会计档案整理方法.ppt

会计档案管理 重庆市南岸区档案局易利红62988524 一 会计档案管理的依据及概念 一 会计档案管理 整理 依据1 会计档案管理办法 财政部 国家档案局 财会字 1998 32号文发布 2 重庆市档案局重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知 渝档发 2010 26号 二 会计档案概念会计档案是指是国家机关 社会团体 企业 事业单位 个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录 包括会计凭证 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 符合档案构成的三个要件 特点 形成范围广泛 档案内容严密 档案类别稳定 外在形式多样 形成主体 原始属性 价值属性 专业领域 归档范围 二 会计档案的分类及归档范围 一 会计凭证类 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 其他会计凭证 99年后的工资册 二 会计帐簿类 总帐 明细帐 日记帐 固定资产卡片 辅助帐薄 其他会计帐薄 三 财务报告类 月报 季报 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 四 其他类 包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 注意 一 在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料 如 政策法规 计划总结 请示批复等均属文书档案归档范畴 本单位的经费预算 财务收支计划以及各种财务制度 财务管理文件材料 纳入文书档案立卷 二 会计档案移交清册 会计档案销毁清册归入全宗卷 企业归其他类 三 工资年报 职工工资 奖金及各种福利审批名册 养老保险缴纳名册 调整 新增审批表 职工聘用 转正等审批表 协议书 事业统计报表 清产核资材料 干部职工调动的工资介绍信 属于文书档案 不能纳入会计档案 三 会计档案的保管期限 一 会计凭证类 各种会计凭证 包括工资表册 15年 二 会计帐薄类 现金日记帐 银行存款帐25年会计总帐 明细帐15年 三 财务报告类 年度决算报告及财务分析 说明永久下属单位报送的年度决算10年旬 月 季报5年 四 其他类 银行余额调节表 银行对帐单5年 四 会计档案的整理 总体要求 各单位每年形成的会计档案 由会计机构按归档要求整理 会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 隔年归档 期满后 移交本单位综合档案室统一保管 未设立综合档案室的 由会计机构内部指定专人保管 出纳人员不得兼管会计档案 一 会计凭证的整理 步骤一 装订按月分开 月内按凭证号顺序排列 折叠整齐 规范 拆除金属物 加具凭证封面 用线绳或塑钉装订成卷 厚度一般2 3厘米 装订后密封 加盖经手人章或财务专用章 填写会计凭证封面项目 全宗名称 凭证名称 凭证起止号 时间 期限 案卷号等 一 会计凭证的整理 步骤二 排列会计凭证同一年度按记账分类 逐月按凭证号顺序排列 一 会计凭证的整理 步骤三 编号在每册会计凭证封面上编制案卷号 一般跨年度拉通编制 数量大的单位可分年度编制 一年一个通号 案卷号一般不超过999 编号时 凭证封面有案卷号栏目则填入该栏 无案卷号栏目 则统一填写在凭证的右上角 一 会计凭证的整理 步骤四 装盒按会计凭证的排列顺序 依次将凭证装入凭证盒内 一盒可装一卷或数卷 并填写凭证盒封面 盒脊 见下页 项目 企业 事业单位可在凭证盒盒脊上端填写档号 会计档案凭证盒 一 会计凭证的整理 步骤五 编目会计凭证应逐卷编制案卷目录 式样如下 会计凭证案卷目录 会计档案案卷目录封面 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 步骤一 装订会计账簿 财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷 用线或不锈钢钉装订 订本账保持原装订方式 封面要求 会计账簿 财务报告及其他类会计档案 装订时应加封面 封面格式如下页 全宗名称 立档单位的全称或规范化的简称 保管期限 根据立卷时划分的保管期限填写 全宗号 档案馆指定立档单位的编号 如企业没有全宗号的 可不填 案卷号 案卷排列的顺序号 在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号 注 不需加封面的情况订本账簿和已有封面且封面内容能揭示会计档案内容的 无需再加封面 可在封面右上角空白位置加盖会计档案归档章 已有封面且封面内容能揭示会计档案内容是指封面上至少有三个项目 单位名称 年度 会计材料名称 归档章格式如下 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 步骤二 排列永久保管的财务报告按年度顺序依次排列 定期保管的会计账簿 财务报告及其他类会计档案 按年度顺序依次排列 同一年内按保管期限从高至低排列 也可区分保管期限按年度顺序排列 个别单位工资册未入凭证的 排入定期内 企业 事业单位分年度 分类别排列 即一个类别一条线 同类别一年一通号 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 步骤三 编号 编卷内页号除订本账簿外均需编页码 凡是有文字或图表的页面均应编页号 位置 每页正面右上角 背面左上角 编案卷号按排列顺序编案卷号 跨年度编制 案卷号一般不超过999 企业 事业单位分年度 分类别编制案卷号 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 步骤四 装盒按会计档案排列编号顺序 依次装入会计档案盒 一盒一卷或数卷 盒内末放置一张备考表 并填写相关项目 档案盒封面盒脊 备考表式样见下页 企业 事业单位档案盒封面只填全宗名称一栏 盒脊上端填写档号 I 1 2011 1 档号编制格式 如 9 1 2011 1 即为2011年会计凭证第一卷 9 2 2011 1 2011年会计账簿第一卷 备考表 二 会计账簿 财务报告及其他类会计档案的整理 步骤五 编目会计档案应按照编号结果逐卷编制案卷目录 格式如下 案卷目录应加封面 格式如凭证目录封面格式 案卷目录 会计档案案卷目录封面 企业会计档案的排列 编号 企业会计档案的分类排列仍按 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20号 执行 分年度 分类别 四大类 会计凭证类 会计账簿类 财务报告类 其他类 排列 编号 每年一条线各自一个通号 不跨年编号 在编制目录时 案卷号 改为 档号 档号编制格式 全宗号 分类号 类目代码 年度 案卷号 如 135 9 1 2011 1 即为全宗号是135的单位2011年会计凭证第一卷 135 9 2 2011 1 即为全宗号是135的单位2011年会计账簿第一卷 三 会计电算化条件下会计档案的归档 采用电子计算机进行会计核算的单位 应当保存打印出的纸质会计档案 会计电算化软件和每年的备份数据刻光盘保存 五 会计档案的销毁 一 成立鉴定小组成立以单位档案工作分管领导为组长 本单位档案机构和会计机构有关人员为成员的鉴定工作领导小组 二 对于保管期满的会计档案逐卷进行鉴定 对债权债务尚未结清的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证 不得销毁 应单独抽出组卷 继续保存 保管到未了事项完结为止 对于抽出组卷的会计档案应在销毁清册和保管清册中注明 五 会计档案的销毁 三 编制销毁清册 提出鉴定报告列明会计档案的名称 案卷号 卷数 起止年度 档案编号 应保管期限 已保管期限 销毁时间等 四 报单位主要领导审批 五 送指定的保密纸厂销毁 派2人监销 并在销毁清册上签字 并将情况报告单位负责人 高龄原则 总之 不轻易销毁 六 会计档案的保管和利用 保存会计档案的最终目的 是为了利用 会计档案的整理 保管等工作 只是为利用奠定基础 会计档案由会计机构 会计人员规范整理后 向综合档案室移交 由档案室负责管理 管理要保证会计档案完好无缺