长安福特国产样件供应商操作指南 V2 0

1 第二版 国产样件供应商操作指南国产样件供应商操作指南国产样件供应商操作指南国产样件供应商操作指南 CAF Local Proto Parts Suppliers Operation Manual 2 目录目录目录目录 前言 3 物流部样件小组介绍 4 供应商操作指南 5 1 基本要求 5 1 1 固定沟通渠道 5 1 2 快速反应机制 5 1 3 文档归类处理 5 2 GPIRS 系统订件操作 6 2 1 供应商培训 6 2 2 订单接收及变更 6 2 3 备货 6 2 4 交付 7 2 5 完成交付后的操作 8 3 样件手工订件操作 9 3 1 订单接收及变更 9 3 2 备货 10 3 3 交付 10 3 4 完成交付后的操作 12 4 样件绩效评估标准 13 4 1 说明 13 4 2 评估标准 13 4 3 扣分标准 13 4 4 供应商整改报告提交 14 供应商签字回传页 请签字盖章回传 15 3 前言前言前言前言 首先我们要衷心感谢陪伴我们走过十余年的长安福特的所有供应商 因为有你们的全 力支持 才得以使每一次的样车装车及测试能够出色的完成 随着长安福特的不断发展与壮大 多个工厂的建立 GPIRS 系统的引入 投产车型的 增加 使得样件的交付也日趋变得复杂化 之前单一的样件管理模式已经不能再适应公司 的发展 在这个前提下 长安福特物流部样件小组拟定了 国产样件供应商操作指南 旨 在确保所有样件能按时准确的交付 规范国产样件供应商的管理 提高供应商的交付绩效 目前 CAF 样件订购已经全面启动 GPIRS 系统 之前使用的手工订件模式正在逐步被 GPIRS Global Prototype Inventory Requisition and Scheduling 系统订购所取代 预计到明 年 2015 年 除去特殊订件情况 所有零件将通过系统订购 本操作指南能够帮助供应商理解 GPIRS 系统和手工订购的流程与操作模式 并建立起 与之对应的组织结构与快速反应机制 以满足长安福特的要求 请认真阅读以下的所有内容 每一个条款都非常重要 我们一直深信沟通与理解是达成双赢的最好方法 相信通过我们共同的努力 必将达 成我们的共同目标 4 物流部样件小组介绍物流部样件小组介绍物流部样件小组介绍物流部样件小组介绍 物流部样件小组成立于 2004 年 随着公司的发展 我们的团队也日益壮大 我们致 力于公司样件订购目标的达成 并帮助供应商理解我们的体系 达成优秀的交货业绩和卓 越的客户满意度 做到持续改进 现阶段 物流部样件小组负责订购 TT 阶段前的装车样件以及 CAF 各部门所需的测试 样件 具体职责包括 订单发布与维护 订单状态追踪 到货差异处理 剩余外协样件管 理 核实并出具收货单 供应商交付绩效评估 Super G 等 物流部样件小组为长安福特样件订单唯一联系窗口 同时也会对国产供应商的交付绩 效进行评估 我们也在下面的内容里有详细说明 GPIRS 的全面使用将会影响 CAF 内部各部门订件的职责分工 在流程和职责划分明确 之后 我们会更新样件小组的工作职能 5 供应商操作指南供应商操作指南供应商操作指南供应商操作指南 1 基本要求基本要求基本要求基本要求 我们要求供应商设立独立 专业的样件协调部门并建立与之相对应的清晰 完整的组 织架构 该部门应具备以下条件 1 1 固定沟通渠道固定沟通渠道固定沟通渠道固定沟通渠道 我们要求每个供应商设立唯一固定联系人 后备联系人 联系人信息请填写 供应商 联系窗口 并返回 如联系人有人员或联系方式变更 需要及时更新表格并通知样件小组 对口负责人 供应商固定联系人作为样件订购工作的唯一窗口 负责样件交付过程中的供应商内部 协调工作并及时反馈出现的问题 主要包括以下工作内容 每天登陆 GPIRS DDL 系统查看回复 GPIRS 订单 邮件接收并回复手工订单 发货前反馈 样件发货通知书 反馈签收的 装箱单 负责处理可能出现的到货差异 作为 Super G 样件考核部分的协调人 后备联系人职责 在无法联系到固定联系人时 取代固定联系人完成其职责 1 2 快速反应机制快速反应机制快速反应机制快速反应机制 样件需求关系到样车的开发进度 任何影响交付的问题都有可能给 CAF 装车节点带来 风险 我们要求供应商设立样件快速反应机制 在规定时间内及时准确的向样件小组反馈 供应商有责任在问题发生之时及时通知样件小组 否则造成的后果将由供应商全权负责 1 3 文档归类处理文档归类处理文档归类处理文档归类处理 供应商应设立正式的 CAF 样件订单归类文档 并贯彻实施 CAF 样件的重要文件包括 需求邮件 订件期间沟通邮件 样件小组交付通知邮件 样件发货通知书 快递单 装 箱单 等 供应商应定期归类整理 妥善保管 如因单据遗失造成的后续问题 由供应商 自行承担 6 2 GPIRS 系统订件系统订件系统订件系统订件操作操作操作操作 2 1 供应商培训供应商培训供应商培训供应商培训 每个新项目启动前长安福特样件小组都将对已经选点 但是没有进行过 GPIRS 培训的 新供应商进行 GPIRS 的培训 每个供应商必须参加 培训内容包括 GPIRS 的申请 时间节 点的设置 GPIRS 的操作 送货 收货 以及供应商问题的解答 我们要求供应商在培训后立即开始申请 GPIRS 样件分析员也将对申请过程中的问题 进行指导和帮助 供应商会有足够的时间完成系统的申请 并在订单发布后顺利接受到订 单 2 2 订单接收订单接收订单接收订单接收及变更及变更及变更及变更 2 2 1 总体要求 在供应商具有 GSDB CODE GPIRS 账户 并且零件对应 WIPS PO 已发布的前提下 样 件小组会通过 GPIRS 系统发布 GPIRS Order 请仔细阅读 GPIRS Order 中显示的所有信息 并在GPIRS Order发布两个工作日内根据实际支持情况提交Promise Date 或者 Red Border 2 2 2 订单的接收 GPIRS 的订单有任何变动 包括新增订单和订单变更 GPIRS 都会自动向供应商注册 GPIRS 时填写的邮箱发出邮件 如果有不能够接收到邮件的供应商 请联系 Covisint 平台 021 61713290 APServDesk 解决 此外我们要求供应商联系人每天登陆 GPIRS 查看订单 以免遗漏和回复延迟 请将该行为列入供应商样件联系人的工作规范中 如果需要对订单有特殊说明的问题 例如发货地址 送货时间与 GPIRS 中要求不符 或其他必须用邮件沟通的情况等 样件分析员都将会以邮件通知 其他情况下我们将不再 发邮件 2 3 订单回复 供应商在收到 GPIRS 订单后 包括新增订单和变更订单 必须在 GPIRS 订单发布后的 两个工作日内回复 回复包括 Promise Date 或 Red Border 订单的回复必须根据实际情况 及时更新 如果供应商在两个工作日内不能够准确做出回复 也请提交 Red Border 并在问题描 述中用英文写出不能回复的原因以及可以回复的时间 2 3 备货备货备货备货 2 3 1 备货条件 供应商在收到 GPIRS Order 后即可开始备货 7 2 3 2 备货风险 如果在备货过程中发生任何可能影响交付的因素 需在发生后一个工作日内提交 Red Border 描述事由及更新 Promise Date 2 3 3 外协件领取 仅针对总成供应商 1 进口外协件 总成供应商在收到样件分析员的通知后 根据通知要求到指定地址 领取 供应商在领取后两个工作日内返回 外协件到货记录表 附录 2 给样件分析员 2 国产外协件 外协供应商直接发货到总成供应商处 总成供应商收货后两个工作 日内返回 外协件到货记录表 附录 2 给样件分析员 2 4 交付交付交付交付 供应商在承诺交货时间内交付质量合格的零件到指定地点 若发生突发情况 无法正 常交付 需在事故发生当日在 GPIRS 系统中提交 Red Border 并通知样件分析员 告知事 由及更新 Promise Date 2 4 1 准备单据 所有单据必须正确填写 GPIRS NO 否则无法完成系统收货 1 发货前一个工作日 供应商提供 样件发货通知书 样件发货通知书如下 准时 准确地提交 样件发货通知书 是提高样件管理有效性的重要方式 样件发货 通知书 是评估供应商交货绩效的重要指标之一 8 2 供应商在发货前打印 装箱单 一式两份 装箱单 上件号 数量必须与订购 需求 发货通知书和实际发货一致 装箱单 如下 2 4 2 发货 供应商应考虑运输时间 提前备货 两份 装箱单 需随货物一并送达我司指定地点 同时在外包装醒目位置粘贴 外包装标识 装箱单 和 外包装标识 是我司收货人员 验货 签收和我司财务付款的重要凭据 2 4 3 包装要求 必须能保障零件运输过程中无损坏 提供适合存储 转运的包装 不同件号零件禁止混装 每种零件有独立标识可以识别 2 5 完成交付后的操作完成交付后的操作完成交付后的操作完成交付后的操作 2 5 1 到货数量查询 送货完成后 供应商可在 GPIRS 订单页面中查看 Received Quantity 即长安福特确认 收到零件的数量 请在确认零件送达后及时查看收货状态 如有异常 需尽快和样件分析 员联系 9 2 5 2 装箱单 回执 仅针对外协供应商 外协件供应商在交付后两个工作日内将有收货人签字的 装箱单 扫描件以邮件的形 式发送给样件分析员 此 装箱单 将作为付款的依据 2 5 3 装车剩余外协零件处理 针对总成供应商 在接到样件小组邮件通知后 5 个工作日内完成对装车剩余外协样件的盘点 并提交 加盖公章的 剩余外协样件清单 给样件小组 对于需要报废的零件以及在装配过程中报废的零件 在接到样件小组通知后 将对应 零件返回 CAF 根据样件小组要求 妥善保存已判定可以继续使用的零件 未经允许不得挪为它用 2 5 4 剩余测试外协零件处理 针对总成供应商 对于需要报废的零件 在接到样件小组通知后 将对应零件返回 CAF 对于在装配过 程中报废的零件 需报废的零件一并返回 CAF 根据样件小组的通知 处理可以继续使用 的零件 不得挪为他用 3 样件样件样件样件手工手工手工手工订件操作订件操作订件操作订件操作 3 1 订单接收及变更订单接收及变更订单接收及变更订单接收及变更 样件小组会以邮件的形式发送样件需求 邮件包含三个附件 为 样件发货通知书 装箱单 国产样件外包装标识 请仔细阅读需求邮件中显示的项目名称 测试目的 要求回复时间及注意事项等内容 供应商在收到邮件后 在规定时间内回复能否支持 MRD 和相关问题反馈 并报价 包 含运费 给对应采购 10 3 2 备货备货备货备货 3 2 1 备货条件 供应商在收到样件分析员的样件需求邮件后 满足以下两个条件之一即可开始备货 1 收到样件分析员的备货通知 2 收到采购的样件采购合同 3 2 2 备货风险 如果在备货过程中发生任何可能影响交付的因素 需在发生后一个工作日内以邮件形 式通知样件分析员 3 2 3 外协件领取 仅针对总成供应商 1 生产共用件及进口外协件 总成供应商在收到样件分析员的通知后 根据通知要 求到指定地址领取 供应商在领取后两个工作日内返回 总成供应商外协件收货反馈表 给样件分析员 2 国产外协件 外协供应商直接发货到总成供应商处 总成供应商收货后两个工作 日内返回 总成供应商外协件收货反馈表 给样件分析员 3 3 交付交付交付交付 供应商在承诺交货时间交付质量合格的零件到指定地点 若发生突发情况 无法正常 交付 需在事故发生当日通知样件分析员 告知事由及新的承诺交货时间 11 3 3 1 准备单据 1 发货前一个工作日 供应商提供 样件发货通知书 样件发货通知书 填写方 法如下 准时 准确地提交 样件发货通知书 是提高样件管理有效性的重要方式 样件发货 通知书 是评估供应商交货绩效的重要指标之一 2 装箱单 格式需要更新 一式两份 装箱单 上件号 数量必须与订购需求 发货通知书和实际发货一致 装箱单 填写方法如下 3 3 2 发货 供应商应考虑运输时间 提前备货 两份 装箱单 随货物一并送达我司指定地点 同时在外包装醒目位置粘贴 外包装标识 格式需要更新 装箱单 和 外包装标识 是 我司收货人员验货 签收和我司财务付款的重要凭据 12 3 3 包装要求 1 必须能保障零件运输过程中无损坏 2 不同件号零件禁止混装 3 每种零件有独立标识可以识别 3 4 完成交付后的操作完成交付后的操作完成交付后的操作完成交付后的操作 3 4 1 装箱单 回执 仅针对外协供应商 外协件供应商在交付后两个工作日内将有收货人签字的 装箱单 扫描件以邮件的形 式发送给样件分析员 此 装箱单 将作为付款的依据 3 4 2 装车剩余外协零件处理 针对总成供应商 在接到样件小组邮件通知后 5 个工作日内完成对装车剩余外协样件的盘点 并提交 加盖公章的 CAF 总成供应商剩余外协样件清单 给样件小组 对于需要报废的零件以及在装配过程中报废的零件 在接到样件小组通知后 将对应 零件返回 CAF 13 根据样件小组要求 妥善保存已判定可以继续使用的零件 未经允许不得挪为它用 3 4 3 剩余测试外协零件处理 针对总成供应商 对于需要报废的零件 在接到样件小组通知后 将对应零件返回 CAF 对于在装配过 程中报废的零件 需报废的零件一并返回 CAF 根据样件小组的通知 处理可以继续使用 的零件 不得挪为他用 4 样件样件样件样件绩效评估绩效评估绩效评估绩效评估标准标准标准标准 4 1 说明说明说明说明 供应商的样件交付绩效将会被纳入 Super G 系统中进行统一管理 主要以提交警告和 事故报告的形式对供应商样件供货阶段进行管理和扣分 对于还未对 CAF 提供量产零件的 新供应商 如果在样件交付阶段发生需扣分问题 该扣分项会在供应商量产供货后的 Super G 分值中得到体现 4 2 评估标准评估标准评估标准评估标准 无论是 GPIRS 订购还是手工订购 以下情况将被视为必须扣分项 没有在规定的时间内按要求签回本指南 未达成本指南 基本要求 中的每个分项 没有按照规定时间对零件订单进行回复 未按承诺计划组织发货 发货前没有按照要求提交发货通知书 发货实物与发货通知书不符 没有按照规定包装造成严重后果 没有按照要求随货附 装