浅议医院科技档案管理工作

1 / 4浅议医院科技档案管理工作医院科技档案是医院全部档案的重要组成部分，它是揭示科技档案内在规律，区分同是档案内的科技和文书之间关系，阐述科技档案的形成、发展的必然趋势，以及对在医院医疗活动中对科技档案的收集及管理问题，科学地加强科技档案工作管理工作至关重要。随着医院改革不断深入，科技档案也越来越体现出它的重要性，维护科技档案的完整、准确、系统，并充分发挥其作用，是服务于医院，造福子孙的一项非常有意义的社会活动。 1 科技档案的形成 科技档案和文书档案都是人们在日常生产实践活动中真实记录，都是最有权威的史实证据。但是它们是有区别的，最根本的区别是记述和反映人们不同性质的社会活动。科技档案是记录反映人们的自然科研研究和生产技术活动，属于自然科学范围之内的活动。而文书档案是从人们认识社会和管理社会的活动中产生的，反映着人们管理社会的活动，即行政管理等，属于社会科学之内的活动。如在实际工作中，鉴别一份文件应当归哪种档案，起决定作用的不是文件的知识内容，而是文件所产生的领域，记载科技知识的文件不一定都归入科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技知识。内容完全相同的文件，2 / 4往往由于产生领域的不同而归属也不相同。如一项工作的初步设计及其批准文件，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的其余建设这一技术活动中产生的。但这个文件在计经委这种综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在计经委的行政管理或计划管理活动中产生的，记述反映计经委的管理活动。可见，文件的知识内容固然同它归属有联系，但这不是最本质的联系，不能完全地反映和解释这种现象。在查找档案时，文书档案比较强调时间，人们往往按照时间和内容提出需求；而科技档案特别强调内容，人们往往提出查找某工程的档案要求，而不限时间。根据这样的查找规律，则要求文书档案按年代整理，科技档案按内容整理。目前我单位是综合档案室，把档案直接划分为党政工团档案、行政管理档案、基建档案、会计档案及照片档案等，这种方法是可行的，实际上也就明显地将文书档案和科技档案区分开了。 2 科技档案的收集内容 医院的科技档案是医院的固定资产建设，从档案利用者的角度看，科技档案成套文件的管理是有实际意义的，它的收集内容包括：项目申请报告及批复文件；可行性研究报告；可行性研究报告是根据行业的要求，对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行，进行全面分析、论3 / 4证，作多方案楷较，提出评价，为此次的建设项目的可靠性提供论证依据。计划任务书；它是编制设计文件的主要依据；建设项目的选址报告；资源调查报告；方案设计；初步设计；技术设计；施工图设计；工程各阶段设计中产生的各类计算书；征地文件；工程承包合同；施工图会审会议记录、纪要；施工组织设计；开工报告和许可文件；施工图预算；各种施工记录；更改设计通知单；工程照片、影片、录音、录像材料。工程质量事故处理记录和报告；施工技术阶段小结或总结；竣工图；工程决算交工验收文件。只有将以上所有文件资料收集全后，工程建设项目正常结束后，将取得结果的全套文件资料，进行分类、组卷、卷内文件排列、卷内文件编目、案卷排列、编制案卷目录、装盒、上架、收集整理归档的程序就完成了。 3 科技档案的保管和利用 近年来医院在科技兴院战略思想的指引下形成了大量的科技资料，因此科技档案的收集、整理工作就显得尤为重要，这就要求档案工作者加强学习，提高自身素质，严格按照国家有关科技档案工作的方针、政策、法规制定医院科技档案管理标准；要求档案工作者参与工程项目的有关技术活动，监督、检查各有关部门科技文件材料的形成和预立卷工作。各有关部门、工程项目负责人负责做好科技文件材料的形成、积累、整理、预立卷和归档工作。底图4 / 4采用平放或卷放保管，严禁折叠，防止损坏；其他归档文件材料装入专用档案盒保管。科技档案的借用期间，由借用人妥善保管。负责安全保密；严禁在档案上填注、涂改；严禁抽取、拆散和私自复制、转借、外寄档案。归还档案时档案管理人员要对上述事项当面检查，发现有违反上述事项的，由档案室根据其情节轻重，提出罚款或行政处分意见，报主管院长批准执行。同时档案库房应采取有效措施，防止所保管的档案资料损坏、变质。 提高档案利用率，档案管理员负责编制必要的检索工具和参考资料，及时提供科技活动所需的文件材料。根据国家有关保守秘密的规定，随时间和情况的变化，及时调整或降低密级，以扩大利用范围。 总之，医院是科技密集型单位，科技兴院已经成为当今医疗