操作手册1.1(采购订单和无订单的收货)

采购收货操作手册采购收货操作手册 一 采购收货的两种方式一 采购收货的两种方式 采购收货指与采购部门有关的收货 分为两种形式 即对于采购订单的收货和无采购 订单的采购收货 二 采购订单的分类二 采购订单的分类 仓储常见的采购订单包括以下几种 标准采购订单 订单格式为 45XXXXXXXX 包括所有物料从国内采购的采购订单 普通采购订单 订单格式为 90XXXXXXXX 包括所有物料从国外采购的采购订单 转 储 订 单 转储订单是当物料从一个事业部调到另一个事业部 或从同一事业部 的一个存储地点调往另一存储地点时 事业部为了监控在途情况而建立 的采购订单 订单格式为 60XXXXXXXX 索 赔 订 单 将库存中的不合格向供应商索赔时 为监控索赔物料的返回情况 而建 立的一种采购订单 订单格式为 80XXXXXXXX 索赔订单的发货 收货都从下面的收货录入界面录入索赔订单的发货 收货都从下面的收货录入界面录入 外协加工订单 订单格式与标准订单相同 也是 45XXXXXXXX 外协加工订单在操作采购订单收货时 系统会自动完成外协生产的物料 消耗 如果外协订单发料数量与 BOM 单不一致 在外协采购订单收货 时 系统会给出供应商库存不足的提示 如果与事业部沟通后 确认可 以收货 则可以修改数量 可改为 0 完成收货操作 第三方采购订单 这是一种特殊的采购订单 操作完成采购订单收货后 系统自动触发 一 个规定了的销售订单 同时完成物料的收货和销售 库存帐不发生变 化 三 无采购订单的收货三 无采购订单的收货 无采购订单的收货包括两个部分 1 赠送收货 指供应商免费向联想提供的物料的收货 收货状态可为非限制 质检或冻结 2 零价值工厂收货 指将物料从材料 商品 成品 库转到零价值工厂的研发库或备件库 时 对零价值工厂的物料收货 ERP 系统中的操作系统中的操作 一 基于采购订单的收货一 基于采购订单的收货 1 ERP 菜单如下 菜单如下 后勤 商品管理 库存管理 货物移动 收货 或 直接点击收藏夹中事物 MB01 采购订单的收货过帐 2 具体操作如下 具体操作如下 通过菜单 进入按采购订单收货的初始屏幕 如下 图 1 在上图 1 中输入以下内容 1 交货单 外部单据号 2 移动类型 根据收货时具体情况不同 可用 101 3 采购订单号 由采购商务部人员维护 并填写在 收货单 上 4 工厂 应由采购商务部人员在 收货单 上注明 操作员按单据录入 注 工厂可不输入 由采购订单细节自动带出 但如果输入错误 则系统会提示 E 凭证 XXXXXXXX 采购订单号 不包含可选项 5 仓储地点 按收货单注明的地点录入 注 有时采购人员建立采购订单时 会在采购订单中直接指定一个库存地 这样在 下 一界面操作时 库存地会与此处输入的不一致 而如此处不录 且采购订单中 未 指定库存地 后面操作中系统会提示 要求录入 因此建议此处不录入 输入完以上内容后回车 进入采购订单的收货选择屏幕 如下 项目选择标志 打 表示选中 数量 依据收 货单进行修改 物料编号 应与 收货单内容核对 工厂 采购 订单自动带 出 库存地 此处的 内容可能与前面 录入的不一致 行项目 号 收货状态 图 2 在上图中 对以下内容进行录入和核对 1 项 目 根据 收货单 填写内容 在相应的行项目选择框中打 2 数 量 根据 收货单 填写的应收数量 修改此处内容 3 物料编码 根据 收货单 填写内容进行核对 确保两者一致 4 库存状态 根据 收货单 填写内容进行选择 非限制为空 质检为非限制为空 质检为 X 冻结为 冻结为 S 5 库 存 地 根据 收货单 填写内容输入 如前面已输入 此处应认真核对 防止出如前面已输入 此处应认真核对 防止出 错错 确认所有数据正确后 按 F11 或同时按 Ctrl S 键 进行保存 保存完毕后 系统提示 物料凭证号 凭证 XXXXXXXX 已记帐 将物料凭证号登记在票据上 二 对基于采购订单收货的反冲和退货二 对基于采购订单收货的反冲和退货 1 反冲和退货的不同反冲和退货的不同 反冲的使用标准 对于系统操作中发生的数据错误 比如采购订单价格维护录入错误 或 库房对收货单录入时录入错误 注 如果是采购订单数据维护有误 采购人员会提供一张冲红 一张入库两张票据 但注 如果是采购订单数据维护有误 采购人员会提供一张冲红 一张入库两张票据 但 在在 操作时应注意 在冲红后 应先通知相关采购人员 将订单的错误修改过来 再录操作时应注意 在冲红后 应先通知相关采购人员 将订单的错误修改过来 再录 入入 入库单据 否则 冲红操作将失去作用 入库单据 否则 冲红操作将失去作用 退货的使用标准 对于非系统数据错误的所有情况 都应使用退货的移动类型 2 ERP 的菜单路径 的菜单路径 与采购收货相同 3 具体操作过程 具体操作过程 通过菜单进入如前图 1 的界面 如下图 3 1 在 交货单 栏内输入票据的外部单据号 2 根据具体情况 输入移动类型代码 122 或 102 3 如果移动类型用 122 则应在此处选择移动原因 操作方法如下 按按 移动原因移动原因 栏上的下拉菜单箭头 系统弹出如下选项表 在表中选中相应的内容 栏上的下拉菜单箭头 系统弹出如下选项表 在表中选中相应的内容 图 3 在实际操作中 移动原因的选项主要是 0002 未完成的 和 0003 损坏的 注意 移动原因必须通过下拉菜单选取 不能用手工录入注意 移动原因必须通过下拉菜单选取 不能用手工录入 在输入移动原因后 通过菜单继续选择 菜单路径如下 收货 带参考的冲销 对于采购订单 如下图 移动 类型 122 对应 的三 个移 动原 因 上图为系统给出的订单输入界面 在 采购订单号 栏中输入要冲销的采购订单号后 回车 系统会进入下一界面 给出此采购订单的过往收货记录 由操作人选择反冲哪一笔收货 如下图所示 在如图界面 先按 取消全部选项 按钮取消选择项 再根据要反冲的数量选择某个收货项 目 并将数量修改成票据上所写的数量 然后就可以按 F11 或 Ctrl S 或鼠标点保存图标进行存盘 选取行项目注意事项 系统显示的是采购订单上所有的过往收货记录 从上图可以看出 这张采购订单的第 10 个行项目此前已做过 6 次收货 做第 10 个行项目的收货反冲时 当操作退货时 移动类型为当操作退货时 移动类型为 122 时 时 1 如果能找到数量一致的收货记录 则直接选中此记录进行反冲 如果能找到数量一致的收货记录 则直接选中此记录进行反冲 2 如果没有数量一致的记录 则选择数量大于要反冲的数量且相差最少的一条记录 进行如果没有数量一致的记录 则选择数量大于要反冲的数量且相差最少的一条记录 进行 数量修改后记帐 数量修改后记帐 3 如果所有数量均小于要反冲的数量 则选择两条记录 修改数量 使两条记录数量字段如果所有数量均小于要反冲的数量 则选择两条记录 修改数量 使两条记录数量字段 的和等于要反冲的数量 的和等于要反冲的数量 当因为录入错误而进行反冲操作时 移动类型为当因为录入错误而进行反冲操作时 移动类型为 102 时 时 必须选择刚录入的收货记录进行反冲 必须选择刚录入的收货记录进行反冲 取消全部 选项 选中 全部 选项 三 基于无采购订单的收货和收货反冲三 基于无采购订单的收货和收货反冲 1 无采购订单的收货 无采购订单的收货 通过菜单 后勤 商品管理 库存管理 货物移动 收货 其它 在上图界面中录入以下内容 物 料 单 收货单的外部单据号 移动类型 依据收货物料状态分为 501 收到非限制 503 收到质检 505 收货到冻结 工 厂 依据收货单上标明的进行录入 库 存 地 依据收货单上写明的进行录入 移动原因 通过下拉菜