会计基础规范ppt课件.pptx

会计基础工作规范化培训讲解 2018 2018年10月14日 前言 INTRODUCTION 各位领导 各位同仁 大家好 根据会议安排 非常荣幸地和大家在一起共同学习交流 规范化手册 第十 十一 十二章内容 应当说该三章均属于管理规范的范畴 第十章 会计工作交接规范 列出了八个方面的内容 第十一章 会计档案管理规范 包括六大块 从会计档案的形成 到保管和销毁 内容较为丰富 第十二章也是最后一章回答了规范化手册的解释修订权属及生效日期 会计工作交接规范 会计档案管理规范 目录 附则 A 会计工作交接规范 会计人员工作调动或因故离职 必须将本人所经管的会计工作在规定期限内全部移交接替人员 没有办清交接手续的 不得调动或离职 为什么要办理交接 会计法 第四十一条明确规定 会计人员调动工作或者离职 必须与接管人员办清交接手续 一般会计人员办理交接手续 由会计机构负责人 会计主管人员 监交 会计机构负责人 会计主管人员 办理交接手续 由单位负责人监交 必要时主管单位可以派人会同监交 这就从法律层面对交接工作做了约束性规定 说明会计工作交接不是可有可无的行为 第一 做好会计交接工作可以使会计工作前后衔接 保证会计工作连续进行 在持续经营的会计期间 会计工作是不间断进行的 会计人员调动工作或者离职时 与接管人员办清交接手续 是保证会计工作连续进行的必要措施 第二 做好会计交接工作 可以防止因会计人员的更换而出现的账目不清 财务混乱的现象 在会计人员更换时 如果不办理会计工作交接 或交接不清 不仅会造成账目不清 财务混乱 财产丢失等 也会给违纪违规人员提供可乘之机 1 2 3 4 第三 做好会计交接工作 也是分清移交人员和接管人员工作责任的一项有效措施 在会计工作交接过程中 按规定要进行认真的账目核对 财产清点等工作 因此 做好会计交接工作 不仅有利于加强财务会计管理 同时也便于分清移交人员和接管人员的责任 如何规范交接 提示 拟为一式四份 因为监交人要执一份 如何规范交接 5 会计人员因故临时离职的 单位会计机构负责人 会计主管人员和领导必须指定专人代理 办理临时交接手续 超过半年以上的 应按照会计人员调动时办理交接手续的程序 办理会计工作交接 交接内容 交接内容 一 现金和银行存款1 现金的交接 清点保险柜中的现金 是否跟现金日记账相符 如果不相符 是否有未走账的原始单据 如果考虑这些因素的话 是否账实相符 尽量让前任会计在交接时点前将这些凭证都做到账上 这样既清晰又省时 2 银行账户的交接 保证所有银行账户余额 与银行日记账余额核对相符 如果不相符 查找银行余额调节表中的未达账项原因 清点和记录银行票据的号码和张数 并告知网银U盾及密码 二 会计资料所有会计凭证 会计账簿 会计报表 审计报告等必须全部交接清楚 不得遗漏 如有短缺 必须查清原因 并在交接单中加以说明 由交接人员负责 会计资料按时间顺序摆放 并核对账实 账账 账表是否相符 并需要在交接清单中注明会计资料数量和起止时间 三 税务资料纳税申报资料及税审报告 税务文书必须全部交接 核对最近一个月申报表上金额与账簿金额是否相符 金税盘 报税盘 IC卡 发票专用章等进行移交 并告知纳税申报密码及联系人电话等 交接内容 四 其他交接1 印章票据财务章 公章 收据 空白支票 发票 科目印章以及其他物品等必须交接清楚 核对数量 并在交接报告中详细注明存放位置和数量及起止号码 2 办公设备及电子 纸质档案电脑 包括登录密码 打印机 装订机等交接给新会计 财务软件 财务数据 电子表格以及相关密码也应同时提交 相关资质 证件也一并交接 3 未了事项和遗留问题对于未了事项和遗留问题 交接人应注明原因及事件发展进程 未来采取措施 上述叙述的交接情形是面上的 你可以选择与你相关的岗位交接进行对号入座 诚然 会计交接工作是会计工作的重要组成部分 是会计工作的延续 移交者应该以积极的姿态和对财务工作高度负责的精神适时移交 全面移交 不能因工作以外的原因拒绝移交 隐瞒移交 移交人 接交人 监交人 职务 职务 职务 农场 公司 财务人员工作交接清册交接时间年月日 6 会计人员因故临时离职的 单位会计机构负责人 会计主管人员和领导必须指定专人代理 办理临时交接手续 超过半年以上的 应按照会计人员调动时办理交接手续的程序 办理会计工作交接 提示 第八大点讲的是临时移交和正式移交的不同点 重点要关注移交内容的不同 名词解释 档案 会计档案档案 目前学术界关于档案的定义还不统一 一般地 档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录 原始记录性是它的本质属性 我国古代的档案 在各个朝代有着不同的称谓 商代称为 册 周代叫做 中 秦汉称作 典籍 汉魏以后谓之 文书 文案 案牍 案卷 簿书 清代以后多用 档案 现统一称作 档案 B 会计档案管理 会计档案是指会计凭证 会计账簿和会计报表等会计核算资料 它是记载和反映经济业务的重要史料和证据 提示 以上关于会计档案的概念是列举式的 直观表述其范围和意义 会计档案管理办法 给出会计档案的概念是描述式的 即会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的 记录和反映单位经济业务事项的 具有保存价值的文字 图表等各种形式的会计资料 包括通过计算机等电子设备形成 传输和存储的电子会计档案 比较来说 后者要更加全面一些 法律约束 会计法 第二十三条规定 各单位对会计凭证 会计账簿 财务会计报告和其他会计资料应当建立档案 妥善保管 会计档案的保管期限和销毁办法 由国务院财政部会同有关部门制定 这又是从法律层面对会计档案管理进行的约束性规定 始于1985年的 中华人民共和国会计法 共7章52条 是我们会计人员的 根本法 如果将各类会计法律法规 准则 制度用金字塔来表示 那么 会计法 是位于塔尖的 2017年全国人大又对该法进行了修改 建议大家工作之余再次学习 会计档案管理 会计档案的借阅使用 会计档案的保管期限 会计档案的销毁 5 4 6 提示 作 其他会计资料 拟准确点 会计档案范围 一 会计凭证 包括外来的和自制的各种原始凭证 原始凭证汇总表 记账凭证 记账凭证汇总表 银行存款 借款 对账单及余额调节表等 原始凭证是进行会计核算的基础 平时无论在任何单位保管 年度终了都必须按照规定归档 不在财务部门保管的其他原始单据 虽不在会计档案保管之列 但也应由业务单位保存相当年限 以便查核 二 会计账簿 包括总账 明细账 日记账 各种辅助登记簿等 凡设在业务单位 基本建设等有关单位的固定资产明细账 低值易耗品明细账 原材料及物料用品明细账和各种债权债务明细账 都是会计账簿的组成部分 必须按照会计档案管理的要求保持完整 三 财务报告 包括 会计制度 规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报 月 季 年度会计报表 报表附注及财务情况说明书等 上级主管单位对财务报告的批复及中介机构的审计报告也包括在内 四 其他会计核算资料 凡与会计核算紧密相关的 由会计机构负责办理的有参考价值的数据资料 如 经济合同 财务数据统计资料 财务清查汇总资料 核定资金定额的数据资料 会计档案保管期限所明确的会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 实行会计电算化后的软件数据资料 程序资料等及存贮于磁性介质上的会计数据 程序文件及其他会计资料均应视同会计档案一并管理 五 报账制单位以及实行两级核算单位会计档案也是单位会计档案的组成部分 应按规定统一管理 提示 我们农垦农场很长时期以来都是两级管理 两级核算的 场部设计划财务科 主要核算场部管理费 所属单位分场或生产队单独核算 自负盈亏 和总场财务通过 内部往来 连接 彼时真正报账制的不多 因此 农场二级单位会计档案是农场会计档案的重要组成部分 改制后特别是会计电算化普级后 基本是两级管理 一级核算了 但即便如此 报账制形成的会计资料仍要归于会计档案中 五 提示 记账凭证应及时装订放入凭证盒中 原则上当月凭证当月装订完毕 不能因部分银行转账单未到等原因而数月不装订 这样做一是不便于查账 二是容易造成散失 要增加工作的主动性 档案整理 立卷 二 会计档案的整理 立卷 各种会计档案应按会计档案材料的关联性 分门别类地组成几个类型的案卷 将各卷按顺序编号 一 会计凭证 按全年顺序统一编号 卷号应与装订的会计凭证封面册数的编号一致 二 会计账簿 在办理完年度结账后 对打印账簿需整理 立卷 1 会计账簿在装订前 应按账簿目录信息 核对各个账户账页是否齐全 是否按顺序排列 2 会计账簿装订顺序 1 会计账簿装订封面 2 账户目录 3 按本账簿页数项顺序装订账页 4 会计账簿装订封底 档案整理 立卷 3 装订后的会计账簿应牢固 平整 不得有折角 掉页现象 4 会计账簿的封口处 应加盖装订印章 5 会计账簿的编号为一年一编 编号顺序为总账 现金日记账 银行存 借 款日记账 分户明细账 6 会计账簿按保管期限分别编号 1 现金 银行存款 借款 日记账 全年按顺序编制卷号 2 总账 各类明细账 辅助账全年按顺序编制卷号 三 会计报表 1 会计报表编制完成并按时报送后 留存报表原则上应按月装订成册 2 会计报表应整理平整 防止折角 3 会计报表在装订前 应按编报目录核对是否齐全 档案整理 立卷 4 会计报表的装订顺序是 1 会计报表封面 2 会计报表编制说明 报表附注 专项说明 合并底稿等资料 3 各种会计报表按会计报表的编号顺序排列 4 会计报表封底 装订的会计报表 报表上边和左边应对齐 5 会计报表按保管期限分别编制卷号 1 月 季度会计报表全年按月 季顺序编制卷号 2 半年和年度会计报表按年顺序编制卷号 四 涉外有关会计资料等单独装订立卷 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册应单独装订立卷 单独编制卷号 提示 出纳人员不得兼任会计档案的保管工作 会计法 第三十七条指出 会计机构内部应当建立稽核制度 出纳人员不得兼任稽核 会计档案保管和收入 支出 费用 债权债务账目的登记工作 会计档案管理办法 第十一条 会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定 且出纳人员不得兼管会计档案 这体现了不相容职务相分离原则 也是内控的需要 更重要的是为了保护我们的出纳人员 提示 会计档案管理办法 第十一条规定当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可由单位会计管理机构临时保管一年 再移交单位档案管理机构保管 因工作需要确需推迟移交的 应当经单位档案管理机构同意 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年 临时保管期间 会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定 且出纳人员不得兼管会计档案 档案的归档保管 一 当年的会计档案在会计年度终了后 可暂由本单位财会部门保管一年 期满后原则上应由财会部门移交给本单位的档案管理部门保管 移交时应开列清册 同时要填写交接清单 没有设立档案部门的企业单位 应单独设房屋存放会计档案 并配备专用档案柜 二 财务部门应指定专人负责会计档案管理工作 有专职档案部门的单位 财务部门负责移交前的会计档案的整理 立卷 保管等工作 期满后 负责向档案部门办理移交手续 没有专职档案部门的单位 会计档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理 立卷 保管 调阅 销毁等一系列工作 三 保存会计档案资料应做到防盗 防火 防潮 防虫 磁性介质还要注意防尘 防热 防磁 防冻 要有相应的安全措施 四 机构变动或档案管理人员调动时 应办理交接手续 由原管理人员编制会计档案移交清册 将全部案卷逐一点交 接管人员逐一接收 提示 作为一个会计人 保管好会计档案是我们义不容辞的责任和义务 记得1991年安徽农垦遭受特大洪涝灾害 公私财物损失惨重 我工作的正阳关农场也是如此 但我们财务科及时将会计档案全部搬到农场的防汛台上 各二级核算单位财务人员在洪水上涨之前家中的东西还没有搬 第一时间将会计账册 报表等会计资料装箱或装袋送到防汛台 表现出人在账在的职业操守和责任担当 提示 做好会计档案移交前后的保密工作 关于会计保密性问题 陈处长在总监会和其他财务会上多次给我们指出过 今天的会上再次提到 我们必须高度重视 举个例子 有个农场的职工和一位副场级领导有矛盾 向集团监察室举报该领导乱报用车费 报账的时间 内容 金额写得清清楚楚 后来集团组织调查 确认并没有超标乱报 举报人的信息源应该是来自财务 这件事提醒我们要守好自家的账 别让局外人获取财务信息 无故滋生事端 浪费公共资源 档案的借阅使用 一 会计档案在财务部门管理的 除填写 会计档案案卷目录 以外 还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册 即应将历年的会计档案的内容 保管期限 存放地点等情况登记清楚 使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名 单位 日期 数量 内容 归期等情况登记清楚 二 外单位借阅会计档案时 应持有单位正式介绍信 经会计主管人员或单位负责人批准后 方可办理借阅手续 三 单位内部人员借阅会计档案 应经会计主管人员或单位负责人批准后 办理借阅手续 四 借阅会计档案人员 不得在案卷中标画 不得拆散原卷册 更不得抽换 五 借阅会计档案人员 不得将会计档案携带出外 特殊情况 须经单位领导批准 需要复制会计档案的 也应经单位领导人批准后才能进行复制 六 经批准借阅会计档案 应限定期限 并由会计档案管理人员按期收回 提示 借档借条应详细注明所借会计资料内容及归还日期 出借人要妥善保管借条 到期日前提请及时归还 以确保会计档案的安全和完整 档案的保管期限 会计档案的保管期限应按照 会计档案管理办法 执行 规定的保管期限 应从会计年度终了后的第一天算起 保管期限分类 分为永久和定期保管 企业和其他组织会计档案保管期限表一会计凭证原始凭证30年记账凭证30年二会计账簿总账30年明细账30年日记账30年固定资产卡片报废清理后保管5年其他辅助性账簿30年三财务会计报告月度 季度 半年度财务会计报告10年年度财务会计报告永久四其他会计资料银行存款余额调节表10年银行对账单10年纳税申报表10年会计档案移交清册30年会计档案保管清册永久会计档案销毁清册永久会计档案鉴定意见书永久档案是否销毁的鉴定意见 档案的销毁 一 会计档案保管期满 需要销毁时 由本单位档案部门提出销毁意见 会同财务部门共同鉴定 严格审查 编制会计档案销毁清册 经单位领导审查 以书面形式报经主管单位批准后销毁 对其中未了结的债权债务的原始凭证 应单独抽出 另行立卷 由档案部门保管到结清债权债务时为止 二 各单位按规定销毁会计档案时 应由档案部门和同级审计部门共同派员监销