医院会计档案管理制度.doc

医院会计档案管理制度（2010年版）集团发【2010】第（82）号 第一章 总则第一条、为了加强集团及其下属各单位、各部门（以下简称：各单位）会计档案管理工作，提高会计档案管理水平，保证会计档案的安全、完整，特制定本制度。 第二条、本制度适用于集团公司及其所属全资、控股子公司、分公司。第二章 会计档案管理部门第三条、集团财务部负责会计档案管理工作的指导、监督和检查。会计档案管理的具体工作由各单位的财务部门负责，由财务部指定专人对会计档案进行妥善保管（出纳人员不得兼管会计档案），存放要有序，查找要方便。第三章 会计档案归档的范围第四条、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。具体包括以下五类：1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；2、会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、辅助账簿和其他会计账簿；3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；4、其他类，包括银行对账单、银行余额调节表、往来对账单、存货盘点表、纳税申报表、发票、收据、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他应当保存的财务资料；5、财务帐套、捷信达系统数据及其他电子文档等。 第四章 会计档案的整理第五条、会计期间终了，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 1、会计凭证：按月立卷，每月20日前将装订成册的上月凭证，统一登记案卷目录。凭证装订要求做到整齐、牢固、美观。 装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类，同时在记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。2、会计账簿：按年立卷，每年3月31日前将装订成册的上年度账簿，统一登记案卷目录。 账簿装订顺序为：会计账簿装订封面账户目录帐页会计账簿装订封底。在账簿装订封面上注明账簿名称、所属年度、编制单位和编号（会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账）。 装订后的会计账簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。3、财务报告：会计报表、报表附注、补充说明等编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。4、其他类：银行对账单、银行余额调节表、内部往来对账单、纳税申报表由总账会计按月装订；存货盘点表、外部（供应商）往来对账单由药品会计负责装订。在资料封面上需注明报表类别、报表所属期间、编制单位、装订人等。5、财务帐套、捷信达系统及其他电子文档由集团信息部统一于每年4月30日前拷贝，制作成光盘、U盘等介质存储，一式两套，分别由集团财务部和集团总裁保管。 第五章 会计档案的归档保管第六条、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，做好防火、防潮、防尘、防盗和防磁工作。严防毁损、散失和泄密。采用磁性介质保存会计档案的，集团信息部要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。 第七条、单位变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。单位因撤销、解散或者其他原因而终止的，档案移交集团财务部；单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应由集团财务部确定由其中一方代管；单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。第八条、会计档案保管期限见附件。第六章 会计档案的借阅使用第九条、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。凡需借阅会计档案人员，须经财务负责人或各单位负责人批准后，方可办理借阅手续。第十条、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换；不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经集团财务总监批准。第十一条、需要复制会计档案的，须经财务负责人或 单位负责人批准。 第七章 会计档案的销毁第十二条、会计档案保管期满，需要销毁时，应由各单位财务部编制会计档案销毁清册，报经集团财务总监和总裁批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权、债务时为止。 第十三条、按规定销毁会计档案时，应由财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对。销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告集团财务总监和总裁。 第八章 附则第十四条、本制度由集团财务部负责制定、修订及其解释工作。第十五条、本制度自颁布之日起执行，原相关制度规定同时废止。 附：会计档案保管期限 序号档案名称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类1总账152明细账153现金和银行存款日记账25年4固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5辅助账簿15年三财务报告类1月、季度财务报告、预算报告3年包括文字分析2年度财务报告(决算)永久包括文字分析四其他类1纳税申报表、发票、收据10年2会计移交清册15年3会计档案保管清册永久4会计档案销毁清册永久5银行对账单、银行余额调节表5年6