午 请列出工作日志 技能训练一 工作日志2005年4月15日星期三 技能训练二 请你帮助天地公司的秘书钟苗 为她的上司制定一份会议时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多 七月的前两周要在上海开会 八月的第二周要去香港参加5天会议 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议 七月的第三周星期二要在公司开销售会议 传达上海会议精神 八月第一周的星期一还要面试三个营销员 九月的前两周希望安排休假 第二季度会议时间表 2005 7 9 你的上司明天要完成以下工作 上午八点半参加公司中层以上管理干部会议 从外地来的老客户朱先生要求与上司见面 并已经订好明天下午5点半回去的火车票 有几份文件需要他亲自批阅 他的老上司明天将约几位老部下聚餐 地点是荣华富贵 其他还有一些日常性的工作也需要他处理 你的上司到A市考察经济开发取的建设情况 明天上午九点的飞机 你需要安排司机罗师傅送一下飞机 正点到达A市机场的时间是上午11点10分 需要通知A是经济开发区办公室接一下机 下午去经开区贸易办了解当地商业连锁企业的分布情况 另外 你的上司是北方人 不习惯麻辣食物 另外 他还在发烧需要在当地医院打一下点滴 技能训练三 制订一周工作时间规划 训练任务与要求 1 根据背景资料提供的事件清单中各种事件划分不同的优先级 按优先级重新排序 2 根据这些事件的重新排序 制定一周的时间表 并将表制作成WORD文档 3 编好时间表后 回答下列问题哪些事件最优先 为什么 哪些事情放弃不做 为什么 假设现在是周日晚 你要计划未来五天的日程 面前是这五天要做的事情 1 你从昨天早晨开始牙疼 想去看医生 2 周六是一个好朋友的生日 你还没有买礼物和生日卡 3 你有好几个月没有回家 也没有打电话或写信 4 有一份夜间兼职不错 但你必须在周二或周三晚上去面试 19点以前 估计要花1小时 back 5 明晚8点有个一小时长的电视节目 与你的工作有密切关系 6 明晚有一场演唱会 7 你在单位图书馆借的书明天到期 8 外地一个朋友邀请你周末去玩 你需要整理行李 9 你要在周五交计划书 之前要把它复印一份 back 10 明天下午2点到4点有一个会议 back11 你欠某人200元钱 他明天也将参加那个会议 12 你明天早上从九点到十一点要听一场讲座 13 你的上级留下一张便条 要你尽快与他见面 14 你没有干净的内衣 一大堆脏衣服没有洗 15 你想好好洗个澡 16 你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会 预计一小时 你需要参加 17 你身上只有20块钱 需要取钱 18 大家明天晚上聚餐 19 你错过了周五的例会 要在周五之前复印一份会议记录 20 这个星期有些材料没有整理完 要