项目材料采购管理

项目材料采购管理项目材料采购管理 浅析项目物料采购管理项目物料采购管理是工程项目管理的重要的 组成部分 因为建筑项目中建筑物料占工程成本的60 70 是工程项目建设的物质基础 物料成本的高低直接影响工程项目 的效益 为提高项目效益 必须加强对项目的物料控制 特别是大宗物料的 采购控制 物料采购管理的重点是物料采购价格的管理 物料采购计划的管理 物料供应商的管理 物料验收的管理 采购物料质量的管理 笔 者认为在采购工作中以下几个方面值得重视 1 重视物料计划工作 加强对物料采购的计划管理物料计划是采购 物料的依据 仓库验收物料的依据 也是控制物料进场质量及数量 的依据 同时 企业的大量流动资金均为物料占用 计划的不准确 不科学 将造成库存物料的增加 加大流动资金的占用 要搞好物料管理工 作 必须严谨 科学 规范地编制和执行物料计划 1 为便于管理 必须对物料计划进行分类 在不同阶段编制不同 的物料计划 物料计划分为工程总体物料计划 包括临建用物料 技术策略 设 计变更 物料代用 主要物料用量 周转物料用量 设备需用等计 划 大宗物料采购计划 物料需用计划 2 物料计划的编写 审核程序必须作具体明确要求 所有物料计划必须在物料计划单上注明物料使用部位 具体质量要 求 具体规格型号 具体进场时间 各种物料计划的具体编写程序如下对于大宗物料必须在项目开工时 由项目预算员编制物料总计划 总计划由技术负责人审核 项目商 务经理 项目经理审核签字后 由项目物料主管交公司物料经理 以便公司物料部门组织所需物料及与公司财务部门组织相关资金 大宗物料在实施采购前项目相关专业工长必须编制一式四联大宗物 料采购计划 交技术主管 预算员审核签字后交项目商务经理 项 目经理审核签字 项目物料主管在收到大宗物料月度采购计划后应 立即交公司物料经理 由公司物料部组织并和项目部共同询价 选 择供应商 在大宗物料正式采购前 项目还必须编制物料需用计划 作为物料 正式采购 进场的依据 物料需求计划 由相关技术人员编制 仓库保管员核对库房库存情 况签字后交项目经理审核签字 采购员凭需求计划进行具体采购 3 所有的物料采购必须严格按计划执行 保证施工进度及施工质 量的需要 物料采购员不得私自进行计划外的采购 因工程设计变更 补充造成物料计划有变更的 应另行编制物料追 加计划 并注明原因 通过正常的物料计划审核程序后执行具体的 采购 对因设计变更造成的多余物料在办理设计变更手续的同时 物料部 门应与相关单位办理退料手续和与甲方办理相关签证手续 否则 因此造成积压损失和物料超支由相关责任人赔偿 项目急需不能按正常程序编制物料采购计划的 由项目经理及物料 主管共同批准决定先行采购 但当天必须补办相关手续并注明原因 2 加强物料采购合同管理 1 规范合同格式 对公司及公司各项目的合同进行规范 采用统 一的格式化合同 2 明确合同评审程序 所有的物料合同必须经过正常的评审程序后才能送交公司经理签字 具体评程序为相关物料采购人员签定意见后交相关项目评审 项目 物料人员 项目商务经理及项目经理必须在合同评审表签署具体意 见 项目评审完后按照以下顺序由公司物料经理 合约部经理 财务经 理 公司商务经理及公司经理进行评审并签署具体意见 3 明确合同签定人及加强合同印章管理 公司所有物料合同必须由公司经理签字并加盖公司公章 印章管理部门必须对每份合同印章作详细登记以便备查 4 所有物料合同一式四份 公司留存原件两份分别交公司财务及 档案部门存档 公司物料部门须及时对各份合同复印件登记 造册并及时下发各 项目 3 重视物料供应商的选择供应商的好坏直接决定了物料供应的质量 价格 售后服务及及时性 同时选择好供应商还能控制和防止物 料验收时的一些漏洞 选择物料供应商应从以下方面考虑 1 应该选择那些讲究企业伦理道德的供应商 在激烈的市场竞争中出现了一些不讲企业伦理道德的不法商人 这 些不法商人的经营理念就是无商不奸 为了赚钱不择手段 主要表 现在以下方面 采取行贿的手段获取物料供应机会 他们对企业的领导 物料经理 项目经理 物料采购员等人进行贿 赂 以获取供应企业所需物料的机会 而不是采取公平竞争的方式获得物料供应的机会 在物料供应过程中弄虚作假 以次充好 从而造成工程项目的质 量存在一定的隐患 严重时造成重大的质量问题 影响企业的声誉 及项目效益 和项目保管员串通一气虚开送货单 虚开发票 套取项目 单位 资金 特别是在钢材 水泥 混凝土加气块 砂石料 砖等物料容 易出现这样的问题 利用物料资金的支付不到位 故意抬高物料价格从而获取高额利 润 对于不讲伦理道德的供应商在单位资金出现紧张 短缺的局面时 不仅不帮助企业共渡难关 还向企业催要货款 当企业无法支付 货款时不与企业协商 也不采取法律手段讨要货款 而是采用影响 企业生产的方式向公司索要货款 这样不仅影响项目的正常生产也 影响企业的形象 2 选择价格合适 质量适中的供应商 物料质量的好坏直接影响项目的质量 但并不是质量最好的就是最 适应的 所以要用较低的价格采购到满足施工需要的物料 因为现在的项目都是低成本竞争 如果不在物料质量 价格等方面 进行综合考虑 项目就有可能发生亏损 3 选择服务好的供应商 对于愿意且能够回应需求改变 接受设计变更等供应商应于重点考 虑 因为作为建筑所需物料 有其特殊性 无法保证所进物料100 的合 格 一旦发生物料不合格的情况 就必须与供应商联系退货或物料 更换事宜 对于服务好的供应商 一旦发生质量事件就能迅速赶到现场并及时 更换不合格物料 而有的供应商却采取拖延时间的方式想让施工企 业将不合格物料使用完 这时必然影响施工质量进度 由于建筑产品的特殊性 无法保证设计图纸不发生变化 而一旦发 生设计变更事宜就必然会引起物料需求计划的变化 如果供应商不 能够回应需求改变 接受设计变更 就会给施工企业造成不必要的 浪费 3 充分考虑供应商的供应能力 成熟理智的供应商在合同谈判前会充分考虑其供应能力 并以此签 定物料供应合同 供应商一旦未能根据自己的能力签定供应合同 就会造成施工过程 中经常出现停工待料的现象 施工进度 4 正确处理与供应商的关系 与供应商加强沟通 建立相互信任 对于一些大宗物料寻找一些较大的供应商与之建立互惠互利 长期 合作的伙伴关系 发展健康的供应商关系 必须将大宗物料集中由公司采购 打破采购活动对采购员与供应商 之间私人关系的依赖 公司应当健康的发展与供应商的关系 应当避免由于采购人员的变 动而遭受不良影响 树立双赢思想 在物料采购过程中 不能一味追求物料价格低 质量高而忽视供应 商的利益 在与供应商谈价时要充分考虑供应商的利益 实现 双 赢 4 严格控制物料的采购价格对于大宗物料既要控制其质量 数量 也要控制其采购价格 因为大宗物料使用数量多 虽然有时价格变 动的相对比例不高 但由于基数大 其价格变动对项目的成本影响 很大 比如一个1000万元的施工项目 根据经验来看 一般钢材量为600吨 根据项目的不同略有差异 如果能将钢材价格下压100元 项目 就能降低成本60000元 水泥 商品混凝土也同样如此 所以 必须在价格谈判时采取措施严格控制其价格 1 加强物料价格信息管理 将日常的价格信息建立物料价格库 便于指导实际的物料采购 2 加强采购定价管理 对于大宗物料来说采用公开招标采购是防 止暗箱操作的有效方法 对大宗物料由公司集中采购 是改变过去那种采购批量小 单价高 的较好方式 3 应建立 健全购销比价制度 对物料现金采购与赊销采购进行 技术经济分析 采取合理的采购方式 不能一味追求采购价格的最 低而不考虑资金的周转与利用 但也不能一味追求赊销而不考虑物 料的采购价格 我们必须对此进行详细的分析 根据其经济效益采 用合理的采购方式 5 严格控制物料验收 1 必须建立严格的物料入库制度 物料采购到施工现场 相关采购员应立即通知库房保管员对到场物 料进行初步验收 对大宗物料到场在初步验收合格的情况下 应立 即通知实验部门对相关物料取样送实验室进行检验 经检验合格的 物料办理入库验收手续 对验收不合格的物料应予以标识 以免不合格物料流入到施工过程 影响产品质量 同时应立即通知相关采购员组织退货或换货 以免 发生停工待料现象 2 对于物料数量验收 应参照财务制度的控制管理方法 分权管理 相互牵制 共同负责 大宗物料由仓库保管员和劳务队伍共同验收方式 防止保管员验收 物料时与物料供应商串通一气进行舞弊 大宗物料到场后 保管员应及时通知劳务相关负责人对到场物料进 行数量清点 核对无误后 劳务相关人员应立即在送货单上签字作 为以后领料的依据 建立大宗物料进场日登记表 为防止保管员更改单据或大宗物料进 场日登记表 项目物料采购员或物料主管应建立物料电脑台帐 将 到场大宗物料按到场时间详细登记在相关电脑文档里 这样既可为 成本核算作好准备也能提高物料管理水平 控制物料到场数量 经 过以上策略的控制 基本能堵塞物料数量验收漏洞 3 建立严格的物料进出场登记制度 门卫应对到场和出场的物料进行严格仔细的核对并登记 防止大宗 物