企业档案管理培训ppt课件.ppt

1 现代企业档案管理培训 2 有人说 恒量一个企业的好坏 可以去该企业的档案室看一下他的档案管理即可 此语可能不够全面 但却有一定的道理 正规的档案管理 对文件夹 档案标识等都有要求 文件夹一般不超过4种 档案标识可以重要程度区分 用不同的颜色进行标示 一个档案就像一本书 要定位 编号 使其一目了然 档案柜外要清晰的标明其目录 3 什么是档案管理 什么是档案收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用等活动 1 收集 什么需要归档 即归档范围必须要清楚 2 统计 有什么内容 须统计清楚 实行电脑化管理 3 档案目录要清楚 并进行编码 整理 并分类保管 4 档案的保存期限必须明确 4 档案管理的作用 凭证作用参考作用档案工作是用科学的原则和方法管理档案 并为各项工作进行服务的一项活动 包括档案的收集 整理 鉴定 编目和检索 保管 统计 编研和提供利用等 5 档案管理工作原则 档案工作的管理原则一般有两条 1 统一领导 2 分级管理 为维护档案的完整与安全 进行档案管理必须要有相应的管理制度 并便于企业各单位的利用 6 企业档案概念的涵义 企业档案是企业各项活动的历史记录 企档的形成是具体地 即在特定的企业活动范围内形成 企档的内容构成是复杂地 这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的 企档是企业活动的一种历史记录 说明企业档案所反映的事物或活动已经完成或告一段落 7 职工档案管理部门的职能 保管职工档案收集 鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅 借阅和转递手续登记职工工作变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档的安全 保密 保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项 8 企业档案的一般分类 管理类 所有制度类档案业务类 含技术类 研发类 营销类等财务类 独立管理人事类 所有人力资源类档案其它类 不能归入上述四类的档案 9 档案室的类型 普通档案 文书档案技术档案音像档案人事档案综合档案联合档案室 比如集团公司 有些类似于服务中心 文件中心 10 企业档案的工作性质 管理性 对企业档案进行管理服务性 为各单位提供查阅和参考保密性 维护和保护企业资源 避免不必要的损失 是否保密档案 在定义制度时须规定清楚 并加盖保密章 11 档案管理现代化的总目标 第一 是最大限度地延长档案寿命第二 是充分发挥档案的作用 迅速 准确地提供档案信息 为企业地进步和发展服务 第三 是在电子文件不断生成的情况下 进行及时有效地收集 整理 不断丰富档案内容和档案信息 备注 所有长期保存的档案 不宜用彩色或喷墨打印 宜用激光打印 传真纸不能保存 所有的签名 批示不能用铅笔 圆珠笔 红墨水等 12 档案管理系统 档案管理系统包含1 文件管理2 文书档案管理3 科技档案管理4 会计档案管理5 声像档案管理6 系统配置模块7 档案制作系统 档案查询系统等 电子系统能大大提高档案管理的工作效率 加快档案检索速度 提高档案的查找准确率 可使企事业单位的公文运转和档案管理一规范化 现代化 真正实现档案的一体化管理 13 档案管理制度建设 档案管理办法 文件材料归档范围和不归档范围 文书档案保管期限表 全宗档案分类大纲 档案分类编号方案 档案人员岗位职责 整理 立卷 制度 档案利用制度 档案保管制度 档案保密制度 档案销毁制度 14 档案管理制度建设 1 编写制度时 以下因素不能少 文件名称 版次 编制时间 制作部门 页码 页次 文件归档的范围 文件归档的时间 文件归档的份数 文件归档的要求与手续 2 管理制度里面必须包含的内容应有 目的 适用范围 术语或定义 相关文件 职责权限 操作流程 相关的记录 3 管理制度的书写 其语言描述须简洁 清楚 易懂 全面 且无歧意 4 细节方面的要求也应规定 比如 纸张大小 格式 字体 编码装订位置等 15 企业档案的收集渠道 本企业业务职能部门移交的归档资料外单位转让或移交的资料企业人员非职务活动中形成档案的寄存 捐赠或转让资料面向社会收集 征集的相关材料 16 文件材料的形成与归档 归档文件材料的范围1 上级来文2 本单位制发的文件3 下属单位来文各类文件材料的归档要求1 文件材料要齐全 完整 准确反映本单位各项活动的历史面貌 2 文件材料的规格与字迹要求3 归档声像材料的要求 17 文件材料的形成与归档 归档时间1 科研档案归档时间 成果鉴定后三个月内归档 2 设备档案归档时间 安装调试完毕三个月内归档 3 基建档案归档时间 各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位移交归档 4 会计档案归档时间 隔年向档案室移交 5 业务档案归档时间 由动态转静态后移交 6 其他档案归档时间 活动结束后归档 18 文书档案案卷格式 案卷卷皮格式两种 硬卷皮 软卷皮 硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm 220mm或280mm 210mm 长 宽 封底尺寸同封面尺寸封底三边 上 下 翻口处 要另有70mm宽的折叠纸舌 卷脊可根据需要分别设以10 15 20mm三种厚度 用于成卷装订的卷皮 上 下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌 推荐使用250g的牛皮纸制作案卷硬卷皮 19 案卷封面项目 封面项目包括 全宗名称类目名称案卷题名时间内容提要保管期限件页数归档号各项目具体位置 尺寸 20 卷内文件目录格式 3 1目录用纸 幅面尺寸采用国内通用16开型 即长 宽为260mm 185mm 或国际标准A4型 即长 宽为297mm 210mm 3 2页边与文字区尺寸卷内目录用纸 上白边 天头 宽20 0 5mm卷内目录用纸 下白边 地脚 宽15 0 5mm卷内目录用纸 左白边 订口 宽25 0 5mm卷内目录用纸 右白边 翻口 宽15 0 5mm装订注意事项 1 装订时文件格式须一致 如打孔时会把字打掉 2 活页文件存放时 多于2页的文件须标明页数 以防丢失 3 不要用铁制文件夹 重要文件不要订 书钉会生锈 4 装订时不要压着字体 不然可能会有腐蚀损坏 5 卷内文件目录须含以下项 顺序号 文件号 责任者 题名 日期 页号 备注 21 档案如何分类管理 A 时间分类法 1 年度分类法2 时期分类法 B 来源分类 1 组织机构分类法2 作者分类法3 通讯者分类法 C 内容分类法 1 技术分类法2 文书分类法3 媒体分类法D 形式分类法 1 按文件种类分类2 按载体形态分类3 按形状规格分类 分类的一般方法有 22 编制档案检索工具的基本要求 全 指信息存贮丰富 资料齐全准 指检索准确 无歧意或重复快 指迅速 快捷找到所需资料便 指检索要方便 不繁琐 23 文书文件归档的整理方法与步骤 文件材料的分类采用复式分类法 主要形式为 年度 问题 机构 保管期限 要求的保存期限 1年 年度 保管期限归档文件保管期限的界定1 归档文件的保管期限分为 永久 长期 短期 2 界定原则 A 反映单位主要活动 具有长远利用价值的档案 列为永久保管 B 反映单位一般性工作活动 在较长时间内具有查考利用价值地 列为长期保管 C 凡是在较短时间内对本机关有查考利用价值地 列为短期保管 排列 分年度 分保管期限 分类别 编号 归档规格及填写要求 修整与装订 24 1 编制归档文件目录 包括 件号 责任者 档号 内容概要 日期 页数 备注等 2 档案盒盒脊项目填表 包括 全宗号 年度 保存期限 机构 起止件号 盒号等 文件夹均需编号 然后在文件柜的检索表上只体现文件夹的编号即可 3 档案盒封面填写 4 备考表填写 备考表必须要有 档案如有变更 须在备考表上作好记录 原稿文件不能丢 盖作废参考章保留 文书文件归档的整理方法与步骤 25 部分名词释意和说明 1 全宗名称 即立档单位名称 全称或简称 2 类目名称 全宗内第一级类目 机构或问题 3 案卷题名 即该档案的主要内容概括 4 归档号 文书处理部门编制的案卷顺序号 5 档号 机关档案室统一编制 由全宗号 目录号 案卷号组成 全宗号由档案馆赋予 目录号是案卷目录的编号 案卷号是案卷顺序编号 6 装订前去掉金属物 对存在问题的文件 做好补齐页面 修复 折叠等工作 7 档案装订打孔时 要在一条直线上 8 装订用财务的装订方式 不能用铁钉式地 防止腐蚀 9 案卷排列时 一般先按保管期限 再按机构或问题 具体根据分类方案 10 购买时需注意 文件夹和文件柜要标准 档案室的文件夹最好不要超过5种 排排档案之间应有30公分的距离 以防潮 11 顶楼不可放置档案室 地下室不能放置档案室 26 档案保管的基本要求 以防为主 防治结合加强重点 照顾一般自力更生 勤俭节约立足长远 保证当前 27 温湿度控制 档案库房 含胶片库 磁带库 的温度应控制在14 24 有设备的库房日变化幅度不超过 2 相对湿度应控制在45 60 有设备的库房日变化幅度不超过 5 保存母片的胶片库 温度应控制在13 15 相对湿度应控制在35 45 超过此范围 会自然氧化 褪色掉了 各库房及库外应科学地安设温湿度记录表 潮湿地区应配备除湿机 专门库房应安装空调设备 库房内外温湿度应定时测记 一般每天两次 掌握温湿度变化情况 随时予以控制调节 注意积累库房温湿度变化的资料 每年进行一次综合分析 以便掌握库内外温湿度变化规律 制定综合管理计划 空调 除湿或增湿设备应定期检修 保养 温湿度记录仪表应按设备要求定期校验 档案柜架应与墙壁保持一定距离 一般柜背与墙不小于10cm 柜侧间距不小于60cm 成行地垂直于有窗的墙面摆设 便于通风降湿 柜内可根据需要放置一些袋装石灰粉 用以防潮 消毒 新建库房竣工后 应经6 12个月干燥后 方可将档案入库 28 虫霉防治与除尘 档案库区必须配备适合档案用的消防器材 如干粉灭火器 并按设备要求定期检查 更换 安全使用电器设备 定期检查电器线路 库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆品 档案库房宜安装火警及防盗报警装置 并有切实可行的防盗措施 定期防虫 可每个季度放置一次卫生球 若文件发霉 不能晒 以防破碎 可将其扫描 打印 保存 档案室除尘时需注意 昼量用干燥的抹布或拖布 不要用含水太多的湿拖布拖地和用太湿的抹布擦拭文件柜 以便防潮 档案室除尘最好使用吸尘器 29 照明管理 档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源 照度不要超过100勒克斯 如采用荧光灯时 应对紫外线进行过滤 档案库房不宜采用自然光源 有外窗时应有窗帘 窗板等遮阳措施 档案在任何情况下均应避免阳光直射 因为档案纸是氯气漂白地 日晒后会变黄易碎 30 档案保管状况检查 对库藏档案应该经常进行检查 发现问题及时报告 并采取措施予以处理 每年定期对库藏档案进行一次抽检检查 比例20 以内即可 掌握档案保管情况 为科学地管理积累资料 档案管理是最基本地 须有有力的监督机制和有效的监督才行 监督机制必须是长期地 看得见地 数字化地 且与绩效挂钩地 案卷的规范化整理与编目 调整定卷 卷内文件排列 拟写案卷题名 卷内文件编号 填写文件目录 填卷内备考表 填写案卷封面 装订案卷 编制案卷目录 存档 31 科技文件归档整理 科技文件以卷为整理单位科研文件按课题组卷基建文件按项目组卷设备文件按型号组卷案卷质量标准执行 科学技术档案案卷构成的一般要求 编号GB T118922 2000 32 科技文件归档整理 科技文件组卷的原则及要求1 原则 组卷要遵循科技文件材料形成的规律 保持案卷内科技文件材料的有机联系 便于档案的保管和利用 2 组卷要求 案卷内科技文件材料的内容 必须准确反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的真实情况 案卷内的科技文件材料 须齐全 完整 案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求 不能有热敏纸 铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写的的字迹 案卷及卷内文件不重份 同一卷内若有不同保管期限的文件 该卷保管期限从长 33 项目文件归档 项目文件的收集项目文件的形成和积累项目建设各阶段文件的收集及其责任项目竣工文件的编制项目文件的整理与归档项目档的整理与移交 34 建设工程文件归档整理规范 建设工程项目立项文件建设用地 征地 拆迁文件勘查 测绘 设计文件招投标文件开工审批文件监理文件施工文件原材料 成品 半成品 构配件 设备出厂质量合格证及试验报告施工试验记录竣工图竣工验收文件 35 其他归档文件的整理 业务档案按问题分类 以卷为整理单位 采用一事一卷的方法组卷 会计档案按会计核算材料分类 以册 本为整理单位 分年度 编号排列 详见 会计档案管理办法 声像档案按载体 问题分类 以盒 张为整理单位 详见 声像档案管理办法 实物档案按材料分类 排列编号 登记编目 36 电子档案管理 主要内容概述文件文件目录文件的组织与数据存储文件系统的其他功能 37 概述 文件系统出现的原因1 用户直接操作和管理辅助性存储器上的信息 繁琐复杂 易于出错 可靠性差 2 多道程序 分时系统的出现要求以方便 可靠的方式共享大容量辅助存储器 文件系统是操作系统中负责存取和管理信息的模块 它用统一的方式管理用户和系统信息的存储 检索 更新 共享和保护 并为用户提供一整套方便有效的文件使用和操作方法 文件系统的功能1 文件的按名存取 基本功能 2 文件目录地建立和维护 用于实现上述基本功能 3 实现逻辑文件到物理文件的转换 核心内容 4 文件存储空间的分配和管理5 数据保密 保护和共享6 提供一组用户使用的操作 38 文件 一 文件文件是由文件名字标识的 一组信息的组合 二 实现按名存取的文件系统的优点1 将用户从复杂的物理存储地址管理中解放出来2 可对文件提供各种安全 保密和保护措施3 实现文件的共享 同名共享 异名共享 三 逻辑文件和物理文件大概来说 物理文件是实际存放数据的文件 就是在磁盘上具体对应的文件 逻辑文件LF是物理文件的一个视图 按定义的Key键值对数据进行了排序 也可以理解成 在所有Transact SQL 存贮过程 语句中引用文件时所使用的名称 如果还不好理解的话 那么用数据表来代表物理文件 逻辑文件就是视图 当然实际上sql 结构化查询语言 中用的表也是物理数据加上数据的逻辑结构表示而成的 39 文件的命名 各操作系统的命名规则略有不同 在文件名字的格式 如合法字符集不同 是否区分大小写等 和长度上存在差异 通常 文件名字由文件名和展名组成 中间用 分隔 前者表示文件内容 后者表示文件特性 通配符 和 两种 代表任何一个符合文件命名要求的合法字符 代表任何一个合法的字符串 文件名中一般不要加特殊符号 因为可能会使文件变为乱码 如果遇到文件变为乱码的情况 可把该文件的文件名改为数字或其它试一下 也许能恢复 Word文档后面的 doc 不要动 因为有的电脑不认这个扩展名 如果去掉 文档就变了 可把扩展名隐藏 40 分件的分类 按用途系统文件 库文件 用户文件等按保护级别只读文件 读写文件 不保护文件等按信息流向输入文件 输出文件 输入 输出文件按存放时限临时文件 永久文件 档案文件按存放设备类型磁盘文件 磁带文件 软盘文件 41 文件的属性 用于文件的管理控制和安全保护分为 1 基本属性 文件名 所有者 授权者 长度等2 类型属性 普通文件 目录文件 系统文件 隐式文件 设备文件等3 保护属性 读 写 可执行 可更新 可删除 可改变保护 归档等4 管理属性 创建时间 最后存取时间 最后修改时间等 42 文件的存取方法和使用 一 文件的存取方法顺序存取 按记录顺序进行读 写操作的存取方法 可分为 固定长度记录 可变长度记录 直接存取 以任意次序 随机 直接读取某个记录索引存取 是基于索引文件的存取方法 实际系统中 大多采用多级索引 以加速记录的查找过程 二 文件的使用两类接口1 操作或控制台命令 如dos命令 dir cd等2 系统调用 API 如open write等 功能包括 建立文件 打开文件 读 写文件 文件控制 关闭文件 撤消文件等 43 文件目录 文件目录1 是文件系统建立和维护的关于系统的所有文件的清单 每个目录项对应一个文件的信息描述 该目录项又称为文件控制块 FCB 2 目录信息也以文件的形式存放 称为目录文件 文件控制块的基本内容1 文件存取控制信息 如文件名 用户名 文件主存取权限等2 文件结构信息 文件逻辑结构 文件的物理结构等3 文件使用信息 已打开该文件的进程数 文件的修改情况等4 文件管理信息 文件建立日期 文件访问日期等文件目录的分层要求 文件档案的目录最好不要超过5层 超过5层后 不好检索 其结构最好同纸档案架构一致 44 文件目录 如何实现按名存取当用户要求存取某个文件时 系统查找目录文件 获得对应的目录 在文件目录中 根据用户给定的文件名 寻找到对应该文件的文件控制块 文件目录项 通过文件控制块所记录的该文件的相关信息 如 文件信息存放的相对位置 或文件信息首块的物理位置 依次存取该文件的内容 45 文件目录结构 1 一级目录 一级目录为主文件目录 用于管理所有用户文件 缺点 1 重名问题 当多用户共享一个目录时 2 难以实现文件共享 异名共享问题 2 二级目录 为用户的文件目录 用于管理每个用户下的文件 3 树形目录结构 二级目录结构推广成多级目录结构 该结构像一倒置的有根树 从根向下 每个树枝都是一个子目录 而树叶就是文件 所以又称树形目录结构 4 树形目录结构的优点 1 较好地反映现实世界数据集合之前的层次关系2 不同文件可以重名 只要不在同一个目录中3 容易以目录为单位进行文件的保护 保密和共享5 文件的全名 应该从根目录开始 到该文件名为止 目录路径 文件名 46 文件组织与数据存储 与文件组织和存储相关的概念1 卷 是物理存储介质的单位 如一盘磁带 一张光盘等 对于存储介质和存储设备可分离的存储器 物理卷和物理设备不总是一致 2 块 存储介质上连续信息所组成的一个区域 也叫物理记录 是主存储器与辅助存储器进行信息交换的单位 3 逻辑记录 文件中按信息在逻辑上的独立含义划分的一种信息单位 应用程序处理的单位 4 存储记录 指附加了操作系统控制信息的逻辑记录 文件管理程序处理的单位 文件的逻辑结构1 从用户的角度出发 在用户概念中抽象信息的组织方式 以及用户可见并可处理的数据集合 2 文件按逻辑结构分为两种形式1 流式文件 指文件内的数据不再组成记录 只是依次的一串信息集合 数据不会再生 无结构 2 记录式文件 是一种有结构的文件 包含若干逻辑记录 注 逻辑记录是文件中按信息在逻辑上的独立含意划分的一个信息单位 47 文件的物理结构 逻辑文件在物理存储空间中的存放方法和组织关系 1 文件的存储结构涉及 块 物理记录 的划分 记录的排列 索引的组织 信息的搜索 2 常见的构造物理结构的方法有 计算法 设计映射算法 如线性计算法 杂凑法将逻辑地址 记录键 转换成对应的物理地址 指针法 设置专门的指针 指明相应记录的物理地址 或表达各记录间的关联关系 3 几种常见的文件物理结构 顺序文件 连续存储 连接文件直接文件非连续存储索引文件 文件组织与数据存储 48 文件的组织与数据存储 顺序文件 紧凑顺序文件 逻辑记录连续存储在有储介质的相邻物理块上 几种顺序文件的变种 扩展顺序文件 连接顺序文件 划分顺序文件 连接文件 使用连接字或指针来表示文件中各记录之间的串联关系 又称串连文件 特点 逻辑记录顺序独立于物理记录顺序 增 删 改方便 但性能较低 直接文件 在记录的关键字与其存储的物理地址之间建立某种对应关系 通常采用散列函数 又称散列文件 关健问题 对应关系的冲突问题 直接散列法 将记录键作为记录的存取地址 索引文件 系统为每个文件建立一张索引表 每个表目标包含一个记录键 或逻辑记录号 及其对应的存储地址 索引可分为 稠密型索引 稀疏型索引 文件目录项 块 块 块 地址 关健字或逻辑记录号 49 文件系统的其他功能 文件卷的安装和使用1 文件卷 又称文件子系统 存放文件和目录信息 也存放文件属性 空闲区域信息 通常 存储介质的物理单位为一个卷 硬盘的一个分区为一个卷 2 Windows Dos系统中 不需用户显示地进行文件卷安装操作 3 Unix Linux系统中 每个文件卷需要安装才能使用 文件系统可分为基本文件系统和可装卸的子文件系统两部分 mount操作 文件共享1 文件共享是指不同用户 进程 间共同使用同一个文件 2 文件共享还可以节省大量的外存空间 有效减少文件复制而增加的访问外存次数 3 UNIX系统中常见的共享文件方式 静态共享 动态共享 符号连接共享 50 文件系统的其它功能 一 辅存空间管理 1 辅存空间常见的分配方法1 连续分配 文件被存放在辅存空间的连续存储区 2 非连续分配 按块 扇区 为单位非连续分配 按簇为单位的非连续分配 2 文件存储空间管理方法 位示图 空闲区表 空闲块链 成组空闲块链 二 虚拟文件系统 1 目标 同时支持多种文件系统系统中可安装多个文件系统为用户提供一致的接口提供网络共享文件支持可扩充新的文件系统2 基本思路 1 对多个文件系统的共同特征进行抽象组合 形成一个与具体文件系统无关的虚拟层 并在此层上定义对用户的一致性接口 2 在文件系统具本实现层 使用类似开关的技术进行文件系统的转接 51 保管要求 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外 还应符合下列条件1 归档载体应作防写处理 避免擦 划及触摸记录涂层 2 单片载体应装盒 竖立存放 且避免挤压 3 存放时应远离强磁场 强热源 并与有害气体隔离 4 环境温度17 20 相对湿度35 45 5 磁性载体每满2年 光盘每满4年进行一次抽样机读检验 抽样率不低于10 如发现问题应及时采取恢复措施 6 对磁性载体上的归档电子文件 应每4年一次 原载体同时保留时间不少于4年 7 光盘擦拭时 应用专业的擦拭工具 如麂皮 8 移动硬盘存放时 须把数据线拔掉 把插口粘起 用防静电的袋子装起来 也可用自封口塑料袋 52 照片档案的保管 底片袋 应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作 其pH值应在7 2 9 5之间 纤维素含量应高于87 底片袋子应使用中性胶粘剂 接缝应在袋边 底片册 照片册 所有封面 封底 芯页均应采用中性偏碱性纸质材料制作 其pH值应在7 2 9 5之间 化学性能稳定 且不易产生碎屑或脱落的纤维 底片 照片应在能关闭的装具中保存 如存储柜 抽屉 有门的书架或文件架等 储存柜应采用不可燃 耐腐蚀的材料 避免使用木制及类似材料 木制材料易燃烧 易腐蚀 还可能挥发出某些有害气体 促使底片 照片老化或褪色 储存柜架的喷涂用料应稳定耐用 且对储存的底片 照片无有害影响 照片放置时 不能面对面或背对背 以防粘滞损坏 对储存柜架进行排列时 应保证空气能在其内部循